ORGANIZACJA KOMUNIKACJI W ZESPOLE PROJEKTOWYM Z WYKORZYSTANIEM OPROGRAMOWANIA WIKI KAROLINA MUSZYŃSKA Streszczenie Oprogramowanie oparte na mechanizmach Wiki coraz cz ciej znajduje zastosowanie w ró nego rodzaju firmach, których działalno polega na realizacji projektów. Pełne wykorzystanie potencjału oprogramowania Wiki i sprawienie, aby było ono na co dzie wykorzystywane przez wszystkich pracowników wymaga jednak odpowiedniej organizacji procesu komunikacji i współpracy pracowników z wykorzystaniem Wiki oraz wła ciwego wdro enia. Celem niniejszego artykułu jest wyszczególnienie i opis najwa niejszych aspektów zwi zanych z organizacj procesu komunikacji w zespole projektowym i wdra aniem oprogramowania Wiki w organizacji. Słowa kluczowe: oprogramowanie Wiki, komunikacja w zespole projektowym, system komunikacji 1. Wprowadzenie Coraz wi cej firm realizuj cych projekty dostrzega potrzeb wykorzystania do celów komunikacji i dzielenia si dokumentacj projektow czego lepszego ni poczta elektroniczna. Wykorzystanie zarz dzanych centralnie intranetów te okazuje si niewystarczaj ce. St d coraz cz ciej pojawia si propozycja wykorzystania oprogramowania Wiki, które ł czy w sobie zalety zarówno poczty elektronicznej jak i wykorzystania przegl darki internetowej do przegl dania ró nego rodzaju zasobów, a dodatkowo daje mo liwo ci szybkiego i łatwego współtworzenia nowych tre ci i dokumentów przez wszystkich pracowników korzystaj cych z tego oprogramowania. Firma Market Intelligence przedstawiła wyniki bada dotycz cych Enterprise 2.0. Pytano menad erów z USA jakie cele chc osi gn dzi ki wdro eniu narz dzi nowej generacji. Najcz ciej wymieniano polepszenie współpracy (63%), podniesienie wiadomo ci wiedzy jaka jest w organizacji (56%) oraz zwi kszenie szybko ci komunikacji i działania (równie 56%). 1 Nadrz dnym celem niniejszego artykułu jest wyszczególnienie i opis najwa niejszych aspektów zwi zanych z organizacj procesu komunikacji i dokumentacji w zespole projektowym w wykorzystaniem oprogramowania Wiki oraz zasad jego wdra ania w zespole projektowym. W tym celu opisano znaczenie i sposoby realizacji komunikacji w projekcie oraz wyszczególniono cechy, zalety i wady oprogramowania typu Wiki. Zaproponowano równie sposób organizacji komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem Wiki oraz mo liwe sekcje składaj ce si na wst pn struktur portalu. 1 Por. Karwatka T. Jak wdro y Wiki w firmie? Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki, http://divante.pl/static/uploads/content/images/2009/jak-wdrozyc-wiki-w-firmie-divante.pdf, s. 6, [dost p maj 2011 r.].
