3 WAŻNE INFORMACJE O PROGRAMIE PŁATNIK BROSZURA INFORMACYJNA
Spiis ttreścii 1. Wstęp... 3 2. Główne funkcje programu... 3 3. Pobieranie danych z ZUS... 4 3.1. Raport z pobrania danych... 5 3.2. Komponenty programu... 6 3.3. Dane płatnika... 7 3.4. Dane ubezpieczonych... 7 3.5. Komplety rozliczeniowe pobrane z ZUS... 8 4. Tworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej... 8 5. Aktualizacja statusów przetworzenia dokumentów... 8 6. Mechanizmy wysyłki dokumentów ubezpieczeniowych... 9 7. Dokumenty i materiały informacyjne... 9 Strona 2 z 9
1.. WSTĘP Program Płatnik jest bezpłatnym narzędziem udostępnianym płatnikom składek, które służy do przygotowywania i przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych. Program Płatnik to nowe rozwiązanie, które umożliwia dostęp on-line do informacji zgromadzonych na koncie płatnika składek w Zakładzie, a tym samym pozwala na wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program przeznaczony jest do instalowania i użytkowania zarówno przez płatników składek, jak i podmioty upoważnione, którzy instalują program Płatnik po raz pierwszy lub korzystali już z wcześniejszej wersji programu. Funkcje udostępnione w programie Płatnik ułatwią sporządzanie dokumentów na podstawie danych zaewidencjonowanych na koncie płatnika składek i na kontach ubezpieczonych w ZUS oraz ich weryfikację. Najwżniejsze funkcje Programu Płatnik zostały przedstawione w niniejszej broszurze. Życzymy miłej pracy z programem Płatnik Zakład Ubezpieczeń Społecznych 2.. GŁÓWNE FUNKCJJE PROGRAMU W programie Płatnik w wersji 9.01.001 dostępne są następujące funkcje: 1. POBIERANIE DANYCH Z ZUS umożliwia udostępnienie w programie Płatnik danych zapisanych na kontach płatnika i ubezpieczonego w ZUS, 2. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH nie dokonasz wysyłki, jeżeli m.in.: w wysyłanym zestawie będą znajdować się dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe, w tej samej przesyłce do ZUS będą znajdować się dokumenty rozliczeniowe z różnymi identyfikatorami, 3. INFORMOWANIE O STANIE PRZETWORZENIA DOKUMENTÓW WYSŁANYCH DO ZUS otrzymasz informację, czy dokumenty przekazane do Zakładu zostały przetworzone, odrzucone, czy też oczekują na wyjaśnienie, 4. AUTOMATYCZNE TWORZENIE DOKUMENTÓW WYREJESTROWANIA UBEZPIECZONYCH na podstawie zapisanego dokumentu ZUS ZWPA (wyrejestrowania płatnika) program umożliwia automatyczne utworzenie dokumentów ZUS ZWUA dla zatrudnionych pracowników, 5. INFORMOWANIE PŁATNIKA O KONIECZNOŚCI UTWORZENIA DOKUMENTÓW WYREJESTROWANIA CZŁONKÓW RODZIN podczas zapisu dokumentu ZUS ZWUA otrzymasz komunikat o możliwości utworzenia dokumentów wyrejestrowujących członków rodzin ZUS ZCNA, 6. PODPOWIADANIE NUMERÓW RACHUNKÓW BANKOWYCH ZGŁOSZONYCH PRZEZ PŁATNIKA PRZY TWORZENIU DOKUMENTU ZUS ZBA przy tworzeniu dokumentu ZUS ZBA program umożliwia pobieranie numerów rachunków z listy rachunków znajdujących się w Kartotece Płatnika, 7. PODPOWIADANIE ADRESÓW PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI ZGŁOSZONYCH PRZEZ PŁATNIKA PRZY TWORZENIU DOKUMENTU ZUS ZAA przy tworzeniu dokumentu ZUS ZAA program umożliwia pobieranie adresów z listy adresów dostępnych w Kartotece Płatnika, Strona 3 z 9
