ZARZĄDZENIE NR 11/2012 Wójta Gminy Rychliki z dnia 30 stycznia 2012 r. w sprawie wdrożenia procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Rychliki Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. nr 157, poz. 1240 ze zm.),w oparciu o Komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej, zarządzam, co następuje: 1. 1. Wprowadzam Procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Rychliki, stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Obowiązki związane z realizowaniem Procedury zarządzania ryzykiem: a. Obowiązkiem kierownictwa, koordynatorów, osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy jest monitorowanie i okresowy przegląd ryzyk zagrażających wykonaniu głównych celów strategicznych i operacyjnych. b. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem powinny mieć kwalifikacje wystarczające do identyfikacji ryzyk i ich oceny. c. Raportowanie o wszelkich zdarzeniach zarówno pozytywnych, jak i negatywnych jest obowiązkiem każdego pracownika. 3. Procedury zarządzania ryzykiem będące Załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia stanowią narzędzie zarządzania dla kadry kierowniczej urzędu oraz wytyczne dla wszystkich pracowników. Zostały opracowane przy uwzględnieniu specyficznych cech i uwarunkowań środowiskowych Urzędu Gminy Rychliki. 4. Załącznik Nr 1 Procedury zarządzania ryzykiem będący załącznikiem nr 1 do niniejszego Zarządzenia stanowi Arkusz ryzyka i metody przeciwdziałania ryzyku, który jest integralną częścią procedury zarządzania ryzykiem. 5. Załącznik Nr 2 Procedury zarządzania ryzykiem będący załącznikiem nr 1 do niniejszego Zarządzenia stanowi Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych w Ośrodku działań, określające ryzyka występujące w urzędzie i wdraża środki zarządcze dla przeciwdziałania lub zniwelowania ryzyk. 6. Załącznik Nr 3 Procedury zarządzania ryzykiem będący załącznikiem nr 1 do niniejszego Zarządzenia stanowi Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, który jest integralną częścią procedury zarządzania ryzykiem. 2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy, Skarbnika Gminy i pracownikom urzędu. 3. Zarządzenie wchodzi w życie od dnia podania go do wiadomości pracowników z mocą obowiązującą od dnia 30 stycznia 2012 r.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia NR 10/2012 Wójta Gminy Rychliki z dnia 30 stycznia 2012 roku PROCEDURY zarządzania ryzykiem w URZĘDZIE GMINY RYCHLKI I. Postanowienia ogólne 1 1. Gmina Rychliki jest podstawową jednostką lokalnego samorządu terytorialnego, powołaną dla organizacji życia publicznego na swoim terytorium. 2. Urząd Gminy Rychliki, zwany dalej urzędem, stanowi aparat pomocnicy Wójta do realizacji funkcji o której mowa w pkt.1. 2 1. Do zakresu działania urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania zadań spoczywających na Gminie tj. zadań własnych, zadań zleconych, zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej ( zadań powierzonych) i innych zadań publicznych. 2. Zadania urzędu określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Rychliki wprowadzony Zarządzeniem Nr 9/2003 Wójta Gminy Rychliki z dnia 24 czerwca 2003 roku ( z późniejszymi zmianami). 3 Realizacja zadań oraz osiąganie celów, wymaga spójnego i skutecznego podejścia do ryzyka czyli zagrożeń wewnętrznych i zewnętrznych, mających wpływ na ich funkcjonowanie.