140 Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania Wiki 2. Znaczenie, cele i sposoby realizacji komunikacji w projekcie Odniesienie sukcesu w realizacji projektu w szczególno ci wymaga zadbania o takie obszary procesu zarz dzania projektem jak: komunikacja, ledzenie post pu prac i rozwi zywanie problemów. Rola komunikacji jest przy tym szczególnie istotna, gdy stanowi podstaw wszystkich pozostałych procesów, od których zale y sukces projektu 2. Komunikacja jest zatem jednym z najwa niejszych czynników warunkuj cych powodzenie projektu. Wielu praktyków okre la j mianem układu krwiono nego projektu, gdy umo liwia funkcjonowanie wszystkich cz ci składaj cych si na projekt. Zarz dzanie komunikacj jest jednym z podstawowych procesów, które mog w sposób radykalny wpłyn na efekt ko cowy przedsi wzi cia. Jak wynika z bada przeprowadzonych w 2007 roku przez firm Prosci w ród ponad 400 kierowników projektów z ró nych organizacji z 59 krajów najwa niejsze, co dotyczy komunikacji w projekcie to: cz sta komunikacja dla zapewnienia zrozumienia komunikatu, obowi zkowe sporz dzenie planu komunikacji z przydzielonymi do jego stworzenia a nast pnie zarz dzania nim i wykonania pracownikami, wykorzystywanie wielu ró nych kanałów komunikacji i dost pnych metod komunikacji w celu jak najefektywniejszego dotarcia do członków zespołu 3. W jednym ze swych opracowa J. Kisielnicki przedstawił wyniki bada systemu komunikacji w projektach zwi zanych z IT. Analiza tych bada weryfikuje hipotez, e dla zarz dzania projektami zwi zanymi z IT najbardziej efektywn metod przekazywania informacji i wiedzy mi dzy poszczególnymi członkami zespołu projektuj cego jest sieciowy system komunikacji. Sieciowy system komunikacji to taki system, w którym powi zania mi dzy uczestnikami zespołu projektuj cego s bezpo rednie i ró norodne. W takim systemie rola lidera polega na budowie sytemu przekazywania informacji i wiedzy jak i budowie systemu wzajemnego zaufania mi dzy poszczególnymi członkami zespołu. W ramach opracowania wymieniono równie czynniki zakłócaj ce realizacj projektu oraz czynniki deformuj ce przekazywane mi dzy elementami systemu informacje. Dokonano równie analizy porównawczej prostego i zło onego sieciowego systemu komunikacji. Na podstawie przeprowadzonych bada wywnioskowano, e sieciowy system ma przewag nad systemem hierarchicznym, szczególnie w nast puj cych elementach: monitoring realizacji, współpraca i przekazywanie wiedzy w realizacji zada, rozwi zywanie sytuacji problemowych 4. Mo na zatem stwierdzi, e aby komunikacja wewn trz zespołu projektowego była efektywna, skuteczna i zapewniała odpowiedni zakres wymaganych informacji, kierownik projektu powinien dopilnowa aby system komunikacji w zespole projektowym: był sieciowym systemem komunikacji zapewniaj cym swobodny przepływ informacji mi dzy uczestnikami projektu; uwzgl dniał na bie co aktualizowany plan komunikacji z przypisanymi rolami i odpowiedzialno ci ; zapewniał wielokanałowy dost p członkom zespołu projektowego do odpowiednich dla nich informacji projektowych; 2 Por. Szyjewski Z. Metodyki zarz dzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa, 2004, s. 176. 3 Por. Prosci, 2007 Best Practices in Change Management, http://www.change-management.com/tutorial-bp-2007 communication.htm, [dost p maj 2011 r.]. 4 Por. Kisielnicki J., Communication In the Project Team and the Role of a Project Leader Hierarchical and Network Approach, [w:] praca zbiorowa pod red. Khosrowpour M., Innovations Through Information Technology: Proceedings of the 15th Information Resources Management Association International Conference, Idea Group Inc., 2004, s. 837 843.
