1 Numer kontroli 14/15/INT-IV Numer Projektu: INT-10-0020 Tytuł Projektu: Fundusz Małych Projektów INTERREG IV A kontynuacja 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania 3 Adres jednostki kontrolowanej Al. Wojska Polskiego 164, 71-335 Szczecin 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 6 Termin kontroli 8 10 czerwca 2015 r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Panią Anetę Chowańską inspektora wojewódzkiego w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego; Panią Małgorzatę Bielecką inspektora wojewódzkiego w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pana Daniela Michalskiego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego 8 Zakres kontroli Zakres kontroli: 1. Kontrola procesu weryfikacji dokumentów poświadczających wydatki przez Partnera Wiodącego FMP; 2. Badanie procesu kontroli na miejscu (w tym wizyt monitorujących) prowadzonych przez Partnera Wiodącego FMP: 3. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu, na podstawie oryginałów oraz uwierzytelnionych kopii dokumentów, będących w posiadaniu Partnera Wiodącego FMP. W okresie objętym kontrolą funkcje jn. sprawowali: Pan Paweł Bartnik - Dyrektor Biura Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania; Pani Irena Stróżyńska Wicedyrektor Biura Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania; Pani Katarzyna Dąbrowska Główna Księgowa; Pani Magdalena Świst Kierownik Zespołu ds. Wdrażania Projektów FMP. Projekt Fundusz Małych Projektów INTERREG IV A kontynuacja realizowany jest na podstawie zapisów: - Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 22 listopada 2011 r. - Umowy zmieniającej do Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 19 listopada 2012 r. - Umowy zmieniającej do Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 5 lipca 2013 r. - Umowy zmieniającej do Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 2 grudnia 2013 r. - Umowy zmieniającej do Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 23 maja 2014 r. - Umowy zmieniającej do Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 10 marca 2015 r. - Umowy zmieniającej do Umowy o dofinansowanie z EFRR z dnia 27 kwietnia 2015 r. Partnerem Wiodącym FMP jest Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania. Zgodnie z umową o dofinansowanie kwota wydatków kwalifikowalnych dla polskiej części projektu wynosi 4 801 538,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania wynosi 4 081 307,00 EUR, co stanowi 85% wydatków 1
kwalifikowalnych. Z łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wydzielono wydatki na realizację Małych Projektów w kwocie 3 569 991,00 EUR, pozostałe wydatki stanowią koszty zarządzania projektem. Okres realizacji polskiej części projektu zgodnie z zapisami umowy: od 01.01.2012 r. do 30.06.2015 r. (dla realizacji małych projektów), od 01.01.2012 r. do 08.12.2015 r. (dla finansowania kosztów zarzadzania FMP), przy czym do dnia 08.12.2015 r. PW FMP ma obowiązek złożyć wniosek o płatność końcową. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013, kontrolą objęto proces przeprowadzania kontroli przez Partnera Wiodącego FMP. 1. Kontrola procesu weryfikacji dokumentów poświadczających wydatki przez Partnera Wiodącego FMP Kontrola sposobu przeprowadzania kontroli przez Partnera Wiodącego FMP została przeprowadzona na próbie projektów wybranych z Listy projektów zakończonych wg stanu na dzień 14 maja 2015 r. Kontroli poddano 100% wydatków kwalifikowalnych w 9 projektach zrealizowanych w ramach Funduszu Małych Projektów. Lista projektów wybranych do kontroli wraz z uzasadnieniem doboru próby, stanowią Załącznik nr 1 do niniejszej Informacji Pokontrolnej. Dobór próby przeprowadzono w dniu 22 maja 2015 r. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania, jako Partner Wiodący FMP, weryfikuje wydatki przedstawione przez Beneficjentów Małych Projektów na podstawie Wytycznych w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013. Zgodnie z zapisami umów o dofinansowanie każdy Beneficjent po zakończeniu realizacji projektu, składa Raport z realizacji projektu wraz z dokumentacją poświadczającą poniesienie wydatków. PW FMP potwierdza kwalifikowalność wydatków (weryfikując 100% złożonej dokumentacji) na podstawie Listy sprawdzającej do Raportu z realizacji projektu FMP INTERREG IV A. Lista sprawdzająca do weryfikacji dokumentów poświadczających wydatki zawiera: dane osób przeprowadzających weryfikację (zgodnie z zasadą dwóch par oczu), pytania z zakresu kontroli formalnej, merytorycznej i finansowej oraz kwalifikowalności wydatków. Po uzyskaniu Certyfikatu Kontroli I-go stopnia do Listy sprawdzającej wprowadzane są dane na temat wniosku o płatność, w którym projekt został ujęty oraz kwota wydatków kwalifikowalnych poświadczonych przez Kontrolera I-go stopnia w walucie PLN oraz w walucie EUR (ustalona wg kursu z wniosku o płatność). Zgodnie z zapisami umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach Funduszu Małych Projektów wydatki kwalifikowalne zatwierdzane są w walucie EUR. Ponieważ Raporty z realizacji projektów sporządzane są w walucie PLN, weryfikując wydatki PW FMP dokonuje przeliczenia każdego wydatku z waluty PLN na EUR według średniego miesięcznego kursu z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego (tj. miesiąca, w którym Beneficjent zakończył realizację projektu). Pozwala to na zapewnienie prawidłowości rozliczenia projektów oraz zachowanie zatwierdzonego poziomu poszczególnych kategorii wydatków. Do Kontroli I-go stopnia PW FMP przedkłada zbiorczy Raport partnera z realizacji projektu, w którym ujmuje wszystkie Małe Projekty, dla których zakończył proces weryfikacji dokumentów. Raport zostaje poddany kontroli administracyjnej na podstawie próby wydatków wybranej dla każdego Małego Projektu. Kontroler I-go stopnia potwierdza kwalifikowalność wydatków wystawiając Poświadczenie wydatków zgodnie z art. 16 Rozporządzenia 1080/2006. W terminie objętym kontrolą, tj. od dnia 7 października 2014 r. do dnia 30 kwietnia 2015 r. PW FMP zakończył proces weryfikacji wydatków dla 80 Małych Projektów, które ujął w 7 zbiorczych raportach i przedstawił do Kontroli I-go stopnia. W związku z powyższym Kontrolą sposobu przeprowadzania kontroli przez PW FMP objęto 2
Raporty Partnera nr: - INT-10-0020/01/17/FMP; - INT-10-0020/01/18/FMP; - INT-10-0020/01/19/FMP; - INT-10-0020/01/20/FMP; - INT-10-0020/01/21/FMP; - INT-10-0020/01/22/FMP; - INT-10-0020/01/23/FMP. Dla powyższych Raportów Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki wystawił 7 Certyfikatów Kontroli pierwszego stopnia poświadczając kwalifikowalność wydatków w 56 Małych Projektach, natomiast 24 Projekty znajdują się na etapie kontroli administracyjnej I-go stopnia. Kontrolę sposobu przeprowadzania kontroli przez Partnera Wiodącego FMP przeprowadzono na próbie 9 Małych Projektów (z czego jeden znajdował się w trakcie kontroli administracyjnej), weryfikując 100% wydatków kwalifikowalnych poniesionych na ich realizację. Kontrola potwierdziła prawidłowość realizacji zadań wykonywanych przez PW FMP. Kontrola projektu FMP-2013-139 pn.: 10 lat Polsko Niemieckiej Współpracy Gimnazjum nr 1 w Policach i Europaschule w