Jerzy Kluczewski Microsoft ACCESS 2007 Podstawy teoretyczne Gdańsk, październik 2015 Niniejszy podręcznik szkoleniowy został przygotowany przez nauczyciela informatyki. Żadna z jego części nie może być powielana ani modyfikowana w formie elektronicznej bądź drukiem bez zezwolenia autora. Materiał w nim zawarty stanowi integralną część materiałów edukacyjnych i nie jest samodzielną całością. Pełne wykorzystanie zawartych w nim informacji oraz realizacja ćwiczeń możliwa jest tylko poprzez aktywne uczestnictwo w zajęciach ćwiczeniowych. Zastrzeżonych nazw firm i produktów użyto wyłącznie w celu ich identyfikacji. Copyright Jerzy Kluczewski Gdańsk, październik 2015
SPIS TREŚCI 1. Uwagi wstępne... 3 2. Podstawowe informacje o bazach danych... 3 2.1. Bazy danych: czym są i jak działają?... 3 2.2. Co to jest relacyjna baza danych?... 5 2.3. Ogólny schemat logiczny bazy danych... 6 2.4. Podstawowe różnice w nazewnictwie elementów tabeli.... 6 2.5. Przykładowa tabela... 7 2.6. Pojęcia podstawowe... 7 2.7. Pojęcia zaawansowane... 9 2.7.1. Klucze... 9 2.7.2. Relacje... 9 2.7.3. Indeksowanie i sortowanie... 10 2.7.4. Kwerendy, filtry i formularze... 11 2.7.5. Raporty, makra i moduły... 11 2.7.6. System zarządzający bazami... 12 2.8. Projektowanie bazy danych... 12 2.9. Optymalizacja tabel bazy danych... 13 2.10. Przykładowe pytania kontrolne... 13 Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 2 -
1. Uwagi wstępne Niniejszy dokument jest przeznaczony dla osób, które opanowały następujące czynności: rozpoczynanie pracy w systemie Windows; posługiwanie się myszą; uruchamianie programu w systemie Windows; otwieranie, przesuwania, zmiana rozmiarów, przewijanie i zamykanie okien; korzystanie z okien dialogowych, a w szczególności z tych, które służą do otwierania i zapisywania plików oraz zmiany foldera lub dysku; korzystanie z Pomocy systemu Windows. 2. Podstawowe informacje o bazach danych 2.1. Bazy danych: czym są i jak działają? Baza danych jest zbiorem informacji związanych z pewnym tematem lub zadaniem na przykład analizą zamówień klientów lub ewidencją kolekcji nagrań. Jeśli Twoja baza danych nie jest przechowywana na komputerze lub też na komputerze są przechowywane tylko jej pewne części, to prawdopodobnie dużo pracy poświęcasz organizowaniu i koordynowaniu informacji pochodzących z bardzo różnych źródeł. Za pomocą programu Microsoft Access możesz zarządzać wszystkimi niezbędnymi informacjami używając jednego pliku bazy danych. Plik zawierający bazę danych ma rozszerzenie MDB. W pliku takim możesz dzielić dane na odrębne części zwane tabelami. Za pomocą formularzy elektronicznych możesz oglądać, dodawać i aktualizować dane w tabelach; za pomocą kwerend możesz znajdować i pobierać tylko te dane, które są rzeczywiście aktualnie niezbędne; za pomocą raportów możesz analizować i drukować dane w określonym przez siebie układzie. Najlepiej jest przechowywać dane tworząc po jednej tabeli dla każdego typu informacji, które mają być analizowane. Dane z różnych tabel można później łączyć razem w kwerendach, formularzach lub raportach należy w tym celu zdefiniować relacje między tabelami. Jeśli chcesz znaleźć i pobrać tylko te dane, które spełniają pewne warunki, utwórz kwerendę. Kwerenda może obejmować dane pochodzące z różnych tabel, może aktualizować lub usuwać wiele rekordów jednocześnie, pozwala także na wykonywanie obliczeń na danych, przy czym obliczenia te mogą być zarówno wbudowane (istniejące od razu w programie), jak i niestandardowe (definiowane przez użytkownika). Jeśli chcesz łatwo wyświetlać, wprowadzać lub zmieniać dane w tabelach, utwórz formularz. Przy otwieraniu formularza, program Microsoft Access pobiera dane z jednej lub więcej tabel i wyświetla je na ekranie. Układ danych na ekranie możesz zarówno wybrać z Kreatora formularzy, jak i zdefiniować samodzielnie od początku. Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 3 -