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 141 umo liwiał tworzenie raportów z do wiadcze ; dostarczał wspólne repozytorium szablonów dokumentów projektowych, procedur projektowych; ułatwiał i promował cz ste kontakty wykonawców z u ytkownikami ko cowymi oraz innymi uczestnikami projektu. Systemem, który spełnia powy sze wymagania i oferuje równie inne korzy ci i funkcjonalno ci jest system Wiki. 3. Charakterystyka, zalety i wady systemów Wiki Wiki to nic innego jak portal internetowy, w którym u ytkownicy mog tworzy oraz wspólnie edytowa strony i w prosty sposób ł czy je ze sob. Istot działania Wiki jest to, e ka dy kto przegl da stron mo e równie łatwo j edytowa i zapisa swoje zmiany. Firmowe Wiki oparte s na mechanizmach Wiki, ale posiadaj dodatkowe funkcjonalno ci odpowiednie do wymaga organizacji, jak na przykład mo liwo łatwego tworzenia i zarz dzania osobnymi stronami Wiki dedykowanymi zespołom, projektom, czy wydziałom. Firmowe Wiki charakteryzuj si równie odpowiednimi zabezpieczeniami, które uniemo liwiaj dost p do poufnych informacji niepowołanym osobom. Wiki mo e stanowi kluczowe narz dzie dla organizacji, gdy nie definiuje na wst pie warunków interakcji i współpracy, ale pozwala aby struktura była tworzona, modyfikowana i usuwana zgodnie z potrzeb. Wiki, w trakcie u ytkowania, dostosowuje si do metod pracy u ytkowników. Główne zalety zwi zane z wykorzystaniem Wiki w zespole projektowym to: mo liwo stworzenia jednego centralnego portalu internetowego, który wykorzystywany jest jako ródło dost pu do wi kszo ci zasobów cyfrowych organizacji, łatwo i szybko odnajdywania po danych informacji, usuni cie w skich gardeł w przekazywaniu i dzieleniu si informacjami w organizacji (decentralizacja napływu informacji do systemu i umo liwienie ka demu dodanie swoich informacji), istnienie jednej autorytatywnej lokalizacji, w której przechowywane s wszystkie informacje, z mo liwo ci ich wy wietlania w ró nych uj ciach. Podstawow ró nic mi dzy Wiki a innymi, bardziej tradycyjnymi systemami zarz dzania zawarto ci lub wiedz, jest struktura. Wi kszo z tych tradycyjnych narz dzi posiada zdefiniowan struktur w postaci procesów, przepływów pracy, architektur, natomiast Wiki posiada na wyj ciu minimaln struktur, która rozbudowuje si zgodnie ze sposobem wykorzystania systemu przez u ytkowników. Wiki nie wymusza równie adnej hierarchicznej organizacji informacji. Brak wyra nej struktury powoduje, e system Wiki mo e by wykorzystywany na wiele ró nych sposobów, a jego u ytkowanie jest intuicyjne i mniej technicznie skomplikowane. System Wiki jest równie mniej podatny na uszkodzenia, a je eli ju wyst pi to łatwiej jest je usun i jest on zdecydowanie ta szy ni np. systemy zarz dzania zawarto ci czy wiedz. Budowa systemu Wiki oparta jest na obszarach wydzielonych dla poszczególnych grup, zespołów, projektów. Firmowy system Wiki umo liwia proste zarz dzanie tymi obszarami. Obszary te s po prostu osobnymi systemami Wiki, w ramach jednego ogólnego firmowego Wiki. Zalet jest mo liwo nieograniczonego i łatwego dodawania kolejnych obszarów w ramach firmowego Wiki. W celu monitorowania zmian pojawiaj cych si na Wiki wystarczy doda dan stron do
142 Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania Wiki ulubionych i jest si informowanym o wszelkich zmianach przy pomocy e-maila lub kanału RSS. Pozwala to zaoszcz dzi czas jak równie du o szybciej reagowa na to co si dzieje, co powoduje, e wspólna realizacja zada przebiega sprawnie i efektywnie i wszyscy uczestnicy posiadaj naj wie sze informacje. Jednym z najbardziej efektywnych sposobów organizacji informacji stosowanym w Wiki jest opisywanie stron przy pomocy słów kluczowych, które przedstawiaj ich zawarto. Ułatwia to odnalezienie po danych tre ci przez u ytkowników systemu bez wzgl du na ich fizyczne poło enie. Oprócz tego mo na wyznaczy dla powi zanych ze sob tematycznie informacji i zagadnie osobny wydzielony obszar. Cech charakterystyczn systemów Wiki jest wbudowany mechanizm kontroli wersji stron i utrzymywanie historii wszelkich dokonanych zmian. W historii tej zawarte s dane dot. czasu, daty, autora i rodzaju wprowadzonych zmian w ka dej wersji. To umo liwia ledzenie zmian dot. dodawania, modyfikacji lub usuwania zawarto ci stron. Istnieje mo liwo przywrócenia danej strony do poprzedniej wersji. Po tym przywróceniu otrzymujemy jednak kolejn wersj danej strony (aby informacja o dokonanym