Pasewalku wykazała, że do rozliczenia Beneficjent Gimnazjum Publiczne nr 1 w Policach - przedstawił nieprawidłowo skorygowany dokument. Zgodnie z Fakturą nr ODV/67/2014/S z dnia 31.05.2014 r. wystawioną przez Empik Sp. z o.o., nabywcą nie był Beneficjent, lecz inny podmiot. Do faktury wystawca załączył Notę korygującą, w której wskazał właściwego nabywcę (czyli Beneficjenta). Zgodnie z przepisami krajowymi Notą korygującą nie można zmienić nabywcy (nie jest to tylko błąd w adresie, nazwie, czy numerze NIP, lecz całkowicie inna, odrębna instytucja). W toku czynności wyjaśniających, w dniu 10 czerwca 2015 r. Partner Wiodący FMP dostarczył kontrolującym właściwie skorygowany dokument (do Faktury nr ODV/67/2014/S z dnia 31.05.2014 r. wystawiono Fakturę korygującą nr 1509/2/2015/S z dnia 10.06.2015 r. oraz właściwą Fakturę nr 1509/74/2015/S z dnia 10.06.2015 r. wg której nabywcą jest Gimnazjum Publiczne nr 1 w Policach). 2. Badanie procesu kontroli na miejscu (w tym wizyt monitorujących) prowadzonych przez Partnera Wiodącego FMP Roczny Plan Kontroli został sporządzony przez Partnera Wiodącego FMP zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013. Ponieważ systematycznie wzrasta liczba projektów zatwierdzonych do dofinansowania (posiedzenia Euroregionalnego Komitetu Sterującego odbywają się jeden raz w miesiącu), po każdym posiedzeniu Komitetu, Partner Wiodący uzupełnia roczny Plan Kontroli o nowo wytypowane projekty, o czym informuje Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w półrocznych zestawieniach kontroli. Wybór projektów do kontroli na miejscu odbywa się na podstawie metodologii przekazanej w Rocznym Planie Kontroli. Wizyty monitorujące oraz kontrole na miejscu realizacji projektów są przeprowadzane przez pracowników SGPEP na podstawie upoważnienia wystawianego przez Dyrektora Biura. Partner Wiodący FMP zawiadamia Beneficjenta o wizycie monitorującej i kontroli na miejscu realizacji projektu w terminie co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną datą kontroli. Wyniki przeprowadzonych kontroli i wizyt przedstawiane są w Informacjach pokontrolnych oraz w Notatkach informujących o ustaleniach z wizyt monitorujących. Zespół kontrolujący wybrał do weryfikacji procesu kontroli na miejscu Małych Projektów 100% projektów skontrolowanych w dniach od 30.09.2014 r. do dnia 08.06.2015 r. W terminie objętym kontrolą PW FMP przeprowadził 8 kontroli na miejscu realizacji projektów: - FMP-2012-103 pn.: Polsko Niemieckie Warsztaty Chóralne termin kontroli 14.10.2014 r.; w Informacji pokontrolnej potwierdzono realizację projektu zgodnie z wnioskiem i zawartą umową o dofinasowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie sporządzono zaleceń pokontrolnych; - FMP-2013-089 pn.: Polsko Niemieckie dni chleba, archeologii i rękodzieła Cedynia 2013 termin kontroli 11.12.2014 r.; w Informacji pokontrolnej potwierdzono realizację projektu zgodnie z wnioskiem i zawartą umową 3
o dofinasowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie sporządzono zaleceń pokontrolnych; - FMP-2013-103 pn.: Polsko Niemieckie Targi Ekonomii Społecznej termin kontroli 29.01.2015 r.; w Informacji pokontrolnej potwierdzono realizację projektu zgodnie z wnioskiem i zawartą umową o dofinasowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie sporządzono zaleceń pokontrolnych; - FMP-2013-159 pn.: Polsko - Niemieckie pomosty: muzyka, historia, kultura termin kontroli 23.03.2015 r.; na dzień kontroli Informacja pokontrolna była w trakcie sporządzania na prośbę jednostki kontrolowanej przesunięto termin na złożenie dokumentów niezbędnych