Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi W Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach prowadzi się gospodarkę aktywami trwałymi i rzeczowymi aktywami obrotowymi zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów a dnia 11 sierpnia 2004 roku w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz.U. Nr.191, poz.1957). 1 Aktywami trwałymi są aktywa jednostki budżetowej o wiarygodnie określonej wartości nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż 1 rok. Rzeczowymi aktywami obrotowymi są materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby urzędu w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego. Wszystkie składniki rzeczowe, stanowiące majątek Skarbu Państwa i będące w zarządzie jednostki, podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej, z podziałem na: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, wyposażenie, Do aktywów trwałych zalicza się: a) środki trwałe: w szczególności: nieruchomości w tym: grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, inne wymienione w ustawie o rachunkowości. b) wartości niematerialne i prawne, w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, c) środki trwałe w budowie. I. Definicja i ewidencja 2 Środki trwałe Środki trwałe są to przedmioty majątkowe, zaliczane do rzeczowego majątku trwałego, które spełniają następujące warunki: są kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania, wykorzystywane są na własne potrzeby, o okresie użytkowania przekraczającym 1 rok, stanowią własność lub współwłasność Skarbu Państwa, w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie lub dysponuje na podstawie decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne podlegają ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej). Strona 1 z 6 1
Ewidencja analityczna (szczegółowa) prowadzona jest w formie: a) księgi inwentarzowej majątku trwałego, w programie Magazyn, b) szczegółowych kart obiektów inwentarzowych, tworzonych w programie Magazyn. Księga inwentarzowa stanowi ewidencję poszczególnych obiektów inwentarzowych majątku trwałego. Prowadzona jest łącznie dla wszystkich środków trwałych bez względu na ich klasyfikację rodzajową. Użytkowany program Magazyn nadaje kolejne numery inwentarzowe wprowadzanym składnikom majątku jednostki. Zapisów przychodów środków trwałych w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku chronologicznym. W razie postawienia środka trwałego w stan likwidacji, jego nieodpłatnego przekazania itp., w księdze inwentarzowej dokonuje się odpowiedniej adnotacji.. Księga inwentarzowa prowadzona jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Szczegółowa karta obiektów inwentarzowych tworzy się w programie automatycznie i prowadzona jest dla każdego środka trwałego oddzielnie. Służy ona do ewidencji danego środka trwałego przez cały okres jego użytkowania i zawiera historię gospodarowania środkiem trwałym. Zawiera ona w szczególności: nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy, symbol środka trwałego według klasyfikacji środków trwałych, datę przyjęcia środka trwałego do używania, wartość początkową środka trwałego, kwotę dotychczas dokonanych odpisów umorzeniowych/amortyzacyjnych, przyjętą stawkę umorzeniową/amortyzacyjną (w %), kwotę rocznych odpisów umorzeniowych/amortyzacyjnych, przypisaną odpowiedzialność materialną na osobę użytkującą dany środek trwały. Dane wynikające z księgi inwentarzowej podlegają uzgadnianiu z księgą główną nie rzadziej niż na dzień 31 grudnia każdego roku obrotowego. II. Dokumentowanie przychodu i rozchodu środków trwałych: Podstawą księgowania przychodu środków trwałych są następujące dokumenty: faktura wystawiona przez podatnika VAT, protokół odbioru obiektu powstałego w procesie inwestycyjnym, protokół zdawczo-odbiorczy wraz decyzją z dotyczącą nieodpłatnego przekazania lub oddania w trwały zarząd, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie nadwyżek), akt darowizny lub spadku. Dowodami rozchodu środków trwałych są w szczególności: protokoły postawienia w stan likwidacji, protokoły zdawczo-odbiorcze nieodpłatnego przekazania, protokoły szkód, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie niedoborów), rachunek i pokwitowanie odbioru przez kupującego w przypadku sprzedaży. III. Dokumentowanie ruchu środków trwałych w jednostce. Do udokumentowania ruchu środków trwałych w jednostce służą następujące dowody Strona 2 z 6 2
księgowe: OT Przyjęcie środka trwałego, MT Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego, PT Protokół przekazania przyjęcia środka trwałego, LT Likwidacja środka trwałego. Przyjęcie środka trwałego OT Druk powszechnego użytku. Służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji, przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód sporządzany jest w co najmniej dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości, kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. W dowodzie OT podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki, a w szczególności powinien zawierać: pełną nazwę środka trwałego, datę przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (np. nr silnika, nr podwozia), nazwę dostawcy, numer i data faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy. Numer inwentarzowy powinien być trwale naniesiony na środek trwały przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, poprzez naklejenie etykiety z numerem inwentarzowym, wydrukowanej z programu Magazyn.. Dowód OT podpisywany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami oraz osobę, której przekazano środek trwały w użytkowanie. Dowód OT zatwierdza Naczelnik urzędu lub osoba przez niego upoważniona. Dowód OT podlega ewidencji syntetycznej w programie Finansowo-księgowym i analitycznej w księdze inwentarzowej prowadzonej w programie Magazyn przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT Sporządza się na druku powszechnego użytku. Służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce. Decyzja Naczelnika urzędu o przekazaniu środka trwałego stanowi podstawę do wystawienia dowodu PT. Protokół sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał i trzecia kopia dla jednostki przyjmującej środek trwały, pierwsza kopia dla księgowości jednostki przekazującej środek trwały, druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Pierwszą stronę dowodu wypełnia pracownik wystawiający, następnie przekazuje dokument do referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat w celu określenia wartości Strona 3 z 6 3
