OGÓLNE WYTYCZNE DOTYCZACE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH ODNOSZACYCH SIE DO PRZEDSIEWZIEC WSPÓLFINANSOWANYCH W RAMACH FUNDUSZU SPÓJNOSCI 1
1. WSTEP...3 2. ZASADY OGÓLNE...3 3. CELE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH...4 4. GRUPY DOCELOWE...4 5. DZIALANIA INFORMACYJNE I PROMUJACE W CYKLU ZYCIA PROJEKTU...4 6. RODZAJE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH...5 6.1 MEDIA (PRASA, RADIO I TELEWIZJA)...5 6.2 WYDARZENIA INFORMACYJ NE (KONFERENCJE, SEMINARIA, TARGI I WYSTAWY)...5 6.3 TABLICE INFORMACYJNE...5 6.4 TABLICE UPAMIETNIAJACE...5 6.5 PLAKATY...6 6.6 MATERIALY INFORMACYJNE (BROSZURY, ULOTKI, LISTY INFORMACYJNE, INNE)...6 6.7 STRONA INTERNETOWA...6 7. SZCZEGÓLOWE WYMAGANIA ODNOSNIE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH...6 7.1 KOSZT PROJEKTU POWYZEJ 1 MILIONA EURO...6 7.2 KOSZT PROJEKTU POWYZEJ 10 MILIONÓW EURO (DODATKOWO OPRÓCZ WYM AGAN ZAMIESZCZONYCH W PUNKCIE 7.1)...6 7.3 KOSZT PROJEKTU POWYZEJ 20 MILIONÓW EURO (DODATKOWO OPRÓCZ WYM AGAN ZAMIESZCZONYCH W PUNKTACH 7.1 I 7.2)...7 8. PODZIAL DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH...7 9. PRACE KOMITETU MONITORUJACEGO...8 10. SZCZEGÓLOWE WYMAGANIA DOTYCZACE TABLIC INFORMACYJNYCH, TABLIC UPAMIETNIAJACYCH ORAZ PLAKATÓW...8 10.1 TABLICE INFORMACYJNE...8 10.2 TABLICE UPAMIETNIAJACE...9 10.3 PLAKATY...9 11. IDENTYFIKACJA WIZUALNA...9 11.1 STRUKTURA LOGO UE...9 11.2 NIEPOPRAWNE UZYCIE LOGO UE...9 11.3 REPRODUKCJA CZARNO-BIALA...9 11.4 REPRODUKCJA NA KOLOROWYM TLE...9 11.5 KOLORY LOGO UE...9 11.6 RODZAJ CZCIONKI...9 11.7 GDZIE UMIESZCZAC LOGO...9 2
1. Wstep Celem wytycznych jest przedstawienie wymagan Instytucji Zarzadzajacej (MGPiPS) w zakresie informowania i promowania projektów Funduszu Spójnosci oraz wymogów okreslonych w Decyzji Komisji Europejskiej 96/455/WE dotyczacej prowadzenia przez Panstwa Czlonkowskie i Komisje dzialan informacyjnych i promujacych odnosnie przedsiewziec Funduszu Spójnosci na mocy Rozporzadzenia Rady 1164/94/WE. Wytyczne nalezy stosowac opierajac sie na ww. akcie prawnym. Wymagania odnosnie dzialan informacyjnych i promujacych znajduja sie równiez w przygotowanych przez Instytucje Zarzadzajaca Wytycznych dla instytucji posredniczacych w zarzadzaniu dotyczace podstawowych wymogów do programowania i przygotowania projektów do funduszu spójnosci w okresie programowania 2004-2006 oraz beda okreslone przez Instytucje Zarzadzajaca w wytycznych do przygotowania raportów rocznych i pólrocznych na Komitet Monitorujacy Funduszu Spójnosci. Niniejszy dokument zawiera podstawowe wymogi dotyczace dzialan informacyjnych i promujacych okreslajac: Cele dzialan; Grupy docelowe; Rodzaj dzialan; Podzial dzialan. Wytyczne skierowane sa do wszystkich instytucji zaangazowanych we wdrazanie projektów Funduszu Spójnosci. Instytucja Zarzadzajaca odpowiada za przestrzeganie zapisów Decyzji Komisji Europejskiej nr 96/455/WE dotyczacej prowadzenia dzialan informacyjnych i promujacych. Sektorowi Urzednicy Zatwierdzajacy (SUZ) winni zapewnic wypelnianie opisanych wymogów przez pozostale Instytucje Posredniczace oraz Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie poprzez opracowanie szczególowych wytycznych oraz wlasciwych procedur wewnetrznych w ministerstwie oraz w przypadku sektora srodowiska w podleglych Instytucjach Posredniczacych. SUZ sa równiez odpowiedzialni za weryfikacje stosowania okreslonych wymogów. Niniejszy dokument bedzie równiez pomocny dla potencjalnych beneficjentów koncowi wskazujac na uwarunkowania zwiazane z wdrazaniem przedsiewziec z Funduszu Spójnosci. 