przywróceniu równie została odnotowana). Wiki umo liwia realizacj naturalnych wzorców interakcji, które wcze niej mogły tylko mie miejsce podczas fizycznego spotkania: szybko tocz ca si dyskusja, przeplataj ce si pomysły, szybkie poprawianie bł dów, prezentacja ró nych stanowisk i wspólna praca nad osi gni ciem porozumienia. To wszystko nie wymaga teraz obecno ci wszystkich uczestników w jednym miejscu i czasie i lepiej ni tradycyjne spotkanie dokumentuje wyniki tej interakcji. W porównaniu z intranetem poł czonym z systemem zarz dzania zawarto ci podstawow zalet systemu Wiki jest mo liwo modyfikacji zawarto ci stron przez samych u ytkowników w dowolnym czasie. W przypadku intranetów za wprowadzanie zmian zwykle odpowiedzialna jest okre lona osoba (lub osoby), przez co jego zawarto szybko si dezaktualizuje. Wykorzystywanie wspólnego dysku dla celów współpracy ma równie swoje wady zwi zane z dost pem i kontrol wersji. Cz sto pliki ze wspólnych dysków s zgrywane na dyski lokalne i tam aktualizowane bez ponownej aktualizacji pliku na dysku wspólnym. Zarz dzanie wersjami te jest trudne, gdy musi by robione manualnie poprzez nadanie aktualizowanemu plikowi nazwy z nowym numerem wersji. W przypadku Wiki dost p do okre lonej strony jest znacznie prostszy, a automatyczna kontrola wersji zapewnia, e wszyscy pracuj na najnowszej wersji dokumentu. Nadpisywanie jednych zmian innymi jest eliminowane dzi ki systemowi powiadamiania o tym, e kto wła nie edytuje dan stron 5. Wdro enie systemu Wiki w organizacji mo e rozwi za wiele problemów, w którymi borykaj si zespoły projektowe w obszarze zarz dzania wiedz, współpracy grupowej, przygotowywania dokumentacji czy zarz dzania jako ci. Zapewnia bowiem rodowisko współpracy grupowej, ułatwia zarz dzanie du ilo ci informacji, aktywuje pracowników do dzielenia si wiedz, daje mo liwo tworzenia elastycznych baz wiedzy, nieograniczonych sztywn struktur. Platforma Wiki jak najbardziej nadaje si do zarz dzania projektami w obszarze bie cego informowania o stanie projektu, współpracy nad dokumentacj projektow, tworzenia planów roz- 5 Por. Mader S., Wikipatterns: A Practical Guide to Improving Productivity and Collaboration in Your Organization, Wiley Publishing, Inc., 2008, s. 1 60.
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 143 woju, jak i w innych codziennych pracach zespołu projektowego, wymagaj cych współpracy grupowej 6. Zagro enia zwi zane z wykorzystywaniem platformy Wiki, wynikaj głównie ze sposobu w jaki post puj jej u ytkownicy. Mo na zatem mie do czynienia z nadgorliwymi u ytkownikami, którzy zamiast zach ca innych do korzystania z Wiki robi wszystko za nich i próbuj kontrolowa wszystkie ich działania, co zmniejsza aktywno pozostałych i prowadzi do spadku zainteresowania i wykorzystania systemu. S równie osoby, które zmieniaj wci tre ci wprowadzone przez innych, zmieniaj lokalizacje informacji, co w ich mniemaniu ma sprzyja lepszej organizacji i przejrzysto ci tre ci na Wiki, a w rzeczywisto ci prowadzi do zniech cenia pozostałych u ytkowników, którzy nie mog odnale wprowadzonych przez siebie tre ci. S równie u ytkownicy, którzy celowo lub nieumy lnie krytykuj tre ci umieszczone na Wiki w sposób niekonstruktywny, który nie sprzyja ich polepszaniu lub rozwi zywaniu problemów a jedynie nakłania do bezproduktywnych komentarzy. Problemem mo e okaza si równie obawa przed korzystaniem z systemu Wiki powstrzymuj ca niektórych potencjalnych u ytkowników przed jego aktywnym wykorzystywaniem, co wpływa niekorzystnie na reszt zespołu. Niewskazane jest równie tworzenie pustych stron na Wiki, gdy wówczas nikt zwykle nie wie co i jak nale y tam umie ci. Dlatego ka dy twórca nowej strony na platformie Wiki powinien od pocz tku zapewni jej podstawow struktur lub przynajmniej opisa w kilku zadaniach jakie tre ci powinny si na niej znale. Równie wa n kwesti jest ograniczenie narzucanej z góry struktury dla informacji, które b d przechowywane na Wiki. Lepiej aby ci, którzy b d korzysta z tego systemu sami decydowali o tym, jakie obszary tematyczne b d im potrzebne w pocz tkowej fazie realizacji projektu i mieli równie mo liwo poszerzania lub modyfikacji tej struktury w dalszych fazach jego realizacji. Struktura powinna bowiem wzrasta wraz z rozwojem tre ci na platformie Wiki, a nie by sztywno zdefiniowana na pocz tku 7. 