Instrukcja obsługi aplikacji Moduł 7 Business Ship Control dla InsERT Subiekt GT PRZEDSIĘBIORSTWO FAIR PLAY 2011 Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania. www.siodemka.com
SPIS TREŚCI 1. Uruchamianie aplikacji 2. Wywoływanie okna modułu 3. Konfiguracja 4. Główne okno aplikacji do zarządzania listami przewozowymi 5. Tworzenie nowego listu przewozowego 6. Drukowanie dokumentów przewozowych 7. Dodatkowe operacje na listach przewozowych 8. Filtrowanie danych listów przewozowych 9. Filtrowanie dokumentów subiekta 3 4 5 8 9 16 17 18 19 2
1.Uruchamianie aplikacji Po zainstalowaniu aplikacja powinna uruchomić się sama. Domyślnie program pracuje zminimalizowany w zasobniku Tray. Jeśli aplikacja nie jest uruchomiona można ją uruchomić z skrótu dostępnego na pulpicie lub w Menu Start > Wszystkie programy > Siódemka. W konfiguracji aplikacji można również zaznaczyć żeby uruchamiała się ona automatycznie ze startem systemu. 3
2. Wywoływanie okna modułu Po zainstalowaniu gdy aplikacja została uruchomiona można ją wywołać na dwa sposoby: skrótem klawiszowym CTRL + 7 lub wybierając z zasobnika systemowego Tray 4
3. Konfiguracja Aby skonfigurować aplikację do poprawnego działania należy z okna startowego aplikacji wybrać przycisk Konfiguracja lub użyć skrótu klawiszowego F2. Okno konfiguracji zawiera 4 zakładki: Siódemka Drukowanie Ustawienia programu Baza danych 3.1 Ustawienie domyślnych danych nowego listu przewozowego Zakładka Siódemka okna konfiguracji umożliwia ustawienie domyślnych wartości listu przewozowego. Wartości, które zostaną tutaj wpisane zostaną użyte podczas tworzenia nowego listu przewozowego do wypełnienia części danych. Pozwala to uniknąć wpisywania za każdym razem tych samych danych. UWAGA: W celu rozpoczęcia pracy z aplikacją należy wpisać w pole Klucz API poprawny klucz uzyskany od firmy Siódemka oraz wypełnić dane nadawcy łącznie z numerem Klienta Siódemka. 5
3. Konfiguracja 3.2 Ustawienie domyślnej drukarki oraz pozostałych parametrów drukowania W celu ustawienia domyślnej drukarki należy w oknie konfiguracji przejść do zakładki Drukowanie. Ta zakładka umożliwia również ustawienie automatycznego otwierania dokumentu po stworzeniu oraz automatyczne przesyłanie wydruków na wybraną drukarkę. UWAGA: Aby dokumenty drukowały się poprawnie, należy ustawić ścieżkę przeglądarki plików PDF lub wykryć ją automatycznie (jeśli nie jest uzupełnione). 3.3 Ustawianie skrótów klawiszowych oraz podstawowa konfiguracja aplikacji Podstawowe skróty klawiszowe oraz dodatkowe ustawienia aplikacji znajdują się w zakładce Ustawienia programu. 6
3. Konfiguracja 3.4 Konfigurowanie ustawień bazy danych Aplikacja do poprawnego działania potrzebuje dostęp do bazy danych Subiekta oraz nowo utworzonej bazy modułu Siódemki. Do tego celu służy zakładka Bazy danych w oknie konfiguracji. Po wpisaniu danych serwera, typu autentykacji, użytkownika oraz hasła możliwe jest wykrycie wszystkich baz danych (podane dane powinny być już uzupełnione są uzupełniane podczas instalacji). 7
4. Główne okno aplikacji do zarządzania listami przewozowymi Główne okno aplikacji przedstawia zestawienie wcześniej utworzonych listów przewozowych. Okno to służy do zarządzania, drukowania, aktualizowania oraz przeglądania listów przewozowych. Po uruchomieniu aplikacji dane zostaną automatycznie wczytane zgodnie z danymi w polach filtrowania. 8
5. Tworzenie nowego listu przewozowego Nowy list przewozowy można utworzyć na kilka sposobów. 5.1 List powiązany z dokumentem sprzedaży (faktura/paragon) Większość danych potrzebnych do wystawienia LP zostanie skopiowana automatycznie z dokumentu Subiekt. Automatycznie uzupełniane są m.in. adresowe i kontaktowe odbiorcy, ilości podpaczek, kwota pobrania, numer zewnętrzny. 5.1.1 Po dodaniu dokumentu sprzedaży w Subiekcie wykrywanie automatyczne Aplikacja automatycznie wykryje nowy dokument i wyświetli okno z informacją o nim. Po potwierdzeniu, że chcemy wystawić LP zostanie otworzone okno tworzenia listu przewozowego z częściowo wypełnionymi danymi. UWAGA: W konfiguracji modułu powinna być zaznaczona opcja Sprawdzaj czy pojawił się nowy dokument co 9
