Kraków, dn. 12 marca 2015 r. Zapytanie ofertowe (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych) W związku z realizacją przez Wyższą Szkołę Europejską im. ks. Józefa Tischnera projektu Zazielenienie Wyższej Szkoły Europejskiej współfinansowanego przy wsparciu udzielonym przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię, poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego w ramach Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego. Działanie V Rozwój polskich uczelni, zapraszamy do złożenia oferty na: Zrealizowanie usługi gastronomicznej w postaci przerw kawowych dla min. 30 max 55 osób oraz lunchu dla min 10 max 20 osób podczas konferencji inaugurującej Ekostandardy szansą dla nowych produktów i usług w dn. 25 marca 2015r.: Rodzaj usługi: Liczba osób min: Liczba osób max: Przerwa kawowa min 30 osób max 55 osób Lunch min 10 osób max 20 osób I. Informacje ogólne 1. Zamawiający: Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera ul. Westerplatte 11 31-033 Kraków tel.: 12 683 24 74 fax: 12 683 24 78 strona internetowa: www.wse.krakow.pl Postępowanie na zamówienie usługi prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, aktualnych od dnia 30.04.2014 r. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest zrealizowanie usługi gastronomicznej w postaci przerw kawowych dla min. 30 max 55 osób oraz lunchu dla min 10 max 20 osób podczas konferencji inaugurującej Ekostandardy szansą dla nowych produktów i usług. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się z specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Termin wykonania zamówienia to 25 marca 2015r.
III. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: 1. Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym: prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym zamówieniem (dotyczy Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą). Warunkiem spełnienia wymagania określonego w pkt. 2 jest dostarczenie dokumentu: odpis z KRS, zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. 3. Zapewnią dostarczenie pakietu kawowego oraz lunchu do budynku Uczelni znajdującącego się przy ul. Westerplatte 11 na co najmniej 45 minut przed rozpoczęciem wydarzenia. 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie żądanych dokumentów (pkt. 2) zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia. IV. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania. 2. Do oferty należy załączyć: Szczegółowe proponowane menu oraz opis sposobu podania (kompozycja stołu, obrusy, ozdoby, naczynia etc.) Załącznik nr 3 odpis z KRS zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej (dotyczy osób lub podmiotów prowadzących działalność gospodarcza) 3. Cena podana w ofercie powinna uwzględniać stawkę za 1 uczestnika wydarzenia. 4. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 6. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. 7. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy. V. Miejsce, termin i sposób składania ofert 1. Ofertę należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego w terminie do dnia 20 marca 2015 r., do godz. 15.00 2. Ofertę należy dostarczyć w jednej z wymienionych poniżej form: pisemnej na adres siedziby Uczelni: Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera ul. Filipa 25, 31-150 Kraków w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta na zrealizowanie usługi gastronomicznej w postaci przerw kawowych oraz lunchu / konferencja 25.03.2015 e-mailem na adres: msiuta@wse.krakow.pl faksem pod numer 12 683-2478 3. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich Wykonawców. 4. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. W przypadku gdy Zamawiający nie otrzyma dwóch ważnych ofert, Zamawiający powtórzy procedurę wyboru Wykonawcy. W powtórzonej procedurze wyboru Wykonawcy, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę. VI. Ocena ofert 1. W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: Kryterium I: Cena 70%, Kryterium II: Jakość 30% 2. Ocena ofert dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100 pkt. = 100% - oferta najkorzystniejsza): a. Punkty za kryterium Cena (maksymalnie 70) zostaną obliczone według następującego wzoru: (Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej) x 70 = liczba punktów b. Punkty za kryterium Jakość (maksymalnie 30) przyznane zostaną na podstawie oceny opisu szczegółowego proponowanego menu oraz sposobu podania usługi (załącznik nr 3) - opis szczegółowego proponowanego menu 20 pkt. - opis sposoby podania usługi 10 pkt. 3. Wskazane wyżej wartości punktowe podane są jako wartości maksymalne. Podczas oceny ofert Zamawiający dokona wyceny poszczególnych ofert proporcjonalnie do ich zsumowanych wartości za poszczególne kryteria oceny ofert (oferta o najwyższej łącznej ilości punktów zostanie rekomendowana do wyłonienia przez Zamawiającego). 4. Końcową ocenę oferty będzie stanowić zsumowana liczba punktów przyznana przez Zamawiającego za poszczególne kryteria. 5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami. VII. Informacje dotyczące wyboru oferty 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie osoby, które przesłały oferty. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert. 3. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza wzrost wartości zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą.