Jeśli chcesz analizować swoje dane lub zaprezentować je w postaci drukowanej, utwórz raport. Możesz na przykład wydrukować raport grupujący dane i obliczający podsumowania, a następnie inny raport, zawierający dane wykorzystywane w nagłówkach korespondencji. Podsumowanie: Baza danych może składać się z: tabel, formularzy, kwerend, raportów (a także makr i modułów) i zapisana jest w pliku o rozszerzeniu MDB. Plik MDB będzie bazą danych jeśli będzie zawierał co najmniej jedną tabelę. Pozostałe elementy są opcjonalne i służą do operowania na danych zgromadzonych w tabelach. Aby móc efektywnie wykorzystywać dużą liczbę zgromadzonych w komputerach informacji, należy ją najpierw dobrze usystematyzować. Nawet nie korzystając z komputerów mamy do czynienia z bazami danych (świadomie lub nieświadomie). Przykładem bazy danych może być kartka papieru zawierająca dwie tabelki; pierwsza zawiera listę pracowników przedsiębiorstwa wraz z ich danymi personalnymi: imieniem, nazwiskiem, datą urodzenia, adresem zamieszkania, stanowiskiem służbowym, natomiast druga tabelka zawiera listę płac dla tych samych pracowników wraz takimi danymi jak: imieniem, nazwiskiem, kwotami płacy zasadniczej, premii, płacy brutto za miesiąc maj 1999 r: PRACOWNICY Imię i nazwisko Data urodzenia Adres Stanowisko Zenon Adamski 12.09.1960 Sopot ul. Lipowa 10/2 Dyrektor Zenon Biernacki 01.04.1963 Sopot ul. 23 Marca 23/4 Kierownik brygady Jerzy Wołoś 09.06.1974 Gdynia ul. Morska 123/6 Murarz-tynkarz WYNAGRODZENIE ZA M-C MAJ 1999 r. Imię i nazwisko Płaca zasadnicza Premia Płaca brutto Zenon Adamski 2000,- zł 300,- zł 2300,- zł Zenon Biernacki 1500,- zł 100,- zł 1600,- zł Jerzy Wołoś 800,- zł 50,- zł 850,- zł W kolejnych kolumnach obu tabelek są zgromadzone dane opisujące pracowników przedsiębiorstwa. Każda kolumna posiada nagłówek opisujący charakter danych nazywamy go atrybutem danej. Każdy wiersz zawiera dane opisujące jednego pracownika nazywamy go rekordem. Każde przecięcie się wiersza z kolumną tworzy pole zawierające pojedynczą daną. Strukturę atrybuty + wiersze + kolumny nazywamy tabelą. Zbiór takich tabel razem z danymi zaprojektowanymi tak, aby można je było zastosować do efektywnego gromadzenia, przekształcania oraz wyszukiwania za pomocą metod informatycznych i środków komputerowych nazywamy bazą danych. Należy zwrócić uwagę na cel bazy danych: efektywne (czyli pewne, szybkie, dokładne, wyczerpujące) wyszukiwanie i przekształcanie danych. Aby można było spełnić ten cel należy spełnić trzy podstawowe warunki: Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 4 -
posiadać dobrze zaprojektowaną bazę danych, posiadać dobry i działający na danym komputerze program obsługi bazy danych, wprowadzić poprawne i kompletne dane do bazy danych. Przedstawiony wyżej przykład nie jest dobrze zaprojektowaną bazą danych. Po pierwsze nie można na niej przeprowadzić operacji wyszukania informacji o pracownikach, mieszkających tylko w Sopocie oraz o imieniu Zenon. Po drugie w obu tabelach powtarzają się te same informacje: imię i nazwisko. Aby wyeliminować te wady zaprojektujemy nasza przykładową bazę w następujący sposób: PRACOWNICY Nr Nazwisko Imię Data urodzenia Miasto Ulica Stanowisko 1 Adamski Zenon 12.09.1960 Sopot Lipowa 10/2 Dyrektor 2 Biernacki Zenon 01.04.1963 Sopot 23 Marca 23/4 Kierownik brygady 3 Wołoś Jerzy 09.06.1974 Gdynia Morska 123/6 Murarz-tynkarz WYNAGRODZENIE ZA M-C MAJ 1999 r. Nr Płaca zasadnicza Premia Płaca brutto 1 2000,- zł 300,- zł 2300,- zł 2 1500,- zł 100,- zł 1600,- zł 3 800,- zł 50,- zł 850,- zł Podsumowanie: Tabelą w bazie danych nazywamy zbiór rekordów opisujących obiekty np. pracownicy zawierających informacje o tych obiektach w sposób ujednolicony tj. każdy rekord posiada te same kolumny. Rekordem nazywamy szereg pól które opisują pojedynczy obiekt w tabeli wiersz zawiera dane opisujące jednego pracownika. Każdy rekord ma identyczną strukturę. Atrybutem nazywamy cechę kolumny, która opisujące charakter danych przechowywanych w rekordzie. 