4 Procedurą zarządzania ryzykiem objęte są wszystkie sfery działalności urzędu oraz pracownicy wykonujący wyznaczone im zadania i cele. 5 Procedury zarządzania ryzykiem zostały opracowane na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. i stanowią element systemu kontroli zarządczej funkcjonującej w urzędzie. 6 1.Zarządzanie ryzykiem jest nierozłącznym elementem kontroli zarządczej, która stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań statutowych oraz ich jakości w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Zarządzanie ryzykiem jest realizowane na I poziomie kontroli zarządczej. 2.Celem polityki zarządzania ryzykiem jest identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka, a następnie eliminacja lub redukcja ryzyka do akceptowalnego poziomu, przy ograniczeniu kosztów działań zaradczych do niezbędnego minimum. Działania te powinny przyczynić się do bardziej efektywnego i racjonalnego osiągania celów urzędu tj.: Realizacji celów służą: a. podnoszenie świadomości pracowników urzędu nakierowanej na zagadnienia z zakresu polityki zarządzania ryzykiem, b. zdefiniowanie obszarów ryzyka i zadań wrażliwych w działalności urzędu, c. stały monitoring obszarów ryzyka, d. podejmowanie działań zaradczych prowadzących do redukcji ryzyka do poziomu akceptowalnego. 7 Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem są ściśle powiązane z realizacją celów urzędu. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji. Przebieg procesu zarządzania ryzykiem: 1. Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka. 2. Przyjęcie jednolitej metodyki raportowania ryzyk. 3. Funkcjonowanie procesu oceny i przeciwdziałania skutkom ryzyka, obejmującego wszystkie stanowiska pracy urzędu.. 4. Ograniczenie ryzyk poprzez adekwatne i terminowe działania awaryjne i naprawcze 5. Ciągły proces analizy ryzyka.
8 W zarządzaniu urzędem podejmowane są działania mające na celu uświadomienie ryzyka oraz podjęcie mechanizmów zmierzających do monitorowania tego ryzyka przez nadzór, kontrolę, okresowe analizy i bieżące sprawozdania dotyczące realizowanych zadań w stosunku do zakładanych planów. Obszary ryzyka II. Ustalenia szczegółowe 9 1. Realizacja zadań wynikających z: 1. Uchwał Rady Gminy - dotyczących budżetu gminy, 2. Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy, 3. Planu inwestycji gminnych, 2. Standardy i poziom realizacji zadań realizowanych przez pracowników urzędu w obrębie wszystkich stanowisk. 3. Realizacja zadań zgodnie z procedurami postępowania administracyjnego (terminowość, rzetelność) oraz zachowaniem zasad zawartych w Kodeksie Etyki Pracownika - Zarządzenie Nr 26/2010 Wójta Gminy Rychliki z dnia 20 maja 2010 roku. 4. Gospodarowanie środkami pieniężnymi i majątkowymi urzędu (zasoby rzeczowe, majątkowe). 5. Ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych podczas realizowania zadań własnych i zleconych. 6. Zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z Zasadami bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych osobowych z wykorzystaniem technik informatycznych i instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym do przetwarzania danych osobowych w urzędzie. 7. Realizacja zadań z zakresu zamówień publicznych.
10 Zarządzanie ryzykiem w szczególności odnosi się do zagrożenia polegającego na zabezpieczeniu odpowiednich środków w budżecie gminy, które umożliwiają właściwą realizację i osiąganie celów, postawionych przed gminą 11 W urzędzie dokonuje się ustalania nie rzadziej niż raz w roku identyfikacji ryzyka i jego poziomu w odniesieniu do celów i zadań własnych i zleconych, przy budowaniu planu finansowego na kolejny rok budżetowy. 12 Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do dnia 31 sierpnia każdego roku kalendarzowego. 13 Na podstawie dokonanej identyfikacji ryzyka poszczególni pracownicy sporządzają Arkusz ryzyka i metody przeciwdziałania ryzyku w obszarze ich zakresu obowiązków służbowych, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, w następującym układzie: Cel - zadanie do realizacji Ryzyko (kategoria) dla realizacji wymienionego celu zadania Istotność ryzyka (ryzyko nieznaczne, ryzyko umiarkowane, ryzyko poważne) Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka Wpływ ryzyka na ograniczenie realizacji zadań (ilości i jakości) i misji jednostki Planowane przeciwdziałania ryzyku. 14 Przyjmuje się następujące kategorie ryzyka 1. Ryzyko działalności (np. realizacja celów, poszczególnych zadań). 2. Ryzyko zasobów ludzkich (np. jakość wykonywanej pracy ze względu na nadmiar zadań powierzonych poszczególnym pracownikom, urlopy macierzyńskie, zwolnienia chorobowe, wypalenie zawodowe, rezygnacja z pracy, zatrudnienie nowych pracowników, niesatysfakcjonujące wynagrodzenie). 3. Ryzyko finansowe (np. zabezpieczenie środków na poziomie umożliwiającym realizację zaplanowanych zadań, hipotetyczne przewidywanie potrzeb, terminowość spływania środków finansowych). 4. Ryzyko zewnętrzne (np. uwarunkowania polityczne, zmiana kryteriów dochodowych, zamrożenie środków finansowych, kryzys gospodarczy, rozbudowana sprawozdawczość).
