Zarządzenie Nr 117 /K/2013 Burmistrza Gostynia z dnia 8 kwietnia 2013 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 117 /K/2013 Burmistrza Gostynia z dnia 8 kwietnia 2013 roku w sprawie: gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku stanowiącego własność Gminy. Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 ze zmianami), art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 roku Nr 152, poz ze zmianami) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam instrukcję w sprawie gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku stanowiącego własność Gminy zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników urzędu do zapoznania się z treścią dokumentu i jego przestrzegania. 3. Ścisłe stosowanie instrukcji zapewni prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz własną ochronę majątku Gminy Gostyń. 4. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 5. Traci moc Zarządzenie Nr 592/05 Burmistrza Gostynia z dnia 1 września 2005 roku w sprawie metod prowadzenia w Urzędzie Miejskim w Gostyniu kont ksiąg pomocniczych dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych, materiałów i towarów oraz dokonywania odpisów umorzeniowych. 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz /-/ mgr inż. Jerzy Kulak

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 117/K/2013 Burmistrza Gostynia z dnia 8 kwietnia 2013 roku Instrukcja w sprawie gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku stanowiącego własność Gminy Gostyń. 1. Jednostka wykorzystuje składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji swoich zadań oraz gospodaruje tymi składnikami w sposób oszczędny i racjonalny. 2. Jednostka utrzymuje składniki rzeczowe majątku ruchomego w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia. 3. Składniki rzeczowe majątku jednostki mogą być wykorzystywane do jednoczesnej realizacji zadań innych jednostek, jeżeli nie ogranicza to wykonywania własnych zadań jednostki i nie powoduje powstania dodatkowych kosztów po jej stronie. 4. Jednostka na bieżąco analizuje stan majątku, z uwzględnieniem jego stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. 5. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku ponosi kierownik jednostki, na którym ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem przed zniszczeniem i kradzieżą. 6. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem. 7. Odpowiedzialność za gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem oraz za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych: a) w świetlicach ponoszą pracownicy obsługi świetlicy, b) w remizach Ochotniczych Straży Pożarnych ponoszą wyznaczeni członkowie OSP. 8. Odpowiedzialność materialną w stosunku do pracowników, którym powierzono składniki mienia określają odpowiednio przepisy ustawy Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku. Osoby te składają oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. 9. W przypadku zaistnienia współodpowiedzialności materialnej wymagane jest zawarcie stosownej umowy o współodpowiedzialności materialnej za powierzone składniki mienia z obowiązkiem wyliczenia się. 10. W przypadku pozostałych osób odpowiedzialność powierza się na podstawie umowy cywilno-prawnej.

3 11. Do obowiązków użytkownika głównego należą następujące czynności związane z gospodarowaniem majątkiem: a) prowadzenie procedury zakupu nowych składników majątkowych na podstawie analizy potrzeb, w ramach środków finansowych zapewnionych w budżecie gminy, b) rozdysponowanie i przekazywanie mienia użytkownikom bezpośrednim, c) znakowanie składników majątkowych, d) zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem i kradzieżą, e) prowadzenie pomocniczej ewidencji poszczególnych środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, f) uzgadnianie stanów ewidencji pomocniczej z pracownikiem prowadzącym księgi inwentarzowe, g) analiza przydatności majątku zbędnego i zużytego, wnioskowanie w sprawie likwidacji, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania lub innych form zagospodarowania zużytych i zbędnych składników majątkowych, h) terminowe wywiązywanie się z obowiązku zwrotu lub wyliczenia się ze składników majątku pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, i) przygotowywanie wniosków do organów ścigania w przypadku wystąpienia przestępstw, przedmiotem których są składniki majątku. 12. Do obowiązków użytkowników bezpośrednich należy: a) codzienna dbałość o powierzone mienie, b) właściwa eksploatacja i ochrona składników majątkowych przed kradzieżą lub zniszczeniem, c) przyjmowanie składników majątku od użytkownika głównego oraz zgłaszanie użytkownikowi głównemu składników majątkowych zbędnych, uszkodzonych lub zużytych, d) bezzwłoczne informowanie użytkownika głównego o zniszczeniu lub zaginięciu składnika majątkowego. 13. Zaopatrzenie pracowników urzędu w artykuły biurowe, książki służące do użytku służbowego oraz w narzędzia do drobnych napraw i remontów należy do zadań wydziału organizacyjnego. 14. Pozostałe środki trwałe /wyposażenie/ objęte ewidencją ilościowo-wartościową i ilościową, stanowiące wyposażenie pomieszczeń biurowych i innych pomieszczeń w urzędzie, świetlicach oraz remizach OSP przypisane są do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym. Spis umieszcza się w każdym pomieszczeniu.