5. Tworzenie nowego listu przewozowego 5.1.2 Po dodaniu dokumentu sprzedaży w Subiekcie skrót klawiszowy Po utworzeniu w Subiekcie dokumentów sprzedaży należy wybrać Ctrl + 8, pojawi się okno z ostatnio utworzonymi dokumentami dla których nie został stworzony LP. Wybrany dokument należy podwójnie kliknąć zostanie otworzone okno tworzenia listu przewozowego z częściowo wypełnionymi danymi. UWAGA: Po zamknięciu podanego okna lista dokumentów w nim się wyzeruje. 10
5. Tworzenie nowego listu przewozowego 5.1.3 Z zakładki Subiekt dokumenty w module 7BSC Należy wejść do zakładki Subiekt dokumenty w głównym oknie aplikacji 7BSC. W celu wyszukania konkretnych dokumentów należy posłużyć się opcjami filtrowania. Wyszukany dokument należy podwójnie kliknąć zostanie otworzone okno tworzenia listu przewozowego z częściowo wypełnionymi danymi. 5.2 List niepowiązany z dokumentem sprzedaży Aby stworzyć niepowiązany list przewozowy należy kliknąć ikonę Nowy list przewozowy z menu okna głównego w zakładce Zapisane listy przewozowe. Zostanie otworzone okno tworzenia listu przewozowego, dane LP należy wypełnić w tym przypadku ręcznie. 11
5. Tworzenie nowego listu przewozowego 5.3 Okno tworzenia listu przewozowego List przewozowy tworzy się w nowym oknie, należy w nim wypełnić wymagane pola oraz kliknąć Wyślij do Siódemki. W celu zdefiniowania wielu podpaczek listu przewozowego należy użyć przycisku Podpaczki zostanie otwarte okno z możliwością zdefiniowania dowolnej liczby podpaczek. Przycisk Anuluj spowoduje anulowanie wypełnionego Formularza listu przewozowego. Nie zostanie stworzony list przewozowy. Przycisk Wyślij po wypełnieniu wymaganych danych wysyłasz list przewozowy do systemu Siódemka w celu nadania mu numeru listu przewozowego i zarejestrowania go w bazie Siódemki. Jeżeli list przewozowy jest wystawiony i nadany ma numer to nie ma możliwości zmiany jakichkolwiek danych w liście. Po wysłaniu listu przewozowego do systemu Siódemki otrzymasz komunikat zwrotny o powodzeniu operacji z towarzyszącym mu numerem nadanym przez system Siódemka lub komunikat informujący o problemie związanym z wygenerowaniem listu przewozowego. Jeżeli operacja wysłania listu przewozowego zostanie wykonana pomyślnie otrzymasz komunikat pobrania listu przewozowego. W razie niepowodzenia operacji wysłania listu przewozowego do systemu Siódemka w module Siódemka zostanie zapisany komunikat zwrotny informujący o możliwej przyczynie problemu. UWAGA: List przewozowy po wysłaniu go do systemu Siódemka nie będzie mógł być edytowany przez użytkownika. Przycisk Zapisz - po częściowym wypełnieniu wymaganych danych możesz zapisać list przewozowy w module Siódemka w celu późniejszej jego edycji oraz wysłania do systemu Siódemki, tak stworzony list otrzymuje status bufor. Pamiętaj możesz zawsze wrócić i pracować na tak stworzonym liście przewozowym. 12
5. Tworzenie nowego listu przewozowego Pamiętaj, aby wszystkie wyszczególnione w Formularzu listu przewozowego pola były uzupełnione: Nadawca: numer klienta imię i nazwisko telefon kontaktowy e-mail UWAGA: Dane nadawcy zaciągają się automatycznie z okna konfiguracja. Przed każdym wysłaniem imię i nazwisko, telefon kontaktowy i e-mail można edytować. Odbiorca: nazwa odbiorcy imię i nazwisko NIP adres/ ulica/ kod pocztowy/ nr telefon kontaktowy e-mail numer referencyjny (pole do dyspozycji klienta) Płatnik - trzecia strona (należy uzupełnić w przypadku gdy płatnikiem za usługi kurierskiej jest inna strona niż nadawca i odbiorca) numer klienta zgodny z systemem Siódemki telefon kontaktowy do płatnika UWAGA: Dane nadawcy zaciągają się automatycznie z danych do wysyłki programu Siódemka. Każdorazowo przed wysłaniem Formularza listu przewozowego do systemu Siódemki. Każdorazowo dane te można edytować. 13