4. Wykorzystanie systemów Wiki w firmach realizuj cych projekty Jak wynika z raportu Collaboration and Enterprise 2.0, dostarczonego przez stowarzyszenie AIIM 8, firmy coraz cz ciej korzystaj z narz dzi Enterprise 2.0, w tym z systemów Wiki do prowadzenia swojej działalno ci, podkre laj c ich trzy główne zalety: lepsze wykorzystanie wiedzy, lepiej rozwini ta i działaj ca współpraca oraz szybsza reakcja na pojawiaj ce si informacje i sprawniejsza komunikacja. Na dalszym miejscu wymieniane s oszcz dno ci w kosztach podró- y, czy kosztach IT. Wyniki badania wskazuj równie, e mimo dost pno ci wielu ró nych narz dzi do współpracy nad dokumentami wci najwi ksz popularno ci cieszy si przesyłanie zmian i sugestii dotycz cych opracowywanych dokumentów poczt elektroniczn oraz wykorzystywanie funkcji ledzenia zmian w edytorze tekstu MSWord. Natomiast wyniki badania 9 przeprowadzonego w ród 168 korporacyjnych u ytkowników Wiki wskazuj na to, e im dłu ej oprogramowanie Wiki funkcjonuje w organizacji tym jest cz ciej i ch tniej wykorzystywane, co oznacza, e pracownicy z czasem przekonuj si do jego wykorzy- 6 Por. Karwatka T., Jak wdro y Wiki w firmie?., poz. cyt., s. 5, [dost p maj 2011 r.]. 7 Por. Mader S., Wikipatterns: A Practical Guide, wyd. cyt. s. 107 116. 8 Por. AIIM Collaboration and Enterprise 2.0, http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/aiim-emc-collaboratione20.pdf, [dost p maj 2011 r.]. 9 Por. Majchrzak A., Wagner Ch., Yates D. Corporate Wiki Users: Results of a Survey, Proceedings of the 2006 International Symposium on Wikis, tom 104, wyd. wrzesie 2006, ACM, 2006, s. 99 104.
144 Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania Wiki stywania a nie rezygnuj z niego. Je li chodzi natomiast o główne korzy ci stosowania Wiki, jakie podkre laj u ytkownicy to jest to ułatwienie pracy własnej, ale równie wspomaganie całej organizacji w zwi kszeniu efektywno ci współpracy, zwi kszaniu korzystania ze wspólnej bazy wiedzy oraz w udoskonalaniu procesów pracy. Czynno ci, które s najcz ciej wykonywane przez aktywnych u ytkowników systemów Wiki to dodawanie tre ci do ju istniej cych stron oraz dodawanie nowych stron. Równie dodawanie komentarzy i drobne korekty istniej cych tre ci zdarzaj si stosunkowo cz sto. Co mo e wydawa si dziwne na podobnym poziomie cz stotliwo ci co komentowanie i modyfikowanie znalazło si integrowanie i redagowanie pomysłów dodanych przez innych u ytkowników. Najrzadziej wykonywan czynno ci jest natomiast usuwanie tre ci dodanych przez innych. W ramach realizacji rozprawy doktorskiej pt. Kształtowanie komunikacji w zespole projektowym 10 przeprowadzono badania, w ród kierowników projektów w polskich firmach informatycznych, które wykazały m.in., e systemy Wiki wykorzystywane s jeszcze do rzadko, natomiast przewa aj c metod wspomagania procesów komunikacji s zebrania, rozmowy telefoniczne oraz poczta elektroniczna (wyk. 1). Wykres 1. Najcz ciej wykorzystywane metody/narz dzia wspomagaj ce proces komunikacji w zespołach projektowych ródło: Opracowanie własne. Odpowiedzi na pytanie dotycz ce najcz ciej wyst puj cego typu komunikacji w zespołach projektowych potwierdziło wcze niejsze wyniki wskazuj c, e najpowszechniejsza jest komunikacja synchroniczna bezpo rednia ( twarz w twarz, z jak mamy do czynienia m.in. w trakcie zebra ), oraz po rednia przy u yciu telefonu lub telefonii internetowej (VoIP) lub przy u yciu komunikatora internetowego. W mniejszym zakresie wykorzystywane s w tym celu asynchroniczne formy komunikacji (poczta elektroniczna, Wiki, biuletyny) (wyk. 2). 10 Por. Muszy ska K., Kształtowanie modelu komunikacji w zespole projektowym, rozprawa doktorska, do wgl du w Bibliotece Ekonomicznej Uniwersytetu Szczeci skiego, 2010, s. 80 89.
