Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 RIO - II - 0913 / 106 / 2011 Warszawa, dnia 22 marca 2011r. Pan Maurycy Wojciech Komorowski Burmistrz Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy ul. Grójecka 17 a 02-021 Warszawa Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 04.03.2011r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 06.12.2010r. do 28.02.2011r. kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01.01.2009 roku do 31.12.2009 roku zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję, co następuje: I. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych 1. Stwierdzono: Zmiany budżetu na kontach 991 Planowane dochody budżetu, 992 Planowane wydatki budżetu ewidencjonowano w okresach kwartalnych. Do kont nie prowadzono ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji budżetowej (str. 7, 8 protokołu kontroli). Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z treścią art. 20 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r., mając na uwadze bieżące prowadzenie ksiąg 1

rachunkowych zgodnie ze wskazaniem art. 24 ust. 1 i ust. 5 wyżej cyt. ustawy (t.j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Ewidencję szczegółową do ww. kont prowadzić według podziałek klasyfikacji budżetowej mając na uwadze zapisy załącznika Nr 3 do zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. II. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej 2. Stwierdzono: Dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych nie zawierały wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych, wskazania klasyfikacji budżetowej, dekretacji, nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, nie zostały zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza lub osobę upoważnioną, nie zawierały daty dokonania sprawdzenia oraz daty zatwierdzenia do wypłaty (str. 13, 27, 28, 34, 35, 63, 64, 105 protokołu kontroli). W księgach rachunkowych ewidencjonować dokumenty spełniające wymogi art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Przestrzegać zapisów 11 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29.10.2010r. oraz 9 ust. 6 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik Nr 3 do ww. Instrukcji obiegu, wskazywać klasyfikację budżetową zgodnie z zapisami wyżej cyt. Instrukcji obiegu Zobligować kasjerów do przestrzegania zapisów zawartych w 11 ust. 2 ww. instrukcji kasowej. 3. Stwierdzono: Nie zapewniono automatycznej kontroli ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów, sald. Księgi rachunkowe nie były trwale oznaczone nazwą jednostki, nazwą programu przetwarzania oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych nie posiadały numerów stron, nie były sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły (str. 11, 12, 107 protokołu kontroli). Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości oraz bezbłędnie i sprawdzalnie na co wskazuje art. 24 cyt. ustawy (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 4. Stwierdzono: Salda końcowe wg stanu na dzień 31.12.2009r. nie zostały ujęte, jako bilans otwarcia na dzień 01.01.2010r. (str. 10, 11 protokołu kontroli). Przestrzegać art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152 poz. 1223 ze zm.), zgodnie z którym wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. 5. Stwierdzono: Otwarcia ksiąg rachunkowych roku 2010 dokonano dnia 31.03.2010r. na dzień 30.04.2010r. Nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych powodującego nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (str. 10, 11protokołu kontroli). 2

Otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonywać na zasadach określonych w art. 12 ust. ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152 poz. 1223 ze zm.). 6. Stwierdzono: Dziennik nie zawiera chronologicznego ujęcia zdarzeń, jakie nastąpiły w poszczególnych okresach sprawozdawczych (str. 15 protokołu kontroli). W dzienniku prowadzić ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z wymogami określonymi w art.14 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. z 2009 r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.). 7. Stwierdzono: Zapisy w księgach rachunkowych nie posiadały numeru pozycji dziennika, nie zawierały: oznaczenia konta, którego dotyczy zapis, daty dokonania operacji gospodarczej, daty zapisu księgowego, daty dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisów oraz informacji dającej możliwość ustalenia osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (str. 14, 18, 105, 107 protokołu kontroli). Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na zasadach określonych w art. 14 ust. 4, art. 23 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t.. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 8. Stwierdzono: Niezgodność pomiędzy ewidencją analityczną i syntetyczną (str. 12, 13, 24, 25, 26 protokołu kontroli). Ewidencję analityczną i syntetyczną dostosować do wymogów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (jednolity tekst: Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 9. Stwierdzono: Sprawozdanie jednostkowe Rb-27S roczne dotyczące Urzędu Dzielnicy Ochota oraz sprawozdanie zbiorcze Rb-27ZZ dotyczące Dzielnicy Ochota nie zawiera daty sporządzenia (str. 15, 16, 23 protokołu kontroli). Sprawozdania sporządzać zgodnie z zasadami obiegu oraz kontroli sprawozdań budżetowych i finansowych w Urzędzie m. st. Warszawy i jednostkach organizacyjnych m. st. Warszawy, wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 2543/2009 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 21 stycznia 2009 roku. 10. Stwierdzono: Sprawozdanie jednostkowe Rb-27S, Rb-27ZZ i Rb-28S, dotyczące Urzędu Dzielnicy Ochota, sporządzone za okres od początku roku do dnia 31.12.2009r. odpowiednio w zakresie dochodów i wydatków wykonanych nie wynikało z ewidencji analitycznej prowadzonej do rachunku bieżącego (str. 15, 16, 17, 18, 19, 22, 23 protokołu kontroli). Ewidencję analityczną do rachunku bieżącego, w zakresie dochodów i wydatków wykonanych, prowadzić w sposób umożliwiający sporządzenie na jej podstawie 3

