Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa tel.: +48 22 4509 810, fax: +48 22 4509 803, cofund@cofund.org.pl, www.cofund.org.pl NIP: 526-000-54-68 REGON: 002179760 KRS: 0000112576 Data: 23 grudnia 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 12/DWES/OST/FFW/2014 Świadczenie usług księgowych dla Podmiotów Ekonomii Społecznej Fundacja Fundusz Współpracy zwraca się z prośbą o przedstawienie Państwa oferty z uwzględnieniem poniższych wymagań: I. Opis przedmiotu zamówienia: 1) Świadczenie usług księgowych dla Podmiotów Ekonomii Społecznej * dla Uczestników Projektu Innowacyjny system wsparcia rozwoju ekonomii społecznej w subregionie ostrołęckim umowa nr POKL.07.02.02-14-018/11, według zakresu przedstawionego poniżej: a. Opracowanie/dostosowanie polityki rachunkowości, planu kont i wszelkich innych procedur wewnętrznych związanych z ewidencją księgową. b. Bieżąca aktualizacja polityki rachunkowości. c. Prowadzenie księgowości, zgodnie z ustawą o rachunkowości z 19.11.1994 roku z późn. zmianami, w tym: sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem formalno-rachunkowym; prowadzenie bieżących zapisów w ewidencji księgowej; dekretacja dokumentów; rejestrowanie dokumentów w programie księgowym; uzgadnianie obrotów i sald na kontach rozrachunkowych; prowadzenie dziennika (przygotowywanie wydruków); wydruki umożliwiające podejmowanie prawidłowych decyzji finansowych; analiza kosztów projektu; prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupów VAT, Rejestru Środków Trwałych a także rejestru wartości niematerialnych i prawnych oraz umorzeń/odpisów amortyzacyjnych; zamknięcie ksiąg po zakończeniu roku obrotowego; sporządzenie bilansu otwarcia; sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego za rok 2014, w tym bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych oraz informacji dodatkowej; sporządzenie bilansu zamknięcia w przypadku rozwiązania umowy z Zamawiającym. d. Sporządzanie dokumentacji dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym zgłaszanie pracowników i zleceniobiorców do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. e. Przygotowywanie list płac, przelewów, rachunków do umów cywilnoprawnych. f. Sporządzanie deklaracji podatkowych i ZUS zgodnie z obowiązującym prawem. * Podmioty Ekonomii Społecznej: spółdzielnie pracy, spółdzielnie inwalidów i niewidomych, organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i wolontariacie (Dz. U. z dnia 29 maja 2003 r. z późn. zm.), Centra Integracji Społecznej, Kluby Integracji Społecznej, Zakłady Aktywności Zawodowej, Warsztaty Terapii Zajęciowej.
g. Przestrzeganie przepisów podatkowych, w tym: podatek od osób fizycznych, podatek od osób prawnych, podatek od towarów i usług. h. Przestrzeganie przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. i. Wykonawca zapewni asystę i współpracę jak również będzie reprezentował Uczestnika Projektu przy kontrolach US, ZUS, instytucji audytujących, badaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta i wszelkich innych kontrolach i audytach, które będą realizowane u Uczestnika Projektu, zgodnie z zakresem i wymaganiami kontrolujących w odniesieniu do prowadzonych usług. j. Sporządzanie deklaracji dla GUS zgodnie z wymogami tego organu. 2) Zamawiający nie dopuszcza do oceny ofert, których wykonawca przy wykonywaniu zamówienia posługuje się podwykonawcami na podstawie jakiejkolwiek umowy albo w całości lub części zleca osobom trzecim na podstawie jakiejkolwiek umowy wykonanie usług, o których mowa w pkt I.1); 3) Szacowana liczba PES korzystających z usług księgowych: a. Prowadzących działalność gospodarczą 11 b. Nieprowadzących działalności gospodarczej 5 Liczba PES korzystających z usług księgowych może ulec zmniejszeniu w wyniku zgłoszonego zapotrzebowania lub w przypadku wyczerpania środków w budżecie projekcie. 