2. Zasady ogólne Komisja Europejska ma prawo do zmniejszenia, zawieszenia lub anulowania pomocy, jezeli wymagane dzialania informacyjne i promujace nie sa realizowane. W dzialaniach informacyjnych i promujacych nalezy wyraznie zaznaczac udzial Wspólnoty. Dzialania informacyjne i promujace nalezy prowadzic we wspólpracy z Komisja Europejska oraz jej przedstawicielstwem. Za wspólprace po stronie Komisji Europejskiej odpowiadaja departamenty 1. Wydatki na dzialania informacyjne i promujace realizowane zgodnie z Decyzja Komisji 96/455/WE sa wydatkami kwalifikowanymi. Warunkiem uznania wydatków zwiazanych z informowaniem i promowaniem za kwalifikowane, jest uwzglednienie ich przez beneficjetna koncowego w skladanej aplikacji. 1 Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o doprecyzowanie zakresu wspólpracy z KE. 3
3. Cele dzialan informacyjnych i promujacych Dzialania informacyjne i promujace maja na celu: Zwiekszenie swiadomosci spolecznej odnosnie: - roli jaka odgrywa Unia Europejska przy realizacji projektów wspólfinansowanych w ramach Funduszu Spójnosci; - celów Funduszu Spójnosci; - wyników dzialania Funduszu Spójnosci; Poinformowanie potencjalnych beneficjentów koncowych o oferowanych mozliwosciach w ramach Funduszu Spójnosci; Stworzenie jednolitego wizerunku podejmowanych dzialan. 4. Grupy docelowe Dzialania informacyjne i promujace powinny byc skierowane do nastepujacych grup docelowych: Potencjalni beneficjenci koncowi; Beneficjenci koncowi; Opinia publiczna; Partnerzy spoleczni i gospodarczy; Organizacje pozarzadowe. 5. Dzialania informacyjne i promujace w cyklu zycia projektu Dzialania informacyjne i promujace dotycza wszystkich projektów realizowanych w ramach Funduszu Spójnosci. W odniesieniu do poszczególnych przedsiewziec Funduszu Spójnosci dzialania informacyjne i promujace podejmowane sa w przypadku: Rozpoczecia projektu 2 ; Istotnych etapów realizacji projektu: Podpisania kontraktu/ów na roboty; Rozpoczecia robót; Oddania czesci inwestycji; Zakonczenia projektu. W przypadku rozpoczecia projektu, zgodnie z Decyzja Komisji Europejskiej 96/455/WE, dzialania informacyjne i promujace nalezy podjac niezwlocznie po wydaniu Decyzji. Za podjecie takich dzialan na poziomie krajowym odpowiada Instytucja Zarzadzajaca. SUZ w obu sektorach winni zapewnic wypelnienie opisanego wymogu przez Instytucje Posredniczace i Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie. W odniesieniu do istotnych etapów realizacji projektu dzialania informacyjne i promujace nalezy podjac w odpowiednim czasie, tak aby zostaly spelnione cele okreslone w pkt 3. SUZ w obu sektorach winni zapewnic wypelnienie opisanego wymogu przez Instytucje Posredniczace i Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie. Za podjecie dzialan informacyjnych i promujacych na poziomie krajowym dotyczacych zakonczenia projektu odpowiada Instytucja Zarzadzajaca. SUZ w obu sektorach przesylaja stosowna informacje odnosnie zakonczenia projektu do Instytucji Zarzadzajacej. SUZ sa 2 Zgodnie z decyzja Komisji Europejskiej 96/455/WE jako rozpoczecie projektu nalezy rozumiec date wydania Decyzji Komisji o przyznaniu pomocy ze srodków finansowych Funduszu Spójnosci. 4