4 15. Spis inwentarza oprócz numeru pomieszczenia, określa nazwę składnika majątkowego oraz numer inwentarzowy. 16. Środki trwałe i pozostałe środki trwałe przed oddaniem do użytkowania należy oznakować w sposób trwały. 17. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się możliwość wypożyczenia sprzętu poza urząd, po wyrażeniu pisemnej zgody Sekretarza Gminy. 18. Niedobory i szkody w rzeczowych składnikach majątkowych powstałe na skutek zaniedbań obowiązków obciążają w pełnej wysokości użytkownika mienia. 19. Majątek jednostki stanowią: a) środki trwałe, czyli rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku stanowiące własność gminy, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych. Środki trwałe to środki o wartości początkowej wyższej od kwoty 3.500,00 zł ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe obejmują: grunty, w tym prawo użytkowania wieczystego, budynki i lokale będące odrębną własnością, obiekty inżynierii lądowej i wodnej, kotły i maszyny energetyczne, maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne, urządzenia techniczne, środki transportu, narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej nie sklasyfikowane, inwentarz żywy. Do środków trwałych w urzędzie zalicza się również zespoły komputerowe i drukarki bez względu na ich wartość początkową. Do środków trwałych prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową. b) pozostałe środki trwałe (wyposażenie), to środki trwałe, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak, jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje). To środki trwałe o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób

5 prawnych, dla których odpisy umorzeniowe (amortyzacyjne) są uznawane za koszty uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania ich do używania. W urzędzie pozostałe środki trwałe podlegają ewidencji ilościowej oraz ewidencji ilościowo-wartościowej. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi się tylko do umeblowania, sprzętu AGD, sprzętu audiowizualnego. Dla pozostałego wyposażenia prowadzi się ewidencję ilościową. c) wartości niematerialne i prawne, to nabyte prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, nadające się do gospodarczego wykorzystania. Zalicza się do nich w szczególności: autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do programów komputerowych. Do wartości niematerialnych i prawnych prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową. 20. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia ich do używania: z budowy, od dostawców lub innych jednostek przekazujących. Ujawnione nadwyżki środków trwałych wprowadza się do ksiąg pod datą ich zinwentaryzowania. Zakupiony środek trwały zarówno nowy, jak i używany wprowadza się do ewidencji w tak zwanej rozszerzonej cenie nabycia, która obejmuje między innymi: cenę zakupu należną sprzedającemu pomniejszoną o ewentualne rabaty, upusty, cło, opłaty notarialne, skarbowe, koszty transportu, załadunku, wyładunku, koszty montażu, przystosowania, obciążający podatek VAT, w części niepodlegającej odliczeniu lub zwrotowi. Środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia, czyli w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów. Środki trwałe ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się w wartości wynikającej z posiadanych dokumentów, a gdy ich brak na podstawie ekspertyzy, uwzględniając ich wartość godziwą i ewentualne dotychczasowe zużycie. Otrzymane nieodpłatnie środki trwałe wprowadza się do ewidencji w wartości określonej w decyzji właściwego organu, natomiast otrzymane od innych podmiotów środki trwałe np. z tytułu darowizny wycenia się w wartości rynkowej z dnia nabycia. Obiektem inwentarzowym dla gruntów są poszczególne działki gruntowe lub nieruchomości gruntowe, stanowiące zespoły działek, które można traktować jako wyodrębnioną integralną całość. 21. Wartość środka trwałego może być zwiększona w wyniku zarządzanej aktualizacji wyceny, a także o koszty związane z modernizacją środka trwałego lub zmniejszona np. z tytułu likwidacji. Przez modernizację należy rozumieć ulepszenie /unowocześnienie/ środka trwałego, podnoszące jego wartość techniczną, użytkową, jak i przystosowanie

