Broszura informacyjna w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej na rynku Republiki Federalnej Niemiec 1. ZASADY ZAKŁADANIA I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 1.1. OMÓWIENIE FORM PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ Zagraniczni inwestorzy w Niemczech preferują 5 podstawowych form prowadzenia działalności gospodarczej: przedstawicielstwo (niem. Repräsentanz); samodzielny oddział (niem. eingetragene Zweigniederlassung); działalność na własny rachunek (niem. Einzelunter-nehmer); spółki osobowe (cywilna, jawna, komandytowa); Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (niem. Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH). Przedstawicielstwo (niem. Repräsentanz) Przedstawicielstwo, nazywane też biurem przedstawicielskim, biurem kontaktowym lub biurem technicznym, w Niemczech jest jedynie częścią firmy macierzystej i musi występować pod zarejestrowaną w Polsce nazwą ( firma ). Przedstawicielstwo nie posiada osobowości prawnej. Jego rolą jest jedynie zaznaczenie obecności polskiego przedsiębiorstwa na rynku niemieckim. Biuro przedstawicielskie podejmuje działania związane z rozpoznaniem rynku i wspieraniem sprzedaży i nie jest rejestrowane w rejestrze handlowym. Działalność w formie biura przedstawicielskiego jest jednak formą działalności gospodarczej, więc utworzenie takiego biura podlega, według Ustawy Prawo Działalności Gospodarczej (niem. Gewerbeordnung), obowiązkowemu zgłoszeniu w urzędzie ds. gospodarki (niem. Gewerbeamt) albo w tzw. urzędzie porządkowym (niem. Ordnungsamt) miasta lub gminy, w której działalność ma być prowadzona. Samodzielny oddział (niem. eingetragene Zweigniederlassung) Samodzielny oddział (nazywany również filią) daje większe możliwości niż przedstawicielstwo. Nie jest jednak z punktu widzenia prawa samodzielnym przedsiębiorstwem, tak jak np. spółka-córka, mimo że posiada odrębny lokal i jest samodzielny pod względem gospodarczym i organizacyjnym. Oddział ma jednak prawo 1
pozywać i może być pozwany przez osoby trzecie. Oddział może również zawierać własne umowy, przy czym stojąca za nim firma zagraniczna odpowiada za zobowiązania. Działalność na własny rachunek (niem. Einzelunter-nehmer) Ta forma występuje często w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej w ograniczonym wymiarze. Może być prowadzona jedynie pod własnym imieniem i nazwiskiem. W tym przypadku możliwe jest dokonanie wpisu działalności do rejestru handlowego pod pojęciem zarejestrowanego kupca (niem. eingetragener Kauf-mann). Wówczas do nazwy przedsiębiorstwa musi być dodany skrót e.k lub e.kfr lub podobnie jednoznaczne określenie. Za prowadzeniem działalności w tej formie przemawia fakt, że do jej podjęcia nie jest wymagany żaden kapitał. Nieskomplikowane są też formalności prowadzące do utworzenia tego rodzaju firmy. Zdecydowaną wadą jest obarczenie właściciela całym ryzykiem finansowym przedsięwzięcia, który za długi i zobowiązania odpowiada osobiście całym swoim majątkiem. Spółka cywilna (niem. Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GbR) W przypadku, kiedy działalność na własny rachunek zamierza wspólnie prowadzić kilka osób, można wybrać formę spółki cywilnej. Stosunki i zależności pomiędzy wspólnikami zaleca się uregulować w formie pisemnej. Spółka może również powstać bez pisemnej umowy, wtedy zastosowanie mają regulacje ustawowe. Dla poszczególnych wspólników mogą się one jednak okazać niekorzystne, szczególnie w przypadku rozwiązania spółki. Spółka jawna (niem. offene Handelsgesellschaft, OHG) Spółka cywilna nie może mieć zastosowania w przypadku, kiedy więcej niż jedna osoba prowadzi działalność gospodarczą