sprawozdania (w zakresie pozycji wykonane dochody, wydatki) Rb-27S, Rb-27ZZ i Rb-28S, zgodnie z wymogami określonymi w załączniku Nr 39 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz.103). 11. Stwierdzono: W sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S roczne z wykonania planu wydatków budżetowych Dzielnicy Ochota sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2009r. kwota wydatków wykonanych ogółem nie jest zgodna z kwotą wydatków wynikającą z ewidencji księgowej Urzędu Dzielnicy Ochota prowadzonej dla konta 902 oraz 908 (str. 16 protokołu kontroli). Ewidencję na kontach prowadzić zgodnie z zasadami ich funkcjonowania określonymi w załączniku nr 3 do Zarządzenia Nr 145/2011 z dnia 19.01.2011r. Prezydenta m. st. Warszawy w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. 12. Stwierdzono: W ewidencji księgowej Urzędu Dzielnicy Ochota, prowadzonej na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych, nie wyodrębniono rozliczeń dotyczących środków otrzymanych na wydatki niewygasające (str. 18 protokołu kontroli). W celu wyodrębnienia środków otrzymanych na wydatki niewygasające prowadzić ewidencję analityczną na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych w podziale na wydatki bieżące i wydatki niewygasające, zgodnie z zasadami ewidencji na tym koncie określonymi w załączniku Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 z dnia 19.01.2011r. Prezydenta m. st. Warszawy w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. 13. Stwierdzono: Wydatki ze środków budżetowych, które nie wygasły z końcem roku budżetowego 2009 realizowano z rachunku bankowego, który w ewidencji księgowej Urzędu Dzielnicy Ochota funkcjonował, jako konto księgowe 139 Depozyty (str. 17, 18 protokołu kontroli). Wydatki budżetowe objęte planem finansowym realizować z rachunku bieżącego jednostki a ewidencję stanów i obrotów środków na tym rachunku prowadzić na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki budżetowej, zgodnie ze wskazaniami dotyczącymi prowadzenia ewidencji na tym koncie, zawartymi w załączniku Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 z dnia 19.01.2011r. Prezydenta m. st. Warszawy w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. 14. Stwierdzono: Sprawozdanie zbiorcze Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazane do Biura Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m. st. Warszawy nie wynika ze sprawozdań jednostkowych (str. 22, 23 protokołu kontroli). Sprawozdania zbiorcze sporządzać się w pełnym zakresie informacji wynikającej ze sprawozdań jednostkowych zgodnie z zasadami obiegu oraz kontroli sprawozdań budżetowych i finansowych w Urzędzie m. st. Warszawy i jednostkach organizacyjnych m. st. Warszawy, wprowadzonym Zarządzeniem Nr 2543/2009 z dnia 21 stycznia 2009 roku Prezydenta m. st. Warszawy. 4

15. Stwierdzono: Ewidencję należności z tytułu dochodów budżetowych, w zakresie dochodów z tytułu dzierżawy oraz sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych, prowadzono na koncie 202 Rozrachunki z odbiorcami (str. 25, 26, 92 protokołu kontroli). Ewidencję należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzić na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, stosując się do zasad ewidencji na kontach księgowych określonych w załączniku Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 z dnia 19.01.2011r. Prezydenta m. st. Warszawy w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. III. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków 16. Stwierdzono: - Brak daty odbioru gotówki z kasy bądź brak daty i podpisu osoby odbierającej gotówkę z kasy (str. 27, 28, 64, 105 protokołu kontroli). - Na druku rozliczenia zaliczki brak daty i podpisu kasjera dokonującego przyjęcia do kasy z tytułu niewykorzystanej części zaliczki (str. 35 protokółu kontroli). Przestrzegać zapisów 11 ust. 3 ww. Instrukcji kasowej zgodnie, z którym odbiorca kwituje, w sposób trwały, odbiór gotówki własnoręcznym podpisem oraz datą i wpisaniem kwoty słownie, mając na uwadze zapisy art. 21 ust. 1 pkt 4, 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (jednolity tekst: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 17. Stwierdzono: Na rozliczeniach wyjazdów służbowych, fakturach VAT i rachunkach brak podpisu głównego księgowego potwierdzającego objęcie ww. dokumentów kontrolą wstępną (str. 28, 61, 62, 63) Przestrzegać zapisów art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. 18. Stwierdzono: W zakresie ewidencji na koncie 133: - zapisy dokonywane na koncie 133 Rachunek budżetu były niezgodne z zapisami wynikającymi z wyciągów bankowych (str. 112 protokołu kontroli), - saldo na ostatni dzień marca 2009r. wynikające z ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 133-OR-1 jest niezgodne z zapisami wynikającymi z wyciągu bankowego na dzień 31.03.2009r. (str. 29 protokołu kontroli). Wnioskuję Zapisów na koncie 133 Rachunek budżetu dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz. 861) oraz przestrzegać zapisów zawartych w zakładowym planie kont dla budżetu m.st. Warszawy wraz z zasadami funkcjonowania kont syntetycznych obowiązującym w wydziałach dla dzielnic m.st. Warszawy właściwych w sprawach budżetowo-księgowych stanowiącym Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. 5

