SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do SIWZ Załącznik nr 1 do Umowy Uwagi dla Wykonawcy dotyczące wszystkich typów spotkań i konferencji Liczba spotkania uczestników Wycena zamówienia objętego umową ramową Potwierdzenie należytego wykonania zamówienia Maksymalne limity kosztów na poszczególne wydatki związane z organizacją spotkań w ramach umowy ramowej W zamówieniu wykonawczym Zamawiający określi minimalną i maksymalną liczbę uczestników spotkania, przy czym liczba maksymalna nie przekroczy liczby uczestników wskazanych w umowie ramowej dla danego typu spotkania, a liczba minimalna nie będzie niższa niż 50% maksymalnej liczby uczestników wskazanej w zamówieniu wykonawczym. Ostateczną liczbę uczestników spotkania Zamawiający określi na 3 dni przed spotkaniem. Brak informacji ze strony Zamawiającego oznacza, iż w spotkaniu weźmie udział maksymalna liczba osób wskazana w zamówieniu wykonawczym. W takiej sytuacji Wykonawca jest zobowiązany zapewnić noclegi, wyżywienie, materiały szkoleniowe, itp. dla maksymalnej liczby osób wskazanej w zamówieniu wykonawczym. Wykonawca zobowiązany jest dokonać wyceny danego typu spotkania na podstawie kosztów jakie mogą być poniesione w związku z realizacją zamówienia. W przypadku, gdy dane świadczenie ma być zapewnione dla wszystkich uczestników spotkania lub dla liczby uczestników wskazanej przez Zamawiającego, przy wycenie Wykonawca powinien założyć, że świadczenie to będzie udzielane dla liczby uczestników określonej przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia dla danego typu spotkania. Wiążącym w zakresie ilości jest szczegółowy formularz cenowy, stanowiący element formularza ofertowego. Podstawą do rozliczenia zamówienia wykonawczego jest protokół realizacji zamówienia, sporządzony przez Zamawiającego na podstawie treści opisu danego typu spotkania, w którym Zamawiający będzie nanosił uwagi co do sposobu realizacji zamówienia przez Wykonawcę. Wykonawca lub Przedstawiciel Wykonawcy będzie zobowiązany do potwierdzenia w protokole faktu niezgodności realizacji zamówienia wykonawczego z opisem danego typu spotkania lub zobowiązać się do usunięcia niezgodności w trybie natychmiastowym. Brak podpisu Wykonawcy lub jego Przedstawiciela na protokole lub nieusunięcie zgłoszonych Wykonawcy niezgodności, stanowić będzie podstawę do naliczenia Wykonawcy kar umownych przewidzianych w umowie wykonawczej. Zgodnie z zaleceniami Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój, Zamawiający określa dla wszystkich typów spotkań maksymalne limity kosztów na poszczególne wydatki związane z organizacją spotkań w ramach umowy ramowej: - przerwa kawowa 15 zł brutto na osobą na dzień szkoleniowy; - obiad 35 zł brutto na osobę na dzień szkoleniowy; - kolacja 35 zł brutto na osobę; - nocleg, wraz ze śniadaniem (pokój dwuosobowy) - 360 zł brutto za 2 osoby; - nocleg, wraz ze śniadaniem (pokój jednoosobowy) - 250 zł brutto za 1 osobę. Jednocześnie Zamawiający informuje, że łączny koszt sali plenarnej, sal warsztatowych oraz sal, o których mowa w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ nie może przekroczyć 30% wartości oferty brutto w danym typie spotkania. Koszt recepcji nie może przekroczyć 2 % wartości oferty brutto w danym typie spotkania. Obsługa techniczna nie może przekroczyć 2 % wartości oferty brutto w danym typie spotkania.
Koszt miejsc parkingowych nie może przekroczyć 1 % wartości oferty brutto w danym typie spotkania.
Opisy wspólne dla wszystkich typów spotkań i konferencji (UWAGA: pkt 1-10 tabeli nie dotyczą spotkania Typ III A; Typ III B; Typ III C; Typ III D; Typ III E; Typ III F; TYP III G) 1. Miejscowość Warszawa 2. Hotel Hotel 3 gwiazdkowy lub obiekt hotelarski o standardzie 3 gwiazdkowym, w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. nr 223, poz. 2268 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2006.22.169 z dnia 2006.02.10). Sale, miejsca noclegowe oraz miejsce podawania posiłków muszą znajdować się w jednym budynku (bez konieczności wyjścia na zewnątrz przy przemieszczaniu się pomiędzy tymi pomieszczeniami). Obiekt powinien zapewniać dostępność osobom niepełnosprawnym. UWAGA: Według wyboru Zmawiającego w zamówieniu wykonawczym może dopuścić aby sale, miejsca noclegowe oraz miejsce podawania posiłków znajdowały się w jednym budynku, lub kompleksie budynków oddalonych od siebie o nie więcej niż 150 m. We wszystkich pomieszczeniach zagwarantowana temperatura na poziomie 21-23 0 C. Możliwość regulacji temperatury w pomieszczeniach (klimatyzacja stacjonarna). Obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w okresie trwania spotkania. 