5. Tworzenie nowego listu przewozowego Parametry zamawianej usługi rodzaj przesyłki kopera /paczka/paleta waga przesyłki w kg wymiary przesyłki (dł.szer.wys) w cm podpaczki W przypadku, gdy w jednej przesyłce wysyłamy więcej niż jedna paczkę należy uzupełnić pozycję podpaczki podając: ilość paczek (podpaczki) waga podpaczki w kg długość podpaczki w cm szerokość podpaczki w cm wysokość podpaczki w cm nietypowy kształt (np. wystające elementy) Podsumowanie wag i ilości (podsumowanie służy do podglądu ilości wysyłanych kopert/paczek/palet) Ilość paczek w przesyłce (kopert, paczek do 1 kg/ paczek do 5 kg/ paczek do 10 kg/ paczek do 20 kg/ paczek do 31,5 kg/ waga paczek powyżej 30 kg/ łączna ilość paczek/ łączna waga paczek) Ilość palet w przesyłce ( palet do 100 kg, palet do 200 kg, palet do 300 kg, palet do 400 kg, palet do 500 kg, palet do 600 kg, palet do 700 kg, palet do 800 kg, łączna ilość palet, łączna waga palet) Dane do podsumowania wag i ilości zaciągają się automatycznie z pola podpaczki. Usługi podstawowe Wybierz odpowiedni serwis kurierski (serwis krajowy lub serwis miejski), z którego k orzystasz wysyłając przesyłki. Serwiskrajowy: 7 Next Day 10/7 Next Day 12/7 Standard/ 7 Euro Paleta Serwis lokalny: 7 Standard Lokalny 14
5. Tworzenie nowego listu przewozowego Pobranie W przypadku, gdy wysyłasz swoje przesyłki za pobraniem należy zaznaczyć pobranie. Kwota pobrania = wartość brutto wskazana w FV automatycznie zostaje zaciągnięta z Subiekta Forma pobrania i numer konta - automatycznie zostają uzupełnione o dane z systemu zapisane w Konfiguracji aplikacji Ubezpieczenie Podpisując umowę o współpracy z Siódemka, z reguły każda przesyłka jest ubezpieczona. Kwota ubezpieczenia zaciąga się z wartości brutto dokumentu sprzedaży i jest automatycznie zaciągana w przypadku zaznaczenia pola ubezpieczenie. W przypadku, gdy wysyłasz przesyłki, które nie powinny być ubezpieczone należy odznaczyć przycisk ubezpieczenie. Wartość ubezpieczenia można uzupełnić również w konfiguracji modułu. Usługi Dodatkowe Pamiętaj, aby zaznaczyć odpowiednie usługi dodatkowe, z których chcesz skorzystać wysyłając swoje przesyłki! pobranie Standard i Pobranie Next Day zaznaczenie usługi powoduje automatyczne uzupełnienie danych w polu Pobranie i Ubezpieczenie dokumenty zwrotne potwierdzenie doręczenia e-mail serwis SMS serwis E-mail odbiór przesyłki w godzinach niestandardowych odbiór własny przesyłki przez klienta w Oddziale Siódemka doręczenie palety w strefie B na następny dzień doręczenie przesyłki do osoby fizycznej doręczenie przesyłki do marketu zastrzeżenie doręczenia przesyłki na godzinę możliwość wybrania zastrzeżenie godziny doręczenia na godzinę 9, 11, 13-17,18-22, 23-8. zastrzeżenie doręczenie przesyłki na dzień wolny sobota/niedziela/święto Potwierdzenie nadania Wszystkie dane uzupełniane są automatycznie przez system. data nadania zaciąga się automatycznie z systemu numer kuriera podejmującego przesyłkę zostaje zaciągnięty z Konfiguracji aplikacji podpis nadawcy (np. nazwisko osoby nadającej przesyłkę) 15
6. Drukowanie dokumentów przewozowych Po utworzeniu listu przewozowego wyświetla się pytanie czy go wydrukować. Drukowanie listu przewozowego jest możliwe również z głównego okna aplikacji z zakładki Zapisane listy przewozowe. Drukowanie można wywołać zaznaczając dowolną liczbę listów przewozowych oraz kliknięcie przycisku Drukuj list przewozowy. Jeśli wśród zaznaczonych listów znajdują się takie, które mają status Bufor zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy a listy te zostaną pominięte w procesie drukowania. Drukowanie dokumentu wydania jest możliwe z głównego okna aplikacji z zakładki Zapisane listy przewozowe. Drukowanie można wywołać zaznaczając dowolną liczbę listów przewozowych oraz kliknięcie przycisku Drukuj dokument wydania. Jeśli wśród zaznaczonych listów znajdują się takie, które mają status Bufor zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy a listy te zostaną pominięte w procesie drukowania. 16
