DOLNOŚLĄSKIE CENTRUM EURO INFO ul.wysockiego 10, Wałbrzych Tel/Faks: (074)

Transkrypt

1 Organizacja imprezy publicznej (Public Event) >> Projekt NIP Dzień Transferu Technologii Dolny Śląsk 2005, Wałbrzych 10 października 2005 Założenia działania Projekt przewiduje organizację przedsięwzięcia pn. Dzień Transferu Technologii, na który złożą się konferencja oraz wystawa poświęcone współpracy nauki, sieci informacyjnych KE oraz przemysłu w zakresie technologii informatycznych. Projekt jest zgodny z tworzoną przez Urząd Marszałkowski Dolnego Śląska Strategią Innowacyjności Regionu, która ma na celu poprawę innowacyjności firm regionalnych oraz zwiększenie dostępu do nowoczesnych rozwiązań technologicznych dla MSP, a także z zaleceniami Komisji, dotyczącymi intensyfikacji współpracy sieci europejskich i poprawy współpracy z lokalnymi partnerami oraz usług dla przedsiębiorstw. Przedsięwzięcie będzie koordynowane przez Groupę Sterującą (Steering Group) powołaną z przedstawicieli sieci, IRC oraz regionalnych organizacji okołobiznesowych, tzn. Agencji Rozwoju Regionalnego ARLEG S.A., Euroregionalnej Izby Przemysłowo- Handlowej, Dolnośląskiej Izby Gospodarczej, Sudeckiej Izby Przemysłowo-Handlowej. Ostateczny kształt przedsięwzięcia zostanie nakreślony po konsultacjach z uczestnikami Groupy Sterującej (Steering Group) i uwzględnieniu ich propozycji. Uzasadnienie działania Realizacja projektu pozostaje w zgodzie z oczekiwaniami beneficjentów projektu, w szczególności z potrzebami: sieci europejskich i IRC ze względu na ustanowienie bliskich kontaktów i wymianę doświadczeń oraz informacji pomiędzy sieciami, możliwość komplementarnej współpracy z lokalnymi partnerami, większą koordynację działań skierowanych do przedsiębiorstw, możliwość prezentacji usług oferowanych przez sieci i IRC w trakcie wystawy oraz konferencji, wypracowanie tzw. dobrych praktyk w zakresie organizacji wspólnych przedsięwzięć; MŚP ze względu na zwiększenie dostępu do usług oferowanych przez sieci i IRC, pozyskanie podstawowych i bardziej zaawansowanych informacji o możliwościach współpracy z sieciami Komisji Europejskiej, umożliwienie kontaktu z jednostkami badawczymi, poznanie możliwości zastosowania nowoczesnych technologii i wiedzy w pracy i organizacji firmy, umożliwienie kontaktu z regionalnymi organizacjami biznesowymi zainteresowanymi udziałem w projektach europejskich; organizacji wspierających biznes poprzez dostęp do wiedzy i kontakt z sieciami i IRC, możliwość współpracy przy realizacji projektów finansowanych przy udziale środków europejskich, wymianę doświadczeń w zakresie spotkań i przedsięwzięć organizowanych dla przedsiębiorców, możliwość promocji własnych usług, poprawę usług oferowanych klientom, wypracowanie tzw. dobrych praktyk w zakresie organizacji wspólnych przedsięwzięć, beneficjentów pośrednich (firm i instytucji biorących udział w wystawie) poprzez nawiązanie bezpośredniego kontaktu z przedsiębiorstwami zainteresowanymi pozyskaniem i wykorzystywaniem nowych technologii informatycznych, wymianę informacji oraz doświadczeń z sieciami europejskimi, wspólne uczestnictwo w projektach finansowanych ze źródeł europejskich. Strona 1 / 6

