Do uczestników postępowania o zamówienie publiczne Wrocław, 5 marzec 2015r. WZP.271.1.3.3.2015 ZP/PN/6/2015/WOU/10/567, 583 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Usługi portierskie, ochrony mienia i monitorowania, konserwacji systemu sygnalizacji włamania (SSW) i telewizji dozorowej (CCTV), elektronicznych szyfratorów, czytników kart zbliżeniowych i domofonów oraz jednorazowe przeprogramowanie do stacji monitorowania alarmu (SMA) wraz z instalacja nadajników transmisji danych GSM w obiektach Urzędu Miejskiego Wrocławia. W związku z wpłynięciem zapytań do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, działając na podstawie art. 38 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) udzielam wyjaśnienia na pytania, które wpłynęły do Zamawiającego w dniach 2 i 4 marca 2015r. oraz zmieniam treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 11 Zamawiający w par. 4 umowy określił wysokość kar umownych jakie będą naliczane w przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy. Obciążenie finansowe jakie może wynikać w związku z wysokością nałożonych kar za konkretne uchybienie jest nieadekwatne do wartości zamówienia. Wobec powyższego wnoszę o modyfikację par. 4 w następujący sposób: 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 5% wartości wynagrodzenia brutto za określony miesiąc za wykonanie usług portierskich i ochrony mienia w danym obiekcie w razie każdorazowego niewykonania postanowień w zakresie obowiązków, a także w przypadku stwierdzenia nieobecności pracownika Wykonawcy na stanowisku pracy. 2. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w razie niewykonania usługi konserwacji systemu sygnalizacji włamania (SSW)i telewizji dozorowej (CCTV), elektronicznych szyfratorów, czytników kart zbliżeniowych i domofonów. Wysokość kary umownej wynosi 10% wartości wynagrodzenia brutto za jednokrotną czynność, której wykonania opóźnienie dotyczy, tj. za każdy dzień zwłoki liczonej od pierwszego dnia miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca, w którym Wykonawca powinien wykonać usługę. 3. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z powodu przyczyn zależnych od Wykonawcy.
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie naliczonych kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia po wystawieniu noty księgowej przez Zamawiającego. 5. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach wynikających z ustawy Kodeks cywilny. Oraz dodanie punktu 6 6. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z powodu przyczyn zależnych od Zamawiającego. Te drastycznie wysokie kary umowne w naszej ocenie wywołują niczym nieuzasadnione korzyści dla Zamawiającego. Ponadto zastrzeżenie kar umownych w takiej wysokości ( jak zawarto w umowie) są sprzeczne z zasadami współżycia społecznego w rozumieniu art. 58 par.2 i art. 3531k.c., a tym samym z mocy prawa powinny zostać uznane za nieważne. Zapisy umów nie powinny faworyzować jednej ze stron. W tym przypadku mamy do czynienia z nad zbyt wygórowanymi karami umownymi, wobec powyższego żądanie zmiany zapisów w powyższym zakresie jest w pełni uzasadnione. Orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 29 czerwca 2009 roku (KIO/UZP 767/09) przedstawia podgląd, zgodnie z którym mimo, iż sytuacja Zamawiającego przy kształtowaniu treści umowy jest silniejsza, powinien on brać pod uwagę nie tylko swoje interesy, ale także interesy wykonawcy i starać się ułożyć stosunek prawny tak, aby te interesy były zrównoważone. Wobec powyższego wnoszę o zmniejszenie kar zawartych w par. 5 umowy. Odpowiedź na pytanie nr 11 Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną modyfikację 4 umowy, w tym zmniejszenia wartości kar umownych. Pytanie nr 12 W których postanowieniach SIWZ Zamawiający zawarł postanowienia, o których mowa w art. 142 ust.5 PZP i określił zasady wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia, a także wskazał treść stosowych postanowień umowy, której wzór stanowi projekt umowy - zadanie nr 1, projekt umowy zadanie nr 2. Zwracam uwagę, że zgodnie z powołanym przepisem Prawa zamówień publicznych, umowa o wykonanie zamówienia publicznego, zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy, musi zawierać postanowienia o zasadach wprowadzenia odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy, w przypadku zmiany: - stawki podatku od towarów i usług, - wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art.2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, - zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia publicznego przez Wykonawcę. Nie znajdujemy w Umowie postanowień regulujących kwestie, o których mowa w art. 142 ust. 5. Samo bowiem dopuszczenie możliwości modyfikacji wynagrodzenia w części przypadków wskazanych w powołanym przepisie nie stanowi w naszej ocenie zasady wprowadzania zmian. Zwracamy także uwagę, że w odniesieniu do podmiotów świadczących usługi ochrony mienia i osób, stanowiące przedmiot Zamówienia, zmiany przepisów w wyżej wskazanym zakresie mają znaczący wpływ na koszty związane z wykonywaniem zamówienia. Na wypadek, gdyby SIWZ, a w szczególności Umowa, nie zawierały postanowień wymaganych przepisem art. 142 ust. 5 PZP, proponujemy dokonanie zmiany SIWZ, Strona 2/6
poprzez zmianę 10 ust. 2 pkt 3,4,5 i dodanie w 10 ust. 2 nowych punktów oznaczonych numerami 6,7 w następujący sposób: 3. Cena Umowy brutto, wskazana w 2 Umowy, ulegnie odpowiedniej zmianie (tj. obniżeniu lub podwyższeniu) o wartość o jaką zmianie ulegnie w czasie obowiązywania Umowy stawka podatku od towarów i usług (VAT). 4. Strony zobowiązują się, że w przypadkach: a) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za prace ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub b) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę, że dokonają w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty otrzymania przez jedną ze stron Żądania zmiany, o którym mowa w ust. 5 poniżej zmiany umowy (w formie aneksu) i odpowiedniej zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określonego w 2 ust. 1 i 2 Umowy (tj. zmianę Ceny Umowy netto oraz Ceny Umowy brutto), zgodnie z procedurą opisaną w ust. 5 poniżej. 5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 lit. a) b) powyżej, każdej ze Stron przysługuje prawo żądania od drugiej Strony dokonania odpowiedniej zmiany Umowy (dalej: Żądanie zmiany ). Żądanie zmiany składa się wraz z uzasadnieniem (wskazującym wpływ zmiany na koszty wykonania Umowy oraz przedstawiającym wyliczenia ww. zmian) w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności. Na pisemne żądanie drugiej Strony złożone nie później w terminie 7 dni od daty otrzymania przez nią Żądania zmiany, Strona składająca Żądanie zmiany winna niezwłocznie udostępnić do wglądu drugiej Stronie, w swej siedzibie, księgowe dokumenty źródłowe, w zakresie niezbędnym do oceny zasadności zmiany Umowy. Badanie ww. dokumentów źródłowych nie może trwać dłużej niż 7 dni. 6. W przypadku, gdyby zmiana Umowy, o której mowa w ust. 4, nie została dokonana przez Strony w terminie wskazanym w ust. 5 powyżej, a jej dotyczące Żądanie zmiany przewidywało: 1) podwyższenie wynagrodzenia Zamawiający zobowiązany będzie tymczasowo do zapłaty na rzecz Wykonawcy miesięcznych zaliczek na poczet podwyższenia wynagrodzenia w wysokości równej _% różnicy pomiędzy dotychczasową wysokością Opłaty Miesięcznej netto a żądaną Wysokością Opłaty Miesięcznej netto, jednak nie więcej niż _% Opłaty Miesięcznej netto w dotychczasowej wysokości, albo 2) zmniejszenie wynagrodzenia Zamawiający zobowiązany będzie tymczasowo do zapłaty na rzecz Wykonawcy miesięcznych zaliczek na poczet obniżonego wynagrodzenia w wysokości równej _% różnicy pomiędzy dotychczasową wysokością Opłaty Miesięcznej netto a żądaną Wysokością Opłaty Miesięcznej netto, jednak nie więcej niż _% Opłaty Miesięcznej netto w dotychczasowej wysokości przy czym ostateczne rozliczenie zaliczek nastąpi najpóźniej w terminie 7 dni od dnia podpisania aneksu do Umowy, o którym mowa w ust. 4 powyżej. 7. Strony zobowiązują się, że w przypadku innej niż wymieniona w ust. 4 powyżej zmiany powszechnie obowiązującego prawa powodującego konieczność zmiany warunków Umowy, niezwłocznie zawrą stosowny aneks do Umowy. Odpowiedź na pytanie nr 12 SIWZ zawiera postanowienia o zasadach wprowadzenia zmian w wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy (zapisy w 10 projektu umowy oraz w treści SIWZ - str. 6). Biorąc powyższe pod uwagę Zamawiający informuje, iż nie dokona zmian zaproponowanych przez Wykonawcę. Pytanie nr 13 Zamawiający wskazuje w zakresie realizacji ochrony monitorowanie sygnałów alarmowych przez Stację Monitorowania Alarmów Wykonawcy. Jaki charakter ma mieć to monitorowanie? Strona 3/6
a) czy tylko za pośrednictwem pracowników na obiekcie; następnie pracownik ochrony dla SMA Wykonawcy; b) czy bezpośrednio przez System Monitorowania Alarmów Wykonawcy ze stałym podłączeniem nadajników do systemów alarmowych Zamawiającego. Odpowiedź na pytanie nr 13 Monitorowanie sygnałów alarmowych odbywa się bezpośrednio przez System Monitorowania Alarmów Wykonawcy ze stałym podłączeniem nadajników do systemu alarmowego Zamawiającego. Pytanie nr 14 Czy Zamawiający dopuszcza ingerencję we własne systemy celem podłączenia urządzeń monitorujących? Odpowiedź na pytanie nr 14 TAK - w celu realizacji umowy Wykonawca musi wykonać jednorazowe przeprogramowanie do Systemu Monitorowania Alarmów Wykonawcy wraz z podłączeniem swoich nadajników do systemu alarmowego Zamawiającego. Pytanie nr 15 Czy systemy alarmowe Zamawiającego posiadają moduły ochrony przeciwpożarowej, czy też ochrona przeciwpożarowa to systemy autonomiczne (oddzielne centrale)? Odpowiedź na pytanie nr 15 Ochrona przeciwpożarowa budynków Zamawiającego to systemy autonomiczne (oddzielne centrale). Pytanie nr 16 Czy systemy ochrony przeciwpożarowej również podlegają bezpośredniemu stałemu monitorowaniu przez Wykonawcę i wstępną weryfikację przyczyn przez wezwaniem Straży Pożarnej? Odpowiedź na pytanie nr 16 Zadanie I - System ochrony przeciwpożarowej w budynku przy ul. P.Włodkowica 20 podlega bezpośredniemu stałemu monitorowaniu przez Wykonawcę, natomiast systemy p.poż. pozostałych budynków nie. Zadanie II - System ochrony przeciwpożarowej nie podlega bezpośredniemu stałemu monitorowaniu przez Wykonawcę. Pytanie nr 17 Ile autonomicznych systemów alarmowych (central alarmowych SSWiN, Ppoż) Wykonawca będzie zobowiązany monitorować bezpośrednio? Parametr istotny w celu zaplanowania właściwej liczby urządzeń (nadajników) monitorujących. Odpowiedź na pytanie nr 17 Ilość systemów alarmowych (central alarmowych SSWiN, i p.poż) przewidzianych do monitorowania wynosi odpowiednio dla Zadania nr 1 12 szt. oraz dla Zadania nr 2 2 szt. Pytanie nr 18 W wyniku uchwalenia ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 sierpnia 2014r. proszę o wyjaśnienie czy wszyscy pracownicy przewidziani do realizacji usługi winni być zatrudnieni wyłącznie na umowę o pracę na pełny etat? Odpowiedź na pytanie nr 18 Zamawiający nie określił w SIWZ formy zatrudnienia przez Wykonawcę pracowników realizujących zamówienie. Strona 4/6
Pytanie nr 19 Proszę o wyjaśnienie w jaki sposób zamawiający dokona oceny oferty w oparciu o art. 90 ust. 1 pkt. 1 pzp, skoro w przedmiotowym postępowaniu nie wymagał od wykonawcy zatrudnienia pracowników zgodnie z art. 29 ust. 4 pkt 4 ustawy pzp? Czy wartość przyjęta do ustalenia ceny oferty będzie rozpatrywana w oparciu o minimalne wynagrodzenie za prace ustalone na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.). Odpowiedź na pytanie nr 19 Ewentualna ocena złożonych ofert, w zakresie ich cen, nastąpi zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie złożonych wyjaśnień, zgodnie z art. 90 ust. 1 pkt. Ustawy Pzp. Pytanie nr 20 Zamawiający w SIWZ Zmiany do umowy wprowadził następujący zapis: ZMIANY DO UMOWY Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: 1. zmiany prawa powszechnie obowiązujące, które będą miały wpływ na realizację umowy 2. zmiany formalno-organizacyjne, 3. zmiana obowiązującej stawki VAT. Jeżeli zmiana stawki VAT będzie powodować zmniejszenie lub zwiększenie kosztów wykonania umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wynagrodzenia równą różnicy w kwocie podatku zapłaconego przez Wykonawcę, 4. zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art.2 ust.3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; Jeśli zmiana ta będzie powodować zwiększenie kosztów po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość waloryzacji wynagrodzenia o wartość stanowiącą iloczyn ilości godzin do przepracowania i różnicy wynikającej ze zwiększenia umownej stawki za 1 rob/godz. o wartość wzrostu minimalnego wynagrodzenia ogłaszanego przez Prezesa Rady Ministrów. Waloryzacja stawki może być dokonana 1 raz w roku na pisemny, uargumentowany wniosek wykonawcy, 5. zmiana zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne; Jeśli zmiana ta będzie powodować zwiększenie kosztów po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia wynagrodzenia jeśli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Zmiana stawki za 1 rob/godz. może być dokonana 1 raz w roku na pisemny, uargumentowany wniosek wykonawcy. Przewidziane powyżej okoliczności stanowiące podstawę zmian do umowy, stanowią uprawnienie Zamawiającego nie zaś jego obowiązek wprowadzenia takich zmian. Wyżej wymieniony zapis jest niezgodny z obowiązującymi przepisami prawa, ponieważ od 19.10.2014 Zamawiający ma obowiązek wprowadzania takich zmian. Wnosimy o usuniecie tego zapisu Odpowiedź na pytanie nr 20 Zamawiający zmienia treści SIWZ poprzez usunięcie ze strony nr 6 SIWZ zdania: Przewidziane powyżej okoliczności stanowiące podstawę zmian do umowy, stanowią uprawnienie Zamawiającego nie zaś jego obowiązek wprowadzenia takich zmian. Strona 5/6
Jednocześnie Zamawiający informuje, iż w Załączniku nr 11 do Zadania nr 1 Formularz cenowy, w punkcie - IX. Obiekt ul. G. Zapolskiej 4 - dodaje nowy wiersz Całodobowe monitorowanie 24 miesiące. Powyższe wynika z przyjętego Wykazu usług Załącznik nr 2 do Zadania nr 1 - a nie zostało uwzględnione w Formularzu cenowym. W załączeniu nowy Załącznik nr 11 Formularz cenowy dla Zadania nr 1 do wykorzystania. Z up. Prezydenta Tomasz Kaźmierczak Kierownik Działu Zamówień Publicznych Sprawę prowadzi: Marek Szyszka +48/0 717 77 92 66 Sporządził: Renata Bociarska Załączniki: Nowy Załącznik nr 11 Formularz cenowy dla Zadania nr 1 Strona 6/6