początkowej środka trwałego i wysokości umorzenia. Potwierdzając te dane dokument podpisuje Główny księgowy, a zatwierdza Naczelnik urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Następnie dowód podpisują osoby upoważnione do przyjęcia środka trwałego. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi dołącza do swojej kopii pokwitowanie odbioru środka trwałego. Niedopuszczalne jest sporządzanie dowodu po fakcie przekazania środka trwałego. Kontrola formalno-rachunkowa polega na zbadaniu kompletności podpisów i prawidłowości danych liczbowych dotyczących wartości inwentarzowej i umorzenia przekazywanego środka trwałego. Likwidacja środka trwałego LT Sporządza się na druku powszechnego użytku lub na druku własnym. Służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego lub odsprzedaży. Ponadto jest potwierdzeniem fizycznej likwidacji środka trwałego. Dowód sporządzony jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w dwóch egzemplarzach na podstawie protokołu komisji likwidacyjnej zatwierdzonego przez Naczelnika urzędu, z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości, kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Do dowodu LT powinny być załączone następujące dokumenty: protokół likwidacyjny komisji, rachunek w przypadku sprzedaży, gdy środek trwały nie jest odsprzedany, załącznik stanowi protokół fizycznej likwidacji. Dowód LT podlega ewidencji syntetycznej w programie Finansowo-księgowym i analitycznej w księdze inwentarzowej prowadzonej w programie Magazyn przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód podlega kontroli przez pracownika referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat, odpowiedzialnego za ewidencję środków trwałych pod względem formalnorachunkowym. Dowód podlega zatwierdzeniu przez Naczelnika urzędu. Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego Sporządzany wg wzoru własnego. Służy do stwierdzenia faktu fizycznej likwidacji środka trwałego. Protokół sporządza komisja w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał do księgowości, kopii pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi. Protokół sporządza się w dniu dokonania likwidacji. Podstawą jego sporządzenia jest decyzja Naczelnika urzędu podjęta na podstawie opinii komisji powołanej do oceny przydatności składników majątku ruchomego do dalszego użytkowania. W protokole komisja dokonuje dokładnego opisu sposobu fizycznej likwidacji. Dokument nie jest przedmiotem ewidencji, lecz stanowi załącznik do dowodu LT. Strona 4 z 6 4
Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT Sporządzany na druku powszechnego użytku. Dokument służy jako podstawa do zaewidencjonowania zmiany miejsca użytkowania środka trwałego. Sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania danego środka trwałego w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia, kopia dla zdającego, kopia dla przyjmującego. Dowód stanowi podstawę do wydania środka trwałego przez osobę dotychczas materialnie odpowiedzialną, która zatrzymuje w aktach danej komórki organizacyjnej jedną kopię dowodu. Niedopuszczalne jest przekazanie (oddanie) środka trwałego na polecenie ustne bez dowodu MT. Za terminowość i prawidłowość sporządzania dowodu MT odpowiada pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi. Spis inwentarza Sporządzany jest na druku powszechnego użytku lub wzorze własnym. Służy do udokumentowania rodzaju i liczby przedmiotów znajdujących się w danym pomieszczeniu, w tym środków trwałych. Formularz sporządza w dwóch egzemplarzach pracownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia, a zatwierdza kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Sporządzony dokument podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, której spis inwentarza dotyczy. Oryginał wywiesza się w pomieszczeniu, kopia pozostaje w aktach działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. 3 Wartości niematerialne i prawne Zgodnie z ustawą o rachunkowości do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, a w szczególności: prawa autorskie, prawa do projektów, wynalazków, licencje na programy komputerowe i systemy operacyjne o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby jednostki lub do oddania do używania na podstawie umowy najmu. Zasady wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz zasady obliczania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) są analogiczne jak dla środków trwałych i zgodne z obowiązującymi przepisami. Szczegółową ewidencję wartości niematerialnych i prawnych należy prowadzić analogicznie jak ewidencję środków trwałych. 4 Materiały W jednostce budżetowej nie prowadzi się magazynu materiałowego. Materiały nabywane są w ilościach zgodnych z decyzją Naczelnika urzędu w sprawie o udzielenie zamówienia Strona 5 z 6 5
publicznego. Zakupione materiały należy wydawać bezpośrednio po odbiorze poszczególnym komórkom (za pokwitowaniem na rachunku) lub w podręcznej ewidencji ilościowej, prowadzonej przez wyznaczonego pracownika. Zakupione materiały należy odnosić bezpośrednio w ciężar kosztów. 6 Zbiory biblioteczne W jednostce budżetowej należy prowadzić ewidencję ilościową zbiorów bibliotecznych. Ewidencję tę prowadzić należy w formie książki bibliotecznej przez pracownika działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. 7 Odpowiedzialnym za gospodarkę składnikami rzeczowymi jest kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia, do którego obowiązków należy: prowadzenie ewidencji ilościowej majątku, zorganizowanie należytego oznakowania środków rzeczowych ich przechowywania i zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą oraz ubezpieczenie powierzonego majątku. Strona 6 z 6 6