Zarządzenie z dnia 01.07.2009r.. Dyrektora Gimnazjum nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi w Zgierzu w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. (postanowienia zarządzenia obowiązują od 01.01.2009r.) Stosownie do postanowień art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) wprowadza się zasady rachunkowości (politykę rachunkowości), które określają ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych: z określeniem roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości budżetowej z dnia 29.09.1994r. (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm., ustawy z 30.06.2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm., Rozporządzenie Ministra finansów z 28.07.2006r. (Dz. U. 142, poz.1020.)w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych zwanego dalej rozporządzeniem. Obok wyżej wymienionych aktów prawnych istotne znaczenie dla rachunkowości budżetowej ma również rozporządzenie Ministra Finansów z 27.06.2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Rok obrotowy w przypadku publicznych jednostek oświatowych z mocy prawa rokiem obrotowym rozumie się przez to rok kalendarzowy trwający 12 pełnych miesięcy kalendarzowych. Okres sprawozdawczy to okres, za który jednostka jest zobowiązana sporządzić: sprawozdanie finansowe, sprawozdania budżetowe lub inne sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych, których obowiązek przygotowania wynika z przepisów prawa lub z potrzeb informacyjnych dyrektora szkoły. Sprawozdanie finansowe to sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych ( dzień bilansu ) sprawozdanie składające się z: 1) Bilansu, 2) Rachunków zysków i strat ( wariant porównawczy ), 3) Zestawienia zmian w funduszu jednostki. 1
Sprawozdania budżetowe to sprawozdania z wykonania procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, z których rodzaje, formy, terminy i zasady sporządzania określono w przepisach prawa finansów publicznych. Zasady rachunkowości są to konkretne prawidła, metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę w celu sporządzania i prezentacji sprawozdań finansowych Przyjęta zasady ( polityka ) rachunkowości to wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działalności, rozwiązania z zakresu rachunkowości, dopuszczone przepisami prawa i zapewniające wymaganą jakość obowiązujących jednostkę sprawozdań. Przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości wymagają udokumentowania. Aktywa zasoby majątkowe znajdujące się w dyspozycji jednostki, stanowiące potencjał ekonomiczny służący wykonaniu zadań, dla realizacji których jednostka została powołana. Aktywa trwałe w ustawie o rachunkowości określono je jako te aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych. Do aktywów trwałych należy zaliczyć: 1) wartości niematerialne i prawne, 2) rzeczowe aktywa trwałe, w tym: -środki trwałe, -pozostałe środki trwałe -zbiory biblioteczne Aktywa obrotowe to ta część aktywów, która obejmuje: 1) Rzeczowe aktywa obrotowe 2) Aktywa finansowe, tj. : aktywa pieniężne ( w formie krajowych środków płatniczych) 3) Należności krótkoterminowe, które obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług niezależnie od terminu płatności, 4) Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe to te, które trwają nie dłużej niż 12 miesięcy, obejmują najczęściej : prenumeraty płatne z góry. Fundusz rozumie się przez to równowartość funduszu własnego jednostki. Obejmuje on: 1) fundusz jednostki rozumiany jako wartość majątku trwałego oraz obrotowego w zakresie podstawowej działalności jednostki. 2) wynik finansowy rozumiany jako wyrażony w pieniądzu efekt działalności jednostki; ustalany na koniec roku obrotowego może mieć wartość dodatnią zysk netto lub wartość ujemną strata netto. 2
Zasady rachunkowości: 1) zasada wiernego i rzetelnego obrazu, 2) zasada memoriału, 3) zasada współmierności, 4) zasada kasowa, 5) zasada ostrożności, 6) zasada kontynuacji, 7) indywidualnej wyceny, 8) zasada istotności, 9) zasada ciągłości zwana również zasadą porównywalności. Księgi rachunkowe to dziennik oraz zbiory utrwalonych na papierze zapisów dokonanych na kontach prowadzonych w postaci ksiąg, rejestrów lub luźnych kart. Księgi rachunkowe jako podstawa sporządzania sprawozdań finansowych muszą być prawidłowe. W przeciwnym wypadku rzetelność i wiarygodność tych sprawozdań byłaby zagrożona i mogło by dojść do naruszenia nadrzędnej zasady rachunkowości zasady wiernego i rzetelnego obrazu. Wymogi formalne: 1) trwale oznaczone 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, 3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Księgi rachunkowe otwiera się : 1) na początku każdego roku obrotowego tj. 1 stycznia, 2) na dzień zmiany formy prawnej, 3) na dzień rozpoczęcia likwidacji. Księgi rachunkowe zamyka się : 1) na dzień kończący rok obrotowy tj. 31 grudnia, 2) na dzień zakończenia działalności, 3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej 4) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji. Zamkniecie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić nie później w przeciągu trzech miesięcy od daty wystąpienia powyższych zdarzeń. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno polegać na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięcie księgi rachunkowe. 3