2.2. Co to jest relacyjna baza danych? Przykładowa baza danych składa się z 2 tabel. Po przeprojektowaniu w każdej z nich pojawił się dodatkowy atrybut (pole, kolumna) o nazwie Nr, który służy do powiązania rekordów pomiędzy obiema tabelami tak, aby nie trzeba było przechowywać imienia i nazwiska podwójnie. Powiązanie to nazywa się relacją. W tym przypadku relacja wiąże 1 rekord z pierwszej tabeli z 1 rekordem w drugiej tabeli itd. Podsumowanie: Relacyjną bazą danych nazywamy taką bazę danych, która umożliwia tworzenie baz bez redundancji, czyli nadmiarowości gromadzonych informacji. Dzięki relacjom można zaplanować prostsze tabele, a więc łatwiejsze w obsłudze przez programy. Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 5 -
2.3. Ogólny schemat logiczny bazy danych Baza danych tabela PRACOWNICY tabela WYNAGRODZENIE zbiór tabel zbiór rekordów rekord rekord rekord Pole1 Pole2 Pole3 Pole4 Pole5 Pole6 Pole7 rekord, czyli pola danych 2.4. Podstawowe różnice w nazewnictwie elementów tabeli. Określenia używane zwykle przez użytkowników laików: Wiersz 1 Wiersz 2 Wiersz 3 Wiersz 4 Kolumna 1 Kolumna 2 Kolumna 3 Kolumna 4 Kolumna 5 X(2,4) Dana X(2,4) znajduje się w 2 wierszu i 4 kolumnie, a więc ma adres (2,4). Określenia używane zwykle przez użytkowników programistów: Rekord 1 Rekord 2 Rekord 3 Rekord 4 Pole 1 Pole 2 Pole 3 Pole 4 Pole 5 X(2,4) Dana(2,4) znajduje się w 2 rekordzie i 4 polu, a więc ma adres (2,4). Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 6 -
Określenia używane zwykle przez użytkowników naukowców: Krotka 1 Krotka 2 Krotka 3 Krotka 4 Atrybut 1 Atrybut 2 Atrybut 3 Atrybut 4 Atrybut 5 X(2,4) Dana(2,4) znajduje się w 2 krotce i 4 atrybucie, a więc ma adres (2,4). Ponieważ obecnie najczęściej użytkownicy, zajmujący się bazami danych stosują nazewnictwo programistów, będziemy używali pojęć: rekord i pole. Podsumowanie: Baza danych składa się z tabel, tabele składają się z rekordów, rekordy składają się z pól. Pola mogą przechowywać elementarne dane, które są niepodzielne, czyli zakładamy, że mniejszych jednostek danych nie ma. 2.5. Przykładowa tabela 2.6. Pojęcia podstawowe Dana (ang.data) najmniejsza, elementarna jednostka informacji o obiekcie będąca przedmiotem przetwarzania komputerowego. Relacyjna baza danych (ang. relational database) zbiór danych w postaci tabel połączonych relacjami. Typ danej (ang. data type) - rodzaj danej, czyli forma zapisu informacji: znakowy (ang.character) dana może przechowywać tylko wartości znaków pisarskich liczbowy (ang.number) dana może przechowywać tylko liczby logiczny (ang.logical) dana może przechowywać tylko dwie wartości: prawda, fałsz (tak, nie) Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 7 -
data (ang.date) dana może przyjmować postać daty i czasu np. rok.miesiąc.dzień godz:min:sek alfanumeryczny (ang.alphanumeric) dana może przechowywać wartości znaków ASCII oraz cyfry numeryczny (ang.numeric) wartościami danej mogą być tylko cyfry i znaki: + (plus), - (minus). walutowy (ang.currency) dana może przyjmować wartości liczbowe razem z symbolem waluty notatnikowy (ang.memo) dana może być oddzielnym zbiorem tekstowym służącym do przechowywania dowolnych opisów. binarny (ang.binary) dana może być np. plikiem dźwiękowym lub filmowym. graficzny (ang.graphic) dana przechowuje grafikę np. rysunki. obiektowy (ang.ole) dana przechowuje obiekty do których dostęp dokonuje się za pomocą techniki OLE (ang. object linking and embleding), czyli obiektów tworzonych przez inne aplikacje. Definicje: Format danej (ang. data format) postać wprowadzania i wyświetlania danej np. format 99-999 oznacza, że dana numeryczna może być wyświetlona jako ciąg 2 cyfr, pojedynczej kreski i 3 cyfr. Format ten może służyć do wprowadzani i wyświetlania kodu pocztowego. Rekord (ang.record) zwany także krotką lub wierszem, to pozioma struktura danych opisująca jeden obiekt. Rekord składa się z pól opisujących dokładnie