8. TWORZENIE DOKUMENTÓW: INFORMACJA MIESIĘCZNA I ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ (ZUS IMIR) program umożliwa utworzenie dla wybranego ubezpieczonego Informacji miesięcznej lub Informacji rocznej za jeden lub kilka wskazanych okresów rozliczeniowych, a także za cały rok. Informacja dla ubezpieczonego za wybrany okres jest tworzona na podstawie dokumentów przetworzonych i zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS, 9. WYMUSZENIE KOREKTY RAPORTÓW ZUS RCA W PRZYPADKU ZMIANY STOPY PROCENTOWEJ SKŁADKI NA UBEZPIECZENIE WYPADKOWE NA ZUS DRA program poinformuje Cię o konieczności przekazania do ZUS raportów z przeliczoną składką na ubezpieczenie wypadkowe. Dotyczy to przypadków, gdy na deklaracji korygującej ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa) wprowadzono zmianę stopy procentowej w stosunku do deklaracji o wcześniejszym numerze. Program skopiuje brakujące pozycje raportów ZUS RCA (imienny raport miesięczny) do kompletu korygującego, 10. PRZEKAZYWANIE TYLKO POZYCJI ZMIENIONYCH W KOMPLETACH KORYGUJĄCYCH przed wysłaniem zestawu kompletu korygującego program umożliwi usunięcie niezmienionych pozycji raportów, raporty korygujące wysyłane są bowiem tylko za osoby, za które dane uległy zmianie, 11. WARUNKOWE PRZEKAZANIE DOKUMENTÓW Z ISTOTNYMI BŁĘDAMI program kwalifikuje dokumenty do dodatkowej kontroli w ZUS przed skierowaniem ich do przetworzenia i zapisaniem danych w nich zawartych na koncie płatnika i ubezpieczonych. Dokumenty kwalifikowane są do kontroli w ZUS, jeśli pojawi się błąd typu ostrzeżenie lub poważny. Szczegółowe informacje dotyczące instalacji programu, pobierania danych z ZUS, tworzenia dokumentów oraz ich wysyłki zostały opisane w dokumentach: Program Płatnik Dokumentacja użytkownika i Program Płatnik Dokumentacja administratora oraz w szkoleniu elektronicznym. Dokumenty są dostępne na stronie www.pue.zus.pl/platnik/. 3.. POBIIERANIIE DANYCH Z ZUS W programie Płatnik w wersji 9.01.001 masz możliwość pobierania danych z ZUS, w tym danych zapisanych na Twoim koncie jako płatnika składek oraz kontach zgłoszonych przez Ciebie ubezpieczonych. Są to następujące grupy danych: o aktualne parametry konfiguracyjne wymagane do poprawnej pracy systemu weryfikacji (biblioteki, słowniki itp.), o dane z kont płatnika i ubezpieczonych znajdujących się w ZUS, o statusy przetworzenia dokumentów wysłanych przez płatnika (oczekuje na przetworzenie w ZUS, przetworzony, odrzucony, przekazany do wyjaśnienia). Pobrane dane dotyczące kont płatnika i zatrudnionych pracowników przechowywane są w kartotece płatnika oraz kartotekach ubezpieczonych. Odbiór danych płatnika i ubezpieczonych będzie możliwy po podpisaniu oświadczenia o prawie dostępu do danych wnioskowanego płatnika Pobieranie danych z ZUS oraz przekazaniu niezbędnych do uwierzytelnienia danych z dokumentów znajdujących się w ZUS. Dane te zostaną pobrane automatycznie z bazy programu, a w przypadku gdy nie ma ich w bazie, będziesz musiał je odszukać i wprowadzić do formularza oświadczenia samodzielnie. Dodatkowo będziesz musiał zapoznać się z regulaminem pobierania danych z ZUS, załączonym do oprogramowania. Strona 4 z 9
Aby pobrać dane płatnika i ubezpieczonych z ZUS, trzeba mieć ważny certyfikat kwalifikowany oraz odpowiadający mu klucz prywatny (patrz Dokumentacja administratora rozdział Ustawienia certyfikatów ). Aby pobrać dane płatnika i ubezpieczonych z ZUS należy: 1. Ustawić w parametrach przekazu elektronicznego odpowiedni certyfikat kwalifikowany. 2. Ustawić w parametrach przekazu elektronicznego opcje połączenia z internetem (patrz Dokumentacja administratora rozdział Ustawienia komunikacji z ZUS ). 3. Z menu Administracja należy wybrać polecenie: Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika. 4. Warunkiem rozpoczęcia pobierania danych jest złożenie podpisu na oświadczeniu Pobieranie danych z ZUS. Dodatkowe informacje są dostępne na stronie www.pue.zus.pl/platnik/ Raport z pobierania będzie również dostępny w Dzienniku operacji. Dziennik operacji znajduje się w menu Widok, polecenie: Administracja/Dziennik Operacji. 