URZĄD MIEJSKI W GLIWICACH ZA.2710.1.2013 Gliwice, 10-06-2013 r. nr kor. UM-298502/2013 Dotyczy: Zakup energii elektrycznej na potrzeby miejskich jednostek organizacyjnych, spółek, instytucji oraz UM w okresie: 01.08.2013-31.12.2013 Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice tel. +48 32 231 30 41 fax +48 32 231 27 25 www.gliwice.eu Wydział Zamówień Publicznych ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice tel. +48 32 239-13-13 fax +48 32 238-55-27 za@um.gliwice.pl Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień: Pytanie nr 1: W SIWZ oraz we wzorach umów wpisali Państwo termin wykonania zamówienia mający się rozpocząć od dnia podpisania umowy nie wcześniej jednak niż od 01.08.2013 r. Informujemy, że po rozstrzygnięciu postępowania i podpisaniu umowy sprzedaży energii elektrycznej zgodnie z dyspozycją art 4 ustawy Prawo energetyczne wymagane jest zgłoszenie umowy sprzedaży energii elektrycznej do właściwego Operatora Systemu Dystrybucyjnego w terminach określonych w Instrukcjach Ruchu i Eksploatacji Systemu Dystrybucyjnego (IRiESD). Zgodnie z IRiESICI, w przypadku pierwszej i kolejnej zmiany sprzedawcy energii elektrycznej, nowy sprzedawca ma obowiązek poinformować lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego z wyprzedzeniem 30-dniowym o zawarciu umowy sprzedaży energii elektrycznej, chyba, że możliwy jest zdalny odczyt układów pomiarowych Klienta - wtedy okres ten wynosi 14 dni. Ponadto należy również dotrzymać terminów wypowiedzeń dotychczas obowiązujących umów. Biorąc pod uwagę powyższe zwracamy się z prośbą o dopisanie do SIWZ oraz projektów umów, iż rozpoczęcie świadczenia dostawy energii elektrycznej nastąpi nie wcześniej niż po skutecznym rozwiązaniu umów, na podstawie których dotychczas Zamawiający kupował energię elektryczną, po spełnieniu wszystkich warunków przyłączenia do sieci OSD, wejściu w życie umów o świadczenie usług dystrybucji energii oraz po skutecznym przeprowadzeniu procesu zmiany sprzedawcy u OSD)." Wzory umów zawierają odpowiednie zapisy dotyczące terminu rozpoczęcia świadczenia dostawy energii elektrycznej: 7 wzoru umowy - załącznik nr 6 pkt. 3 i 4 "3. Termin realizacji niniejszej umowy rozpocznie się po skutecznym wypowiedzeniu dotychczasowej umowy. 4. Dla realizacji Umowy konieczne jest obowiązywanie umów: a) umowy o świadczenie usług dystrybucyjnych zawartej pomiędzy Kupującym a OSD," 7 wzoru umowy - załącznik nr 5 pkt. 3 i 4 "3. Termin realizacji niniejszej umowy dla punktu poboru nr 010449/01/449 przy ul. Okrzei 20 w Gliwicach rozpocznie się zgodnie z załącznikiem nr 1, po skutecznym wypowiedzeniu dotychczasowej umowy.
4. Dla realizacji Umowy konieczne jest obowiązywanie umów: a) umowy o świadczenie usług dystrybucyjnych zawartej pomiędzy poszczególnymi odbiorcami a OSD," Pytanie nr 2: Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel niezwłocznie po wyłonieniu Wykonawcy? Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował następujących danych do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres firmy; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica. numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa (obecna i nowa); - moc umowna; - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - numer ewidencyjny PPE: - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej urnowy Zamawiający na wniosek wykonawcy przekaże wykaz punktów poboru energii elektrycznej oraz danych określonych w załączniku nr 7, 8 i 9 w wersji Excel. Pytanie nr 3: Zwracamy się z prośbą o udzielenie informacji czy procedura zmiany sprzedawcy przeprowadzana będzie po raz pierwszy? Kto jest Państw obecnym Sprzedawcą? Zamawiający informuje, że dla punktów poboru energii elektrycznej określonych w załączniku nr 7 i 8 oraz dla poszczególnych punktów Gliwickiego Teatru Muzycznego (zał. nr 9) będzie to kolejna procedura zmiany sprzedawcy. Obecnym sprzedawcą energii elektrycznej dla Urzędu Miejskiego oraz miejskich jednostek organizacyjnych jest Tauron Sprzedaż GZE Sp. z o.o. Dla Gliwickiego Teatru Muzycznego PKP Energetyka. Dla pozostałych punktów poboru energii elektrycznej określonych w załączniku nr 9 zmiana sprzedawcy będzie przeprowadzona po raz pierwszy. Pytanie nr 4: Jaki jest termin wypowiedzenia obecnych umów? Czy są to umowy kompleksowe, czy sprzedaży? Dla punktów poboru energii elektrycznej określonych w załączniku nr 7 i 8 obowiązuje umowa sprzedaży energii elektrycznej zawarta na czas określony do 31.07.2013 r. Dla punktów poboru energii elektrycznej określonych w załączniku nr 9 obowiązują umowy kompleksowe za wyjątkiem poszczególnych punktów poboru energii Gliwickiego Teatru Muzycznego (01-587, 01-1312, 01-1313 - umowy sprzedaży). Dla umów kompleksowych obowiązuje odpowiednio termin wypowiedzenia 14 dni, 2 lub 3 miesiące. Pytanie nr 5 Czy układy pomiarowo-rozliczeniowe w grupach taryfowych B są lub będą dostosowane do zasady TPA przed terminem realizacji zamówienia? Jeśli nie są dostosowane, prosimy o podanie terminu, kiedy to nastąpi. Wszystkie układy pomiarowo-rozliczeniowe w grupach taryfowych B są dostosowane do zasady TPA.
