Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plan doskonalenia na podstawie wyników samooceny CAF Urząd Miejski w Libiążu Wrzesień 2015 r.
Wstęp Niniejszy dokument zawiera plan doskonalenia opracowany na podstawie samooceny wg Modelu CAF w Urzędzie Miejskim w Libiążu. Podstawą planowania działań doskonalących był wykaz obszarów do poprawy zidentyfikowanych podczas samooceny CAF, która odbyła się w dniu 13 sierpnia 2015 r. w Urzędzie Miejskim w Libiążu. Warsztat planowania działań doskonalących odbył się w dniu 14 sierpnia 2015 r. W trakcie warsztatu wykorzystano formularze priorytetyzacji i planowania działań doskonalących wspomagające proces ustalania priorytetów i planowania i przeprowadzono następujące działania mające doprowadzić do zidentyfikowania listy projektów doskonalących: Zestawienie obszarów do poprawy i zaproponowanie dla nich działań doskonalących. Określenie priorytetów doskonalenia. Ustalenie kryteriów wpływu działania na obszar do poprawy (z uwzględnieniem priorytetów organizacji) i możliwości realizacji. Ustalenie rankingu działań wg iloczynu punktacji nadanej dla przyjętych kryteriów. Ostateczny wybór listy działań doskonalących proponowanych do wdrożenia. Wstępne określenie terminu wdrożenia i właściciela (lidera) dla proponowanych działań/ projektów. W niniejszym sprawozdaniu zawarto ostateczną listę działań proponowanych przez zespół samooceny i zatwierdzonych przez Kierownictwo Urzędu do wdrożenia (tabela 1). Pełne wyniki kolejnych faz warsztatu planowania są zawarte w formularzach priorytetyzacji działań (lista zatwierdzonych działań tabela 2). Załącznik 1 zawiera karty działań doskonalących dla wszystkich trzech działań doskonalących zatwierdzonych do realizacji. 2
Wyniki planowania działań Niniejsza lista obejmuje rekomendowane i zatwierdzone przez Kierownictwo Urzędu działania wraz z proponowanym terminem wdrożenia oraz właścicielem działania/projektu. W ocenie Zespołu Samorządowego ds. CAF działania doskonalące zarekomendowane przez zespół nie tylko są możliwe do realizacji biorąc pod uwagę kwestie finansowe oraz możliwość pozyskania środków zewnętrznych np: z Unii Europejskiej w ramach nowej perspektywy finansowej na lata 2014-2020, czy istotnego wpływu tych działań na obszary do poprawy. Są to przede wszystkim działania, które korespondują z najsłabiej ocenionymi kryteriami potencjału i wyników tj: po stronie kryterium potencjału: pracownicy i procesy, a po stronie kryteriów wyników: relacje z pracownikami i relacje z klientami. Ponadto wdrożenie działania pn: Cyfrowy Przyjazny Urząd w Libiążu jest jak najbardziej pożądane zważywszy na dokonywaną od 2011 roku kompleksową modernizację obiektu Urzędu Miejskiego w Libiążu (termomodernizacja, wymiana instalacji c.o, wymiana dachu, umocnienie stropów), jego infrastruktury technicznej: sieci elektryczne, telekomunikacyjne i światłowodowe, system zabezpieczeń oraz unowocześnienie stanowisk pracy. Daje to solidną podstawę do wdrożenia innowacyjnych rozwiązań w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją, kontroli czasu pracy, stworzenia strefy klienta dostosowanej również dla potrzeb osób niepełnosprawnych i dzieci. Ponadto brak jakichkolwiek badań dotyczących satysfakcji klienta czy pracownika rzutuje w sposób istotny na kształtowanie pozytywnego wizerunku urzędu, ponieważ nie znane są faktyczne opinie i ocena interesariuszy urzędu. Badania te może jednak zaaranżować i przeprowadzić jako stały zakres działań utworzony w strukturach urzędu Referat Promocji oraz Biuro ds. kadr i szkoleń. Dzięki temu w bardzo szybki sposób kierownictwo urzędu otrzyma podpowiedź podpartą analizą wyników badań jakie aspekty bieżącej działalności urzędu należy poprawić, aby te wspomniane wcześniej relacje były wyżej oceniane. Ponieważ zadania i funkcje urzędu nieprzerwanie ewoluują, wzrastają również ambicje i oczekiwania pracowników dotyczące indywidualnego rozwoju i kariery zawodowej, doradztwa zawodowego i coachingu niezbędne jest opracowanie planu szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych z uwzględnieniem obecnych i przyszłych potrzeb kompetencyjnych, czyli z perspektywą 2 letnią. Te rekomendowane trzy działania doskonalące Zespołu, Koordynator ds. CAF przedstawił Burmistrzowi Libiąża, który po zapoznaniu się z listą zatwierdził je do realizacji. 3