cechy obiektu np. pojedynczego pracownika. Tabela (ang. table) - nazywamy zbiór rekordów opisujących obiekty w sposób ujednolicony tj. każdy rekord posiada te same nazwy pól. Uwaga: w niektórych systemach baza danych np. dbase każda tabela nazywana jest bazą danych i jest przechowywana w oddzielnych plikach. Definicja Pole to struktura danych opisująca pojedynczą daną w rekordzie np. nazwisko pracownika. Podstawowe typy danych to: tekstowy / znakowy (ang.character) dana może przechowywać tylko wartości znaków pisarskich liczbowy (ang.number) dana może przechowywać tylko liczby logiczny (ang.logical) dana może przechowywać tylko dwie wartości: prawda, fałsz (tak, nie) data (ang.date) dana może przyjmować postać daty i czasu np. rok.miesiąc.dzień godz:min:sek walutowy (ang.currency) dana może przyjmować wartości liczbowe razem z symbolem waluty Definicja Relacyjna baza danych to zbiór danych w postaci tabel połączonych relacjami. Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 8 -
2.7. Pojęcia zaawansowane 2.7.1. Klucze Klucz podstawowy (ang. primary key field) Klucz podstawowy (ang. primary key) zwany też kluczem głównym to jedno lub więcej pól, których wartość jednoznacznie identyfikuje każdy rekord w tabeli. Taka cecha klucza nazywana jest unikatowością. Klucz podstawowy służy do powiązania rekordów w jednej tabeli z rekordami z innej tabeli. Klucz podstawowy jest nazywany kluczem obcym, jeśli odwołuje się do innej tabeli. Na przykład, w bazie pracowników kluczem podstawowym może być numer ewidencyjny pracownika. Klucz podstawowy jednopolowy (ang. single primary key) Jeśli istnieje pole zawierające dane unikatowe, jak na przykład numer katalogowy czy numer identyfikacyjny, można je zadeklarować jako klucz podstawowy. Jeśli jednak w polu tym powtarzają się wartości, klucz podstawowy nie zostanie ustawiony. Aby znaleźć rekordy zawierające te same dane, należy usunąć rekordy o powtarzających się wartościach bądź zdefiniować wielopolowy klucz podstawowy. Klucz podstawowy wielopolowy zwany też kluczem złożonym (ang.composed key) W sytuacji, gdy żadne z pól nie gwarantuje unikalnej wartości w nim zawartych, należy rozważyć możliwość utworzenia klucza podstawowego złożonego z kilku pól. 2.7.2. Relacje Relacja (ang. relation) Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy podstawowych trzeba wprowadzić do systemu bazy danych informacje na temat sposobu poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami, powiązanie logiczne między rekordami różnych tablic za pomocą kluczy. Typy relacji (ang.relation types) 1. relacja jeden-do-jednego W relacji jeden-do-jednego każdy rekord w tabeli A może mieć tylko jeden dopasowany rekord z tabeli B, i tak samo każdy rekord w tabeli B może mieć tylko jeden dopasowany rekord z tabeli A. Ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania części tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej. 2. Relacja jeden-do-wielu Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji. W relacji jeden-do-wielu rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B, ale rekord w tabeli B ma tylko jeden dopasowany rekord w tabeli A. Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 9 -
3. Relacja wiele-do-wielu W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól ľ kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest w istocie dwiema relacjami jeden-do-wielu z trzecią tabelą. Na przykład, tabele "Zamówienia" i "Produkty" są powiązane relacją wiele-do-wielu zdefiniowaną przez utworzenie dwóch relacji jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień". Przykład tabel powiązanych relacją wiele-do-wielu 2.7.3. Indeksowanie i sortowanie Indeksowanie (ang.indexing) Indeks jest wykorzystywany jako pomoc w szybszym wyszukiwaniu i sortowaniu rekordów. Indeks jest wykorzystywany podobnie jak indeks w książce: w celu znalezienia danych sprawdzane jest ich położenie w indeksie. Możliwe jest utworzenie indeksu na podstawie