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 145 Wykres 2. Najcz ciej stosowane typy komunikacji w zespołach projektowych ródło: Opracowanie własne. Respondentom zadano równie pytanie dotycz ce ich opinii na temat najcz stszych powodów problemów z komunikacj przy realizacji projektów. Jak zaprezentowano na wykresie 3 w wi kszo ci wskazali oni na brak zrozumienia mi dzy klientem a zespołem projektowym oraz brak wzajemnego zrozumienia mi dzy członkami zespołu projektowego. Wykres 3. Najcz stsze powody problemów z komunikacj przy realizacji projektów ródło: Opracowanie własne.
146 Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania Wiki Przedstawione wyniki wskazuj na du e znaczenie i udział metod i narz dzi wspomagaj cych komunikacj ustn oraz synchroniczn w zespołach projektowych. Jak wiadomo jednak komunikacja ustna charakteryzuje si ulotno ci i, cho s takie techniczne mo liwo ci, rzadko kiedy tre zebra, spotka czy rozmów telefonicznych jest rejestrowana, a to mo e by jednym z powodów nieporozumie mi dzy uczestnikami projektu. Poza tym komunikacja synchroniczna wymaga, eby wszyscy jej uczestnicy znale li si w jednym miejscu i czasie lub przynajmniej tym samym czasie. Mo e si to okaza trudne do realizacji, a w przypadku zebra, generuje dodatkowe koszty. Nasuwa si zatem wniosek, e komunikacja ustna powinna by stosowana głównie jako dodatkowy kanał przekazu informacji w celu weryfikacji zrozumienia komunikatu pisemnego lub w celu upewnienia si, e komunikat pisemny dotarł do odbiorcy albo w celu rozwiania w tpliwo- ci, natomiast komunikacja pisemna powinna stanowi podstaw systemu komunikacji w projekcie. Z komunikacji ustnej nale y korzysta w obszarze monitorowania post pu prac, gdy wówczas oprócz funkcji informacyjnej i kontrolnej mo e ona pełni równie funkcj motywacyjn. Porównanie wyników przytoczonych w niniejszym punkcie bada przeprowadzonych w ród firm posiadaj cych do wiadczenie w wykorzystaniu oprogramowania Wiki oraz firm polskich, w których przewa a jeszcze wykorzystanie innych narz dzi wspomagaj cych procesy komunikacji i dokumentacji skłania do wniosków, i odpowiednio zorganizowana komunikacja wykorzystuj ca jako podstawowe narz dzie oprogramowanie Wiki mo e okaza si najlepszym rozwi zaniem dla zespołów projektowych, pozwalaj c im na unikni cie zagro e jakie niesie ze sob nadmierne opieranie si na komunikacji ustnej, a jednocze nie zapewni szybk reakcj na pojawiaj ce si informacje, sprawniejsz komunikacj oraz dost p wszystkich uczestników projektu do wspólnej bazy wiedzy projektowej. 5. Sposób organizacji komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem systemu Wiki Podstaw dobrego systemu komunikacji jest jedna, spójna baza wiedzy dotycz ca wszystkich zagadnie i postanowie zwi zanych z projektem. Je eli bowiem członkowie zespołu projektowego b d stosowali techniki i narz dzia komunikacji, które nie s ze sob poł czone w jeden spójny system posiadaj cy jedno wspólne repozytorium, wówczas mo emy by pewni wyst pienia nieporozumie jak równie problemów w dotarciu do okre lonych informacji projektowych. W zwi zku z powy szym system komunikacji w zespole projektowym musi opiera si na zintegrowanym systemie pracy grupowej, posiadaj cym moduły ledzenia zada i kontroli wersji, zarz dzania wiedz i mechanizmy Wiki. Niezb dne wydaje si równie stworzenie cho wst pnej struktury tego repozytorium. Najlepiej aby informacje umieszczane na platformie Wiki przez członków zespołu projektowego były tematycznie pogrupowane, co ułatwi odszukiwanie po danych informacji. Bior c pod uwag zakres komunikowanych w projekcie tre ci mo na byłoby zaproponowa nast puj ce sekcje/obszary Wiki, tworz ce wst pn struktur : dokumenty inicjuj ce projekt zało enia projektu, formuła realizacji, uzasadnienie biznesowe, bazowy plan projektu, elementy sterowania, struktury zespołów i zakresy obowi zków, plan komunikacji, tolerancje w projekcie, plany projektu, etapów, pracy zespołów, jako ci, nadzwyczajne, przegl du poprojektowego, rejestry ryzyka, zagadnie projektowych, jako ci, do wiadcze, raporty okresowe, z punktów kontrolnych, ko cowe etapów, ko cowy projektu,