VIII. Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, zostanie złożona po terminie składania ofert, będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, informacje (i oświadczenia) złożone przez Wykonawcę w złożonej ofercie będą nieprawdziwe, wykonawca nie dostarczy dokumentów, o których mowa w rozdziale IV niniejszego zapytania. IX. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, w szczególności gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. X. Informacje dodatkowe Zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu wartości zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą. Zamawiający oświadcza, że znana jest mu treść Regulaminu wyboru wykonawcy w ramach projektu Zazielenienie Wyższej Szkoły Europejskiej zamieszczony na stronie projektu w zakładce Zapytania ofertowe: http://www.wse.krakow.pl/pl/projekty-dla-otoczenia/uczelnia-dlagospodarki/zazielenienie-wse/informacje-ogolne XIII. Załączniki Załącznik nr 1 - Specyfikacja przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Załącznik nr 3 - Szczegółowe proponowane menu oraz opis sposobu podania
Załącznik nr 1: Specyfikacja przedmiotu zamówienia Specyfikacja przedmiotu zamówienia Na zrealizowanie usługi gastronomicznej w postaci przerw kawowych dla min. 30 max 55 osób oraz lunchu dla min 10 max 20 osób podczas konferencji inaugurującej Ekostandardy szansą dla nowych produktów i usług w dn. 25 marca 2015r.: Rodzaj usługi: Liczba osób min: Liczba osób max: Przerwa kawowa min 30 osób max 55 osób Lunch min 10 osób max 20 osób 1. Przerwa kawowa oraz lunch, a także oprawa usługi powinny być zaaranżowane i przygotowane z poszanowaniem zasad ekologii. 2. Przerwa kawowa oraz lunch dostarczone będą na miejsce wydarzenia (aula główna, Siedzina uczelni ul. Westerplatte 11) 30-45 minut przed rozpoczęciem wydarzenia. 3. Dokładna liczba osób w ramach usługi będzie przekazana Wykonawcy najpóźniej na trzy dni kalendarzowe przed realizacją zamówienia. 4. Harmonogram wydarzenia: 09:30 10:00 Rejestracja gości 10:00 12:10 I. Studia zielonych przypadków dobre praktyki Prezentacje prelegentów przedstawicieli biznesu (tematy wystąpień: m.in.: ograniczanie kosztów, wizerunek, nowe produkty i usługi). 12:10 12:30 Przerwa kawowa 12:30 13:30 II: Eko-standardy w biznesie i nie tylko jak przełamać bariery wdrożeniowe? Panel dyskusyjny z udziałem przedstawicieli zaproszonych firm. 13:30 14:00 Lunch dla osób, które zostają na III. Części 14:00 15:30 III. Warsztaty fakultatywne 5. Wykonawca zapewnia obsługę wydarzenia przez cały czas jego trwania. 6. Przerwa kawowa powinna zostać przygotowana i być dostępna dla uczestników przed rozpoczęciem wydarzenia. Podczas przerwy kawowej w godzinie wynikającej z harmonogramu (12:10 12:30) napoje ciepłe i zimne powinny zostać uzupełnione.