jednego pola lub na podstawie kilku pól. Zwykle indeksem obejmowane są pola często poszukiwane, sortowane lub pola, które są sprzężone z polami w innych tabelach w kwerendach. Jednakże, indeksy mogą powodować spowolnienie działania niektórych operacji, gdy indeksy dla wielu pól muszą być aktualizowane podczas tych operacji. Klucz podstawowy tabeli jest indeksowany automatycznie. Nie można indeksować pól, w których przechowywane są dane typu "Memo" lub "Obiekt OLE". W przypadku innych pól należy najpierw sprawdzić, czy spełnione są wszystkie następujące warunki: Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 10 -
Dane w polu są typu tekstowego, liczbowego, walutowego lub typu data. Spodziewane jest wyszukiwanie wartości przechowywanych w polu. Spodziewane jest sortowanie wartości w polu. Spodziewane jest przechowywanie wielu różnych wartości w polu. W przypadku powtarzania się wielu wartości w polu, indeks nie musi przyspieszać znacząco działania programu. Znajdowanie rekordów jest znacznie szybsze, gdy przeszukuje się pola indeksowane. Sortowanie (ang.sorting) Sortowaniem rekordów nazywamy ich porządkowanie według jakiegoś kryterium. Kryterium to nazwa lub nazwy pól według których odbywa się sortowanie. Przykładowo może być to sortowanie rosnące (sortuje wartości w porządku rosnącym (od A do Z, od 0 do 9) lub sortowanie malejące (sortuje wartości w porządku malejącym od Z do A, od 9 do 0). 2.7.4. Kwerendy, filtry i formularze Zapytanie (ang.query) Zapytanie, czyli kwerenda to taka konstrukcja językowa, która pozwala na wyszukiwanie danych z bazy danych za pomocą zadawania pytań. Może to być specjalna konstrukcja języka programowania lub okno graficzne w którym należy podać parametry poszukiwanych danych. W zaawansowanych systemach baz danych kwerend można używać także do wyświetlania, zmiany i analizy danych. Tak zwana kwerenda wybierająca jest najczęściej używanym rodzajem kwerendy. Służy ona do otrzymywania danych z tabeli lub tabel i wyświetlania wyników w arkuszu danych, w którym można je następnie przeglądać. Kwerendy wybierające mogą być również używane do grupowania rekordów i obliczania sum, zliczeń, wyliczania średnich i przeprowadzania innych obliczeń. Filtr (ang. filter) Filtr pozwala na wyszukiwanie rekordów spełniające pojedyncze kryterium lub wiele kryteriów albo sortować rekordy w porządku rosnącym lub malejącym. Formularz (ang. screen form) Formularz, czyli tzw. formatka ekranowa służy do wygodnego wprowadzania, edytowania i usuwania danych w tabeli. Wymienione operacje wykonuje się za pomocą okna w którym użytkownik obsługuje pola. Znaczenie pól opisane jest za pomocą etykiet, czyli nazw pól. 2.7.5. Raporty, makra i moduły Raport (ang.report) Raportem nazywamy konstrukcję systemu bazy danych, która służy do definiowania postaci i zawartości danych pobieranych z tabel, a następnie umieszczanych na wydruku. Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 11 -
Procedura (ang.procedure) Procedurą nazywamy serię poleceń zapisaną w języku programowania baz danych, służącą do wykonywania obsługi na elementach bazy: tabelach, formularzach, raportach, kwerendach. Makro (ang. macro) Ciąg akcji wykonywanych na tabelach, formularzach, raportach, kwerendach uruchamianych przyciskami umieszczonymi w oknie np. formularza lub gdy wystąpi jakieś zdarzenie np. kasowanie rekordu. Moduł (ang.module) Moduł to podprogram w systemie bazy danych, który wykonuje wiele funkcji użytkowych powiązanych ze sobą tematycznie np. obsługa danych personalnych pracowników lub obliczanie kwot wypłat albo wydruk listy płac. Funkcje te umieszcza się zwykle w menu głównym aplikacji służącej do przetwarzania danych. W niektórych bazach danych aplikacja ta jest nazywana programem wykonawczym bazy (ang. run-time system). 