3..1.. RAPORT Z POBRANIIA DANYCH Po pobraniu danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS wygeneruje się Szczegółowy raport z pobrania danych, który zawiera wszystkie informacje o zmianach wprowadzonych w kartotekach programu Płatnik. Raport z pobrania zawiera następujące informacje: o Pobieranie plików aktualizacji. o Sprawdzenie autentyczności danych w bazie danych. o Przygotowanie do pobierania danych płatnika. o Sprawdzanie aktualności danych płatnika w ZUS. Raport składa się z części dotyczących kartoteki płatnika oraz kartotek ubezpieczonych. W częściach dotyczących kartoteki płatnika i ubezpieczonych wymienione są wartości, które uległy zmianie w stosunku do stanu kartotek sprzed pobierania danych. Z raportu odczytać można informację, że dana wartość została: o dodana (przed pobraniem była pusta), o usunięta, o zmieniona. W przypadku informacji o zmianie dostępne są w raporcie obydwie wartości: przed i po pobraniu danych z ZUS. Aby pobrać szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS należy: 1. Z menu Przekaz wybrać polecenie Ustawienie przekazu elektronicznego. 2. Po ukazaniu się okna z Ustawieniami przekazu elektronicznego zaznaczyć polecenie Generuj szczegółowy raport z pobrania danych z ZUS. 3. Następnie wybrać opcję OK. Może się zdarzyć, że dane na kontach w ZUS są nieprawidłowe. W sytuacjach wątpliwych sprawę należy wyjaśnić z osobą ubezpieczoną. Jeżeli okaże się, że dane pobrane z ZUS wymagają zmiany lub korekty, jako płatnik powinieneś przekazać do ZUS dokument korygujący, odpowiedni do typu danych wymagających zmiany: Strona 5 z 9
TYP DANYCH Identyfikacyjne ubezpieczonego Ewidencyjne ubezpieczonego Adresowe ubezpieczonego Dot. członków rodziny Identyfikacyjne płatnika Ewidencyjne płatnika Adresowe płatnika Dot. rachunku bankowego ZUS ZIUA ZMIANA / KOREKTA NA FORMULARZU ZUS ZUA lub ZUS ZZA ZUS ZUA lub ZUS ZZA ZUS ZCNA ZUS ZIPA (płatnik składek będący przedsiębiorcą zgłasza zmiany danych na wniosku CEIDG-1) ZUS ZPA lub ZUS ZFA (płatnik składek będący przedsiębiorcą zgłasza zmiany / korekty danych na wniosku CEIDG-1) ZUS ZPA lub ZUS ZFA (płatnik składek będący przedsiębiorcą zgłasza zmiany / korekty danych na wniosku CEIDG-1), a w przypadku adresu prowadzenia działalności ZUS ZAA ZUS ZBA Szczegółowe informacje dotyczące zasad wypełniania i korygowania dokumentów opisane są w poradniku dla płatników składek Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych. Poradnik dostępny jest na stronie www.zus.pl w zakładce ZUS na skróty / Poradniki, ulotki. 3..2.. KOMPONENTY PROGRAMU Program Płatnik w wersji 9.01.001 zapewnia aktualizację komponentów programu w zakresie danych: 1. Aktualne wartości parametrów wyliczeniowych. 2. Aktualna wartość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe płatnika (tylko w przypadku gdy została nadana płatnikowi przez ZUS). 3. Słowniki merytoryczne będące podstawą do wykonania weryfikacji dokumentów. 4. Tablice konwersji dokumentów rozliczeniowych. 5. Lista błędów weryfikacji wraz z klasą błędów. 6. Certyfikat klucza publicznego ZUS (odnawiany obecnie co dwa lata), z którego powinni korzystać płatnicy składek. 7. Adresów certyfikatów ZUS i Centrum certyfikacji. Aktualizacja danych i komponentów programu Płatnik jest wywoływana przy uruchomieniu programu oraz z menu Administracja. W sytuacji gdy w ZUS są dostępne aktualizacje, program informuje o tym użytkownika. Aby samodzielnie wywołać w programie Płatnik aktualizacje komponentów, należy z menu Administracja wybrać polecenie Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika. Strona 6 z 9