Pytanie nr 6: Uprzejmie prosimy o zmianę zapisów 7 ust. 1 wzoru umowy (Spółki instytucje). Zapis ten w przypadku, gdy odczytów układów pomiarowo rozliczeniowych dokonuje przedstawiciel Operatora Systemu Dystrybucyjnego, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości dostaw energii elektrycznej może z dużym prawdopodobieństwem spowodować sytuację przekroczenia wielkości środków sztywno określonych w treści umowy. Mając na uwadze powyższe proponujemy zapis: Zamawiający szacuje ilość zapotrzebowanej energii elektrycznej na...,kwh, jako równowartość kwoty netto... zł, VAT,.. zł, kwota brutto. zł (słownie brutto), Szacowana ilość energii elektrycznej może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu w okresie obowiązywania umowy, przy czym ceny jednostkowe określone w formularzu ofertowym pozostaną niezmienne Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów we wzorze umowy. Wzór umowy zawiera właściwe zapisy w 2. Pytanie nr 7 W 6 ust. 3 wzoru umowy (Spółki i instytucje) oraz 6 ust. 3 wzoru umowy (UM i jednostki) wymagają Państwo, aby należności wynikające z faktur VAT były płatne w terminie do 30 dni od daty jej dostarczenia". Informujemy, iż powyższy zapis będzie oznaczał konieczność wysyłania faktur za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w celu dokładnego ustalenia terminu płatności i określenia, czy zasadnym jest naliczanie odsetek za jego niedotrzymanie. To z kolei negatywnie wpłynie na kalkulację cenową oferty. W związku z powyższym proponujemy zmianę powyższego zapisu na sformułowanie: Należności wynikające z faktur VAT są płatne w terminie 30 dni od daty wystawienia tych faktur." Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów w umowie. Pytanie nr 8 Uważamy, iż Sprzedawca nie powinien ponosić jednostronnie ryzyka zmiany przepisów obowiązującego prawa w zakresie obrotu energią elektryczną. Mając powyższe na uwadze zwracamy się z prośbą o rozważenie możliwości wprowadzenia do treści wzorów umów zapisów pozwalających Wykonawcy w okresie obowiązywania umowy na zmianę cen jednostkowych w sytuacji: a) zmiany przepisów prawa wpływających na koszt prowadzenia działalności w zakresie obrotu energią elektryczną, w tym przepisów prawa podatkowego b) zmiany przepisów prawa wpływających na koszt prowadzenia działalności w zakresie obrotu energią elektryczną, w tym przepisów prawa akcyzowego; c) wydania wobec Wykonawcy decyzji administracyjnych wpływających na koszt prowadzenia działalności w zakresie obrotu energią elektryczną, w szczególności przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki. Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie zapisów do umów. Pytanie nr 9 Prosimy o bezwzględne wykreślenie 4 ust. 3-4 wzoru umowy (UM i jednostki). Informujemy, że ze względu na ograniczenia systemowe, nie ma możliwości spełnienia powyższego zapisu w obsłudze, klientów masowych, o wielu punktach poboru energii elektrycznej, dużym rozdrobnieniu i stosunkowo małym wolumenie zużycia energii w poszczególnych punktach poboru. Faktury VAT wystawione są zgodnie z zasadami rachunkowości. Posiadają szczegółowy wykaz punktów poboru wraz ze zużyciem i kosztami energii elektrycznej. Obowiązkiem sprzedawcy jest dostarczenie faktury w formie papierowej do Zamawiającego, co powinno być wystarczające. Przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest czynnością niestandardową w obsłudze pod kątem sprzedaży energii elektrycznej i wiąże się z wyższymi kosztami obsługi Odbiorcy przez spółkę obrotu energią elektryczną. W związku z tym wycofanie się z powyżej cytowanego zapisu