2 Spodziewane rezultaty działania wzmocnienie współpracy pomiędzy sieciami europejskimi oraz lokalnymi partnerami, ustanowienie zasad kontaktu oraz długofalowej współpracy pomiędzy sieciami europejskimi, rozwój usług kierowanych pod adresem przedsiębiorstw przez sieci oraz IRC, poprawa dostępu przedsiębiorstw do usług oferowanych przez sieci Komisji Europejskiej, zwiększenie koordynacji działań sieci europejskich kierowanych do przedsiębiorstw, poszerzenie wiedzy i podniesienie świadomości MSP na temat warunków oraz zasad współpracy z sieciami i IRC, prezentacja i nawiązanie bezpośrednich kontaktów z MSP zainteresowanymi wykorzystaniem i pozyskaniem nowych technologii, prezentacja udanych wdrożeń i rozwiązań technologicznych w firmach reprezentujących różne branże. Wartość dodana działania Wartość dodaną projektu stanowi: poprawa uczestnictwa regionalnych MSP w międzynarodowych programach i projektach finansowanych ze środków UE, ułatwienie dostępu do informacji o źródłach finansowania działalności firm z programów europejskich prezentacja tzw. dobrych przykładów zastosowania nowoczesnych technologii lub też udziału w europejskich programach naukowych, Rozpowszechnienie Przy założeniu, że projekt będzie się cieszył dużym zainteresowaniem przedsiębiorców, projekt może się rozwinąć w regionalne cyklicznie powtarzalne przedsięwzięcie. Doświadczenia oraz zasady współpracy pomiędzy partnerami uczestniczącymi w realizacji projektu mogą być rozpowszechnione i zastosowane jako tzw. best practice w innych regionach przez pozostałe ośrodki. Wszystkie niezbędne informacje oraz dokumentacja towarzysząca organizacji Dnia Transferu Technologii będą dostępne w Internecie na stronach l poświęconych działalności. Trwałość działania Planuje się systematyczne konsultacje z partnerami, a także spotkania w celu analizy poszczególnych etapów oraz zapewnienia pełnej wiedzy i wymiany informacji o postępach w realizacji projektu. Analiza poszczególnych etapów realizacji projektu będzie służyć bieżącej kontroli wykonywanych działań. W celu ewaluacji projektu przewiduje się przygotowanie ankiet oceniających organizację konferencji oraz wystawy. Komentarz do ankiet zostanie zamieszczony w raporcie z realizacji przedsięwzięcia. Wewnętrzna ewaluacja projektu pozwoli kontrolować poziom zaangażowania poszczególnych partnerów oraz atrakcyjność problematyki dla MSP. Najbardziej obiektywną miarą trwałości projektu będzie sporządzenie listy tzw. dobrych praktyk oraz wzrost liczby przedsięwzięć organizowanych dla przedsiębiorców we współpracy z sieciami europejskimi oraz lokalnymi partnerami. Strona 2 / 6

3 Metodologia Przedsięwzięcie składa się z dwóch części: konferencji oraz wystawy, a jest przeznaczone dla MSP reprezentujących różne branże, zorientowanych na pozyskanie nowych technologii informatycznych. W części konferencyjnej zostaną przedstawione następujące tematy: - Strategia Wspierania Innowacyjności, prezentowana przez Urząd Marszałkowski, - Unia Europejska a wspieranie działań innowacyjnych i nowych technologii prezentacja wybranych elementów 6 Programu Ramowego Badań, Rozwoju Technicznego i Prezentacji (, IRC), - Technologie informatyczne dla MSP (prezentacje zaproszonych instytucji, firm, ośrodków badawczych), - Prezentacje współpracy pomiędzy nauką a przemysłem połączenia wideokonferencyjne z partnerem UE i/ lub EEA. Wystawa będzie przeznaczona maksymalnie dla 15 i obejmie takie zagadnienia, jak: - Międzynarodowy transfer technologii - przykłady wdrożeń, - Innowacyjna przedsiębiorczość na Dolnym Śląsku przykłady firm innowacyjnych, - Jednostki naukowo-badawcze współpracujące z przemysłem - Prezentacja sieci IRC, - Prezentacja sieci, - Wrocławski Park Technologiczny, - Wałbrzyska Specjalna Strefa Ekonomiczna Invest Park. Przedsięwzięcie będzie miało charakter jednodniowego spotkania i odbędzie się w Regionalnym Centrum Promocji Gospodarczej w Wałbrzychu, wyposażonym w niezbędne pomieszczenia konferencyjne oraz salę ekspozycyjną i profesjonalny system wystawienniczy. W trakcie Dnia Transferu Technologii uczestnicy będą mieli możliwość uzupełnienia wiedzy teoretycznej o praktyczne prezentacje zastosowania różnych rozwiązań technologicznych w działalności przedsiębiorstw, dokładnego zapoznania się z ofertą sieci i IRC oraz indywidualnych rozmów z przedstawicielami zaproszonych instytucji przy stoiskach ekspozycyjnych. Dodatkowo zostanie wykorzystany system do połączeń wideokonferencyjnych, aby prezentacje i prelekcje uzupełnić przedstawieniem zastosowania technologii informatycznych przez ośrodki i IRC w Krajach UE oraz/ lub EEA. Dla wszystkich uczestników zostaną przygotowane materiały konferencyjne. W realizacje projektu będą zaangażowani wszyscy partnerzy, którzy zadeklarowali współpracę. Do zadań będą należeć: pozyskanie Urzędu Marszałkowskiego (prelegentów) do współpracy z uwzględnieniem możliwości pozyskania patronatu nad przedsięwzięciem, budowa bazy beneficjentów (cel: co najmniej 50 uczestników oraz 15 wystawców), identyfikacja i pozyskanie do współpracy partnera z UE i/ lub EEA(moduł: prezentacja współpracy pomiędzy nauką a przemysłem połączenie wideokonferencyjne), przygotowanie techniczne połączenia (połączenie próbne, ustalenie zakresu i przebiegu prezentacji), przygotowanie techniczne połączenia (połączenie próbne, ustalenie zakresu i przebiegu prezentacji), zapewnienie niezbędnej obsługi tłumaczy, identyfikacja i pozyskanie pięciu firm wystawców, pozyskanie WSSE Invest Park w charakterze wystawcy, Strona 3 / 6

4 przygotowanie ekspozycji, techniczne przygotowanie stanowisk wystawienniczych dla 15 wystawców (budowa i wyposażenie stoisk) i sali konferencyjnej, przygotowanie stosownych umów z wystawcami, przygotowanie korespondencji (zaproszenia do udziału dla wystawców i co najmniej 50 uczestników, karty zgłoszenia dla wystawców i uczestników), wysyłka materiałów promocyjnych, rejestracja zgłoszeń od uczestników i wystawców, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (fax, telefon, ), promocja, opracowanie zawartości teczek konferencyjnych zebranie informacji, powielenie materiałów dla uczestników i dziennikarzy, zapewnienie obsługi w czasie konferencji i wystawy, zapewnienie poczęstunku w trakcie dwóch przerw kawowych i przerwy obiadowej, stały kontakt i bieżąca wymiana informacji z partnerami. Do zadań IRC (WCTT) należą: przygotowanie prezentacji 6 Programu Ramowego Badań, Rozwoju Technicznego i Prezentacji (we współpracy z ), przekazanie materiałów konferencyjnych do w celu powielenia, współpraca z przy budowie bazy adresowej beneficjentów (cel: co najmniej 50 uczestników i 15 wystawców), identyfikacja i rekrutacja firm wystawców (moduł: międzynarodowy transfer technologii), identyfikacja i rekrutacja jednostek naukowo - badawczych współpracujących z przemysłem, przygotowanie ekspozycji IRC (zagospodarowanie stoiska), przygotowanie ekspozycji Wrocławskiego Parku Technologicznego (zagospodarowanie stoiska), stały kontakt i wymiana informacji z. Do zadań lokalnych instytucji okołobiznesowych należą: czynny udział w pracach Grupy Roboczej (Steering Group), promocja Dnia Transferu Technologii wśród przedsiębiorstw na obszarze obsługiwanym przez daną jednostkę. Harmonogram działania Zadanie Opis zadania Termin Odpowiedzialny 1. Przygotowanie działań promocyjnych. - sporządzenie listy współpracujących mediów, I miesiąc - pozyskanie patronatu lokalnych mediów (1 tytuł). 2. Budowa bazy adresowej beneficjentów projektu. 3. Nawiązanie kontaktu z ośrodkami oraz IRC w EU i EEA - sporządzenie bazy MSP potencjalnych uczestników przedsięwzięcia, - sporządzenie bazy potencjalnych wystawców. - identyfikacja jednego i/ lub dwóch ośrodków w celu zorganizowania połączeń wideokonferencyjnych I miesiąc, IRC oraz partnerzy lokalni I-II miesiąc Strona 4 / 6