3..3.. DANE PŁATNIIKA Po pobraniu danych z rejestru ZUS dane przechowywane w programie zostaną zaktualizowane o dane znajdujące się na koncie płatnika w ZUS. Po aktualizacji danych płatnika danymi z ZUS kartoteka płatnika otrzymuje status Potwierdzona w ZUS i jest zablokowana do ręcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w danych płatnika są widoczne po wysłaniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane i pobraniu aktualizacji danych z ZUS. Potwierdzona w ZUS kartoteka płatnika będzie posiadała informacje: o dane identyfikacyjne, o adres siedziby, o adres zamieszkania, o adres do korespondencji, o adres prowadzenia działalności gospodarczej, o inne dane (stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery kont bankowych), o dane do wyliczeń i weryfikacji (dane na koncie płatnika, dane o biurze rachunkowym, status płatnika, dane o obowiązku wypełniania dokumentu ZUS IWA i obowiązku opłacania składek), o dane historyczne. 3..4.. DANE UBEZPIIECZONYCH Po pobraniu danych z ZUS kartoteki ubezpieczonych zostaną zaktualizowane o dane przechowywane na kontach w ZUS dla ubezpieczonych zgłoszonych przez Ciebie jako płatnika. Zidentyfikowana kartoteka otrzyma status Potwierdzona w ZUS. Zaktualizowane zostaną kartoteki ubezpieczonych, którzy: o są zgłoszeni do ubezpieczeń przez Ciebie jako płatnika, o są już wyrejestrowani z ubezpieczeń przez Ciebie jako płatnika, ale od wyrejestrowania nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy. W programie Płatnik przewidziano również możliwość aktualizacji danych na żądanie. W takiej sytuacji wskazujesz kartoteki ubezpieczonych, dla których oczekujesz pobrania danych z kont w ZUS. Zakres danych pobieranych z kont ubezpieczonych w ZUS: o dane ewidencyjne (imię, imię drugie, nazwisko rodowe, płeć), o informacje o zgonie osoby ubezpieczonej (data zgonu), o miesiąc przekroczenia lub osiągnięcia kwoty górnej granicy wymiaru składek na bezpieczenia emerytalne i rentowe, o dane członków rodziny ubezpieczonego zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego, o dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń (kod tytułu, okresy zgłoszenia, podlegania ubezpieczeniom), o dane dotyczące indywidualnego schematu podlegania. Strona 7 z 9
3..5.. KOMPLETY ROZLIICZENIIOWE POBRANE Z ZUS Komplety rozliczeniowe pobrane z ZUS to dokumenty rozliczeniowe (raporty i deklaracje), które zostały przekazane przez Ciebie jako płatnika do ZUS, przetworzone i zapisane na kontach w ZUS. Komplety rozliczeniowe pobrane z ZUS służą do weryfikacji dokumentów i wyliczeń w deklaracji rozliczeniowej podczas tworzenia dokumentów korygujących. Pobrane z ZUS komplety rozliczeniowe znajdują się w zakładce Informacje z ZUS > Komplety rozliczeniowe. Płatnikom składek udostępniane są przetworzone i zapisane na kontach komplety rozliczeniowe za ostatnie 17 miesięcy. W sytuacji gdy istnieje konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych za okresy sprzed 17 miesięcy, wówczas ZUS na Twój wniosek może udostępnić odpowiednie komplety rozliczeniowe. Wniosek o udostępnienie dokumentów rozliczeniowych za wskazane okresy można zgłosić, dzwoniąc na infolinię COT. 4.. TWORZENIIE IINFORMACJJII DLA OSOBY UBEZPIIECZONEJJ Program Płatnik w wersji 9.01.001 umożliwia utworzenie dla wybranego ubezpieczonego Informacji miesięcznej lub Informacji rocznej za jeden lub kilka wskazanych okresów rozliczeniowych, a także za cały rok. Informacja dla ubezpieczonego za wybrany okres jest tworzona na podstawie dokumentów rozliczeniowych przetworzonych i zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS. Funkcja ta jest wspomagana kreatorem (oprogramowanie ułatwiające tworzenia informacji miesięcznej i rocznej), który w trakcie pracy