6 składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż pierwotnie jego przeznaczenie albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych. Oprócz modernizacji ulepszeniem jest również: 1. Przebudowa dokonanie gruntownej zmiany czegoś, ulepszenie, poprawienie. 2. Rozbudowa powiększenie, poszerzenie czegoś /najczęściej budowli czy budynku/, dobudowywanie nowych elementów, budowanie nowych obiektów, zwiększenie liczby składników czegoś. 3. Rekonstrukcja odtworzenie czegoś na podstawie zachowanych fragmentów, szczątków, przekazów zniszczonych całkowicie lub częściowo budynków lub innych środków trwałych. 4. Adaptacja przystosowanie /zwłaszcza budynku/ do innego użytku, przerobienie dla nadania innego charakteru. 22. Ewidencję ilościowo wartościową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzi wydział księgowości w programie komputerowym środki trwałe. 23. Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służą: a) księga obiektów inwentarzowych, w której ewidencjonuje się każdy obiekt w oddzielnej pozycji, zaopatrzony w odpowiednie numery inwentarzowe umożliwiające ich zidentyfikowanie. Numer pozycji przychodu staje się numerem inwentarzowym obiektu. Numer inwentarzowy nadaje się na cały okres użytkowania obiektu. b) indywidualne karty kontowe obiektów inwentarzowych prowadzone dla każdego środka trwałego oddzielnie. Do umorzeń jednostka przyjmuje stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązuje metoda liniowa. 24. Wyceny środków trwałych dokonuje się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z tym, że środki trwałe, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, wycenia się według wartości określonej w decyzji. 25. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty, budowle i budynki. 26. Podstawą przyjęcia do ewidencji środka trwałego w wydziale finansowym jest: decyzja, akt notarialny, dokument OT przyjęcie środka trwałego z numerem ewidencyjnym. Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią: 1. Przy zakupie: faktura VAT dostawcy lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego.

7 2. W przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji zestawienie zbiorcze spisu z natury z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną. 3. W sytuacji wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie dokumentacja inwestycyjna. 4. W przypadku nieodpłatnego nabycia np. umowa darowizny. 5. Wyjaśnienie w celu dokładnego sporządzenia dokumentu OT 1) Określenie wystawcy dowodu / nazwa jednostki i dokładny adres/. 2) Określenie numeru i daty wystawienia dowodu /w rubryce tej określa się: numer dowodu, umożliwiający w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny oznaczyć dokument oraz datę wystawienia/. 3) Nazwa środka trwałego /w tym miejscu widnieje dokładna nazwa środka trwałego/. 4) Charakterystyka środka trwałego /w rubryce tej podaje się dokładną i pełną nazwę środka trwałego wraz z jego charakterystyką np. numerem fabrycznym, cechami użytkowymi czy technicznymi/. 5) Nazwa dostawcy oraz oznaczenie dowodu dostawy /w tym miejscu tym podaje się nazwę i dokładny adres dostawcy oraz nr i rodzaj dowodu, takie jak: faktura VAT dostawcy lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego w przypadku zakupu, zestawienie zbiorcze spisu z natury, dokumentacja inwestycyjna, umowa darowizny, wartość środka trwałego/. 6) Podpisy: wystawcy dowodu i użytkownika środka trwałego /w rubryce tej podpisują się: wystawca dowodu oraz pracownik, któremu przekazano środek trwały w celu sprawowania nad nim kontroli - użytkownik środka trwałego/. 7) Miejsce użytkowania /określenie miejsca użytkowania środka trwałego miejsce, w którym on się znajduje/. 8) Uwagi /w tym miejscu podaje się uwagi do opisu technicznego np. rok produkcji czy numer fabryczny/. 6. Pozostałe dane na dowodzie przychodowym OT wypełnia komórka finansowa. 1) Księgowanie - dowód OT podlega ewidencji syntetycznej w urządzeniach księgowych na odpowiednich kontach /należy dowód zadekretować/ oraz w ewidencji analitycznej w module środki trwałe ; pod dekretacją umieszcza się datę księgowania oraz podpis osoby, która tego dokonuje. 2) Numer inwentarzowy - numer zostaje trwale nadany przez upoważnionego pracownika, w momencie wpisania go do ewidencji inwentarzowej.