4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, na obsługę mniejszej liczby PES oraz mających siedzibę w określonych powiatach. II. Kod/y i nazwa CPV: 79211000-6 Usługi księgowe III. Źródło finansowania: Projekt Innowacyjny system wsparcia rozwoju ekonomii społecznej w subregionie ostrołęckim, współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach programu PO KL. IV. Miejsce i termin realizacji zamówienia: W siedzibie Wykonawcy. Wykonawca minimum raz w miesiącu, w dniu ustalonym z Uczestnikiem Projektu, zobowiązany jest do odebrania dokumentów księgowych. Siedziba Uczestnika Projektu będzie znajdowała się w subregionie ostrołęckim - powiaty: ostrołęcki, makowski, pułtuski, wyszkowski, ostrowski oraz m. Ostrołęka. Termin: 02.2015 07.2015 r. Termin realizacji usługi może ulec zmianie w wyniku zgłoszonego zapotrzebowania lub w przypadku wyczerpania środków w budżecie projektu. V. Wymagania względem Wykonawcy (kryteria podmiotowe): 1) Wykonawca funkcjonuje (świadczy usługi) na rynku polskim minimum 2 lata. 2) Wykonawca wskaże do obsługi zamówienia osoby, wśród których min. 1 posiada certyfikat księgowego uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wydany przez Ministra Finansów oraz 2-letnie doświadczenie w obszarze księgowości, a pozostałe posiadają minimum 3-letnie doświadczenie w obsłudze księgowej podmiotów zewnętrznych.
3) Wykonawca w ramach prowadzonej działalności obsługiwał co najmniej 5 Podmiotów Ekonomii Społecznej, w tym minimum 2 spółdzielnie socjalne przez okres minimum 1 roku (dla każdego z nich), co potwierdzi referencjami od każdego ze wskazanych usługobiorców. VI. Kryteria oceny ofert: Lp. Znaczenie Liczba możliwych do Nazwa kryterium kryterium (%) uzyskania punktów 1. Cena 80% 80 2. Wykonawca jest Podmiotem Ekonomii Społecznej 20% 20 Łącznie 100% 100 Ad.1 Cena Cena oferty wyrażona w walucie polskiej (PLN), winna być określona jednostkowo i całkowicie w kwotach brutto zgodnie z opisem zamówienia. Jednostkowa cena oferty określone przez Wykonawcę pozostanie stała w okresie realizacji umowy i nie będzie podlegała zmianom. Na potrzeby oceny złożonych ofert cena zostanie obliczona w następujący sposób: Dla PES prowadzących działalność gospodarczą suma ważona cen podanych w ofercie w poszczególnych przedziałach dokumentów: Suma ważona cen = 10% x cena brutto dla przedziału od 1 do 14 dokumentów + 45% x cena brutto dla przedziału od 15 do 69 dokumentów + 30% x cena brutto dla przedziału od 70 do 150 dokumentów + 15% x cena brutto dla 151 i więcej dokumentów + Dla PES nieprowadzących działalności gospodarczej suma ważona cen podanych w poszczególnych przedziałach dokumentów: Suma ważona cen = 45% x cena brutto dla przedziału od 1 do 14 dokumentów + 35% x cena brutto dla przedziału od 15 do 69 dokumentów + 15% x cena brutto dla przedziału od 70 do 150 dokumentów + 5% x cena brutto dla 151 i więcej dokumentów + Dokumentem księgowym jest każdy dokument podlegający wpisowi do określonej ewidencji, np.: faktura, rachunek, umowa o pracę, dobowy raport fiskalny, wyciąg bankowy. Dokumentami księgowymi są także dokumenty wewnętrzne służące do księgowania np.: kosztów przebiegu pojazdu lub amortyzacji środków trwałych. Wyciągi bankowe oraz inne zestawienia traktowane są jako zbiorcze dokumenty księgowe i rozliczane jako jeden zapis w ewidencji. Sposób księgowania dokumentów podlega uzgodnieniom z Zamawiającym. Punkty za kryterium Cena zostaną obliczone według wzoru: Suma ważona cen oferty najtańszej ------------------------------------------------ x liczba możliwych do uzyskania punktów = liczba punktów Suma ważona cen oferty badanej Ad. 2 Wykonawca jest Podmiotem Ekonomii Społecznej Wykonawca, który jest Podmiotem Ekonomii Społecznej otrzyma dodatkowo 20 punktów.