3. Lokalizacja Hotel lub obiekt hotelarski położony w promieniu do 5 km od Dworca Centralnego/Głównego PKP (przypadku jego braku dworca PKP, od dworca głównego PKS), z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (odległość liczona w linii prostej na podstawie mapy, np. Google Earth, przy zachowaniu dokładności pomiaru rzędu max. 100 m). UWAGA: Według wyboru Zmawiającego w zamówieniu wykonawczym dopuszcza się zwiększenie odległości hotelu od Dworca Centralnego/Głównego PKP. 4. Oznakowanie Wykonawca wykona i umieści oznakowanie zawierające informację o spotkaniu w miejscach związanych z jego organizacją (wejście do budynku, droga do recepcji i sali, drzwi każdej sali, w której będzie odbywało się spotkanie). Oznaczenie sali w budynku oraz informacja o spotkaniu muszą zostać wykonane na papierze A4, wydruk w pełnym kolorze, wg projektu przekazanego przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy via e-mail. W dniu podpisania umowy wykonawczej, Wykonawca jest zobowiązany podać nazwy wszystkich sal, w których odbywać się będzie spotkanie. 5. Recepcja Wykonawca zorganizuje oddzielne stanowisko recepcyjne oraz zatrudni do obsługi recepcji (godziny pracy recepcji Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem spotkania) w zakresie: - typu I A 1 osobę; - typu I B 2 osoby; - typu I C 3 osoby; - typu I D 5 osób; - typu I E 4 osoby; - typu II A 1 osobę; - typu II B 3 osoby; - typu II C - 1 osobę; - typu II D - 2 osoby; - typu II E - 2 osoby; - typu II F 2 osoby; - typu II G - 2 osoby;
- typu II H - 2 osoby; - typu II I 3 osoby; - typu II J 3 osoby; - typu II K 4 osoby; - typu II L 2 osoby. W każdym dniu spotkania miejsce dla recepcji z wyłożoną listą obecności (wzór listy obecności w formie elektronicznej Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem spotkania), drukami delegacji, drukami zwrotów kosztów podróży oraz innymi materiałami skompletowanymi zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, zlokalizowane będzie przed salą plenarną. Do zadań obsługi recepcji będzie należało: rejestrowanie uczestników, nadzór nad podpisywaniem listy obecności, nadzorowanie kwestii zwrotu kosztów podróży, podbijanie druków delegacji, przekazywanie uczestnikom, po podpisaniu listy obecności skompletowanych, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego materiałów oraz udzielenie informacji o miejscu prowadzonych zajęć. Stół recepcyjny powinien być przykryty czystym obrusem, tak aby nie było widocznych nóg obsługi recepcyjnej. Osoby zatrudnione w recepcji zobowiązane są do schludnego, galowego ubioru. Kobieta: żakiet, spódnica (do kolana, bądź za kolano) lub spodnie, elegancka koszula/ bluzka; mężczyzna: garnitur i elegancka koszula. UWAGA: liczbę osób i dni pracy recepcji Zamawiający wskaże każdorazowo w zamówieniu wykonawczym. 6. Obsługa techniczna 7. Transport materiałów 8. Miejsca parkingowe 9. Ramowy harmonogram spotkania 10. Zwrot kosztów podróży Przez cały czas trwania spotkania Wykonawca zapewni min. 1 osobę do obsługi spotkania zwaną dalej Przedstawicielem Wykonawcy, która będzie obecna przez cały czas trwania spotkania w miejscu realizacji spotkania (osoba ta będzie również zobowiązana przekazać przedstawicielom Zamawiającego numer telefonu komórkowego, pod którym będzie dostępna w trakcie trwania spotkania). Do zadań Przedstawiciela wykonawcy należeć będzie opieka nad poprawną realizacją spotkania, reagowanie na wszystkie zgłoszenia/zastrzeżenia uczestników spotkania, takie jak m.in.: niepoprawnie działający sprzęt, realizacja wydruku dodatkowych materiałów i inne. Wykonawca odpowiada za całą dokumentację (lista obecności, itp.) oraz materiały szkoleniowo-promocyjne w trakcie spotkania. Jest zobowiązany rozliczyć się z posiadanych dokumentów i dostarczyć je do siedziby Zamawiającego, w terminie do 3 dni od zakończenia spotkania. Wykonawca zapewni transport niezbędnych materiałów szkoleniowych z siedziby Zamawiającego do docelowego miejsca spotkania. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały o łącznej wadze nie większej niż 200 kg w dzień roboczy poprzedzający termin spotkania. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć z powrotem do siedziby Zamawiającego niewykorzystane materiały szkoleniowe w terminie do 3 dni od zakończenia spotkania. Wykonawca zapewni 2 miejsca parkingowe dla Zamawiającego. Na 3 dni przed terminem spotkania Zamawiający przekaże Wykonawcy ramowy harmonogram spotkania, na podstawie którego określone zostaną godziny posiłków, godziny trwania spotkania oraz pozostałe kwestie organizacyjne. Wykonawca zwróci, wskazanej przez Zamawiającego w zamówieniu wykonawczym liczbie uczestników spotkania, koszty podróży na podstawie przedłożonych biletów PKS/BUS lub PKP (bilet 2 klasy) lub innym środkiem transportu lub oświadczenia w przypadku podróży samochodem. Jeśli uczestnik przyjedzie własnym samochodem otrzyma zwrot kosztów w wysokości ceny biletu PKP 2 klasy na danej trasie. Jeden uczestnik może otrzymać zwrot kosztów podroży w kwocie nie większej niż 200 zł brutto.