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 147 zasady dokumentacji i szablony dokumentów zasady nazewnictwa, raportowania, procedury, formularze/formatki/szablony dokumentów, zarz dzanie jako ci plan zarz dzania jako ci, narz dzia kontroli, rodki pomiaru jako ci, standardy dot. jako ci, wyniki kontroli jako ci, decyzje dotycz ce projektu przyj cie planu nadzwyczajnego, przedwczesne zamkni cie projektu, ust pstwa, zmiany personalne, wa ne informacje z otoczenia projektu, ustalenia dla etapów grupy zada, harmonogramy, sposoby przekazania gotowych produktów, ograniczenia, parametry, tolerancje, pomysły zespołu dot. usprawnie w organizacji projektu, wa ne informacje dot. realizowanych zada, stosowanych narz dzi, technologii, itp. Poza tym, na platformie mog by wydzielone obszary robocze dla zespołów lub grup współpracuj cych nad danym zagadnieniem/produktem/dokumentem. Specyfika danego projektu mo e równie przes dzi o przyj ciu innej struktury lub o stworzeniu dodatkowych obszarów i o ile zachowany jest porz dek i uczestnicy projektu nie maj problemów z odnajdywaniem po danych informacji nie nale y zbytnio ingerowa i narzuca z góry struktury platformy Wiki. Przydatn funkcjonalno ci Wiki jest mo liwo ustawienia wybranej strony jako ulubionej aby by informowanym, w formie e-maila lub poprzez kanał RSS, o wszelkich jej zmianach. Przy takim ustawieniu dodanie przez jednego z członków zespołu projektowego kolejnego zagadnienia projektowego w rejestrze zagadnie lub umieszczenie raportu okresowego w sekcji raportów spowoduje, e wszyscy zainteresowani zostan o tym natychmiast poinformowani. Istotn kwesti jest równie odpowiednie wdro enie Wiki do zespołu projektowego. Nale y przy tym przestrzega kilku podstawowych zasad. Najcz ciej zaczyna si od przeprowadzenia projektu pilota owego, który pozwala na tworzenie i rozwijanie Wiki w małych grupach, w kontrolowanym rodowisku. Wa ne jest równie stworzenie na samym pocz tku struktur administracyjnych i wsparcia technicznego dla rozrastaj cej si z czasem platformy Wiki. Wskazane jest równie zorganizowanie spotkania startowego, na którym spotkaj si mo liwie wszyscy, którzy maj korzysta z Wiki, aby wspólnie ustali zakres jej wykorzystania oraz wprowadzi pierwsze tre ci i doda nowe strony. Dobrze jest stworzy jak wst pn struktur, aby nie wprowadza nowych u ytkowników w zakłopotanie od czego maj zacz. Poza tym intensywno korzystania z Wiki powinna narasta z czasem, pocz tkowo nale y skupi si na kilku prostych zastosowaniach, jak np. umieszczanie na Wiki planów spotka i notatek z tych spotka, które mog by edytowane przez wszystkich uczestników spotkania lub stworzenie swojej prywatnej strony Wiki z informacjami o sobie. Warto równie skorzysta z do wiadcze ludzi, którzy ju u ywaj Wiki, aby zaprezentowali innym, w jaki sposób oni wykorzystuj to narz dzie 11. 6. Podsumowanie Fakt, e mimo mo liwo ci wykorzystania całej gamy narz dzi i oprogramowania wspomagaj cych komunikacj i współprac wci wiele projektów ko czy si niepowodzeniem m.in. z powodu braku wła ciwej i efektywnej komunikacji wskazuje na to, e problemem jest odpowiedni dobór tych narz dzi i wła ciwe ich wykorzystanie. Zastosowanie oprogramowania typu Wiki oferuje wiele mo liwo ci i stwarza dobre warunki współpracy, sprzyja podniesieniu wiadomo ci wiedzy, jaka jest w organizacji oraz lepszemu jej wykorzystaniu, jak równie zwi ksza szybko 11 Por. Karwatka T., Jak wdro y Wiki w firmie?., poz. cyt., s. 14 15, dost p maj 2011 r.