wykraczającą poza określone ramy powstaje wówczas spółka jawna. Za zobowiązania spółki wszyscy wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem. Nie jest wymagany kapitał minimalny, jednak przedsiębiorstwo musi zostać zarejestrowane w rejestrze handlowym. Spółka jawna (OHG), jak również spółka komandytowa (KG, przedstawiona poniżej) stanowią specyficzne formy spółki cywilnej (GbR), jeżeli utworzone zostały w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Spółka komandytowa (niem. Kommanditgemiast sellschaft, KG) W spółce komandytowej musi być przynajmniej dwóch wspólników: jeden z nich jako komplementariusz odpowiada całym swoim majątkiem. Natomiast drugi wspólnik komandytariusz jest cichym wspólnikiem i odpowiada do wysokości wkładu. Kapitał minimalny nie jest wymagany, a spółka musi być zarejestrowana w rejestrze handlowym. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (niem. Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH) Spółka z o.o. jest najczęściej wybieraną formą prawną przedsiębiorstwa w Niemczech. Dzięki stosunkowo nieskomplikowanym formalnościom przy jej zakładaniu, swobodzie określenia kształtu spółki, jak również stosunkowo niskiemu kapitałowi, wymaganemu przy tworzeniu spółki, jest ona często stosowana zarówno przez duże przedsiębiorstwa, jak i pojedyncze osoby (tzw. jednoosobowa GmbH). Dzięki reformie Ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością z 2008 r. GmbH zyskała jeszcze dodatkowo na atrakcyjności jako forma prawna. Główną zaletą tej formy spółki jest ograniczenie ryzyka finansowego do wysokości majątku spółki. Jeżeli wszyscy udziałowcy wniosą wkłady, to odpowiadają majątkiem osobistym tylko w wyjątkowych przypadkach. Ograniczona jest też odpowiedzialność zarządu. Koniecznym warunkiem utworzenia GmbH jest podpisanie umowy spółki, która musi zostać poświadczona przez notariusza. Najczęściej umowa sporządzana jest przez radcę 2
prawnego w ramach tzw. doradztwa założycielskiego, a następnie poświadczana jest przez notariusza. W treści umowy spółki należy określić: siedzibę, nazwę, przedmiot działalności spółki, wysokość kapitału zakładowego i wysokość wkładów wspólników (od reformy Ustawy o GmbH są one nazywane udziałami), forma sprawowania zarządu i zakres jego uprawnień do reprezentowania spółki. Minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. w Niemczech wynosi 25.000 EUR. Kapitał ten musi być wpłacony w momencie zakładania spółki. Obok wkładów gotówkowych, możliwe jest także wniesienie wkładów rzeczowych. 1.2. REJESTRACJA PODMIOTU Zgłoszenie oddziału polskiej spółki do rejestru handlowego w Niemczech. Zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu polskiej spółki w obecności urzędnika konsulatu generalnego RFN w Polsce, właściwego dla siedziby firmy lub przed notariuszem w Niemczech. Zgłoszenie musi kompleksowo określać stosunki prawne w polskiej spółce. Niemieckie Sądy Rejestrowe z reguły bardzo dokładnie sprawdzają zupełność i poprawność zgłoszenia, dlatego przy jego sporządzaniu należałoby skorzystać z pomocy doświadczonego w tej dziedzinie radcy prawnego lub notariusza. Do składanego we właściwym Sądzie Rejestrowym zgłoszenia do rejestru handlowego należy dołączyć aktualny odpis z polskiego rejestru (KRS) oraz umowę spółki lub zaświadczenie o założeniu spółki wraz ze wszystkimi późniejszymi notarialnie poświadczonymi zmianami. Wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język niemiecki i muszą zostać poświadczone przez wystawiający je sąd albo przez notariusza. Wpis spółki osobowej. W przypadku zakładania spółki jawnej lub komandytowej, należy dokonać zgłoszenia w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby spółki w celu wpisania spółki do rejestru handlowego. Zgłoszenie musi zawierać następujące dane: nazwisko, imię, datę urodzenia i miejsce zamieszkania każdego wspólnika (komplementariuszy, jak i komandytariuszy w przypadku spółki komandytowej), nazwę (firmę) i siedzibę spółki, datę rozpoczęcia działalności, wartość kwoty komandytowej każdego komandytariusza (tylko w przypadku spółki komandytowej). Zgłoszenie (pisemne) i podpisy muszą zostać złożone przed notariuszem. Zgłoszenia muszą dokonać wszyscy wspólnicy (w przypadku spółki komandytowej zarówno komplementariusze, jak i komandytariusze). Wspólnicy upoważnieni do reprezentowania spółki muszą złożyć podpisy pod firmą spółki; podpisy zostaną notarialnie poświadczone. Ze zgłoszenia musi wynikać rodzaj działalności firmy i jej siedziba. Wpis spółki handlowej. W przypadku spółki z o.o. wpisu do rejestru handlowego dokonuje zarząd. Zgłoszona zostaje nie tylko sama spółka, ale również członkowie zarządu. Do pisma - zgłoszenia do rejestru handlowego należy dołączyć: poświadczoną notarialnie umowę zakładanej spółki z pełnomocnictwami wszystkich przedstawicieli spółki, którzy tę umowę podpisali oraz listę wszystkich wspólników. Spółka istnieje dopiero od momentu wpisania do rejestru handlowego. Wpis do rejestru obejmuje: nazwę firmy, jej siedzibę, przedmiot działalności przedsiębiorstwa, wysokość kapitału zakładowego, dzień podpisania umowy spółki, osobę/y członka/ów zarządu i prokurenta/ów, jak również zakres ich pełnomocnictwa do reprezentowania spółki. Wgląd w te informacje jest dostępny dla każdego. Trudno jest jednoznacznie określić czas trwania procedury związanej z uzyskaniem wpisu do rejestru handlowego, przede wszystkim ze względu na różny czas opracowywania dokumentów przez różne sądy. Staranne przygotowanie dokumentów załączanych do zgłoszenia w dużej mierze skraca czas trwania procedury uzyskania wpisu do rejestru, nawet do kilku dni. 3
Przykładowe koszty wpisu do rejestru handlowego w Niemczech Rodzaj spółki forma prawna Spółka z o.o. (1-osobowa) Spółka akcyjna (1-osobowa) Spółki osobowe (do 3 wspólników) Działalność gospodarcza na własny rachunek Koszty 100 euro 240 euro 70 euro (do 3 wspólników) dodatkowo 20 euro za każdego następnego wspólnika 50 euro Źródło: IHK Berlin. Działalność reglamentowana działalność rzemieślnicza. W przypadku, gdy przedmiot działalności spółki obejmuje działalność rzemieślnicza, dodatkowo należy złożyć wniosek o wpis do rejestru rzemieślniczego (niem. Handwerksrolle). Obowiązek ten dotyczy rzemiosła właściwego, czyli zawodów wymienionych w załączniku A. do ustawy o rzemiośle, (niem. Handwerksordnung) lub o wpis na listę przedsiębiorstw wykonujących działalność pokrewną rzemiosłu (niem. Verzeichnis der handwerksähnlichen Betriebe), czyli zawody wymienione w załączniku B. ustawy o rzemiośle w odpowiedniej izbie rzemieślniczej. Warunkiem uzyskania wpisu do rejestru rzemieślniczego przez osobę prawną jest zatrudnienie na stanowisku kierownika technicznego osoby, która zgodnie z niemieckimi przepisami złożyła egzamin mistrzowski w danej dziedzinie rzemiosła lub posiada porównywalne kwalifikacje potwierdzone egzaminem, np. właściwej w danym przypadku szkoły wyższej. Wpis do rejestru rzemieślniczego może również uzyskać obywatel UE, będący w posiadaniu zezwolenia na zasadzie wyjątku (niem. Ausnahmebewilligung), wydawanego na podstawie 9 ustawy o rzemiośle. Zezwolenie jest udzielane osobom, które przedłożą dokument wydany przez Izbę Rzemiosła potwierdzający kwalifikacje. Organem upoważnionym do wydania zaświadczenia stwierdzającego charakter, okres i rodzaj działalności wykonywanej w Rzeczpospolitej