Księga główna to urządzenie księgowe ewidencji syntetycznej, stanowiące zbiór kont, na których ewidencja prowadzona jest w porządku systematycznym. Ewidencja w księdze głównej prowadzona jest wyłącznie wartościowo i w walucie polskiej. Księgi rachunkowe winny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, i bieżąco. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Operacje na kontach syntetycznych księguje się z zachowaniem zasady podwójnego zapisu. Z zasady tej wynika konieczność ujęcia każdej operacji : 1) na co najmniej dwóch kontach, 2) po przeciwnej stronie kont, 3) w tej samej kwocie. Konta syntetyczne wchodzące w skład księgi głównej znajdują się w wykazie kont, który jest elementem zakładowego planu kont szkoły. Księgi pomocnicze - to zbiory kont analitycznych zawierające zapisy uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzi się w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii. Bez względu na przyjętą formę prowadzenia ksiąg pomocniczych zapisy i salda kont analitycznych muszą być uzgodnione z zapisami i saldami kont syntetycznych. Księgi pomocnicze prowadzone są komputerowo i należy po ostatecznym zamknięciu ksiąg wydrukować wszystkie zapisy na kontach analitycznych, które dokonane będą w danym roku obrotowym tzw. Kartoteki analityczne kont. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej. 4
Ustala się, że rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, a okresami sprawozdawczymi poszczególne miesiące roku obrotowego, kwartały, półrocze oraz pełny rok. Rachunkowość w Gimnazjum Nr 3 w Zgierzu prowadzi się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem przepisów szczególnych wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z tym że, uwzględniając zakres i specyfikę działalności szkoły oraz zasadę istotności, przyjmuje się następujące rozwiązania szczególne: 1) w odstępstwie od zasady współmierności : prenumeraty opłacane z góry nie podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów jeśli wartość nie przekracza 500,00 zł Obciążają one koszty miesiąca, w którym zostały poniesione. 2) Rzeczowych składników majątkowych długotrwałego użytku o niskiej jednostkowej wartości nieprzekraczającej 500,00 zł, nie ujmuje się w ewidencji ilościowo wartościowej środków trwałych. Odpisuje je się w koszty pod datą przekazania do używania, w wartości początkowej, jako zużycie materiałów. Kontrolę i ewidencję tych przedmiotów prowadzi kierownik gospodarczy szkoły, w sposób umożliwiający ustalenie miejsc użytkowania oraz osób za nie odpowiedzialnych. 3) Zakupione oprogramowanie komputerowe o niskiej jednostkowej wartości, nieprzekraczającej 500,00 zł odpisuje się w ciężar kosztów zgodnie z zasadami ustalonymi dla niskocennych rzeczowych składników majątkowych długotrwałego użytku. 4) Materiały zakupione na potrzeby administracyjno gospodarcze, w tym materiały biurowe, środki czystości odpisuje się w ciężar kosztów zgodnie z zasadami ustalonymi dla niskocennych rzeczowych składników majątkowych długotrwałego użytku. 5) Ewidencję kosztów według rodzajów prowadzi się tylko na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczanie. 5
Księgi rachunkowe są prowadzone z wykorzystaniem programów komputerowych firmy Vulcan księgowość Optivum. Nr licencji : 272. Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą komputera zawierają zapisy księgowe wraz z odpowiednim oprogramowaniem za pomocą którego dane te mogą być wprowadzane, przetwarzane i prezentowane poprzez wydrukowanie na papierze lub wyświetlenie na ekranie monitora komputera, zgodnie z potrzebami w odpowiednim formacie, tj. w układzie i z zapewnieniem wymaganego zakresu informatycznego, przyjętego dla danego rodzaju ksiąg rachunkowych (tj. dziennika, kont księgi głównej, zestawienia obrotów i sald itd.), w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres, w układzie i zakresie zwyczajowo uzyskiwanym z ksiąg rachunkowych. Oprogramowanie systemu informatycznego zapewnia automatyczną kontrolę: - ciągłości zapisów, - poprawności przenoszenia obrotów, - poprawności przenoszenia sald. Księgowy program komputerowy zapewnia otrzymywanie formalnie poprawnych wydruków ksiąg rachunkowych, tj. automatycznie numerowanie stron, wykazywanie sum przenoszonych pomiędzy stronami, oznaczanie początku i końca wydruku komputerowego. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 13 ust. 6 UR) i przenieś treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych w wyniku którego powstanie duplikat ksiąg w rozumieniu art. 13 ust. 2 UR. Tak sporządzone zapisy księgowe należy przechowywać przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, określonych w art. 74 ust. 2 UR w rozdziale o ochronie danych księgowych. Dziennik jest urządzeniem służącym do chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. W dzienniku dowody księgowe należy rejestrować wg daty wpływu i muszą dotyczyć jednego okresu sprawozdawczego. W dzienniku należy ujmować jedynie dowody księgowe sprawdzone i zatwierdzone ( art.14 ust. 2 UR ). Podstawową funkcją dziennika jest umożliwienie stwierdzenia kompletności ksiąg rachunkowych, tj. potwierdzenia, czy wszystkie zdarzenia gospodarcze zaistniałe i udokumentowane w danym okresie sprawozdawczym ujęte w dzienniku zostały 6
wprowadzone do księgi głównej. Obroty dziennika winny być uzgodnione z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za każdy okres sprawozdawczy i narastająco za rok obrotowy. Zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Obroty tego zestawienia powinny dowodzić zgodności z obrotami dziennika za te same okresy (art. 14 UR). Ponadto zestawienie to jest dowodem na przestrzeganie przez szkołę zasady ciągłości (art. 5 UR). Podstawą zapisu w księgach rachunkowych mogą być wyłącznie dowody księgowe odpowiadające wymogom art. 21 i 22 UR. Zapis księgowy bez dowodu księgowego jest bezpodstawny i nie może mieć miejsca. Dowody księgowe ( źródłowe ) dzielą się na : 1) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2) zewnętrzne własne przekazane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe : 1) zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące poprzednie zapisy, 3) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, 4) rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej : 1) datę dokonania operacji gospodarczej, 2) określenie rodzaju oraz numer identyfikacyjny dowodu księgowego oraz jego datę, 3) zrozumiały tekst lub skrót, 4) kwotę i datę zapisu 5) oznaczenie kont, których dotyczy (art. 23 ust. 2 pkt 5 UR) mówi, że zapis księgowy powinien zawierać również informację o koncie przeciwstawnym, którego dotyczy. 7
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Poprawianie błędów przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera jedynym prawidłowym sposobem jest wprowadzanie do ksiąg zapisów korygujących: storno czarne lub storno czerwone. Zapisy księgowe, stornowany i stornujący, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera winny być tak udokumentowane, aby można było ustalić wzajemne powiązania pomiędzy nimi. Zapis stornujący powinien zawierać w swojej treści identyfikator zapisu stornowanego ze wskazaniem numeru pozycji księgowej, pod którą został wprowadzony do dziennika. Powiązania takie (rewizyjny ślad storna) wynika z obowiązku zapewnienia sprawdzalności zapisów w księgach rachunkowych (art. 23 ust. 4, art.24 ust. 4 UR) oraz eliminują niebezpieczeństwo wprowadzenia zapisu stornującego dany zapis księgowy więcej niż jeden raz. Zapisy stornujący i stornowany, mimo że redukują się nawzajem nie mogą zostać ukryte (art. 23 ust. 1 UR). System ochrony danych i zabezpieczeń organizacyjnych w systemie rachunkowości komputerowej. 1. Identyfikacja danych wymagających szczególnej ochrony Szczególnej ochrony wymagają dane aplikacji finansowo księgowej. Dane takie przechowywane są w pamięci komputera oraz jako kopie zapasowe poza systemem informatycznym. Ochronie podlegają również wydruki z aplikacji finansowo- księgowej. 2. Zabezpieczenia fizyczne - Sprzęt komputerowy musi znajdować się w zabezpieczonym pomieszczeniu. - Pomieszczenie zamykane jest na klucz, jeśli nikt w nim nie przebywa. - Monitor ustawiony jest w sposób uniemożliwiający oglądanie jego ekranu przez okna, drzwi i z miejsc dostępnych. - Pomieszczenie zabezpieczone jest elektronicznym systemem alarmowym. - W pomieszczeniu w którym znajduje się sprzęt komputerowy, obowiązuje zakaz używania otwartego ognia. 3. Zasady użytkowania komputera - Ze stacji roboczej morze korzystać jedynie uprawniony pracownik. 8
- Na stacji roboczej zainstalowane jest jedynie oprogramowanie niezbędne do pracy, na które zakupione są licencje. - Użytkownik nie ma prawa samodzielnego instalowania nowego oprogramowania. - Przed zakończeniem pracy użytkownik zamyka system operacyjny i wyłącza komputer, monitor oraz drukarkę. 4. Korzystanie z aplikacji finansowo- księgowej. - Dostęp do aplikacji finansowo- księgowej posiadają jedynie uprawnieni pracownicy posiadający konta logowania do aplikacji finansowo- księgowej. - Z każdego konta logowania do aplikacji finansowo- księgowej może korzystać tylko jedna osoba. - Każdy użytkownik posiada dostęp jedynie do tych funkcji aplikacji finansowo- księgowej, które są niezbędne w jego pracy. - Hasła nie mogą być udostępnione współpracownikom ani żadnym innym osobom. - Hasła nie mogą być zapisywane na kartkach papieru ani notowane w żadnej innej formie. - Wprowadzanie danych do aplikacji finansowo- księgowej musi się odbywać zgodnie z zasadami opisanymi w zakładowej instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. - Wydruki z aplikacji finansowo- księgowej są zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób. 5. Archiwizacja danych. - Raz w miesiącu wykonywana jest kopia bezpieczeństwa danych finansowo- Księgowych na płycie CD. - Kopie przechowywane są w miejscu zabezpieczonym przed dostępem niepowołanych osób i przed zagrożeniami losowymi. - Prowadzony jest wykaz wszystkich kopii zapasowych z podaniem daty oraz godziny ich sporządzenia oraz identyfikatorem nośnika 6. Ochrona antywirusowa. - Na stacji roboczej zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe. - Konfiguracja programu antywirusowego może być zmieniana jedynie przez upoważnione osoby. - Użytkownik nie może deinstalować ani wyłączać oprogramowania antywirusowego. - Wszystkie pliki wprowadzane do systemu z nośników zewnętrznych takich, jak dyskietki lub płyty CD-ROM muszą być wcześniej sprawdzone przez oprogramowanie antywirusowe. 9
Metody wyceny aktywów i pasywów. Metody wyceny aktywów i pasywów - w oparciu o przepisy zawarte w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych określonych w rozporządzeniu Ministra finansów z 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości Dyrektor Gimnazjum nr 3 w Zgierzu ustala następujące wyceny aktywów i pasywów. Wycena składników aktywów trwałych: Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w trakcie roku obrotowego wprowadza się do ewidencji według ich wartości początkowej, która wyceniona jest w zależności od sposobu ich nabycia wg: 1) ceny nabycia w przypadku nabycia w drodze kupna: 2) kosztów wytworzenia w przypadku wytworzenia we własnym zakresie, 3) wartości rynkowej w przypadku otrzymania w drodze darowizny, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli stosowna umowa wskazuje niższą wartość, wówczas do ewidencji przyjmuje się wartość określona w umowie. Określona powyżej wartość początkowa podlega przeszacowaniu, jeżeli na mocy odrębnych przepisów podlegać będą one aktualizacji wyceny. Wartość początkowa środków trwałych podlega podwyższeniu o wartość nakładów poniesionych na ich ulepszenie. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli ulepszenie to polega na instalacji części składowej lub peryferyjnej o jednostkowej wartości nieprzekraczającej 3500 zł, to wartość ta obciąża koszty w momencie ich poniesienia i nie powiększa wartości początkowej środka trwałego, w którym zostały zainstalowane. W bilansie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykazuje się w wartości netto stanowiącej różnicę ich wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia. Odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych dokonuje się jednorazowo za okres całego roku obrotowego według stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości do 3500 zł umarza się jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. W tym samym trybie, niezależnie od wartości, umarza się książki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne. Zbiory biblioteczne stosownie do metody ich nabycia wycenia się: w cenie nabycia w przypadku kupna, 10
przez komisyjne określenie ich wartości w przypadku otrzymania w drodze darowizny. Inwestycje (środki trwałe w budowie) wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem (wytworzeniem) pomniejszonych o ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Pozostałe aktywa trwałe w jednostce nie występują. Wycena rzeczowych aktywów obrotowych stan materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu, ustalony w drodze spisu z natury, wycenia się w cenach zakupu wynikających z ostatnich faktur, surowce tj. artykuły spożywcze przeznaczone do przygotowywania posiłków w stołówce szkolnej wycenia się w cenie nabycia, dla tych składników majątku prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową, a ich rozchód i stany ustala się metodą FIFO. Inne składniki rzeczowych aktywów trwałych w jednostce nie występują. Wycena rozrachunków Należności i zobowiązania na dzień ich powstania wycenia się i ewidencjonuje w księgach rachunkowych według wartości nominalnej. Na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymagającej zapłaty, obejmującej kwotę główną powiększoną o należne odsetki w zapłacie ustawowe. W jednostce nie występują należności i zobowiązania nominowane w walucie obcej. Nie występują także tytuły do dokonywania odpisów aktualizacyjnych należności. Wycena pozostałych aktywów i pasywów W jednostce nie występują rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne oraz tytuły do tworzenia rezerw na przyszłe zobowiązania. Środki pieniężne, fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa wg wartości nominalnej. 11