7. Pojedyncza przerwa kawowa dla każdego uczestnika powinna składać się z: Napoje kawa: 1 kubek kawy na uczestnika / z zastrzeżeniem, że kawa nie może być rozpuszczalna; herbata: 1 kubek herbaty na uczestnika / z zastrzeżeniem przynajmniej 3 rodzajów herbat do wyboru (min. czarna, zielona i owocowa) woda: 250 ml wody na uczestnika soki: 250 ml soków owocowych na uczestnika (2 rodzaje soków do wyboru) cukier: 2 saszetki cukru na uczestnika, śmietanka/mleko do kawy podane w dzbankach 3 rodzaje przekąsek dla uczestnika, proponowane: mini kanapki albo tartinki z urozmaiconymi, warzywnymi dodatkami (3 szt./uczestnika; min. 3 rodzaje warzywnych dodatków)/ np. z różnego rodzaju pastami, z wędlinami, innymi rodzajami mięs, kanapki jarskie, z serami, 70 gramów bakalii na uczestnika (bakalie podane w miseczkach, osobno rodzajami: min. 2 różne rodzaje orzechów i 2 rodzaje bakalii) 1 kawałek domowego ciasta na osobę (ok. 150 g kawałek) - 2 rodzaje ciasta do wyboru 1 owoc na uczestnika 2 rodzaje owoców do wyboru 8. Pojedynczy lunch dla każdego uczestnika powinien składać się: ciepły posiłek (2 propozycje do wyboru) oraz sałatkę (dwie sałatki do wyboru 150g) woda: 250 ml wody na uczestnika soki: 250 ml soków owocowych na uczestnika (2 rodzaje soków do wyboru) Poza asortymentem w/w Wykonawca dostarczy: warniki z gorącą wodą, co najmniej 2 sztuki kubeczków termoodpornych na uczestnika, szklanki na zimne napoje co najmniej jeden talerzyk na przekąski co najmniej jeden talerz na lunch niezbędne sztućce co najmniej 2 serwetki na uczestnika, estetyczna oprawa przerwy kawowej (opis oprawy znajduje się w załączniku nr 3). Wykonawca zapewnia bieżące sprzątanie zużytych naczyń. 5. Termin realizacji Zamówienia: 25 marca 2015r. Wydarzenie rozpoczyna się o godzinie 10h00 (rejestracja gości od 9h30.). 6. Warunki, które zapewnia Zamawiający: zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do sali, na której świadczona będzie usługa gastronomiczna oraz dostęp do niezbędnej ilości stołów, na których wykonawca będzie przygotowywał usługę gastronomiczną.
Załącznik nr 2: Formularz ofertowy Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY Na zrealizowanie usługi gastronomicznej w postaci przerw kawowych dla min. 30 max 55 osób oraz lunchu dla min 10 max 20 osób podczas konferencji inaugurującej Ekostandardy szansą dla nowych produktów i usług w dn. 25 marca 2015r.: Rodzaj usługi: Liczba osób min: Liczba osób max: Przerwa kawowa min 30 osób max 55 osób Lunch min 10 osób max 20 osób I. Dane Wykonawcy/ów Nazwa Oferenta: Adres Oferenta (wraz z kodem): tel.: fax.: e-mail: REGON: NIP: Do: Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera 31-033 Kraków, ul. Westerplatte 11 Oferuję/my wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w ww. Zapytaniu Ofertowym: Przerwa kawowa / 1 uczestnika Cena brutto: (słownie..) Lunch / 1 uczestnika Cena brutto: (słownie..) Oświadczam, że: 1. Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym: prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym zamówieniem (dotyczy Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą). Warunkiem spełnienia wymagania określonego w pkt. 2 jest dostarczenie dokumentu: odpis z KRS, zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. 3. Zapewnią dostarczenie pakietu kawowego oraz lunchu do budynku Uczelni znajdującącego się przy ul. Westerplatte 11 na co najmniej 45 minut przed rozpoczęciem wydarzenia. 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.... (podpis)
Załącznik nr 3 Szczegółowe proponowane menu oraz opis sposobu podania 1. Proponowane menu a/ przerwa kawowa.... b/ lunch... 2. Szczegółowy opis sposobu podania przerw kawowych oraz lunchu (proszę przedstawić/opisać kompozycję stołu, ew. obrusy, ozdoby, naczynia etc.