7. Dodatkowe operacje na listach przewozowych Jeśli list przewozowy ma status Bufor możliwa jest edycja jego danych. W przeciwnym wypadku zostanie otwarte okno tworzenia listu przewozowego jedynie w celu podglądu danych w trybie tylko do odczytu. Aby edytować wybrany list przewozowy należy kliknąć przycisk Edytuj w głównym oknie aplikacji w zakładce Zapisane listy przewozowe. Aplikacja umożliwia anulowanie listu przewozowego. Jeśli któryś z listów przewozowych oznaczony do anulowania został poprzednio wysłany do Siódemki, zostanie on anulowany tylko w bazie modułu, natomiast w systemie Siódemki list nadal będzie widoczny. Proces anulowania listu przewozowego powoduje ustawienie jego statusu na Anulowany Usuwanie listu przewozowego polega na całkowitym usunięciu go z bazy danych. Nie będzie możliwe wykonanie żadnej operacji na tym liście po jego usunięciu. W przypadku gdy dla listu przewozowego został wcześniej wygenerowany dokument wydania, zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy. Jeśli list został fizycznie wysłany wtedy mimo usunięcia z bazy modułu LP nadal będzie widoczny w systemie Siódemki. Zakładka Zapisane listy przewozowe w głównym oknie aplikacji umożliwia pobranie aktualnego statusu dla listu przewozowego. Aby zaktualizować statusy wszystkich zaznaczonych listów przewozowych należy kliknąć w przycisk Pobierz statusy. Status przesyłki użytkownik może monitorować w zakładce Zapisane listy przewozowe w kolumnie "Status" Statusy mogą być aktualizowane automatycznie w tym celu należy zaznaczyć w konfiguracji modułu w zakładce Ustawienia programu w sekcji Aplikacja opcję "Sprawdzaj statusy przesyłek przy starcie" 17
8. Filtrowanie danych listów przewozowych W celu wyfiltrowania danych listów przewozowych należy użyć pól tekstowych, wybór dat oraz pól wielokrotnego wyboru i przycisku Szukaj. Możliwe jest filtrowanie wg następujących pól: Data od i data do zakres dat w jakich list przewozowy został utworzony Status listu przewozowego filtrowanie listów przewozowych na podstawie statusu Nr listu lub nr dokumentu wydania po przesłaniu do Siódemki listu przewozowego zostanie wygenerowany nr listu oraz po wygenerowaniu dokumentu wydania zostanie wygenerowany nr dokumentu wydania to są pola po których można filtrować używając tej kontrolki Nr zewnętrzny jest to numer wypełniany podczas tworzenia listu przewozowego, do dyspozycji użytkownika Podpis nadawcy - pole filtruje po nazwisku nadawcy z sekcji Potwierdzenie nadania listu przewozowego Odbiorca pole które filtruje po danych z odbiorcy zdefiniowanym w liście przewozowym: nazwie odbiorcy, imieniu, nazwisku, telefonie oraz adresie email Uwaga \ Opis zawartości pole filtruje po uwagach z sekcji Ubezpieczenie listu przewozowego Pobranie filtrowanie po polu pobranie listu przewozowego Zwrot dokumentów filtrowanie po polu Dokumenty zwrotne z sekcji usług dodatkowych listu przewozowego 18
9. Filtrowanie dokumentów subiekta Dokumenty znajdują się w głównym oknie aplikacji w zakładce Subiekt dokumenty. W górnej części ekranu znajdują się pola umożliwiające filtrowanie danych na podstawie różnych kryteriów. Wystarczy wypełnić odpowiednie pola i wcisnąć przycisk Szukaj Lista dostępnych pól filtrowania: Data Od i Do daty w których dokument został utworzony Typ dokumentu określa typ dokumentu subiekta, możliwe opcje do wyboru to Faktura, Paragon i Wszystko Nr listu powiązany dokument sprzedaży posiada numer listy przewozowego, po którym można filtrować Odbiorca nazwa odbiorcy dokumentu Adres adres odbiorcy dokumentu Uwagi 19