148 Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania Wiki i sprawno komunikacji i działania. Jak wykazuj badania wykorzystanie Wiki ułatwia tak e prac, zwi ksza jej efektywno dzi ki zapewnieniu wspólnej bazy wiedzy oraz sprzyja udoskonalaniu procesów pracy. W ramach niniejszego artykułu: opisano wyniki bada wskazuj ce, e odpowiednio zorganizowany proces komunikacji, wykorzystuj cy jako podstawowe narz dzie oprogramowanie Wiki jest dobrym rozwi zaniem dla zespołów projektowych, które pozwala unikn zagro e zwi zanych z nadmiernym wykorzystywaniem komunikacji ustnej, zapewniaj c jednocze nie szybk reakcj na informacje oraz dost p wszystkich uczestników projektu do wspólnej bazy wiedzy projektowej; zaproponowano wst pn struktur portalu Wiki, opieraj c si na zakresie komunikowanych w projekcie tre ci, oraz zwrócono uwag na podstawowe zasady wdra ania Wiki, których przestrzeganie zwi ksza prawdopodobie stwo pomy lnego i trwałego korzystania przez zespół projektowy z portalu Wiki przy realizacji projektów. W ramach dalszych bada mo na byłoby podj prób zdefiniowania struktury/sekcji Wiki i reguł jej wykorzystania w zale no ci od stosowanej przez zespół projektowy metodyki zarz dzania projektami. W ka dej metodyce bowiem, oprócz pewnych wspólnych zagadnie, s równie obszary charakterystyczne dla danego podej cia, dla których mo na byłoby odpowiednio skonfigurowa platform Wiki. Bibliografia [1] AIIM, Collaboration and Enterprise 2.0, http://www.emc.com/collateral/analystreports/aiim-emc-collaboration-e20.pdf, dost p maj 2011 r. [2] Karwatka T., Jak wdro y Wiki w firmie? Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki, http://divante.pl/static/uploads/content/images/2009/jak-wdrozyc-wiki-w-firmiedivante.pdf, dost p maj 2011 r. [3] Kisielnicki J., Communication In the Project Team and the Role of a Project Leader Hierarchical and Network Approach, [w:] praca zbiorowa pod red. Khosrowpour M., Innovations Through Information Technology: Proceedings of the 15th Information Resources Management Association International Conference, Idea Group Inc., 2004, s. 837 843. [4] Mader S., Wikipatterns: A Practical Guide to Improving Productivity and Collaboration in Your Organization, Wiley Publishing, Inc., 2008, s. 1 60. [5] Majchrzak A., Wagner Ch., Yates D., Corporate Wiki Users: Results of a Survey, Proceedings of the 2006 International Symposium on Wikis, tom 104, wyd. wrzesie 2006, ACM, 2006, s. 99 104. [6] Muszy ska K., Kształtowanie modelu komunikacji w zespole projektowym, rozprawa doktorska, do wgl du w Bibliotece Ekonomicznej Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarz dzania Uniwersytetu Szczeci skiego, 2010, s. 80 89. [7] Prosci, 2007 Best Practices in Change Management, http://www.changemanagement.com/tutorial-bp-2007-communication.htm, dost p maj 2011 r. [8] Szyjewski Z., Metodyki zarz dzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa, 2004, s. 176.
149 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 ORGANIZATION OF COMMUNICATION IN A PROJECT TEAM BASED ON WIKI SOFTWARE Summary Wiki based software is being widely used in different companies, whose main activity is projects realization. In order to fully use the potential of Wiki software and encourage team members to use it on an everyday basis it is essential to develop an appropriate organization of communication and cooperation process with the use of Wiki software and its proper implementation. The aim of this paper is to list and describe the most important aspects concerning organization of communication process in a project team and implementation of Wiki software. Keywords: Wiki software, communication in a project team, communication system Instytut Informatyki w Zarz dzaniu Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarz dzania Uniwersytet Szczeci ski ul. Mickiewicza 64, 71-101 Szczecin e-mail: karolina.muszyska@wneiz.pl