umownego pozwoli Wykonawcom na przedstawienie oferty, a tym samym zaproponowanie niższej ceny sprzedaży energii elektrycznej. Zamawiający nie wyraża zgody. Wymagane przez zamawiającego dane są niezbędne do prowadzenia nadzoru nad realizacją przedmiotu umowy. Wykonawca może udostępnić odpowiednią aplikację do systemu elektronicznego lub przekazywać zestawienie elektronicznie na adres zamawiającego. Pytanie nr 10 Bezwzględnie wnioskujemy o uwarunkowanie w par. 7 wzoru umowy terminu rozpoczęcia sprzedaży od pozytywnego przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów wzoru umowy. Pytanie nr 11 Zwracamy się z prośbą o usunięcie zapisu objętego postanowieniami par. 5 ust. 3 wzorców umownych, w zakresie możliwości zmiany stawki podatku VAT. W obecnym brzmieniu, w przypadku podwyższenia stawki podatku VAT, zapis ten narzuca Wykonawcy stosowanie w rozliczeniach z Zamawiającym stawki podatku wskazane w ofercie, a co za tym idzie naruszenie przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług określających właściwą stawkę podatkową w dniu wystawienia faktury. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów umownych. Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami umowy w przypadku zmiany stawki podatku VAT cena brutto wskazana w umowie nie ulegnie zmianie a nie stawka podatku VAT. Zamawiający zatem nie narzuca Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT stosowanie w rozliczeniach z Zamawiającym stawki podatku wskazanej w ofercie. Faktury należy wystawiać zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób zapewniający niezmienność ceny brutto, natomiast stawka podatku VAT może ulec zmianie. Pytanie nr 12 Dotyczy par. 5 ust. 5 wzorów umów: Rozliczenia kosztów sprzedanej energii elektrycznej odbywać się będą na podstawie odczytów układów pomiarowo-rozliczeniowych dokonywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego zgodnie z okresem rozliczeniowym stosowanym przez OSD." - Sprzedawca wystawia faktury na podstawie danych otrzymanych od OSD i nie ma wpływu na ich treść. Rozliczenia prowadzone są zgodnie z okresami udostępniania danych pomiarowych przez OSD. Nie jest to równoznaczne z okresem rozliczeniowym OSD. Dotyczy to również zapisu par. 5 ust. 7 wzorów umów: Faktury wystawiane będą na koniec okresu rozliczeniowego" Wnosimy o zmianę ww. zapisów. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów wzorów umów. Faktury z tytułu zużycia energii elektrycznej muszą być wystawiane za okres realizacji zamówienia na podstawie danych przekazanych przez OSD. Pytanie nr 13 Zwracamy się z prośbą o usunięcie zapisu objętego postanowieniami par. 9 ust. 3 wzorców umownych: Sprzedawca wyraża zgodę na potrącenie należnej Kupującemu kary umownej z faktur wystawionych za realizację przedmiotu niniejszej umowy'' Nie ma możliwości kompensacji kar umownych w ramach rozliczeń za energię elektryczną.
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów we wzorcach umownych. Pytanie nr 14 Dot. par. 4 ust. 3 i 4 wzoru umowy wnosimy o usunięcie z zestawu danych wymaganych do raportu pozycji moc przyłączeniowa" oraz moc umowna" OSD nie przekazuje takich danych sprzedawcy. Odnośnie pozycji nr punktu poboru" informujemy, że OSD przekazuje tylko nr PPE i tylko taki numer może znaleźć się w wymaganym zestawieniu. Zamawiający wyraża zgodę na wykreślenie w par. 4 ust. 3 lit a) wzoru umowy (zał. nr 5) wyrazów moc przyłączeniową" oraz moc umowną". Natomiast zestawienie musi zawierać numery punktów poboru energii elektrycznej, zgodnie z załącznikiem do umowy. Pytanie nr 15 Kto jest aktualnym sprzedawcą energii elektrycznej? Obecnym sprzedawcą energii elektrycznej dla Urzędu Miejskiego oraz miejskich jednostek organizacyjnych jest Tauron Sprzedaż GZE Sp. z o.o. Dla Gliwickiego Teatru Muzycznego PKP Energetyka. Pytanie nr 16 Czy posiadają Państwo umowy kompleksowe czy też rozdzielone umowy na sprzedaż i dystrybucję energii elektrycznej? Dla punktów poboru energii elektrycznej określonych w załączniku nr 7 i 8 obowiązuje umowa sprzedaży energii elektrycznej zawarta na czas określony do 31.07.2013 r. Dla punktów poboru energii elektrycznej określonych w załączniku nr 9 obowiązują umowy kompleksowe za wyjątkiem poszczególnych punktów poboru energii Gliwickiego Teatru Muzycznego (01-587, 01-1312, 01-1313 - umowy sprzedaży). Pytanie nr 17 Jaki jest termin obowiązywania oraz okres wypowiedzenia aktualnie obowiązujących umów? Dla umów kompleksowych obowiązuje odpowiednio termin wypowiedzenia 14 dni, 2 lub 3 miesiące. Z poważaniem Grzegorz Kwitek Kopia aa. p.o. Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych