ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/W-S/POKL/2013 z dnia 22.04.2013r. Mając na uwadze zachowanie zasad konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w postępowaniu prowadzonym w ramach projektu nr WND- POKL.07.02.01-24-002/12 pt. PI-PIW - Innowacyjna Platforma Współpracy na rzecz zatrudnienia osób niepełnosprawnych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zapraszamy do złożenia oferty na organizacje wyjazdów studyjnych do Niemiec i Francji w ramach realizacji komponentu współpracy międzynarodowej w Projekcie. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2007r. nr 233, poz. 1655 z późn. zm.). Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi w niniejszym zapytaniu kryteriami oceny. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Niniejsze zapytanie zostało dostarczone do trzech potencjalnych Wykonawców oraz zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego. 1. Zamawiający: Trawipol-AZ Sp. z o.o. ul. Piastowska 2 44-100 Gliwice, KRS 0000353339 Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy, NIP 6312609292 REGON 241557701
2. OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ WIELKOŚCI ZAMÓWIENIA Z PODANIEM INFORMACJI O MOŻLIWOŚCI SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH Nazwa i kod przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55.00.00.00 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego; 63.50.00.00 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej; 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie; 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 60.00.00.00 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów); 66.51.00.00 - Usługi ubezpieczeniowe A. Wyjazd studyjny do Niemiec do Drezna w terminie 20-22 maja 2013 roku dla 11 osób (10 os. + tłumacz). Przy realizacji wyjazdu studyjnego Wykonawca zapewni uczestnikom: - transport busem dla 11 osób (w całym okresie pobytu) obejmujący również transport uczestników wyjazdu na miejscu celem przemieszania się pomiędzy hotelem, a miejscami spotkań i wizyt; - zakwaterowania w pokojach 1 i 2 osobowych w hotelach *** (2 noclegi dla każdej osoby), - całodzienne wyżywienie (3 posiłki w tym co najmniej jeden ciepły), - ubezpieczenie uczestników NW na cały pobyt B. Wyjazd studyjny do Francji do Seclin w terminie 23 25 czerwca 2013 roku dla 11 osób (10 os. + tłumacz). Przy realizacji wyjazdu studyjnego Wykonawca zapewni uczestnikom: - transport busem dla 11 osób (w całym okresie pobytu) obejmujący również transport uczestników wyjazdu na miejscu celem przemieszania się pomiędzy hotelem, a miejscami spotkań i wizyt; - zakwaterowania w pokojach 1 i 2 osobowych w hotelach *** (2 noclegi dla każdej osoby),
- całodzienne wyżywienie (3 posiłki w tym co najmniej jeden ciepły), - ubezpieczenie uczestników NW na cały pobyt Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania usługi dla poszczególnych zadań w czasie wskazanym przez Zamawiającego. Nie dopuszcza się złożenie ofert częściowych dotyczących jednego zadania tj. tylko A lub B. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia o 50% ilości dni usługi wg zapotrzebowania wynikającego z realizacji Projektu jak również okresu wykonania przedmiotu umowy. Zadania przyjęte przez Wykonawcę muszą być zrealizowane w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. 4. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Do udziału w postępowaniu dopuszczeni są wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: a. Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności zgodnie z przedmiotem zamówienia (dokumenty do wglądu) b. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia z zgodnie z przedmiotem zamówienia opisanym w punkcie 3 niniejszego zapytania. c. Posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie i zaplecze techniczne. 5. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY 1. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej na załączonym formularzu załącznik nr 1 do niniejszej dokumentacji. 2. Oferty można składać do dnia 10.05.2013 do godz. 15.00 w Biurze Projektu, ul. Piastowska 2, 44-100 Gliwice lub pocztą, kurierem lub osobiście w godzinach od 10.00 do 15.00 (decyduje data i godzina wpływu oferty do Biura). 3. Oferty złożone po terminie nie będą podlegać ocenie. Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę i godzinę jej wpływu do Biura Projektu - Trawipol AZ, ul. Piastowska 2, 44-100 Gliwice
4. Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić napis Wyjazd studyjny do Niemiec i Francji - Nie otwierać przed 10.05.2013 przed godziną 15.00 5. Nie dopuszcza się złożenia oferty w formie e-maila lub faksem. 6. Do oferty nie należy załączać żadnych dokumentów poza formularzami będącymi załącznikiem do niniejszego Zapytania. Nie przedłożenie kompletu dokumentów będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Dokumenty, których żąda Zamawiający (w szczególnych przypadkach), muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem, podpisana przez Wykonawcę 7. Zamawiający ma prawo odrzucić oferty o wartości niewspółmiernie niskiej w stosunku do średnich cen za tego typu usługi. 8. Zamawiający ma prawo odrzucić oferty, której łączna cena przekracza wartość przeznaczoną w budżecie projektu na wykonanie zadania. 9. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 10. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o następującej treści (załącznik 2 do niniejszego zapytania) Niniejszym oświadczam, iż.. (nazwa wykonawcy) nie jest powiązana z Trawipol-AZ sp. z o.o. osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumiemy wzajemne powiązania między Trawipol-AZ sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Trawipol-AZ sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Trawipol-AZ sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
6. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cenę oferty należy podać w kwocie brutto uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. 2. Cena brutto oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN), w złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 3. Cena brutto określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy i nie może wzrosnąć. 4. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 6. Wykonawca określi cenę łączną na wszystkie elementy niezbędne do zrealizowania zamówienia, 7. Wykonawca musi uwzględnić wszystkie podatki, w tym podatek od wartości dodanej (VAT), cła i inne koszty, które będą przez niego opłacone w ramach umowy i powinny być one doliczone do stawek, cen i ceny ostatecznej ustalonej przez Wykonawcę w ofercie. 8. Należy przewidzieć cały przebieg usługi, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji Wykonawca winien uwzględnić w zaproponowanej cenie. 9. Przewiduje się, że płatności (w dwóch równych ratach) za wykonanie przedmiotu zamówienia odbywać się będą przed realizacją poszczególnych usług (A i B) na podstawie przedłożonej Zamawiającemu faktury VAT lub rachunku, przelewem na konto bankowe wskazane przez Wykonawcę. 10. Wykonawca zapewnia, że cena podana w ofercie nie ulegnie zmianie przez okres ważności oferty (związania) oraz okres realizacji (wykonania) zamówienia. 11. Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium.
7. OPIS KRYTERIUM, KTÓRYM ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria: cena za usługę (brutto) 100% Wykonawca zobowiązany jest podać cenę brutto i przedstawić ją zgodnie ze wskazaniami wzoru oferty poprzez określenie stawki za całość usługi uwzględniającej wyjazd do Niemiec i Francji. 2. Wybór oferty dokonany będzie przez Komisję złożoną z 3 członków. 3. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taką samą cenę, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najniższą cenę brutto. 8. INFORMACJE DODATKOWE 1. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące niniejszego zapytania przekazywane będą telefonicznie. 2. Zamawiający dokona badania i oceny złożonych ofert w terminie maksymalnie 3 dni roboczych od upływu terminu składania ofert. 3. Zamawiający przekaże informację o najkorzystniejszej ofercie każdemu kto złoży ofertę telefonicznie w terminie 5 dni roboczych od dokonania wyboru Wykonawcy. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty lub od zawarcia umowy z istotnych przyczyn. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo możliwości do żądania od Wykonawcy dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w przedłożonej ofercie. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć te dokumenty do siedziby Zamawiającego w ciągu 72 godzin od momentu otrzymania prośby o dostarczenie dokumentów.
6. Wybór Wykonawcy nastąpi z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania ubiegających się o zamówienia. 7. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone złożone oferty. 8. Niniejsze zapytanie jest opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego oraz zostało przekazane osobiście 3 potencjalnym wykonawcom. 9. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Katarzyna Fryźlewicz Kierowniczka Projektu (Tel. 660 931 678)
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/W-S/POKL/2013 F O R M U L A R Z O F E R T O W Y D O Z A P Y T A N I A O F E R T O W E G O nr 1/W-S/POKL/2013 Dane Wykonawcy: Pełna nazwa:... Adres:... Telefon/fax:..., e-mail:... NIP:..., REGON:... Przedmiot oferty: A. Wyjazd studyjny do Niemiec do Drezna B. Wyjazd studyjny do Francji do Seclin Realizacja przedmiotu zamówienia według szczegółowych informacji zawartych w Zapytaniu ofertowym nr 1/W-S/POKL/2013. Łączna wartość zamówienia brutto:.....pln Słownie. Oświadczam, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem ofertowym i nie wnosimy żadnych zastrzeżeń. Potwierdzamy związanie niniejszą ofertą. Oświadczam, że : a. Posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności zgodnie z przedmiotem zamówienia. b. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. c. Posiadamy niezbędną wiedzę, doświadczenie i zaplecze techniczne... miejscowość, data podpis
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 1/W-S/POKL/2013 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH MIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM Niniejszym oświadczam, że:... (pełna nazwa i adres Wykonawcy) zwana dalej Wykonawcą nie jest powiązana osobowo lub kapitałowo z: Trawipol AZ sp. z o. o. z siedzibą w Gliwicach ul. Piastowska 2 zwanym dalej Zamawiającym Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. miejscowość, data podpis