Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus - wyjazd na PRAKTYKI

Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus - wyjazd na PRAKTYKI Oprac. Judyta Mutwil 18.04.2012

Spis treści A. Procedura komunikacji Student-Koordynator programu Erasmus WSE...3 B. Formalności przedwyjazdowe...4 C. Zaliczenie stypendium...6 D. Checklista...7 E. Pakiet dokumentów stypendysty programu Erasmus...13 2

A. Procedura komunikacji Student-Koordynator programu Erasmus WSE 1. Założenie przez Studentów adresu e-mail wg wzoru: imie.nazwisko@... lub podobnego, ale zawierającego co najmniej pełne nazwisko. 2. Ustalenie przebiegu komunikacji między Studentem, Koordynatorem programu Erasmus w Wyższej Szkole Europejskiej a opiekunem praktyki, m.in.: a. dodawanie adresu e-mail Koordynatora Erasmus WSE do wiadomości przesyłanych do instytucji partnerskiej, b. informowanie o odpowiedziach ze strony instytucji partnerskiej. 3. System korespondencji Studenta z Koordynatorem Erasmus WSE na zasadzie odpowiedzi na poprzedniego maila, a nie tworzenia nowej wiadomości. 4. Spotkania Studenta z Koordynatorem Erasmus WSE: a. Po rekrutacji obowiązek spotkania w tygodniu bezpośrednio po ogłoszeniu wyników rekrutacji. Możliwość przesunięcia terminu (ale nie dłużej niż do dwóch tygodni po ogłoszeniu wyników rekrutacji) na wyraźną prośbę Studenta. W trakcie spotkania m.in.: i. Omówienie Checklisty i innych dokumentów mówiących o prawach i obowiązkach Studentów przed, podczas i po stypendium. ii. Zebranie podpisów Studenta gwarantujących zapoznanie się Studenta z ww. dokumentami. b. Przed wyjazdem obowiązek spotkania 2-3 tygodnie przed wyjazdem na stypendium termin dowolnie wybrany przez Studenta. Konieczność podpisania umowy, która umożliwia wypłatę pierwszej raty grantu a tym samym wyjazd na stypendium. c. Po powrocie obowiązkowe spotkanie. W trakcie spotkania m.in.: i. sprawdzenie dokumentów Studenta, ii. wskazanie ewentualnych dokumentów, które Student jest zobowiązany dostarczyć w celu rozliczenia grantu, iii. prośba o ogólne uwagi/ komentarze. 3

B. Formalności przedwyjazdowe Słowniczek: Training Agreement (TA) dokument, w którym opisane są szczegóły dotyczące praktyki. Sporządzany w 3 kopiach. TA musi zostać podpisany przed wyjazdem Studenta przez: Studenta, Kierownika Biura Karier WSE, Przedstawiciela instytucji zagranicznej. Jeden egzemplarz Training Agreement Student jest zobowiązany zabrać ze sobą do instytucji zagranicznej, uzyskać podpis przedstawiciela uczelni zagranicznej a następnie PRZYWIEŹĆ ze sobą z powrotem do Krakowa. Confirmation Letter bardzo ważny dokument, stanowiący potwierdzenie z instytucji partnerskiej, że Student faktycznie zrealizował pobyt na stypendium W TAKIM OKRESIE w jakim zostało to pierwotnie zaplanowane i na który uzyskał grant. Student otrzymuje taki dokument przed wyjazdem od DWM i musi dopilnować, aby przed powrotem do Polski został on wypełniony i podpisany przez przedstawiciela instytucji zagranicznej. UWAGA!!! Jeśli długość pobytu wynikająca z Confirmation Letter, będzie KRÓTSZA niż długość pobytu określona w umowie podpisanej między Studentem a uczelnią przed wyjazdem, Student może zostać wezwany do ZWROTU części grantu! Należy zatem pamiętać, aby daty w Confirmation Letter zgadzały się z datami w umowie, albo, przynajmniej aby zgadzała się LICZBA TYGODNI spędzonych na stypendium. 4