odpowiedzialni za zapewnienie przekazania informacji na poziomie regionalnym i lokalnym. W tym celu SUZ zapewniaja wypelnienie opisanego wymogu przez Instytucje Posredniczace oraz Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie. Cykl zycia projektu Zasieg Instytucja odpowiedzialna za podjecie dzialan informacyjnych i promujacych Rozpoczecie projektu Krajowy/regionalny/lokalny IZ/IP I/IP II/IP III/PW Istotne etapy projektu Regionalny/lokalny IPIII/PW Zakonczenie projektu Krajowy/regionalny/lokalny IZ/IP I/IP II/IP III/PW IZ Instytucja Zarzadzajaca IP I Instytucja Posredniczaca I szczebla IP II Instytucja Posredniczaca II szczebla IP III Instytucja Posredniczaca III szczebla (sektor srodowiska) PW Podmiot odpowiedzialny za wdrazanie 6. Rodzaje dzialan informacyjnych i promujacych 3 6.1 Media (prasa, radio i telewizja) Media o zasiegu lokalnym, regionalnym i ogólnopolskim powinny byc informowane o projektach realizowanych w ramach Funduszu Spójnosci. Przedmiotem dzialan informacyjnych, szczególnie w odniesieniu do mediów regionalnych, powinny byc rozpoczecie, istotne etapy realizacji oraz zakonczenie projektu. Przekazywane mediom informacje musza rzetelnie odzwierciedlac udzial Wspólnoty w realizacji projektu. Informowanie powinno odbywac sie w jak najbardziej odpowiedni sposób, zwlaszcza poprzez komunikaty prasowe i reklamowe. 6.2 Wydarzenia informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy) Podczas wydarzen informacyjnych nalezy wyraznie zaznaczyc udzial Wspólnoty we wdrazaniu projektów wspólfinansowanych w ramach Funduszu Spójnosci. W salach posiedzen umieszcza sie flage europejska, natomiast na dokumentach godlo europejskie. 6.3 Tablice informacyjne Tablice informacyjne ustawiane sa w miejscu realizacji projektów wspólfinansowanych w ramach Funduszu Spójnosci. Szczególowe wymagania odnosnie tablic informacyjne okreslone sa w pkt 10.1. 6.4 Tablice upamietniajace Stale tablice upamietniajace ustawiane sa w miejscach powszechnie dostepnych (lotniskach, stacjach, parkingach, czesciach budynków w przypadku inwestycji w sektorze srodowiska itp.). Szczególowe wymagania odnosnie tablic upamietniajacych okreslone sa w pkt 10.2. 3 Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o doprecyzowanie, które dzialania naleza do obowiazkowych. 5
6.5 Plakaty Plakaty nalezy umieszczac w miejscach o dobrej widocznosci i powszechnie dostepnych. Plakaty powinny podkreslac role Wspólnoty. Szczególowe wymagania odnosnie plakatów okreslone sa w pkt 10.3. 6.6 Materialy informacyjne (broszury, ulotki, listy informacyjne, inne) Odpowiednie materialy informacyjne sa rozdawane podczas wydarzen informacyjnych, a takze dostepne w siedzibach instytucji odpowiedzialnych za wdrazanie projektów. Na stronie tytulowej publikacji nalezy podac informacje o udziale Wspólnoty w przedsiewzieciu. W przypadku, gdy uzyte jest godlo panstwowe lub regionalne umieszcza sie godlo europejskie. Jezeli publikacje zawieraja wstep powinien byc on podpisany zarówno przez wlasciwego przedstawiciela strony polskiej jak i Komisji Europejskiej. Zasady okreslone powyzej stosuje sie do wszystkich instytucji odpowiedzialnych za dzialania informacyjne i promujace odnosnie realizowanych projektów. 4 6.7 Strona internetowa Strona internetowa powinna zawierac m.in. informacje o mozliwosciach ubiegania sie o pomoc w ramach Funduszu Spójnosci, stosowne dokumenty, formularze, porady, linki do waznych stron, w tym stron Komisji Europejskiej odnosnie Funduszu Spójnosci. 