VII. Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferta powinna być wypełniona na komputerze i w języku polskim. Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i załącznikach i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania, złożone na innym druku, niekompletne lub po terminie nie będą podlegać ocenie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. VIII. Dokumenty wymagane od Wykonawcy: Oferta zgodnie z załącznikiem nr 1 Referencje od min. 5 Podmiotów Ekonomii Społecznej, w tym minimum 2 spółdzielni socjalnych, na rzecz których Wykonawca świadczy/świadczył usługi księgowe IX. Osoba z FFW uprawniona do kontaktu: Pani Monika Szymańska, tel. 22 450 99 31, adres e-mail: mszymanska[at]cofund.org.pl X. Ofertę należy przekazać w terminie do: 21 stycznia 2015 r. do godz. 14.00 XI. Ofertę można: a. przesłać pocztą (w tym kurierem) na adres: Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji. b. przesłać e-mailem na adres: mswircz[at]cofund.org.pl decyduje data wyświetlenia wiadomości na komputerze odbiorcy. c. dostarczyć osobiście do Kancelarii FFW na adres: Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji. XII. Inne postanowienia a. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o kryteria oceny ofert. b. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Fundusz Współpracy do zawarcia umowy. c. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert. d. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania bez podania przyczyny w każdym czasie, również po złożeniu i rozpatrzeniu ofert, a także zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru. e. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z Oferentem, którego oferta została wybrana.
f. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, zamawiający może podjąć negocjacje z oferentem, którego oferta była następna w kolejności g. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań. XIII. Załączniki Załącznik nr 1 wzór oferty
Załącznik nr 1: ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 12/DWES/OST/FFW/2014 OFERTA Data: Imię i nazwisko / Nazwa Wykonawcy: Adres / siedziba: Nr telefonu: Adres e-mail: Strona www: Odpowiadając na zapytanie ofertowe przedstawiam poniżej ofertę wykonania usługi. 1. Oświadczam, iż na rynku polskim świadczymy usługi księgowe od...(proszę wskazać datę). Zestawienie Podmiotów Ekonomii Społecznej, na rzecz których Wykonawca świadczy / świadczył usługi księgowe: L.p. Okres świadczenia usługi Obsługiwany Podmiot Ekonomii Społecznej 2. Osoby wskazane przez Oferenta do obsługi zamówienia (wszelkie zmiany w zespole realizującym zamówienie będą wymagały zatwierdzenia przez Zamawiającego): 1) Osoba posiadająca certyfikat księgowego wydany przez Ministra Finansów - (proszę wpisać imię i nazwisko) L.p. Miejsce pracy Okres pracy Wykonywane obowiązki 2) (jeśli dotyczy - proszę wpisać imię i nazwisko) L.p. Miejsce pracy Okres pracy Wykonywane obowiązki
3. Oferujemy spełnienie przedmiotu zamówienia, którego zakres określono w Zapytaniu ofertowym za cenę wynagrodzenia miesięcznego podaną poniżej: PES prowadzące działalność gospodarczą: od 1 do 14 dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... od 15 do 69 dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... od 70 do 150 dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... 151 i więcej dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... PES nieprowadzące działalności gospodarczej: od 1 do 14 dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... od 15 do 69 dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... od 70 do 150 dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... 151 i więcej dokumentów - kwota netto:.., kwota brutto:... 4. Jesteśmy/nie jesteśmy * Podmiotem Ekonomii Społecznej. 5. Oświadczam, że w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu Ofertowym. 6. Oświadczam, że spełniam wszystkie wymagania postawione dla Wykonawcy w Zapytaniu Ofertowym. 7. Oświadczam, że uważam się związaną/związanym niniejszą ofertą przez okres 60 dni. 8. Oświadczam, że wszystkie dokumenty załączone do niniejszej oferty, jako załączniki stanowią integralną jej część i są zgodne z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. 9. Niniejszym oświadczam, że nie jestem powiązany/-a kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do reprezentowania Zamawiającego, lub wykonującym w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą, a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegające w szczególności na: - Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej; - Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; - Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej, do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. Referencje od Podmiotów Ekonomii Społecznej:. (proszę podać liczbę załączanych referencji)... (data i podpis Wykonawcy) * Niepotrzebne skreślić