Warszawa, 2 grudnia 2010 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na 3 sztuki weekendowych (3 dni, piątek-niedziela), 2-osobowych pakietów SPA do wykorzystania dniach terminie 01.I.2011-31.XII.2011 na terenie wybranego ośrodka, o standardzie minimum****, w jednym z pięciu województw Polski Wschodniej. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polityki Wschodniej w ramach realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej Działania I.4, Komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polityki Wschodniej. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa II. III. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Ośrodek SPA, o standardzie minimum****, w Polsce Wschodniej, tj. na terenie jednego z pięciu następujących województw: (warmińsko-mazurskie, podlaskie, lubelskie, podkarpackie, świętokrzyskie); termin 01.I.2011-31.XII.2011 (3 weekendowe pakiety 2-osobowe 3 dni, od piątku do niedzieli). SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nazwa zamówienia: przygotowanie oferty cenowej na 3 sztuki weekendowych 2-osobowyvh pakietów SPA do wykorzystania w terminie: 01.I.2011-31.XII.2011 w ośrodku położonym na terenie Polski Wschodniej. Pakiety SPA będą rozlosowane wśród gości spotkania podsumowującego 15 grudnia br. w Warszawie w Hotelu Jan III Sobieski w ramach prowadzenia projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej przez Polską Agencję Informacji i Inwestycji Zagranicznych w 2010 roku. Kompleksowa usługa powinna obejmować: a) pełną organizację i obsługę uczestników w czasie pobytu w wybranym ośrodku SPA w Polsce Wschodniej, w tym w szczególności: - zakwaterowanie na terenie ośrodka (koszty noclegów, wyżywienia śniadanie i obiadokolacja przez trzy doby hotelowe od piątku do niedzieli, koszt parkingu); - minimum 4 zabiegów SPA (po min. 4 dla niego i dla niej) przy czym zabiegi powinny być różnorodne i nie dotyczyć wyłącznie jednej części ciała np. paznokci; za zabiegi SPA nie uznaje się korzystania z solarium, sauny, łaźni, jaccuzi itp. oraz ćwiczeń/treningów z osobistym trenerem; - organizacji jednej wycieczki po okolicy wraz z przewodnikiem; - okolicznościowych upominków dla 6 osób; 1
- zapewnienie bezpłatnego dostępu do sauny, basenów, siłowni; Inne informacje: 1) płatność za usługę nastąpi przelewem w ciągu 14 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury; podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany protokół odbioru usługi (tj. dostarczenia voucherów na pobyt w ośrodku i korzystanie ze SPA wg specyfikacji w Zapytaniu Ofertowym). Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. Faktura i vouchery zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego nie później niż 14 grudnia br. Do podpisania protokołu odbioru usługi ze strony zamawiającego upoważnione są: Monika Gąsiorowska lub Anna Krasoń. 2) Oferta powinna wskazywać procedurę rezerwacji terminu wykorzystania pakietu, która następnie zostanie dołączona do voucherów, tzn. w szczególności: dane kontaktowe do osoby/osób, która może dokonać rezerwacji i zaopiekuje się gośćmi, informacje na temat trwania doby hotelowej oraz zwłaszcza wyprzedzenia, z jakim należy zgłosić chęć zrealizowania voucheru. KRYTERIA OCENY OFERTY Ocenie podlegać będą oferty przygotowane wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Przy składaniu oferty należy podać listę oferowanych zabiegów SPA w wersji dla niego i dla niej, opis proponowanej wycieczki oraz upominku. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy. Kryteria oceny: 1) Cena brutto za całość zamówienia 60% 2) Liczba zabiegów SPA 40% Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanych kryteriów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranym wykonawcami, którzy złożyli oferty w zakresie szczegółów wykonania usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. IV. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 7 grudnia 2010 r., godz. 10:00. (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem: anna.krason@paiz.gov.pl lub faksem na nr (22) 334 99 12. Osobą do kontaktu jest: Anna Krasoń, tel. 22 334 98 48; kom. 600 400 858. Bożena Czaja Członek Zarządu PAIiIZ S.A. 2
Załącznik nr 1 Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy:...... Tel..... Fax... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na 3 pakiety weekendowe 2-osobowe pakiety SPA do wykorzystania w dniach 01.I.2011-31.XII.2011 na terenie wskazanego ośrodka, o standardzie minimum****, w jednym z pięciu województw Polski Wschodniej oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę brutto w zł:... Lp Tytuł usługi (3 pakiety 2 osobowe SPA) 1 Koszty zakwaterowania 3x2 osoby x 3 doby Wartość netto Podatek VAT Wartość brutto 2 Koszt zabiegów SPA 3 Koszt wycieczki 4 Przygotowanie okolicznościowych upominków dla 6 osób 6 Wartość brutto razem _, zł Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok). Oświadczamy, że : zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia; ośrodek, który wskazaliśmy w naszej ofercie, ma standard minimum 4-gwiazdkowy; uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert; 3
Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. Zdjęcia sal lub inne materiały przedstawiające wygląd obiektu i informacje o położeniu, dojeździe etc. oraz opis warunków wyposażenia SPA. 2. Lista oferowanych zabiegów SPA ich liczba i krótki opis osobno dla niego i dla niej. 3. Opis wycieczki. 4. Propozycja okolicznościowego upominku. czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 4
Załącznik nr 2 PROTOKÓŁ ODBIORU wzór Protokół sporządzono dnia:. Działając na mocy pomiędzy Polską Agencją Informacji i Inwestycji S.A., a. Strony potwierdzają wykonanie i odebranie:.. Uwagi Zamawiającego/Wykonawcy: Odbioru dokonali: 1. W imieniu Zamawiającego: 2. W imieniu Wykonawcy:.. Niniejszy protokół stanowi podstawę wystawienia faktury VAT. Podpisy: Zamawiający Wykonawca 5