7. Szczególowe wymagania odnosnie dzialan informacyjnych i promujacych 7.1 Koszt projektu powyzej 1 miliona euro Organizacja raz w roku konferencji na szczeblu lokalnym w celu informowania o wszystkich faktach dotyczacych projektu; Ustawienie tablic informujacych w okreslonych miejscach realizacji projektu oraz umieszczenie stalych tablic upamietniajacych w miejscach powszechnie dostepnych (tablice informujace i upamietniajace nalezy instalowac zgodnie z normami graficznymi okreslonymi w pkt.10). 7.2 Koszt projektu powyzej 10 milionów euro (dodatkowo oprócz wymagan zamieszczonych w punkcie 7.1) Przygotowanie broszury ogólno informacyjnej o projekcie; Przygotowanie materialu audiowizualnego o projekcie (np. wideoklip). Oba materialy nalezy przekazac krajowym oraz regionalnym stacjom radiowym i telewizyjnym, Komisji Europejskiej, a takze na zyczenie zainteresowanym podmiotom. Broszure i wszystkie inne materialy informacyjne nalezy regularnie aktualizowac. Aktualizacja powinna nastepowac zgodnie z cyklem zycia projektu, który zostal opisany w pkt. 5. 4 Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o wyjasnienie czy strona Polska bedzie musiala przesylac publikacje do podpisu do Komisji Europejskiej 6
7.3 Koszt projektu powyzej 20 milionów euro (dodatkowo oprócz wymagan zamieszczonych w punktach 7.1 i 7.2) Organizacja raz w roku konferencji informacyjnych na szczeblu krajowym dotyczacych projektu i jego realizacji zawierajacych miedzy innymi prezentacje materialu audiowizualnego wymienionego powyzej. 8. Podzial dzialan informacyjnych i promujacych Ponizej przedstawiony zostal podzial dzialan w zakresie informowania i promowania, które poszczególne instytucje zobowiazane sa podjac w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach Funduszu Spójnosci. Rodzaj dzialania Udostepnienie informacji na temat projektów lokalnym i regionalnym mediom oraz wszystkim zainteresowanym Powyzej 1 mln Koszt projektu Powyzej 10 mln Powyzej 20 mln Instytucja odpowiedzialna X X X IP II/IP III/PW Organizacja raz w roku konferencji na szczeblu lokalnym X X X PW Umieszczenie tablic informacyjnych w miejscu realizacji projektu X X X PW Umieszczenie stalych tablic upamietniajacych w miejscach powszechnie dostepnych Przygotowanie broszury ogólnoinformacyjnej o projekcie Przygotowanie profesjonalnego materialu audiowizualnego o projekcie Przekazanie broszury i materialu audiowizualnego krajowym i regionalnym mediom, Komisji Europejskiej oraz wszystkim zainteresowanym podmiotom (wszystkie materialy informacyjne nalezy regularnie aktualizowac) Organizacja raz w roku konferencji informacyjnej na szczeblu krajowym dotyczacej projektów i ich realizacji X X X PW - X X PW - X X PW - X X IZ/IP I/IP II/IP III/PW - - X IZ/IP I IZ Instytucja Zarzadzajaca IP I Instytucja Posredniczaca I szczebla IP II Instytucja Posredniczaca II szczebla IP III Instytucja Posredniczaca III szczebla (sektor srodowiska) PW Podmiot odpowiedzialny za wdrazanie 7
9. Prace Komitetu Monitorujacego Jednym z zadan Komitetów Monitorujacych jest sprawdzenie realizacji wymaganych dzialan informacyjnych i promujacych oraz powiadomienie o tym Komisje Europejska. W tym celu poszczególne instytucje odpowiedzialne za realizacje projektów przedkladaja Komitetom Monitorujacym informacje o dzialaniach informacyjnych i promujacych, w tym odpowiednie dowody np. w postaci fotografii. Kopie tych materialów przekazywane sa Komisji Europejskiej. Instytucja Zarzadzajaca i SUZ w obu sektorach przygotowuja zbiorcza informacje o podjetych dzialaniach informacyjnych i