8 3) Symbol układu klasyfikacyjnego - pracownik upoważniony do prowadzenia ewidencji środków trwałych nadaje symbol zgodnie z KŚT i wpisuje go na dokumencie OT. 4) Stanowisko kosztów - określamy tutaj odpowiednie stanowisko kosztów np. konto analityczne do konta 080 np ) Stopa umorzenia - księgowość przypisuje dla danego środka trwałego procentową stopę rocznego umorzenia. 27. Dowody OT winne być numerowane od nr 1 od początku danego roku. Pracownik wyznaczony do wystawiania OT zaczyna od nr 1 w każdym roku kalendarzowym, dopisując symbol wydziału. a) dowody OT na środki trwałe wytworzone we własnym zakresie /zrealizowana inwestycja/ sporządzają pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za realizację danej inwestycji w ciągu 30 dni od daty odbioru zadania, b) dowody OT na środki trwałe pochodzące z zakupu sporządzają pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za zakupy na podstawie faktury, w cenie nabycia, na którą składa się cena zakupu powiększona o koszty zakupu. Dokument ten sporządza się niezwłocznie po dokonaniu zakupu, c) dowody OT na zrealizowaną w wyniku modernizacji inwestycję sporządzają pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za modernizację w ciągu 30 dni od daty odbioru zadania, d) dowody OT dla środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie sporządzają niezwłocznie po otrzymaniu środka, pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za środek trwały, e) dowody OT na środki trwałe ujawnione w trakcie inwentaryzacji sporządzają pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za środek trwały. Dowody OT wystawia się w 3 egzemplarzach jeden dla księgowości, jeden dla osoby, której przekazano środek trwały, kopia na stanowisku pracownika sporządzającego. 28. Na wystawionym dowodzie OT środka trwałego należy napisać, komu przekazano środek do użytkowania. 29. Podstawą zdjęcia z ewidencji środka trwałego w wydziale finansowym jest decyzja, akt notarialny, PT- protokół przekazania, LT- protokół likwidacji. 1. Dowód PT służy do przyjęcia przekazania środka trwałego. Wystawiany jest przez pracownika merytorycznego, odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w zakresie realizowanych zadań. Dowód ten zawiera co najmniej: nazwę i charakterystykę środka trwałego, jego numer inwentarzowy oraz symbol klasyfikacji

9 środków trwałych, wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia /wartości z wydziału finansowego/, nazwę i adres jednostki przekazującej i przyjmującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę. Dowód PT wystawia się w trzech egzemplarzach: oryginał przekazuje się jednostce otrzymującej środek, pierwszą kopię przekazuje się wydziałowi finansowemu, druga kopia pozostaje w wydziale merytorycznym. Dla środków trwałych, za wyjątkiem gruntów oddanych w trwały zarząd jednostce organizacyjnej, sporządza się również protokół przekazania. 2. Dowód LT służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego następującego na skutek zużycia, zniszczenia, sprzedaży, niedoboru. Dowód LT powinien zawierać: numer i datę dowodu, nazwę środka trwałego i jego numer inwentarzowy, wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie, orzeczenie komisji likwidacyjnej /określenie przyczyn likwidacji/, skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej członków. Dowód LT wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał przekazuje się wydziałowi finansowemu, druga kopia pozostaje w wydziale merytorycznym. 3. Dowód MT wystawia się dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania środków trwałych. Dowód ten sporządza się na podstawie decyzji kierownika jednostki. Dowód ten sporządza pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za gospodarkę środkami w zakresie realizowanych zadań w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka. Dowód MT powinien zawierać: nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę, numer inwentarzowy środka trwałego, jego wartość początkową, datę i przyczyny miejsca użytkowania, dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania, podpisy osób kierownika komórki przekazującej i otrzymującej środek trwały, datę sporządzenia dowodu. Dowód MT wystawia się w czterech egzemplarzach: oryginał przekazuje się do komórki otrzymującej środek, pierwszą kopię przekazuje się wydziałowi finansowemu, drugą kopię przekazuje się do komórki przekazującej środek, czwartą kopię otrzymuje osoba merytorycznie odpowiedzialna za gospodarkę środkami trwałymi w zakresie realizowanych zadań. 30. Pozostałe środki trwałe w używaniu (wyposażenie) wycenia się według cen zakupu brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT. Umarza się je jednorazowo i w całości zalicza w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji. Księgi inwentarzowe prowadzi się wyłącznie do umeblowania, sprzętu AGD, sprzętu audiowizualnego. 31. Pozostałe wyposażenie z uwagi na zasadę istotności koszty zakupu są nieznaczneujmuje się w ewidencji ilościowej, w księgach inwentarzowych techniką ręczną.