2.7.6. System zarządzający bazami System zarządzający bazami (ang.database management system) Jest to program zarządzający (system bazy danych) bazami danych oraz służący do wykonywania tabel, formularzy, kwerend, raportów, makr, procedur, podprogramów oraz produkcji gotowych aplikacji. Najpopularniejsze systemy zarządzania relacyjnymi bazami danych dla komputerów klasy IBM PC to: Access, Dbase, Delphi, FoxPro, Informix, Paradox i inne nowocześniejsze. Program wykonawczy bazy (ang.run-time system) Gotowa aplikacja bazy danych w postaci pliku(ów ) typu EXE sprzedawana użytkownikowi w celu dostarczenia mu systemu (zbioru programów) za pomocą którego może on przetwarzać swoje dane bez konieczności znajomości podstaw baz danych. 2.8. Projektowanie bazy danych Dobrym zwyczajem przed tworzeniem bazy danych jest wykonanie jej projektu, który składa się zwykle z następujących etapów: Określenie celu i zadań systemu informatycznego Opisanie funkcji użytkowych wynikającego realizującego sformułowany wcześniej cel systemu. Ustalenie listy nazw tabel Definiowanie pól w tabelach Definiowanie relacji między tabelami Definiowanie kluczy i indeksów. Definiowanie raportów, kwerend i formularzy. Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 12 -
2.9. Optymalizacja tabel bazy danych Jest wiele sposobów optymalizacji tabel. Niektóre z nich zostały opisane poniżej. Tabele należy tak projektować, by wyeliminować z nich zbędne dane. Dobrze zaprojektowana baza danych jest warunkiem koniecznym do szybkiego odnajdywania i uaktualniania danych. Jeśli dana tabela zawiera nadmiar danych, można ją podzielić przy użyciu Kreatora analizatora tabel na tabele powiązane relacjami. Pozwoli to przechowywać dane w sposób bardziej efektywny. Należy wybierać odpowiednie typy danych dla każdego z pól. Można przez to zaoszczędzić miejsce w bazie danych, jak również poprawić znacząco operacje sprzęgania. Podczas definiowania danego pola należy wybrać możliwie najmniej pamięciochłonny typ danych, który jest odpowiedni do danych zawartych w definiowanym polu. Należy tworzyć indeksy dla pól, które są sortowane, sprzęgane lub też dla których ustalane są warunki. Poprzez indeksowanie pól po obu stronach sprzężeń lub też poprzez utworzenie wzajemnych relacji między nimi, jak również poprzez indeksowanie każdego pola używanego do ustalania warunków dla kwerendy można osiągnąć bardzo znaczną poprawę szybkości kwerend. Indeksy nie muszą być jednak zalecane we wszystkich przypadkach. Indeksy zwiększają rozmiar plików bazy danych, zmniejszają zdolność do współdziałania w aplikacjach dla trybu pracy wielodostępnej (możliwość modyfikowania danej strony w tym samym czasie przez wielu użytkowników). Zmniejszają również wydajność podczas uaktualniania danych, w czasie dodawania i usuwania rekordów. Należy wypróbować doświadczalnie, które pola powinny być indeksowane, a które nie powinny. Dodanie indeksu może przykładowo przyspieszyć działanie kwerendy o 1 sekundę, podczas gdy dodanie jednego rzędu danych może spowolnić o 2 sekundy, powodując dodatkowe problemy blokowania. Można również spotkać się z bardzo nieznacznymi zyskami czasowymi, zależnie od tego czy inne pola są również indeksowane czy też nie. Przykładowo, dodając indeks do pola KodPocztowy może dać bardzo nikły efekt, gdy jednocześnie pola NazwaFirmy i Nazwisko są też indeksowane. Niezależnie od typów kwerend, należy indeksować pola, które mają najbardziej charakterystyczne i jedyne w swoim rodzaju wartości. W indeksach pól wielokrotnych należy używać tylko tylu pól w indeksie, ile jest niezbędnych. 2.10.Przykładowe pytania kontrolne 1. Podaj definicję bazy danych 2. Wymień elementy składowe bazy danych 3. Podaj definicję rekordu 4. Podaj definicję pola 5. Wymień pięć typów pól 6. Jakie dane może przechowywać pole typu logicznego? 7. Wyjaśnij co należy rozumieć przez pojęcie relacyjnej bazy danych 8. Podaj definicję klucza podstawowego 9. Wyjaśnij co oznacza pojęcie "relacja"? 10. Wymień 3 typy relacji 11. Podaj definicję formularza 12. Podaj definicję raportu Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne - 13 -