Polskiej jest marszałek województwa właściwy dla miejsca zamieszkania osoby składającej wniosek, a w przypadku braku miejsca zamieszkania na terenie Rzeczpospolitej Polskiej - marszałek województwa właściwy ze względu na ostatnie miejsce wykonywania działalności lub ostatnie miejsce zatrudnienia przy wykonywaniu działalności, w tym w charakterze dyrektora lub na stanowisku kierowniczym. Z dniem 1 lipca 2011 r. uruchomiona została Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzona w systemie teleinformatycznym przez Ministra Gospodarki i dla działalności po tym okresie właściwym jest CEIDG. Zaświadczenie stwierdzające charakter, okres i rodzaj działalności wykonywanej w Rzeczpospolitej Polskiej wydawane jest na wniosek zainteresowanego - w przypadku, gdy zamierza podjąć lub wykonywać działalność na terenie innego niż Rzeczpospolita Polska państwa należącego do obszaru określonego powyżej. Zaświadczenie stwierdza, że osoby te w kraju ojczystym prowadziły działalność rzemieślniczą oraz: co najmniej 6 lat nieprzerwanie prowadziły samodzielną działalność gospodarczą w danym zawodzie lub były zatrudnione na stanowisku kierownika zakładu lub co najmniej 3 lata nieprzerwanie prowadziły samodzielną działalność gospodarczą i co najmniej 5 lat pracowały jako pracownik najemny w danym zawodzie lub co najmniej 3 lata nieprzerwanie prowadziły samodzielną działalność gospodarczą lub były zatrudnione na stanowisku kierownika zakładu, po uprzednim ukończeniu przynajmniej 3-letniego, uznawanego państwowo, kształcenia w danym zawodzie lub 4
co najmniej 5 lat nieprzerwanie pracowały na stanowisku kierowniczym, przy czym z tego co najmniej 3 lata w dziale technicznym, po uprzednim ukończeniu przynajmniej 3- letniego kształcenia w danym zawodzie. Od ukończenia działalności wymienionych w dwóch pierwszych kategoriach nie może upłynąć więcej niż 10 lat. 2. SYSTEM PODATKOWY Obowiązkowi podatkowemu podlegają osoby fizyczne i podmioty prawne, które wykonują działalność na terytorium Republiki Federalnej Niemiec. Odbiorcą podatku jest właściwy organ podatkowy republiki, regionu bądź gminy. Podatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do wpłacenia podatku, sporządzania deklaracji podatkowych oraz prowadzenia ksiąg. W 2008r. Federalny Urząd Skarbowy rozpoczął przydzielanie każdej osobie fizycznej nowego numeru identyfikacyjnego, który zastąpił dotychczasowy numer podatkowy. Następnym krokiem w ramach zmian będzie planowane na rok 2015 przydzielenie Gospodarczego Numeru Identyfikacyjnego wszystkim czynnym podmiotom gospodarczym. Podmiotami gospodarczymi są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i jednostki powiązane. Od 1.01.2012 roku wprowadzono system rozliczeń zaliczek na podatek dochodowy PIT wyłącznie w formie elektronicznej, od 2011 r. obowiązuje rozliczenie rocznej deklaracji VAT w formie elektronicznej oraz - zgodnie z przyjętą 23.09.2011 r. ustawą o ułatwieniach podatkowych - blisko 40 innych korzystniejszych regulacji w ordynacji podatkowej. W Niemczech występują następujące rodzaje podatku: Podatek dochodowy od osób fizycznych (niem. Einkommensteuer, ESt) Podatek osiągnięty z działalności gospodarczej musi być zadeklarowany i rozliczony (samodzielnie lub wspólnie z małżonkiem) w urzędzie skarbowym (niem. Finanzamt). Stawka podatku dochodowego od osób fizycznych rośnie progresywnie wraz z dochodem i wynosi od 14 do 42% Maksymalna stawka obowiązuje dla dochodu powyżej 52 882 EUR (rozliczanie samodzielne) lub 105 764 EUR (rozliczanie z małżonkiem), natomiast kwota wolna od podatku wynosi odpowiednio 8 004 EUR oraz 16 004 EUR (dane na 2012 rok). Podatek od działalności gospodarczej (niem. Gewerbesteuer, GewSt) Podatek od działalności gospodarczej jest podatkiem specyficznym, występującym w Niemczech, a płacą go osoby i podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Jego wysokość zależy od: wielkości i lokalizacji gminy, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza, wysokości osiągniętego dochodu oraz formy prawnej firmy i rodzaju działalności. Podstawą opodatkowania GewSt jest dochód obliczony podobnie jak do podatku dochodowego dla osób fizycznych. Stawka wynosi najczęściej 17 20%. Podatek ten jest uwzględniany przy obliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych (zmniejszenie ESt poprzez zastosowania specyficznej metody zliczającej GewSt). Podatkowi temu nie podlegają tzw. wolne zawody (np.: lekarz, artysta, prawnik). 5
Podatek od towarów i usług VAT (niem. Umsatzsteuer, Ust) Podatek ten jest też często zwany podatkiem od wartości dodanej (niem. Mehrwertsteuer). Stawka podstawowa wynosi 19%, obniżona 7%. Szczególne regulacje dotyczą mikroi małych przedsiębiorstw oraz przedsiębiorstw leśnych i rolnych. Podatek solidarnościowy (niem. Solidaritätszuschlag, SoIZ) W Niemczech od dochodów z działalności gospodarczej płaci się dodatkowo podatek zwany solidarnościowym. Stawka tego podatku wynosi 5,5%. Jest to dodatkowe obciążenie do podatku dochodowego od osób fizycznych, które jest liczone od: zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, obliczonego podatku od wynagrodzeń oraz dochodu z odsetek, kapitału i innych należności podatkowych. Wysokość tego podatku jest wyznaczona przez Urząd Skarbowy w decyzji podatkowej (wyznaczenie łączne ESt i SoIZ). Podatek kościelny (niem. Kirchensteuer, KiSt) Ten podatek płacą osoby deklarujące przynależność do kościoła (katolicki, ewangelicki, starokatolicki, wyznanie mojżeszowe). Jest on obliczany procentowo (najczęściej 8 9%) od kwoty podatku dochodowego (Est). Podatek od pojazdów (niem. Karftahrzeugsteuer, Kfz-St) Od pojazdów zarejestrowanych w Niemczech płaci się podatek od środków transportu. Wysokość tego podatku uzależniona jest od: rodzaju silnika (benzyna, diesel), jego pojemności oraz klasy szkodliwości pojazdu dla środowiska. Stawka Kfz-St wynosi od 6,75 do 37,58 EUR i jest liczona za każde rozpoczęte 100 cm3 pojemności silnika. Obowiązek prowadzenia księgowości. Niektóre podmioty z racji formy prawnej lub rodzaju prowadzonej działalności są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzenia właściwej ewidencji księgowej. Małe podmioty gospodarcze nie muszą prowadzić ksiąg handlowych, tzw. pełnej księgowości, chyba że wynika to z przepisów szczególnych. W uproszczeniu można przyjąć, że: przy rocznym obrocie do 500 000 EUR lub zysku nie przekraczającym rocznie 50 000 EUR nie ma obowiązku prowadzenia księgowości. Nie zwalnia to oczywiście od obowiązku dokumentowania zakupów i sprzedaży. Więcej o Niemieckim systemie podatkowym można znaleźć na stronie: http://www.berlin.trade.gov.pl/pl/rfnprzewodnik/article/detail,892,podatek_od_towarow_i_us lug.html 3. WAŻNE LINKI Wydział Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Berlinie Leipziger Platz 2 Berlin 10117 RFN tel.: (+49) 30 206 226 70 fax: (+49) 30 206 226 730 www.berlin.trade.gov.pl E-mail: info@wirtschaft-polen.de 6
Na stronie: www.berlin.trade.gov.pl/pl/rfnprzewodnik znajduje się szereg przewodników z zakresu rynku niemieckiego, m.in.: Rynek Niemiecki, przewodnik dla eksporterów i inwestorów 8 kroków do własnej firmy w Niemczech na przykładzie Berlina Ogólne Warunki Umów w obrocie handlowym z Niemcami Komentarz do nowelizacji ustawy o spółce GmbH (spółka z o.o.) w Niemczech z uwzględnieniem nowej formy tzw. spółki przedsiębiorców 7