10 32. Ewidencję ilościowo-wartościową pozostałych środków trwałych /umeblowania, sprzętu AGD, sprzętu audiowizualnego/ prowadzi wydział finansowy w księgach inwentarzowych techniką ręczną. 33. Księgi inwentarzowe winne być ponumerowane, osznurowane i podpisane przez głównego księgowego. 34. Ewidencji analitycznej w książkach inwentarzowych dokonuje się w porządku chronologicznym według daty przyjęcia. Przy rozchodach należy powołać się na właściwą pozycję przychodów. 35. Na koniec każdego roku wartość wyposażenia objętego ewidencją ilościowowartościową należy uzgodnić z pracownikiem ds. księgowości budżetowej, prowadzącym ewidencję syntetyczną. 36. Pozostałe środki trwałe wycofane z użytkowania i objęte ewidencją ilościowo wartościową lub ewidencją ilościową podlegają fizycznemu zniszczeniu, przekazaniu lub odsprzedaży. 37. Podstawą zdjęcia z ewidencji wyposażenia podlegającego likwidacji jest dowód LN protokół likwidacji. Dowód LN służy do udokumentowania likwidacji pozostałego środka trwałego następującego na skutek zużycia, zniszczenia, sprzedaży, niedoboru. Dowód LN powinien zawierać: numer i datę dowodu, nazwę środka trwałego i jego numer inwentarzowy, wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie, orzeczenie komisji likwidacyjnej /określenie przyczyn likwidacji/, skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej członków. Dowód LN wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał przekazuje się wydziałowi finansowemu, druga kopia pozostaje w wydziale merytorycznym. 38. Dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania pozostałych środków trwałych służy dowód MN. Dowód ten sporządza się na podstawie decyzji kierownika jednostki. Dowód ten sporządza pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za gospodarkę środkami w zakresie realizowanych zadań w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka. Dowód MN powinien zawierać: nazwę wyposażenia i jego krótką charakterystykę, numer inwentarzowy, jego wartość początkową, datę i przyczyny zmiany miejsca użytkowania, dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania, podpisy osób kierownika komórki przekazującej i otrzymującej środek trwały, datę sporządzenia dowodu. Dowód MN wystawia się w czterech egzemplarzach: oryginał przekazuje się do komórki otrzymującej środek, pierwszą kopię przekazuje się wydziałowi finansowemu, drugą kopię przekazuje się do komórki przekazującej środek, czwartą kopię otrzymuje osoba