5 4. Przygotowanie korespondencji, wysyłka - opracowanie treści zaproszeń, formularzy zgłoszeniowych, - wysyłka korespondencji, II miesiące 5. Monitoring kontaktu z potencjalnymi uczestnikami. 6. Promocja przedsięwzięcia w lokalnych mediach i w Internecie - rejestracja zgłoszeń, - poszukiwanie wystawców i uczestników. - opracowanie treści ogłoszeń komercyjnych i ich zamieszczenie w wybranych tytułach gazet, - publikacja w internecie informacji o projekcie i dokumentacji związanej z przedsięwzięciem, - emisja anonsów radiowych informujących o przedsięwzięciu. II-III miesiące III miesiąc, IRC oraz partnerzy lokalni 7. Przygotowanie materiałów konferencyjnych 8. Techniczne przygotowanie konferencji i wystawy - opracowanie zawartości teczek konferencyjnych, - powielenie materiałów. - przygotowanie sal konferencyjnych i wystawowych, - oprawa plastyczna, - wyposażenie stoisk. III miesiąc III-IV miesiąc, IRC 9. Przeprowadzenie Dnia Transferu Technologii - przeprowadzenie konferencji, - przeprowadzenie wystawy. IV miesiąc 10 października 2005 roku, IRC oraz partnerzy lokalni 10. Publikacja informacji po zakończeniu przedsięwzięcia. - poinformowanie lokalnych mediów o wynikach konferencji, - zamieszczenie informacji oceniających w interenecie (lista dobrych praktyk). I-V miesiąc 11. Sprawozdawczość. - wg umowy po zakończeniu działań Strategia promocji i komunikacji Za promocję projektu odpowiada ośrodek. Działania promocyjne obejmą okres przed i po zakończeniu przedsięwzięcia. Do zadań w tym zakresie należą: utworzenie listy współpracujących mediów, pozyskanie co najmniej jednego patronatu medialnego, przygotowywanie treści informacji prasowych i ogłoszeń komercyjnych, publikacja informacji o projekcie w Internecie na stronach ( darr.pl), na ogólnopolskiej stronie ( na stronach innych pozyskanych partnerów, przygotowanie i emisja anonsów radiowych w ramach serwisów informacyjnych lokalnych rozgłośni, publikacja w Internecie informacji po zakończeniu projektu. Strona 5 / 6

6 Plan promocji i komunikcji Akcja Rodzaj mediów Termin Oczekiwany cel Odpowiedzialny 1. Promocja idei lokalna prasa III miesiąc MŚP, instytucje współpracy sieci, badawcze, firmy IRC oraz lokalnych partnerów przed przedsięwzięciem innowacyjne, organizacje okołobiznesowe (ogłoszenia komercyjne). 2. Promocja projektu w Internecie na stronach aplikanta 3. Emisja informacji o projekcie w serwisach informacyjnych. 4. Wysyłka korespondencji do potencjalnych uczestników 5. Publikacja informacji po zakończeniu projektu Internet III miesiąc wszyscy użytkownicy lokalne stacje IV miesiąc MŚP, instytucje radiowe badawcze, firmy innowacyjne, organizacje okołobiznesowe poczta III miesiąc MŚP, instytucje tradycyjna badawcze, firmy innowacyjne, organizacje okołobiznesowe Internet V miesiąc wszyscy użytkownicy, IRC, IRC Strona 6 / 6