Wykonawca zbierze od uczestników oświadczenia albo bilety lub ich kopie oraz potwierdzenia zwrotu kosztów podróży. Wykonawca zorganizuje w tym celu stanowisko dostępne dla uczestników przez cały czas trwania spotkania. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie do 7 dni licząc od dnia zakończenia spotkania potwierdzenie zwrotu uczestnikom kosztów podroży w formie tabeli zawierającej imię i nazwisko uczestnika, trasę podróży, podstawę udokumentowania kosztów podróży, koszty podróży oraz kwotę zwróconą, wraz z wyciągiem z banku potwierdzającym dokonanie przelewów na rachunki bankowe uczestników. Do obliczenia wartości zamówienia należy przyjąć, że zwrot kosztów podróży obejmuje jednego uczestnika spotkania. Jednocześnie w zamówieniu wykonawczym Zamawiający określi dokładną liczbę uczestników korzystających ze zwrotu kosztów podróży. Uwaga: Zwrot kosztów podróży nie dotyczy spotkania typu II L. Organizacja jednodniowego spotkania dla maksymalnie 20 osób TYP I A Lp. Warunek Opis 1. Czas trwania Jeden dzień -, (Dokładny termin spotkania zostanie wskazany w zamówieniu wykonawczym). 2. Planowana liczba uczestników Liczba uczestników spotkania to maksymalnie 20 osób. Dokładny zakres przewidywanej liczby uczestników spotkania zostanie określony w zamówieniu wykonawczym. Ostateczna (faktyczna) liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 3 dni przed terminem spotkania. 3. Sala/sale Jedna sala warsztatowa dla max. 20 osób dostępna przez cały dzień spotkania od godz. 8:00 do godz. 18:00. wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), rzutnik multimedialny, ekran, flipchart z pisakami i papierem, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego. W sali 4 wyspy, przy każdej miejsce dla 5 osób. 4. Dostęp do ksero i drukarki 5. Wykonanie oraz kompletowanie materiałów na spotkanie Możliwość skopiowania i druku w pełnym kolorze - 300 stron formatu A4. Za skopiowanie i druk materiałów odpowiadać będzie Przedstawiciel Wykonawcy, któremu Zamawiający lub prelegenci będą w trakcie spotkania przekazywać materiał do powielenia. Wykonawca przygotuje następujące materiały na spotkanie, po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika spotkania: 1. Szczegółowy program spotkania Zostanie przekazany przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania w formie elektronicznej. Wykonawca wydrukuje program, w kolorystyce 4/0, format A4, gramatura papieru min 80 g/m 2. 2. Przygotowanie projektu i wykonanie identyfikatora na smyczy Identyfikator na smyczy powinien składać się z następujących elementów: Smyczy z nadrukiem 4 logotypów: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy).smycze muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba oraz rodzaj kolorów zostanie podana na 3 dni przed terminem spotkania. Przeźroczystej foliowej kieszonki umożliwiającej zawieszenie identyfikatora na smyczy. Wymiar 91 mm x 51 mm (+/- 4mm). Identyfikatora zawierającego 4 logotypy, imię i nazwisko uczestnika,
nazwę projektu oraz informację o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kolorystyka 4/0. elektronicznej 2 gotowe projekty identyfikatora na smyczy, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu identyfikatora na smyczy, Zamawiający przekaże ostateczną liczbę uczestników (3 dni przed spotkaniem), dla których Wykonawca wykona identyfikatory na smyczy i rozda wszystkim uczestnikom w momencie rejestracji. 3. Wykonanie projektu i druk notesu formatu maksymalnie A4. Notes powinien składać się z następujących elementów: Okładka przód: karton, kolorystyka 4/0, folia mat 1/0. Okładka tył: karton. Środek: papier offset 80 g/m 2, kolorystyka 4/0, bez spadu, objętość 50 kartek, klejenie po krótszym boku (góra). Na notesie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy), informacja o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwa projektu oraz dane teleadresowe. elektronicznej 2 gotowe projekty notesu, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu notesu, Wykonawca wykona notesy najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 4. Wykonanie pamięci przenośnej (pendrive) oraz wgranie danych przekazanych przez Zamawiającego Pendrive wykonany z tworzywa sztucznego bądź metalowy, pamięć min 8GB, interfejs 3.0, gwarancja producenta min. rok, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta. Pendrive y muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach, Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na pendrive muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy)
elektronicznej 2 gotowe projekty pendrive a, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu pendrive a, Wykonawca wykona pendrive y najpóźniej na 2 dni przed spotkaniem. Zamawiający najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem przekaże Wykonawcy materiały do nagrania na każdy z pendrive ów. 5. Wykonanie długopisów Długopis metalowy, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta, wkład: niebieski, mechanizm: wciskany. Długopisy muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach, Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na długopisie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy). elektronicznej 2 gotowe projekty długopisu, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu długopisu, Wykonawca wykona długopisy najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 6. Wykonanie toreb płóciennych Torba płócienna, z apreturą usztywniającą, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta, wym.: 36 cm x 40 cm, uszy 72 cm, tolerancja wymiarów +/- 2 cm. Torby muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na torbie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU oraz tytuł projektu (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy), w białym lub czarnym kolorze. Nadruk z jednej strony torby. Pole nadruku30 cm x 20 cm +/- 5 cm. elektronicznej 2 gotowe projekty torby, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym.
Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu torby, Wykonawca wykona torby najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 7. Wydruk i oprawa materiałów dodatkowych 15 kartek dla każdego uczestnika Wydruk w formacie A4, dwustronny w pełnym kolorze, bindowanie. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały dodatkowe w formie elektronicznej na 3 dni przed spotkaniem). Wszystkie wykonane i zrealizowane projekty powinny mieć spójną szatę graficzną. Wszystkie wykonane i zrealizowane projekty powinny być wykonane zgodnie z Zasadami Promocji i Oznakowania projektów w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój. Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi spotkania skompletowany zgodnie z wytycznymi Zamawiającego zestaw materiałów przeznaczonych na spotkanie. Zamawiający do 3 dni przed spotkaniem przekaże Wykonawcy komplet innych materiałów (broszury, publikacje itp.) dla wszystkich uczestników spotkania, które będą przekazywane uczestnikom wraz z pozostałymi materiałami opisanymi powyżej. Materiały na spotkanie będą przekazywane uczestnikom w recepcji wyłącznie po podpisaniu listy obecności. 6. Wyżywienie Ostateczna liczba osób korzystających z wyżywienia zostanie określona na 3 dni przed terminem spotkania. Kolacja (dla osób nocujących w dniu poprzedzającym spotkanie) Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Śniadanie (dla osób nocujących w dniu poprzedzającym spotkanie): Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Całodniowy serwis kawowy (dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania): nieograniczony dostęp podczas trwania spotkania, serwis powinien być zorganizowany przy sali plenarnej, uzupełniany na bieżąco. Obiad (w dniu spotkania, dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania): powinien być serwowany w osobnym pomieszczeniu (nie w sali w której prowadzone będą zajęcia) umożliwiającym zajęcie pozycji siedzącej przez wszystkich uczestników spotkania. Na stołach powinny leżeć czyste obrusy. Wymagania minimalne w stosunku do serwowanych posiłków: Serwis kawowy powinien składać się z: gorącej wody (wrzątku), kawy
(naturalnej i rozpuszczalnej, herbaty (owocowa, zielona i czarna), mleka do kawy, cukru, pokrojonych cytryn, 1 rodzaju 100% soku owocowego, wody mineralnej gazowanej oraz niegazowanej, min. 3 rodzajów ciasteczek koktajlowych, min. 3 rodzajów słonych przekąsek (np. paluszki, krakersy), min. 2 rodzajów owoców. Obiad powinien składać się z: 2 rodzajów dań do wyboru (jedno mięsne oraz jedno bezmięsne), 2 rodzajów surówek, 1 rodzaju zupy. W ramach obiadu podane zostaną również napoje: 2 rodzaje 100% soków owocowych, gazowana i niegazowana woda mineralna. Kolacja powinna składać się z: minimum 2 dań ciepłych do wyboru (jedno mięsne i jedno bezmięsne), przekąsek zimnych (co najmniej 2 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 2 rodzaje przekąsek bezmięsnych), pieczywa: jasnego i ciemnego, napojów gorących (kawa naturalna i rozpuszczalna), herbata (owocowa, zielona i czarna), 1 rodzaju 100% soku owocowego, owoców. Śniadanie powinno zawierać składniki takie, jak kolacja oraz dodatkowo: płatki śniadaniowe, mleko, jogurt. W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: terminowego przygotowania posiłków, zgodnie z ramowym planem spotkania, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków, przygotowywania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, gramatura posiłków przy całodziennym wyżywieniu ma zapewniać min. 2500 kcal na osobę, na dobę (śniadanie, obiad, kolacja), w tym obiad min.1000 kcal, możliwości przesunięcia godzin posiłków maksymalnie o godzinę wcześniej lub później w dniu spotkania, serwowania dań urozmaiconych (nie mogą się powtarzać), zastawy stołowej, przy czym niedopuszczalne jest korzystanie z zastawy stołowej jednokrotnego użytku (np. papierowej czy plastikowej). 7. Nocleg Nocleg na dzień przed spotkaniem. Wykonawca zapewni 4 pokoje jednoosobowe z łazienką (lub pokoje dwuosobowe dostosowane do pojedynczego wykorzystania). Dla pozostałych uczestników pokoje dwuosobowe z łazienkami. Wszystkie pokoje z możliwością dostępu do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu. W pokojach znajdować się będzie woda mineralna gazowana i niegazowana, co najmniej dwie szklanki. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegu zostanie określona na 3 dni przed terminem spotkania. Organizacja jednodniowego spotkania dla maksymalnie 60 osób TYP I B Lp. Warunek Opis 1. Czas trwania Jeden dzień -, (Dokładny termin spotkania zostanie wskazany w zamówieniu wykonawczym). 2. Planowana liczba uczestników Liczba uczestników spotkania to, maksymalnie 60 osób. Dokładny zakres przewidywanej liczby uczestników spotkania zostanie określony w zamówieniu wykonawczym. Ostateczna (faktyczna) liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 3 dni przed terminem spotkania.