do sporządzenia Informacji; - FMP-2014-011 pn.: Dni integracji Chojna 2014 termin kontroli 17.04.2015 r.; w Informacji pokontrolnej potwierdzono realizację projektu zgodnie z wnioskiem i zawartą umową o dofinasowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie sporządzono zaleceń pokontrolnych; - FMP-2013-092 pn.: Polsko - Niemieckie Ottonowe Święto Plonów Wolin 2013 termin kontroli 22.04.2015 r.; w Informacji pokontrolnej potwierdzono realizację projektu zgodnie z wnioskiem i zawartą umową o dofinasowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie sporządzono zaleceń pokontrolnych; - FMP-2013-136 pn.: XIII Międzynarodowy Spływ Kajakowy Parsęta 2014. Polsko - Niemieckie Spotkania Ekologiczne termin kontroli 21.05.2015 r.; na dzień kontroli Informacja pokontrolna była w trakcie sporządzania; - FMP-2013-047 pn.: XII Polsko - Niemiecki spływ kajakowy Parsęta Havel. Europejskie spotkanie ekologiczne 2013 termin kontroli 21.05.2015 r.; na dzień kontroli Informacja pokontrolna była w trakcie sporządzania. PW FMP nie przeprowadził dwóch zaplanowanych na II półrocze 2014 roku kontrole zostały przeniesione na I półrocze 2015: - FMP-2012-103 pn.: Polsko - Niemieckie Warsztaty Chóralne kontrola przeprowadzona 29.01.2015 r.; - FMP-2013-047 pn.: XII Polsko - Niemiecki spływ kajakowy Parsęta Havel. europejskie spotkanie ekologiczne 2013 kontrola przeprowadzona 21.05.2015 r. PW FMP przeprowadził 2 wizyty monitorujące w trakcie realizacji projektów: - FMP-2014-019 pn.: Pod srebrną różą transgraniczne spotkania na 50 z plusem termin wizyty 07.02.2015 r.; w Notatce informującej o ustaleniach z wizyty monitorującej potwierdzono zgodność działań z zatwierdzonym wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie wydano zaleceń; - FMP-2015-009 pn.: Wolin miasto zatopionych bogów polsko - niemieckie warsztaty historyczne termin wizyty 18.05.2015 r.; w Notatce informującej o ustaleniach z wizyty monitorującej potwierdzono zgodność działań z zatwierdzonym wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu, nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości oraz nie wydano zaleceń. Na dzień rozpoczęcia kontroli systemowej (tj. 08.06.2015 r.) Partner Wiodący FMP przeprowadził sześć z trzynastu zaplanowanych na I półrocze 2015 roku kontroli na miejscu realizacji projektu. Wszystkie przeprowadzone kontrole zostały zaplanowane i ujęte w Rocznym Planie Kontroli. 3. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów Dokumenty związane z realizacją projektów przechowywane są w siedzibie Partnera Wiodącego FMP, przez pracowników Zespołu ds. Wdrażania Projektów FMP odpowiedzialnych za rozliczenie poszczególnych projektów. Każdy projekt posiada odrębną dokumentację zgromadzoną i przechowywaną w oznakowanym i opisanym segregatorze (numer i nazwa projektu oraz wymagane elementy graficzne). 10 STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Nie stwierdzono 4
11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW Kontrolę przeprowadzono weryfikując oryginały oraz uwierzytelnione kopie dokumentów znajdujące się w siedzibie Partnera Wiodącego FMP: wnioski aplikacyjne, umowy o dofinansowanie, plan kontroli, informacje pokontrolne, notatki z wizyt monitorujących, listy sprawdzające, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, w tym: faktury, rachunki, umowy, zamówienia, zlecenia, potwierdzenia odbioru, potwierdzenia zapłaty oraz dokumenty potwierdzające przeprowadzanie procedury badania rynku. Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data...... Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 5