Procedura: 1. Po ogłoszeniu wyników rekrutacji student zobowiązany jest do kontaktu z instytucją, do której został zakwalifikowany (o ile nie był z nią wcześniej w kontakcie) w celu ustalenia dokładnego terminu praktyki. Koordynator Programu Erasmus może pomóc w tym kontakcie jeśli pojawią się jakieś problemy. W przypadku instytucji, które na etapie podpisywania umowy nie wyznaczyły dokładnych terminów praktyki, student ma możliwość negocjacji dogodnego dla siebie terminu. 2. Oprócz ustalenia terminu wyjazdu student musi skontaktować się z instytucją przyjmującą w celu ustalenia Training Agreement (wzór dostępny na WU), czyli dokładnego opisu zakresów obowiązków praktykanta, godzin pracy etc. Dokument ten musi zostać podpisany przez przedstawiciela danej instytucji i przesłany do DWM faksem lub skanem, a następnie także pocztą. 3. Kolejnym etapem jest podpisanie umowy między beneficjentem (wyjeżdżającym studentem) a WSE, określającej długość pobytu i wysokość grantu. W momencie podpisania umowy student podpisuje też formularz danych bankowych, w którym podaje numer konta, na które przesłany ma zostać grant. 4. Przed wyjazdem na praktykę konieczne jest również zapewnienie sobie odpowiedniego ubezpieczenia. W tym celu koordynator programu Erasmus wystawia wszystkim wyjeżdżającym studentom zaświadczenie do NFZ-tu o zakwalifikowaniu na stypendium. Zaświadczenie to wydawane jest w celu wyrobienia Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. 5. W trakcie wyjazdu student zobowiązany jest co miesiąc wysyłać do DWM (na adres: international@wse.krakow.pl) odpowiednie sprawozdanie z praktyki. Co miesiąc także odpowiedni raport z postępów studenta zobowiązany jest przesyłać jego opiekun w instytucji przyjmującej. UWAGA! Sprawą kluczową jest, aby na ostatnim sprawozdaniu opiekuna z pobytu studenta na praktyce znalazły się daty realizacji owej praktyki IDENTYCZNE z datami znajdującymi się na umowie podpisanej między studentem a uczelnią przed wyjazdem, a przynajmniej, aby daty obejmowały IDENTYCZNĄ LICZBĘ tygodni pobytu, jak oryginalnie zaplanowana. UWAGA!!! Jeśli długość pobytu wynikająca z końcowego sprawozdania opiekuna, będzie KRÓTSZA niż długość pobytu określona w umowie podpisanej między studentem a uczelnią przed wyjazdem, student może zostać wezwany do ZWROTU części grantu! 5

C. Zaliczenie stypendium 1. Zaliczenie praktyki następuje na podstawie sprawozdań wypełnionych przez studenta oraz opiekuna praktyki. 2. Wszystkim studentom wyjeżdżającym na praktykę nadany zostaje przez Dziekanat status Praktyka Erasmusa dzięki czemu powinni mieć możliwość zaliczania przedmiotów z okresu pobytu za granicą na indywidualnych zasadach. UWAGA! Ze względu na różny charakter wyjazdów na praktykę (w trakcie roku, częściowo w trakcie roku, studenci chcą przesuwać sesję, bądź nie etc.) prosimy o kontakt z Dziekanatem, w celu ustalenia optymalnego sposobu sformalizowania wyjazdu i ustalenia zaliczania przedmiotów z okresu nieobecności. 3. W przypadku studentów, wyjeżdżających na 3 roku studiów licencjackich/2 roku studiów magisterskich, są oni zobowiązani do napisania i obrony pracy dyplomowej, w związku z czym student zobowiązany jest także do uzgodnienia ze swoim promotorem sposobu kontaktu w trakcie pobytu na stypendium. 4. W trakcie pobytu na praktyce student ma prawo do przyznawanych na WSE stypendiów Rektora i socjalnego, także za semestr pobytu zagranicą. Co więcej wszystkim studentom wyjeżdżającym na praktykę przysługuje zniżka w opłacie czesnego za miesiące pobytu za granicą w wysokości 25% czesnego, za tyle miesięcy ile spędza na praktyce, z wyłączeniem miesięcy letnich (lipiec i sierpień). Okres niepełnego miesiąca, przekraczający pełne miesiące - odliczane od daty startowej pobytu na stypendium - o 16 lub więcej dni, zostaje zaliczony jako pełen miesiąc. 5. Studenci, odbywający praktykę w ramach programu Erasmus, mają możliwość ubiegania się o uznanie jej jako praktyk obowiązkowych wymaganych na WSE oraz wpisanie ich do Dziennika Praktyk. W tym celu należy jeszcze przed wyjazdem skontaktować się z Biurem Karier. 6. Każdy student po powrocie z praktyk zagranicznych ma OBOWIĄZEK wypełnić sprawozdanie oraz ankietę online. Wzór sprawozdania oraz instrukcja do wypełnienia ankiety dostępne są na WU. W ankiecie podać należy numer umowy podpisanej przez studenta z WSE przed wyjazdem (numer znajduje się na pierwszej stronie umowy). 6

D. Checklista CZĘŚĆ I Czym trzeba zająć się natychmiast PO ZREKRUTOWANIU do udziału w programie: Kontakt z instytucją zagraniczną Student musi ustalić dokładny termin praktyki (jeżeli nie zostało to zrobione na etapie rekrutacji) Ustalenie Training Agreement Student musi przesłać dokument do instytucji partnerskiej z prośbą o uzupełnienie, podpisanie i opieczętowanie oraz przesłanie skanem lub faxem i pocztą tradycyjną na adres Koordynatora Programu Erasmus. Erasmus Intensive Language Course Application dla osób starających się o kursy języków rzadziej używanych. Student musi sprawdzić miejsca/terminy oferowanych kursów. Należy złożyć u Koordynatora w WSE najpóźniej do 15 maja / 15 października (chyba że deadline instytucji prowadzącej jest wcześniejszy!) 7