3. Sala/sale Sale wykorzystywane w dniu spotkania przez Zamawiającego, dostępne przez cały dzień spotkania od godz. 8:00 do godz. 18:00.: Jedna sala dla max. liczby uczestników spotkania (plenarna) ustawienie krzeseł teatralne, stół prezydialny przeznaczony dla 4 osób w całości przykryty czystym obrusem tak aby nie było widocznych nóg prelegentów, wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), pilot do zmiany slajdów w prezentacjach multimedialnych, wskaźnik laserowy, rzutnik multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający, flipchart wraz z flamastrami i papierem, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, sprzęt umożliwiający odtworzenie filmu (obrazu i dźwięku) z nośnika CD/DVD. Możliwość zaciemnienia sali. Sala nie może sąsiadować z częścią kuchenną lub restauracyjną hotelu. Prowadzący (en face) i wyświetlana prezentacja muszą być widoczni z każdego punktu sali. Sala powinna posiadać dostęp do światła dziennego oraz możliwość regulacji oświetlenia sztucznego. Jedna sala dla max. 10 osób wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), rzutnik multimedialny, ekran, flipchart z pisakami i papierem, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego. 4. Dostęp do ksero i drukarki 5. Wykonanie oraz kompletowanie materiałów na spotkanie Możliwość skopiowania i druku w pełnym kolorze 200 stron format A4. Za skopiowanie i druk materiałów odpowiadać będzie Przedstawiciel Wykonawcy, któremu Zamawiający lub prelegenci będą w trakcie spotkania przekazywać materiał do powielenia. Wykonawca przygotuje następujące materiały na spotkanie, po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika spotkania: 1. Szczegółowy program spotkania Zostanie przekazany przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania w formie elektronicznej. Wykonawca wydrukuje program, w kolorystyce 4/0, format A4, gramatura papieru min 80 g/m 2. 2. Przygotowanie projektu i wykonanie identyfikatora na smyczy Identyfikator na smyczy powinien składać się z następujących elementów: Smyczy z nadrukiem 4 logotypów: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy).smycze muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba oraz rodzaj kolorów zostanie podana na 3 dni przed terminem spotkania. Przeźroczystej foliowej kieszonki umożliwiającej zawieszenie identyfikatora na smyczy. Wymiar 91 mm x 51 mm (+/- 4mm). Identyfikatora zawierającego 4 logotypy, imię i nazwisko uczestnika, nazwę projektu oraz informację o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kolorystyka 4/0. elektronicznej 2 gotowe projekty identyfikatora na smyczy, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje
się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu identyfikatora na smyczy, Zamawiający przekaże ostateczną liczbę uczestników (3 dni przed spotkaniem), dla których Wykonawca wykona identyfikatory na smyczy i rozda wszystkim uczestnikom w momencie rejestracji. 3. Wykonanie projektu i druk notesu formatu maksymalnie A4. Notes powinien składać się z następujących elementów: Okładka przód: karton, kolorystyka 4/0, folia mat 1/0. Okładka tył: karton. Środek: papier offset 80 g/m 2, kolorystyka 4/0, bez spadu, objętość 50 kartek, klejenie po krótszym boku (góra). Na notesie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy), informacja o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwa projektu oraz dane teleadresowe. elektronicznej 2gotowe projekty notesu, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu notesu, Wykonawca wykona notesy najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 4. Wykonanie pamięci przenośnej (pendrive) oraz wgranie danych przekazanych przez Zamawiającego Pendrive wykonany z tworzywa sztucznego bądź metalowy, pamięć min 8GB, interfejs 3.0, gwarancja producenta min. rok, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta. Pendrive y muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach, Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na pendrive muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy). elektronicznej 2 gotowe projekty pendrive a, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura
wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu pendrive a, Wykonawca wykona pendrive y najpóźniej na 2 dni przed spotkaniem. Zamawiający najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem przekaże Wykonawcy materiały do nagrania na każdy z pendrive ów. 5. Wykonanie długopisów Długopis metalowy, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta, wkład: niebieski, mechanizm: wciskany. Długopisy muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na długopisie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy). elektronicznej 2 gotowe projekty długopisu, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu długopisu, Wykonawca wykona długopisy najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 6. Wykonanie toreb płóciennych Torba płócienna, z apreturą usztywniającą, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta, wym.: 36 cm x 40 cm, uszy 72 cm, tolerancja wymiarów +/- 2 cm. Torby muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na torbie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU oraz tytuł projektu (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy), w białym lub czarnym kolorze. Nadruk z jednej strony torby. Pole nadruku: 30 cm x 20 cm +/- 5 cm. elektronicznej 2 gotowe projekty torby, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu torby, Wykonawca wykona torby najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 7. Wydruk i oprawa materiałów dodatkowych 110 kartek dla
każdego uczestnika Wydruk w formacie A4, dwustronny w pełnym kolorze, bindowanie. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały dodatkowe w formie elektronicznej na 3 dni przed spotkaniem). Wszystkie wykonane i zrealizowane projekty powinny mieć spójną szatę graficzną. Wszystkie wykonane i zrealizowane projekty powinny być wykonane zgodnie z Zasadami Promocji i Oznakowania projektów w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój. Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi spotkania skompletowany zgodnie z wytycznymi Zamawiającego zestaw materiałów przeznaczonych na spotkanie. Zamawiający do 3 dni przed spotkaniem przekaże Wykonawcy komplet innych materiałów (broszury, publikacje itp.) dla wszystkich uczestników spotkania, które będą przekazywane uczestnikom wraz z pozostałymi materiałami opisanymi powyżej. Materiały na spotkanie będą przekazywane uczestnikom w recepcji wyłącznie po podpisaniu listy obecności. 6. Wyżywienie Ostateczna liczba osób korzystających z wyżywienia zostanie określona na 3 dni przed terminem spotkania. Kolacja (dla osób nocujących w dniu poprzedzającym spotkanie) Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Śniadanie (dla osób nocujących w dniu poprzedzającym spotkanie): Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Całodniowy serwis kawowy (dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania): nieograniczony dostęp podczas trwania spotkania, serwis powinien być zorganizowany przy sali plenarnej, uzupełniany na bieżąco. Obiad (w dniu spotkania, dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania): powinien być serwowany w osobnym pomieszczeniu (nie w sali w której prowadzone będą zajęcia) umożliwiającym zajęcie pozycji siedzącej przez wszystkich uczestników spotkania. Na stołach powinny leżeć czyste obrusy. Wymagania minimalne w stosunku do serwowanych posiłków: Serwis kawowy powinien składać się z: gorącej wody (wrzątku), kawy (naturalnej i rozpuszczalnej, herbaty (owocowa, zielona i czarna), mleka do kawy, cukru, pokrojonych cytryn, 1 rodzaju 100% soku owocowego, wody mineralnej gazowanej oraz niegazowanej, min. 3 rodzajów ciasteczek koktajlowych, min. 3 rodzajów słonych przekąsek (np. paluszki, krakersy), min. 2 rodzajów owoców. Obiad powinien składać się z: 2 rodzajów dań do wyboru (jedno mięsne oraz jedno bezmięsne), 2 rodzajów surówek, 1 rodzaju zupy. W ramach obiadu podane zostaną również napoje: 2 rodzaje 100% soków owocowych, gazowana i niegazowana woda mineralna. Kolacja powinna składać się z: minimum 2 dań ciepłych do wyboru (jedno mięsne i jedno bezmięsne), przekąsek zimnych (co najmniej 2
rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 2 rodzaje przekąsek bezmięsnych), pieczywa: jasnego i ciemnego, napojów gorących (kawa naturalna i rozpuszczalna), herbata (owocowa, zielona i czarna), 1 rodzaju 100% soku owocowego, owoców. Śniadanie powinno zawierać składniki takie, jak kolacja oraz dodatkowo: płatki śniadaniowe, mleko, jogurt. W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: terminowego przygotowania posiłków, zgodnie z ramowym planem spotkania, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków, przygotowywania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, gramatura posiłków przy całodziennym wyżywieniu ma zapewniać min. 2500 kcal na osobę, na dobę (śniadanie, obiad, kolacja), w tym obiad min.1000 kcal, możliwości przesunięcia godzin posiłków maksymalnie o godzinę wcześniej lub później w dniu spotkania, serwowania dań urozmaiconych (nie mogą się powtarzać), zastawy stołowej, przy czym niedopuszczalne jest korzystanie z zastawy stołowej jednokrotnego użytku (np. papierowej czy plastikowej). 7. Nocleg Nocleg na dzień przed spotkaniem. Wykonawca zapewni 4 pokoje jednoosobowe z łazienką (lub pokoje dwuosobowe dostosowane do pojedynczego wykorzystania). Dla pozostałych uczestników pokoje dwuosobowe z łazienkami. Wszystkie pokoje z możliwością dostępu do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu. W pokojach znajdować się będzie woda mineralna gazowana i niegazowana, co najmniej dwie szklanki. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegu zostanie określona na 3 dni przed terminem spotkania. Organizacja jednodniowego spotkania dla maksymalnie 120 osób TYP I C Lp. Warunek Opis 1. Czas trwania Jeden dzień -, (Dokładny termin spotkania zostanie wskazany w zamówieniu wykonawczym). 2. Planowana liczba uczestników Liczba uczestników spotkania to maksymalnie 120 osób. Dokładny zakres przewidywanej liczby uczestników spotkania zostanie określony w zamówieniu wykonawczym. Ostateczna (faktyczna) liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 3 dni przed terminem spotkania. 3. Sala/sale Sale wykorzystywane w dniu spotkania przez Zamawiającego, dostępne przez cały dzień spotkania od godz. 8:00 do godz. 18:00.: Jedna sala dla max. liczby uczestników spotkania (plenarna) ustawienie krzeseł teatralne, stół prezydialny przeznaczony dla 4 osób w całości przykryty czystym obrusem tak aby nie było widocznych nóg prelegentów, wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), pilot do zmiany slajdów w prezentacjach multimedialnych, wskaźnik laserowy, rzutnik multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający, flipchart wraz
4. Dostęp do ksero i drukarki 5. Wykonanie oraz kompletowanie materiałów na spotkanie z flamastrami i papierem, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, sprzęt umożliwiający odtworzenie filmu (obrazu i dźwięku) z nośnika CD/DVD. Możliwość zaciemnienia sali. Sala nie może sąsiadować z częścią kuchenną lub restauracyjną hotelu. Prowadzący (en face) i wyświetlana prezentacja muszą być widoczni z każdego punktu sali. Sala powinna posiadać dostęp do światła dziennego oraz możliwość regulacji oświetlenia sztucznego, a także możliwość zaciemnienia sali do prezentacji multimedialnych. Jedna sala dla max. 10 osób wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), rzutnik multimedialny, ekran, flipchart z pisakami i papierem, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego. 5 sal warsztatowych dla 24 osób każda, dostępne przez cały czas trwania spotkania. Każda z sal wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), pilot do zmiany slajdów w prezentacjach multimedialnych, wskaźnik laserowy, rzutnik multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający, flipchart wraz z papierem i markerami, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, sprzęt umożliwiający odtworzenie filmu z nośnika CD/DVD. Możliwość zaciemnienia sal. Sale nie mogą sąsiadować z częścią kuchenną lub restauracyjną hotelu. W każdej sali 5 wysp z krzesłami. Możliwość skopiowania i druku w pełnym kolorze 200 stron formatu A4. Za skopiowanie i druk materiałów odpowiadać będzie Przedstawiciel Wykonawcy, któremu Zamawiający lub prelegenci będą w trakcie spotkania przekazywać materiał do powielenia Wykonawca przygotuje następujące materiały na spotkanie, po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika spotkania: 1. Szczegółowy program spotkania Zostanie przekazany przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania w formie elektronicznej. Wykonawca wydrukuje program, w kolorystyce 4/0, format A4, gramatura papieru min 80 g/m 2. 2. Przygotowanie projektu i wykonanie identyfikatora na smyczy Identyfikator na smyczy powinien składać się z następujących elementów: Smyczy z nadrukiem 4 logotypów: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy).smycze muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba oraz rodzaj kolorów zostanie podana na 3 dni przed terminem spotkania. Przeźroczystej foliowej kieszonki umożliwiającej zawieszenie identyfikatora na smyczy. Wymiar 91 mm x 51 mm (+/- 4mm). Identyfikatora zawierającego 4 logotypy, imię i nazwisko uczestnika, nazwę projektu oraz informację o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kolorystyka 4/0. elektronicznej 2 gotowe projekty identyfikatora na smyczy, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W
przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu identyfikatora na smyczy, Zamawiający przekaże ostateczną liczbę uczestników (3 dni przed spotkaniem), dla których Wykonawca wykona identyfikatory na smyczy i rozda wszystkim uczestnikom w momencie rejestracji. 3. Wykonanie projektu i druk notesu formatu maksymalnie A4. Notes powinien składać się z następujących elementów: Okładka przód: karton, kolorystyka 4/0, folia mat 1/0. Okładka tył: karton. Środek: papier offset 80 g/m 2, kolorystyka 4/0, bez spadu, objętość 50 kartek, klejenie po krótszym boku (góra). Na notesie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy), informacja o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwa projektu oraz dane teleadresowe. elektronicznej 2gotowe projekty notesu, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu notesu, Wykonawca wykona notesy najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 4. Wykonanie pamięci przenośnej (pendrive) oraz wgranie danych przekazanych przez Zamawiającego Pendrive wykonany z tworzywa sztucznego bądź metalowy, pamięć min 8GB, interfejs 3.0, gwarancja producenta min. rok, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta. Pendrive y muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach, Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na pendrive muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy) elektronicznej 2 gotowe projekty pendrive a, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu
projektu pendrive a, Wykonawca wykona pendrive y najpóźniej na 2 dni przed spotkaniem. Zamawiający najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem przekaże Wykonawcy materiały do nagrania na każdy z pendrive ów. 5. Wykonanie długopisów Długopis metalowy, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta, wkład: niebieski, mechanizm: wciskany. Długopisy muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach, Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na długopisie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy). elektronicznej 2 gotowe projekty długopisu, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu długopisu, Wykonawca wykona długopisy najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 6. Wykonanie toreb płóciennych Torba płócienna, z apreturą usztywniającą, możliwość wyboru kolorów z katalogu producenta, wym.: 36 cm x 40 cm, uszy 72 cm, tolerancja wymiarów +/- 2 cm. Torby muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba kolorów zostanie podana przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Na torbie muszą zostać umieszczone 4 logotypy: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU oraz tytuł projektu (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy), w białym lub czarnym kolorze. Nadruk z jednej strony torby. Pole nadruku: 30 cm x 20 cm +/- 5 cm. elektronicznej 2 gotowe projekty torby, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji projektu lub wskazania zmian w terminie do 2 dni. W przypadku kolejnych zmian powtarzać się będzie 2 dniowa procedura wskazania uwag/wprowadzania zmian. Po ostatecznym zatwierdzeniu projektu torby, Wykonawca wykona torby najpóźniej na 3 dni przed spotkaniem. 7. Wydruk i oprawa materiałów dodatkowych 55 kartek dla każdego uczestnika
Wydruk w formacie A4, dwustronny w pełnym kolorze, bindowanie. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały dodatkowe w formie elektronicznej na 3 dni przed spotkaniem). Wszystkie wykonane i zrealizowane projekty powinny mieć spójną szatę graficzną. Wszystkie wykonane i zrealizowane projekty powinny być wykonane zgodnie z Zasadami Promocji i Oznakowania projektów w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój. Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi spotkania skompletowany zgodnie z wytycznymi Zamawiającego zestaw materiałów przeznaczonych na spotkanie. Zamawiający do 3 dni przed spotkaniem przekaże Wykonawcy komplet innych materiałów (broszury, publikacje itp.) dla wszystkich uczestników spotkania, które będą przekazywane uczestnikom wraz z pozostałymi materiałami opisanymi powyżej. Materiały na spotkanie będą przekazywane uczestnikom w recepcji wyłącznie po podpisaniu listy obecności. 6. Wyżywienie Ostateczna liczba korzystających z wyżywienia zostanie określona na 3 dni przed spotkaniem na podstawie otrzymanych zgłoszeń. Kolacja (dla osób nocujących na dzień przed spotkaniem) Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Wymagania minimalne w stosunku do serwowanych posiłków: Śniadanie (dla osób nocujących w dniu poprzedzającym spotkanie): miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Całodniowy serwis kawowy (dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania): nieograniczony dostęp podczas trwania spotkania, serwisy powinny być zorganizowane przy każdej z sal przeznaczonych dla Zamawiającego, uzupełniane na bieżąco. Obiad (dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania): w dniu spotkania. Obiad powinien być serwowany w osobnym pomieszczeniu (nie w salach w których prowadzone będą zajęcia) umożliwiającym zajęcie pozycji siedzącej przez wszystkich uczestników spotkania. Serwis kawowy powinien składać się z: gorącej wody (wrzątku), kawy (naturalnej i rozpuszczalnej, herbaty (owocowa, zielona i czarna), mleka do kawy, cukru, pokrojonych cytryn, 1 rodzaju 100% soku owocowego, wody mineralnej gazowanej oraz niegazowanej, min. 3 rodzajów ciasteczek koktajlowych, min. 3 rodzajów słonych przekąsek (np. paluszki, krakersy), min. 2 rodzajów owoców. Obiad powinien składać się z: 2 rodzajów dań do wyboru (jedno mięsne oraz jedno bezmięsne), 2 rodzajów surówek, 1 rodzaju zupy. W ramach obiadu podane zostaną również napoje: 2 rodzaje 100% soków owocowych, gazowana i niegazowana woda mineralna. Kolacja powinna składać się z: minimum 2 dań ciepłych do wyboru (jedno mięsne i jedno bezmięsne), przekąsek zimnych (co najmniej 2 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 2 rodzaje przekąsek bezmięsnych), pieczywa: jasnego i ciemnego, napojów gorących (kawa