umożliwia pobranie danych za wybrane okresy z ZUS. Informacje dla osób ubezpieczonych są tworzone na podstawie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez Ciebie jako płatnika i uznanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za poprawne. Płatnicy składek, którzy nie pobierają danych z ZUS, nie mogą tworzyć Informacji miesięcznych i Informacji rocznych dla ubezpieczonych. Dodatkowe wyjaśnienia, w zakresie tworzenia Informacji dla ubezpieczonego znajdziesz na stronie: http://pue.zus.pl/platnik/poradnik/-/asset_publisher/lqyubyvk0gz5/content/rocznai-miesieczna-informacja-dla-ubezpieczonego-w-programie-platnik-9-01-001b. 5.. AKTUALIIZACJJA STATUSÓW PRZETWORZENIIA DOKUMENTÓW Po wysłaniu dokumentów i przetworzeniu ich w ZUS program Płatnik zaktualizuje statusy przetworzenia dokumentów w rejestrze dokumentów na podstawie informacji pobranej z ZUS. Program poczas każdego pobrania danych z ZUS sprawdza, czy informacja o przetworzeniu dokumentów jest dostępna w ZUS. W sytuacji gdy wysłane dokumenty zostały przetworzone z błędem, informacja o błędach dostępna jest w rejestrze dokumentów. Strona 8 z 9
6.. MECHANIIZMY WYSYŁKII DOKUMENTÓW UBEZPIIECZENIIOWYCH Zaleca się aktualizację danych w kartotekach płatnika i ubezpieczonych przed przystąpieniem do tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Przygotowywanie dokumentów na podstawie aktualnych danych umożliwi poprawną ich weryfikację podczas wysyłania zestawu do ZUS. Program Płatnik nie dopuszcza możliwości przekazania do ZUS dokumentów dla płatnika i ubezpieczonych, jeśli dane nie zostaną potwierdzone w ZUS. Nie dotyczy to dokumentów: o zgłoszeniowych zakładających konto płatnika osoby fizycznej, o zgłoszeniowych ubezpieczonych będących obywatelami Polski (posiadających numer PESEL) po potwierdzeniu tych danych w Centralnym Rejestrze Ubezpieczonych lub RU PESEL, o zgłoszeniowych ubezpieczonych, którzy nie posiadają obywatelstwa polskiego i posługują się paszportem lub innym dokumentem tożsamości. Program nie dopuszcza wysyłki, jeśli w wysyłanym zestawie znajdują się: o dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe, o dokument ZUS ZSWA oraz jakiś inny dokument rozliczeniowy lub zgłoszeniowy, o dokument ZUS IWA oraz jakiś inny dokument rozliczeniowy lub zgłoszeniowy, o dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZUA i ZUS ZZA dla tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, jeśli użytkownik nie oznaczył kolejności przetworzenia tych dokumentów. W zestawie wysyłanym do ZUS nie mogą znajdować się dokumenty rozliczeniowe (deklaracja i raport) o różnych identyfikatorach. Każdy okres musi być umieszczony w oddzielnym zestawie. 7.. DOKUMENTY II MATERIIAŁY IINFORMACYJJNE Na stronie www.pue.zus.pl/platnik/ znajdują się materiały informacyjne dotyczące obsługi programu Płatnik. Na stronie www.zus.pl znajduje się natomiast poradnik Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych. Szczegółowe informacje możesz uzyskać: w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS oraz na stronie www.zus.pl, gdzie znajdziesz m.in.: wykaz jednostek ZUS, poradniki, szkolenie e-learningowe z programu Płatnik. na Platformie Usług Elektronicznych www.pue.zus.pl, na specjalnym kanale Elektroniczny ZUS w serwisie filmowym YouTube, telefonicznie w Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS: 801 400 987 dla telefonów stacjonarnych*, (22) 560 16 00 dla telefonów komórkowych*, od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 18, za pomocą Skype a: zus_centrum_obslugi_tel., za pomocą e maila: cot@zus.pl. *Opłata za połączenie jest zgodna z planem taryfikacyjnym danego operatora. Strona 9 z 9