15 Stosuje się następujące poziomy istotności ryzyka 1.Ryzyko nieznaczne (akceptowane) nie wywołuje istotnych zagrożeń dla realizacji zadań 2. Ryzyko umiarkowane z reguły wywołuje konieczność usprawnienia organizacyjnego, rzeczowego, finansowego dla zrealizowania zadań i podniesienia standardów i jakości usług. 3. Ryzyko poważne stanowi istotne zagrożenie dla zrealizowania zadań, celów i misji urzędu, ogranicza możliwość właściwego funkcjonowania, uniemożliwia realizację zadań i osiągania standardów w znacznych obszarach, wywołuje konieczność podejmowania niezwłocznych działań wewnętrznych i na zewnątrz urzędu. 16 Przy ocenie ryzyka należy uwzględniać następujące elementy systemu działalności urzędu: 1. Wieloletnią prognozę finansową. 2. Realizację zadań statutowych w kontekście budżetu. 3. Zgodność z prawem pracownicy zobowiązani są do wykonywania czynności służbowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Skuteczność i efektywność działania pracownicy zobowiązani są do rzetelnego, sumiennego i profesjonalnego wykonywania obowiązków służbowych określonych w poszczególnych regulaminach oraz wynikających z indywidualnych zakresów czynności, wyznaczonych w bieżących planach i poleceniach służbowych. 5. Wiarygodność sprawozdań sprawozdawczość statystyczna i finansowa uwzględniająca zasadę zgodności danych, prowadzona terminowo w oparciu o rzetelnie prowadzoną rachunkowość. 6. Bieżącym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. 7. Przestrzeganie trybu administracyjnego z kodeksu postępowania administracyjnego oraz zagrożeń wynikających z wydaniem decyzji powodujących szkody oraz odpowiedzialnością pracowników za szkody tym spowodowane. 8. Ochrona zasobów urzędu materialnych, prawnych i ludzkich poprzez wdrożenie procedur zabezpieczających dostęp do zasobów wyłącznie przez upoważnionych pracowników, zapewnienie ochrony przed zniszczeniem lub utratą danych osobowych, zasobów informatycznych, księgowych i majątkowych (powierzenie pracownikom odpowiedzialności materialnej i służbowej). 9. Zasady etycznego postępowania znajomość zasad obowiązujących w urzędzie (zawartych w Regulaminach i innych przepisach wewnętrznych) i przestrzeganie ich przez wszystkich pracowników. 10. Efektywność i skuteczność przepływu informacji korzystanie z poziomego (przepływ informacji pomiędzy stanowiskami) i pionowego systemu komunikacji (udzielanie dyspozycji i poleceń służbowych niezbędnych do wykonywania obowiązków). 11. Prawidłowość gospodarki finansowej, budżetowej i sprawozdawczej szczególna rola Skarbnika Gminy, który wykonując wstępne kontrole obowiązany jest do przestrzegania zasad rachunkowości oraz przeciwdziałania przypadkom powodującym naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
17 1. Poszczególni pracownicy, nie rzadziej niż raz w roku dokonują okresowej identyfikacji ryzyka i jego poziomu w odniesieniu do swoich obowiązków służbowych. 2. Po dokonaniu z uwzględnieniem 15 i 16 oceny ryzyka pracownicy sporządzają Arkusz ryzyka i metody przeciwdziałania ryzyku wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia i przekazują je do 10 sierpnia każdego roku Skarbnikowi Gminy. 3. Skarbnik Gminy oraz Sekretarz Gminy w terminie do 30 sierpnia dokonuje oceny poszczególnych arkuszy i sporządza Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych w Ośrodku działań wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia i przedkłada do wiadomości Wójta Gminy określając i wdrażając środki zarządcze w działalności urzędu, mające na celu przeciwdziałanie lub zniwelowanie ryzyk. 4. Arkusze ( ) oraz Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych działań wykorzystywane są do poprawy efektywności i usprawnienia kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem wyników ewaluacji wewnętrznych i zewnętrznych oraz wyników kontroli organu sprawującego nadzór oraz organu prowadzącego.