CZĘŚĆ II Czym trzeba się zająć 2-3- tygodnie PRZED wyjazdem: Odebranie w DWM zaświadczenia do NFZ na potrzeby wystawienia karty EKUZ Następnie: wizyta w oddziale NFZ właściwym dla miejsca zamieszkania, np. ul. Batorego 24 (krakowski NFZ), gdzie trzeba przedłożyć: a. zaświadczenie z uczelni o zakwalifikowaniu do stypendium (wspomniane wyżej wydane przez DWM) b. zaświadczenie z zakładu pracy rodzica, przy którym jest się ubezpieczonym (RMUA lub inne zaświadczenie o ubezpieczeniu) c. legitymacja studencka informacje i wniosek o wydanie formularza EKUZ na stronach internetowych NFZ Ubezpieczenie się od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz na czas podróży, np. ISIC lub Euro 26 Podpisanie umowy z uczelnią Otwarcie konta i podpisanie zaświadczenia o numerze osobistego konta bankowego i kodzie SWIFT banku (załącznik do umowy) 8

Podsumowując, Student powinien posiadać PRZED WYJAZDEM w swoich dokumentach: 1 egzemplarz umowy z załącznikami, w tym: 1 egzemplarz Training Agreement kartę EKUZ kartę Studenta programu Erasmus 9

CZĘŚĆ III Czym trzeba się zająć PO PRZYJEŹDZIE do instytucji partnerskiej: W ciągu 7 dni - napisać do DWM podając swoje dane kontaktowe za granicą (adres, telefon) UWAGA!!! Oryginalny Training Agreement z podpisami własnym i instytucji partnerskiej, Student MUSI PRZECHOWAĆ I ODDAĆ KOORDYNATOROWI ERASMUS W WSE PO POWROCIE (na wypadek gdyby oryginały nie zostały wcześniej dostarczone przez uczelnię partnerską w wersji papierowej). Poinformować DWM o każdej zmianie numeru osobistego konta bankowego i kodu SWIFT banku podczas pobytu na instytucji partnerskiej formularz danych bankowych należy wysłać faksem lub pocztą do DWM (oryginał dostarczyć po powrocie) Poinformować DWM o ewentualnych zmianach w długości pobytu, w stosunku do okresu zapisanego w umowie (np. gdy Student zorientuje się na miejscu, że może i chce przedłużyć lub skrócić pobyt). UWAGA! Skrócenie pobytu (najwyżej do okresu minimalnego, czyli 3 m-cy) = konieczność oddania części grantu. 10

CZĘŚĆ IV Czym trzeba się zająć tuż PRZED WYJAZDEM z instytucji partnerskiej: Zwrócić się do opiekuna praktyk w instytucji partnerskiej z prośbą o wypełnienie i podpisanie Letter of Confirmation formularz uzyskany przed wyjazdem w DWM jako załącznik do umowy. Następnie KONIECZNIE zachowanie go i przyniesienie w oryginale do DWM!!! CZĘŚĆ V Czym trzeba się zająć w WSE PO POWROCIE: Przynieść do DWM: Training Agreement z oryginalnym podpisem przedstawiciela instytucji zagranicznej Letter of Confirmation Napisać sprawozdanie WSE (na wzorcu dostarczonym przez DWM) Wypełnić Ankietę dla Narodowej Agencji Erasmusa w Warszawie (wedle instrukcji przesłanej przez DWM) 11

UWAGA!!! Komplet dokumentów w teczce Studenta w DWM jest niezbędny, żeby móc rozliczyć stypendium. BRAK ROZLICZENIA stypendium jest jednoznaczny z koniecznością ZWROTU GRANTU. 12

E. Pakiet dokumentów stypendysty programu Erasmus 1. Formy kontaktu z Koordynatorem i Działem Współpracy Międzynarodowej WSE 2. Zasady rekrutacji na wyjazdy zagraniczne w ramach programu Erasmus na dany rok akademicki 3. Erasmus karta Studenta 4. Training Agreement 5. Informacje dotyczące intensywnych kursów językowych i formularz zgłoszeniowy (opcjonalnie) 6. Umowa między Studentem a uczelnią wraz z załącznikami 7. Zaświadczenie dla NFZ 8. Instrukcja wypełniania ankiety dla Narodowej Agencji 9. Sprawozdanie z pobytu w instytucji zagranicznej 10. Przewodnik finansów Studentów Erasmusa forma elektroniczna 13

Uwagi: Zapoznanie się z informacjami zawartymi w Przewodniku i odbiór dokumentów: Kraków, dn... Podpis Studenta Podpis Koordynatora Erasmus WSE 14