Tabela 1 Lista działań doskonalących rekomendowanych przez zespół samooceny i zatwierdzonych przez kierownictwo Urzędu Miejskiego w Libiążu 1. Nr Nazwa działania Odpowiedzialny Termin rozpoczęci a wdrożenia Wdrożenie projektu: Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu Sekretarz Miasta Główny Specjalista ds.informatyki, Kierownik Wydziału Organizacyjno - Administracyjneg o sierpień 2015 r. Termin zakończenia wdrożenia styczeń 2019 2. Opracowanie 2 letniego planu szkoleń opartego na obecnych i przyszłych potrzebach kompetencyjnych Urzędu Miejskiego w Libiążu wraz ze wskazaniem narzędzi pomiaru efektywności tych szkoleń Sekretarz Miasta Główny Specjalista ds. Kadr i Szkoleń październik 2015 maj 2016 3. Opracowanie zasad i wdrożenie pomiaru satysfakcji klienta i pracownika Urzędu Miejskiego w Libiążu w wersji elektronicznej i tradycyjnej. Referat ds. Promocji Główny Specjalista ds. kadr i szkoleń listopad 2015 r. Listopad 2016 Data:.. Podpis: 4
Załącznik 1 Karta działania doskonalącego nr 1/2015 1. Nazwa działania Wdrożenie projektu: Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu 2. Opis działania Promowanie stosowania narzędzi e-administracji w celu podnoszenia efektywności dostarczania usług oraz zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z obywatelami klientami oraz pracownikami, wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją zapewnienie dostosowania strony WWW do potrzeb osób niepełnosprawnych tj. spełnienia standardów WACG, zainwestowanie w nowoczesne rozwiązania IT w Urzędzie Miejskim w Libiążu. 4. Sponsor Gmina Libiąż, środki zewnętrzne 5. Właściciel Sekretarz Miasta, Informatyk, Kierownik Wydziału Organizacyjno Administracyjnego. 6. Zespół realizujący działanie Zostanie powołany zarządzeniem Burmistrza Libiąża 7. Budżet ok. 500.000 zł. 8. Planowana data rozpoczęcia Sierpień 2015 9. Planowana data zakończenia styczeń 2019 10. Kryterium Modelu CAF Obszar doskonalenia Kryterium 2.4 Planowanie, wdrażanie i dokonywanie przeglądu innowacji i zmian; Kryterium 4.5 i 5.2 11. Zdefiniowanie problemu Konsekwencją kompleksowej modernizacji obiektu i infrastruktury technicznej urzędu jest wdrożenie nowoczesnych narzędzi e-administracji wraz z zachowaniem interoperacyjności systemów oraz utworzeniem strefy petenta. 12. Analiza przyczyn Brak środków w budżecie, brak gotowości na zmiany 13. Cel działania Podnoszenie efektywności dostarczania usług oraz zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z obywatelami klientami oraz pracownikami 14. Oczekiwany wynik Wdrożenie systemu EZD modułów towarzyszących, integracja z e-puap, integracja z BIP, integracja z systemami dziedzinowymi, utworzenie punktu potwierdzania profilu zaufanego, zapewnienie bezpieczeństwa systemu, wdrożenie modułu kontroli czasu pracy, dedykowana aplikacja mobilna, szkolenia, konfiguracja sprzętowa, strona WWW wg WACG, stworzenie strefy petenta w UM w Libiążu wraz z możliwością obsługi przez osoby niepełnosprawne. 15. Sposób pomiaru celu/miernik Stopień zadowolenia petenta, pracownika 16. Szczegółowy plan działania a/ działanie szczegółowe b/termin c/ wynik 5
Opracowanie koncepcji Wdrożenie pozostałych działań w ramach projektu 17. Ocena skuteczności działania Monitoring i ewaluacja projektu. wrzesień 2015 r. Przygotowanie założeń i ram czasowych Wrzesień 2018 Strefa dla klienta itd. Wdrożenie EZD Styczeń 2019 Działanie systemu obiegu dokumentów w UM 18. Opracował plan/data Sekretarz Miasta, 1 września 2015 19. Zatwierdził plan/data Burmistrz Libiąża, 4 września 2015 20. Zatwierdził realizację/data Burmistrz Libiąża, 4 września 2015 Karta działania doskonalącego nr 2/2015 1. Nazwa działania Opracowanie 2 letniego planu szkoleń opartego na obecnych i przyszłych potrzebach kompetencyjnych Urzędu Miejskiego w Libiążu wraz ze wskazaniem narzędzi pomiaru efektywności tych szkoleń 2. Opis działania Przygotowanie i opracowanie planu szkoleń w perspektywie 2 lat, zbadanie potrzeb szkoleniowych pracowników, zbadanie obecnych i przyszłych potrzeb kompetencyjnych, opis profili kompetencyjnych, opracowanie regulaminu polityki szkoleniowej UM, ocena rynku szkoleń, przygotowanie narzędzia do pomiaru efektywności szkoleń. 