promujacych wraz z dowodami. SUZ winien zapewnic opracowanie takiej informacji przez Instytucje Posredniczace i przekazac ja do Instytucji Zarzadzajacej w terminie przeslania raportów monitorujacych. Instytucje Wdrazajace przekazuja ww. informacje w raportach monitorujacych. Szczególowe wymagania zostana okreslone w wytycznych do przygotowania rocznych i pólrocznych raportów monitorujacych. W celu zapewnienia wlasciwej informacji o pracach Komitetu Monitorujacego, Komitet informuje media tak czesto jak uzna to za konieczne o postepie w realizacji projektu(-ów), które monitoruje. Za kontakty z mediami odpowiada Przewodniczacy Komitetu, a wspomaga go przedstawiciel Komisji Europejskiej. Za upowszechnienie informacji o pracach Komitetu odpowiada Instytucja Zarzadzajaca. Szczególowe wymagania odnosnie informowania o pracach Komitetu okreslone sa w procedurach wewnetrznych Instytucji Zarzadzajacej. 10. Szczególowe wymagania dotyczace tablic informacyjnych, tablic upamietniajacych oraz plakatów Za umieszczenie tablic informacyjnych i upamietniajacych odpowiada Podmiot odpowiedzialny za wdrazanie. 10.1 Tablice informacyjne Tablice informacyjne powinny byc ustawiane dla projektów, których koszt przekracza 1 milion euro. Tablice informacyjne powinny byc ustawione w miejscu realizacji projektu, w momencie rozpoczecia robót. Tablic informacyjnych nie usuwa sie przed uplywem trzech lat od zakonczeniu robót. Jezeli to mozliwe, zastepuje sie je tablicami upamietniajacymi zgodnie z zasadami okreslonymi w pkt 10.2. Wielkosc tablic musi byc odpowiednia do skali dzialan. Czesc tablicy informujacej zarezerwowana dla Unii Europejskiej musi spelniac nastepujace kryteria: zajmowac co najmniej 50% lacznej powierzchni tablicy; zawierac godlo europejskie (zgodne z przyjetymi normami graficznymi) oraz tekst w brzmieniu: (Godlo europejskie) Ten projekt jest w...% wspólfinansowany w ramach Funduszu Spójnosci Unii Europejskiej. (rysunek) Ponadto, nalezy zaznaczyc laczny szacunkowy koszt projektu i/lub kwote dofinansowania ze srodków Funduszu Spójnosci, wyrazona w walucie krajowej. W przypadku gdy wlasciwe instytucje krajowe, regionalne lub lokalne nie umieszcza tablicy informacyjnej o ich wlasnym udziale w finansowaniu danego projektu, pomoc Unii musi zostac zaznaczona na specjalnej tablicy informacyjnej. W takich przypadkach stosuje sie na zasadzie 8
analogii powyzsze zasady dotyczace udzialu Unii. 10.2 Tablice upamietniajace Stale tablice upamietniajace umieszcza sie w miejscach powszechnie dostepnych (lotniskach, stacjach, parkingach, dostepnych czesciach budynków w zwiazku z inwestycjami na rzecz srodowiska itp.). Oprócz godla europejskiego, na takich tablicach nalezy umiescic informacje o udziale finansowym Unii, wskazujac Fundusz Spójnosci jako zródlo finansowania (nalezy stosowac zasady okreslone w pkt 10.1). 10.3 Plakaty W przypadku, gdy instytucje krajowe, regionalne, lokalne lub beneficjent koncowy zdecyduja sie na umieszczenie plakatu dla projektów o koszcie ponizej 1 miliona euro, udzial Unii powinien byc wyraznie zaznaczony. Jednoczesnie Instytucja Zarzadzajaca rekomenduje umieszczanie takich plakatów. 11. Identyfikacja wizualna 5 11.1 Struktura logo UE 11.2 Niepoprawne uzycie logo UE 11.3 Reprodukcja czarno-biala 11.4 Reprodukcja na kolorowym tle 11.5 Kolory logo UE 11.6 Rodzaj czcionki 11.7 Gdzie umieszczac logo 5 Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o przeslanie aktualnych norm graficznych. 9