naturalna i rozpuszczalna), herbata (owocowa, zielona i czarna), 1 rodzaju 100% soku owocowego, owoców. Śniadanie powinno zawierać składniki takie, jak kolacja oraz dodatkowo: płatki śniadaniowe, mleko, jogurt. W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: terminowego przygotowania posiłków, zgodnie z ramowym planem spotkania, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków, przygotowywania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, gramatura posiłków przy całodziennym wyżywieniu ma zapewniać min. 2500 kcal na osobę, na dobę (śniadanie, obiad, kolacja), w tym obiad min.1000 kcal, możliwości przesunięcia godzin posiłków maksymalnie o godzinę wcześniej lub później w dniu spotkania, serwowania dań urozmaiconych (nie mogą się powtarzać); zastawy stołowej, przy czym niedopuszczalne jest korzystanie z zastawy stołowej jednokrotnego użytku (np. papierowej czy plastikowej). 7. Nocleg Nocleg na dzień przed spotkaniem. Wykonawca zapewni 14 pokoi jednoosobowych z łazienką (lub pokoi dwuosobowych dostosowanych do pojedynczego wykorzystania. Dla pozostałych uczestników pokoje dwuosobowe z łazienkami. Wszystkie pokoje z możliwością dostępu do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu. W pokojach znajdować się będzie woda mineralna gazowana i niegazowana, co najmniej dwie szklanki. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegu zostanie określona na 3 dni przed terminem spotkania. Organizacja jednodniowego spotkania dla maksymalnie 200 osób TYP I D Lp. Warunek Opis 1 Czas trwania Jeden dzień -, (Dokładny termin spotkania zostanie wskazany w zamówieniu wykonawczym). 2 Planowana liczba uczestników Liczba uczestników spotkania to maksymalnie 200 osób. Dokładny zakres przewidywanej liczby uczestników spotkania zostanie określony w zamówieniu wykonawczym. Ostateczna (faktyczna) liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 3 dni przed terminem spotkania. 3 Sala/sale Sale wykorzystywane w dniu spotkania przez Zamawiającego, dostępne przez cały dzień spotkania od godz. 8:00 do godz. 20:00.: Jedna sala dla max. liczby uczestników spotkania (plenarna) ustawienie krzeseł teatralne, stół prezydialny przeznaczony dla 4 osób w całości przykryty czystym obrusem tak aby nie było widocznych nóg prelegentów, wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), pilot do zmiany slajdów w prezentacjach multimedialnych, wskaźnik laserowy, rzutnik multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający, flipchart wraz z papierem i flamastrami, bezpłatny dostęp do Internetu
bezprzewodowego, sprzęt umożliwiający odtworzenie filmu (obrazu i dźwięku) z nośnika CD/DVD. Możliwość zaciemnienia sali. Sala nie może sąsiadować z częścią kuchenną lub restauracyjną hotelu. Prowadzący (en face) i wyświetlana prezentacja muszą być widoczni z każdego punktu sali. Sala powinna posiadać dostęp do światła dziennego oraz możliwość regulacji oświetlenia sztucznego, a także możliwość zaciemnienia sali do prezentacji multimedialnych. Jedna sala dla max. 10 osób (robocza sala dla przedstawicieli Zamawiającego) wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), rzutnik multimedialny, ekran, flipchart z papierem i markerami, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego. 4 Dostęp do ksero i drukarki 5 Wykonanie oraz kompletowanie materiałów na spotkanie 5 sal warsztatowych dla 40 osób każda, dostępne przez cały czas trwania spotkania. Każda z sal wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista, Windows 7 lub Windows 8 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), pilot do zmiany slajdów w prezentacjach multimedialnych, wskaźnik laserowy, rzutnik multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający, flipchart wraz z papierem i markerami, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, sprzęt umożliwiający odtworzenie filmu z nośnika CD/DVD. Możliwość zaciemnienia sal. Sale nie mogą sąsiadować z częścią kuchenną lub restauracyjną hotelu. W każdej sali 5 wysp, przy każdej 8 krzeseł. Możliwość skopiowania i druku w pełnym kolorze 200 stron formatu A4. Za skopiowanie i druk materiałów odpowiadać będzie Przedstawiciel Wykonawcy, któremu Zamawiający lub prelegenci będą w trakcie spotkania przekazywać materiał do powielenia. Wykonawca przygotuje następujące materiały na spotkanie, po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika spotkania: 1. Szczegółowy program spotkania Zostanie przekazany przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem spotkania w formie elektronicznej. Wykonawca wydrukuje program, w kolorystyce 4/0, format A4, gramatura papieru min 80 g/m2. 2. Przygotowanie projektu i wykonanie identyfikatora na smyczy. Identyfikator na smyczy powinien składać się z następujących elementów: Smyczy z nadrukiem 4 logotypów: PO WER, UE, MEN, KOWEZiU (logotypy zostaną przekazane w formie elektronicznej Wykonawcy w dniu podpisania umowy).smycze muszą być wykonane w maksymalnie pięciu kolorach. Ostateczna liczba oraz rodzaj kolorów zostanie podana na 3 dni przed terminem spotkania. Przeźroczystej foliowej kieszonki umożliwiającej zawieszenie identyfikatora na smyczy. Wymiar 91 mm x 51 mm (+/- 4mm). Identyfikatora zawierającego 4 logotypy, imię i nazwisko uczestnika, nazwę projektu oraz informację o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kolorystyka 4/0. elektronicznej 2 gotowe projekty identyfikatora na smyczy, w formacie PDF o rozdzielczości 300 pikseli, w formacie TIFF 300 DPI lub JPG 200 DPI oraz w formacie źródłowym nieskrzywionym. Zamawiający wybierze jeden projekt spośród 2 przedstawionych w terminie do 2 dni, bądź wskaże w nim zmiany, które Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić do projektu. W przypadku wskazania uwag Wykonawca powinien nanieść zmiany w terminie do 2 dni i ponownie przesłać projekt do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje