Warszawa, dnia 16 stycznia 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na: Kompleksową usługę zaprojektowania, składu i druku 700 szt. katalogu promocyjnego w wersji papierowej, elektronicznej oraz w formie filmowej animacji multimedialnej oraz projekt stoiska targowego, dla grupy polskich przedsiębiorców (ok. 20 firm) z sektora spożywczego w związku z wyjazdem na targi Gulfood 2015 w terminie 08-12 lutego 2015 r. odbywających się w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany w ramach Projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja, na podstawie umowy zawartej pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości a Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. o dofinansowanie projektu Nr POPW.01.04.01-00-001/09. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa, www.paiz.gov.pl II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Polska, projekt stoiska 2 dni od daty podpisania umowy, prezentacja i katalog nie później niż do 03 lutego 2015 roku III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA IV.I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest: Kompleksowa usługa zaprojektowania, składu i druku 700 szt. katalogu promocyjnego w wersji papierowej, elektronicznej oraz w formie filmowej animacji multimedialnej oraz projekt stoiska targowego, dla grupy polskich przedsiębiorców (ok. 20 firm) z sektora spożywczego w związku z wyjazdem na targi Gulfood 2015 w terminie 08-12 lutego 2015 r. odbywających się w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) Zamawiający informuje, iż na targach GULFOOD 2015 w Dubaju Zamawiający, jako wystawca, wynajął stoisko o powierzchni 72 m 2. Stoisko znajduje się w hali ZAABEEL zgodnie z lokalizacją stanowiącą Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego. Stoisko posłuży promocji potencjału sektora spożywczego Polski Wschodniej. Zamawiający przewiduje uczestnictwo łącznie 20 firm z Polski Wschodniej (tj. współwystawców na stoisku), którzy łącznie z Zamawiającym będą prezentować ofertę swoich firm. Stoisko jest zlokalizowane w centrum targowo-wystawienniczym DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE w Dubaju (potocznie zwane DWTC - Dubai World Trade Centre ). IV.II. Kompleksowa usługa będzie obejmować: 1) opracowania graficzne z uwzględnieniem stałych motywów graficznych pozwalających na stworzenie wspólnej serii wydawnictw wraz z przygotowaniem do druku i drukiem w technice offset broszur o następującej specyfikacji: objętość: minimum 45 stron (20 kartek) ze wspólną okładką format po złożeniu: A5 lub zbliżony do A5 papier: kreda matt 300g okładka, środki 135-150g nakład: 700 szt. druk: 4+4, lakier offset Dane do katalogu zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. 2) Przygotowanie projektu graficznego polskiego stoiska targowego o pow. 72 m kw. przeznaczonego do prezentacji produktów spożywczych (w tym w warunkach chłodniczych) 20 przedsiębiorców z Polski Wschodniej według specyfikacji dostarczonej przez Zamawiającego. 3) Projekt i wykonanie filmowej animacji multimedialnej elektroniczny katalog firm: czas trwania do 2 minut (projekt powinien uwzględniać łagodne zapętlenie, tak aby kadr końcowy stanowił łącznik z kadrem początkowym) formaty konwertowalne:.mov lub.mpeg rozdzielczość min: 1080p / 30 fps 4) dostawę gotowych, wydrukowanych i zapakowanych do transportu katalogów oraz plików graficznych na nośnikach elektronicznych do siedziby Zamawiającego: Polska Agencja
Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa nie później niż 03 lutego 2015 roku. IV. III. Informacje dodatkowe: 1. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem w ciągu 30 dni od daty dostarczenia rachunku/ faktury do siedziby PAIiIZ S.A. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jaki Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do Umowy oraz załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub odwołania warunków postępowania (zapytania ofertowego). W takim przypadku Zamawiający niezwłocznie ogłosi zmiany na stronie internetowej oraz przekaże je wszystkim podmiotom, do których rozesłano zapytanie ofertowe. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i nie dokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania. V. OCENA OFERT: 1. Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG etc.), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług 1 odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie. 2. Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 3. Jedynym kryterium oceny jest cena brutto za organizację usługi = 100%. 4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania Zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanego kryterium. 1 W tym minimum 1 usługa polegająca na stworzeniu projektu graficznego stoiska, a dwie pozostałe ogólnie potwierdzające przygotowanie projektu katalogu /broszury promocyjnej.
VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 23 stycznia 2015 r. godzina 13.00. (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone niekompletnie oraz oferty złożone po terminie nie zostaną dopuszczone do rozpatrywania. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem: leszek.kolodziejczyk@paiz.gov.pl lub: Monika Gąsiorowska, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa z dopiskiem: Katalog, prezentacja i projekt stoiska Gulfood 2015 Osobą do kontaktu jest: Monika Gąsiorowska, tel. +48 (22) 334 99 19, monika.gasiorowska@paiz.gov.pl ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wzór umowy Załącznik nr 3 Wzór protokołu odbioru
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy:...... Tel.... e-mail... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na..., oferujemy wykonanie ww. przedmiotu zamówienia za łączną cenę netto:... zł (słownie:...), powiększoną o wartość podatku VAT:... zł (słownie:..., dające łączną cenę brutto:... zł (słownie:...). Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok) Oświadczamy, że : Firma nie pełni wobec Zamawiającego funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Firma nie pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności jej przedstawiciele nie pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i akceptujemy bez zastrzeżeń jego postanowienia; Akceptujemy wzór umowy stanowiącej Załącznik nr 2 oraz wzór protokołu odbioru, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania Ofertowego i zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego; Uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
Zobowiązujemy się do wykonania usługi zgodnie z wytycznymi wyszczególnionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym w sposób należyty. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie.... czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy i pieczątka