4. Sponsor Gmina Libiąż, środki zewnętrzne 5. Właściciel Sekretarz Miasta, Główny Specjalista ds. Kadr i szkoleń 6. Zespół realizujący działanie - 7. Budżet Ok. 10.000 zł. 8. Planowana data rozpoczęcia październik 2015 9. Planowana data zakończenia maj 2016 10. Kryterium Modelu CAF Obszar doskonalenia Kryterium 3.2. Określenie, rozwijanie i wykorzystanie kompetencji pracowników w zgodzie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi.; Kryterium 7.2 pomiary efektywności 11. Zdefiniowanie problemu Brak opracowanych, uzgadnianych, na bieżąco aktualizowanych planów szkoleń i rozwoju dla pracowników w obliczu zmieniającego się otoczenia zewnętrznego i wzrastających potrzeb i ambicji pracowników. 12. Analiza przyczyn Brak 13. Cel działania Wzmacnianie zasobów ludzkich urzędu i zapewnienie ciągłości zadań poprzez rozwój kompetencji pracowników w zgodzie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi. 14. Oczekiwany wynik Opracowany plan szkoleń na 2 lata, profile kompetencyjne, regulamin polityki szkoleniowej, wybrane narzędzia do badania efektywności szkoleń wysokiej jakości kadra pracownicza 6
urzędu. 15. Sposób pomiaru celu/miernik Stopień zadowolenia petenta, pracownika, optymalna wysokość środków na szkolenia. 16. Szczegółowy plan działania a/ działanie szczegółowe Prace przygotowawcze, zbieranie informacji Zatwierdzenie szkoleń burmistrza planu przez b/termin grudzień 2015 r. maj 2016 17. Ocena skuteczności działania Monitoring i ewaluacja projektu. 18. Opracował plan/data Sekretarz Miasta, 1 września 2015 19. Zatwierdził plan/data Burmistrz Libiąża, 4 września 2015 20. Zatwierdził realizację/data Burmistrz Libiąża, 4 września 2015 Karta działania doskonalącego nr 3/2015 c/ wynik Wybór adekwatnych dla urzędu rozwiązań Opublikowanie planu szkoleń 1. Nazwa działania Opracowanie zasad i wdrożenie pomiaru satysfakcji klienta i pracownika Urzędu Miejskiego w Libiążu w wersji elektronicznej i tradycyjnej. 2. Opis działania Analiza potrzeb urzędu w zakresie pomiaru satysfakcji klienta (wskazanie reprezentatywnych grup docelowych), pracowników, przygotowanie narzędzi badawczych, wykonanie pomiaru, analiza wyników i ich opublikowanie. 4. Sponsor Gmina Libiąż, środki zewnętrzne 5. Właściciel Sekretarz Miasta, Referat Promocji, Główny Specjalista ds. Kadr i Szkoleń 6. Zespół realizujący działanie - 7. Budżet Ok. 10.000 zł. 8. Planowana data rozpoczęcia Listopad 2015 9. Planowana data zakończenia Listopad 2016 10. Kryterium Modelu CAF Obszar doskonalenia Kryterium 6.2.Wyniki w relacjach z obywatelami/ klientami (pomiary efektywności). Kryterium 7.1. Wyniki w relacjach z pracownikami (pomiary postrzegania) 11. Zdefiniowanie problemu Brak jakichkolwiek pomiarów efektywności i postrzegania relacji z pracownikami oraz klientami. 12. Analiza przyczyn Brak środków finansowych, brak zasobów 13. Cel działania Poprawa wizerunku jst. 14. Oczekiwany wynik Przeprowadzenie badań satysfakcji i postrzegania wśród grup docelowych 15. Sposób pomiaru celu/miernik Analiza benchmarkingowa, analiza wycinków prasowych, analiza opinii na portalach społecznościowych 16. Szczegółowy plan działania a/ działanie b/termin c/ wynik 7
szczegółowe Prace przygotowawcze, zbieranie informacji Ankietyzacja w wersji tradycyjnej i elektronicznej Analiza opublikowanie wyników badań i grudzień 2015 r. maj 2016 Listopad 2016 17. Ocena skuteczności działania Monitoring i ewaluacja projektu. 18. Opracował plan/data Sekretarz Miasta, 1 września 2015 19. Zatwierdził plan/data Burmistrz Libiąża,4 września 2015 20. Zatwierdził realizację/data Burmistrz Libiąża, 4 września 2015 Wybór adekwatnych dla urzędu rozwiązań Zebranie ankiet od reprezentatywnej próby Raport na stronie WWW 8