11 merytorycznie odpowiedzialna za gospodarkę środkami trwałymi w zakresie realizowanych zadań. 39. Materiały uzyskane z odzysku ewidencjonuje się ilościowo w poszczególnych wydziałach merytorycznych urzędu. 40. Na fakturach i rachunkach, na podstawie których dokonano zakupu pozostałych środków trwałych (wyposażenia), należy dokładnie opisać, komu i jakie wyposażenie przekazano do użytkowania oraz zamieścić klauzulę treści: wpisano do ewidencji ilościowej lub ilościowo-wartościowej, pokój nr.... poz nr.... data..... podpis Zakupione wyposażenie oraz sprzęt wykorzystywany na potrzebny działalności świetlic oraz do Ochotniczych Straży Pożarnych przekazane zostaje na podstawie protokołu przekazania. Jeden egzemplarz protokołu przekazywany jest wraz z fakturą do wydziału finansowego. 42. Ewidencję ilościowo - wartościową oraz ilościową prowadzą opiekunowie świetlic oraz wyznaczona jednostka organizacyjna gminy zarządzająca działalnością świetlic, natomiast w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych wyznaczeni w OSP członkowie. Ewidencja prowadzona jest w księgach inwentarzowych oddzielnie dla każdej świetlicy i jednostki OSP. 43. Zakupione książki, publikacje do użytku służbowego podlegają ewidencji w podręcznej księdze prowadzonej przez pracownika wydziału organizacyjnego. Ewidencja zawiera: liczbę porządkową, datę zakupu, tytuł książki, nazwisko i imię osoby otrzymującej. 44. Ewidencję ilościową zakupionych i wydanych materiałów biurowych i towarów prowadzi wyznaczony merytorycznie pracownik wydziału organizacyjnego. Zakupione materiały biurowe oraz towary są bezpośrednio po zakupie zaliczane w ciężar właściwego konta kosztów. 45. Zakupione ubrania dla pracowników oraz umundurowanie dla pracowników straży miejskiej ewidencjonuje pracownik w zakresie swoich obowiązków w kartach ewidencyjnych wyposażenia. Dokonując zakupu, wpisuje na fakturze: wpisano do karty ewidencyjnej wyposażenia dla /nazwisko i imię osoby, dla której dokonano zakupu/. 46. Pracownikom jednostki może być powierzony sprzęt do użytku służbowego, taki jak: telefony komórkowe, kamery, aparaty fotograficzne itp. Przyjmując taki sprzęt, pracownik winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie i zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie jego użytkowanie lub potrzeba użytkowania.

12 47. Wartości niematerialne i prawne w postaci programów i licencji ewidencjonuje się na podstawie faktur zakupu, protokołów przekazania, umowy darowizny. Dokumenty dotyczące zakupów wartości niematerialnych i prawnych /programy i licencje/ opisuje pracownik zajmujący stanowisko informatyka. Wartości niematerialne i prawne, których jednostkowa wartość początkowa przekracza kwotę ustaloną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, finansuje się ze środków na inwestycje i umarza stopniowo zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Do umorzeń wartości niematerialnych i prawnych jednostka przyjmuje stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązuje metoda liniowa. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej w dniu przyjęcia do używania równej lub niższej od wartości określonej w wyżej wymienionej ustawie o podatku dochodowym finansuje się ze środków na wydatki bieżące i umarza jednorazowo, spisując całą wartość w koszty działalności operacyjnej w zespole 4 w miesiącu przyjęcia do używania, zaś umorzenie księguje się na koncie Na wszystkie zakupione czy otrzymane programy komputerowe i licencje pracownik sporządza dowód OT. 49. Ewidencję ilościowo wartościową dla wszystkich /bez względu na wartość/ wartości niematerialnych i prawnych prowadzi wydział finansowy techniką komputerową w programie Środki trwałe. 50. Dla środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przez użytkowników głównych ewidencja pomocnicza w ujęciu ilościowym, osobno dla każdego składnika majątku, w celu dokonania na koniec każdego roku budżetowego uzgodnienia rzetelności i prawidłowości ewidencji księgowej. 51. Uzgodnienie ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną dokonywane jest według stanu na 31 grudnia każdego roku oraz na dzień przeprowadzania inwentaryzacji. Burmistrz /-/ mgr inż. Jerzy Kulak

13 Uzasadnienie do Zarządzenia Nr 117/K/2013 Burmistrza Gostynia z dnia 8 kwietnia 2013 roku w sprawie: gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku stanowiącego własność Gminy. Gospodarka mieniem komunalnym wymaga prowadzenia szczególnie racjonalnej i oszczędnej działalności oraz zapewnienia należnej ochrony posiadanego mienia. Posiadanie jasnych i skutecznych zasad jest jedynym sposobem na prowadzenie prawidłowej gospodarki majątkowej i finansowej. Wobec braku jakichkolwiek uregulowań prawnych w sektorze samorządowym, jedynym sposobem jest przyjęcie do stosowania wewnętrznych zasad w zakresie gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku. Zarządzenie określa zasady gospodarowania składnikami majątku oraz zasady dokumentowania przychodu i rozchodu środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz określenie składników majątku, które należy ujmować w ewidencji ilościowo-wartościowej, a które w ewidencji ilościowej. Burmistrz /-/ mgr inż. Jerzy Kulak