19. Stwierdzono: Brak zgodność obrotów konta 130-UD-4-0 z zapisami wynikającymi z wyciągu bankowego w dniu 24.03.2009r. (str. 29 protokołu kontroli). Przy wprowadzaniu danych do urządzeń księgowych zachować większą staranność w celu prawidłowej realizacji zapisów wynikających z treści zakładowego planu kont dla Urzędu m. st. Warszawy, jako jednostki budżetowej wraz z zasadami funkcjonowania kont syntetycznych obowiązujący w wydziałach dla dzielnic m. st. Warszawy właściwych w sprawach budżetowo-księgowych stanowiącego załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. 20. Stwierdzono: W zestawieniu pn. Obroty i salda od konta 011-UD-0 do 860_UD-1 od 2009.12 do 2009.12 wykazano m. in. per salda kont 201, 225, 234, 240 (str. 33, 37 protokołu kontroli). Przestrzegać unormowań art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (jednolity tekst: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz zasad funkcjonowania kont rozrachunkowych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) oraz zapisów określonych w załączniku Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. 21. Stwierdzono: Z ewidencji analitycznej prowadzonej w programie EXCEL do konta 234-3 pn. Refundacja za szkołę rok 2009 wynika, że saldo Wn i saldo Ma wynosi 0,00zł, natomiast z ewidencji analitycznej z poszczególnymi pracownikami obrotówka do konta 234-3 pn. Refundacja za szkołę osoby miesiąc grudzień rok 2009 wynika, że saldo Wn wynosi 0,00 a saldo Ma wynosi 33.944,39zł (str. 33 protokołu kontroli). Ewidencję analityczną prowadzić zgodnie z zapisami zakładowego planu kont dla Urzędu m. st. Warszawy, jako jednostki budżetowej wraz z zasadami funkcjonowania kont syntetycznych obowiązujący w wydziałach dla dzielnic m. st. Warszawy właściwych w sprawach budżetowo-księgowych stanowiącego załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. 22. Stwierdzono: Brak możliwości bezpośredniego powiązania numeracji kont analitycznych z numeracją kont syntetycznych (str. 33 protokołu kontroli). Wprowadzić oznaczenie kont ewidencji analitycznej umożliwiające bezpośrednie powiązanie z oznaczeniem kont ewidencji syntetycznej. 23. Stwierdzono: Nieterminowe regulowanie zobowiązań wynikających z faktur (str. 34 protokołu kontroli). 6

Wydatków dokonywać zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz przestrzegać terminów płatności mając na uwadze art. 481 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. 24. Stwierdzono: W zakresie zaliczek udzielonych pracownikom: - nieterminowo rozliczono pobrane zaliczki (str. 35 protokołu kontroli), - zatwierdzono do wypłaty zaliczki, pomimo nie rozliczenia przez występującego o zaliczkę poprzedniej zaliczki (str. 35, 36 protokołu kontroli), - zaliczki pobrane przez pracowników Urzędu Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy zostały wykorzystane niezgodnie z celem wskazanym na wniosku o zaliczkę (str. 35, 64 protokołu kontroli), - na wniosku zaliczki brak określenia terminu w którym zaliczka powinna zostać rozliczona (str. 34 protokółu kontroli), - dokumenty dotyczące rozliczenia zaliczki stałej w raportach kasowych były ujmowane, jako wydatki poniesione bezpośrednio na podstawie faktur, na koncie 234 brak zapisów odzwierciedlających faktyczne wydatki poniesione w ciągu roku (str. 35 protokołu kontroli), - przy rozliczeniu zaliczki stałej dokonano wypłaty gotówki z kasy osobom innym, niż osoba, której udzielono zaliczki - brak jest pisemnych upoważnień oraz adnotacji na dokumencie źródłowym, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej (str. 35 protokołu kontroli). - Zobowiązać pracowników Urzędu do terminowego rozliczania pobranych zaliczek zgodnie za zapisami określonymi w 19 ust. 5 pkt. 5 ppkt. b oraz ust. 9 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy, będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29.10.2010r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy, - Nie zatwierdzać do wypłaty zaliczek, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej zaliczki zgodnie z zapisami 19 ust. 7 ww. Instrukcji, - Zobowiązać pracowników Urzędu, aby pobrane zaliczki wykorzystywali zgodnie z celem wskazanym na wniosku o zaliczkę, - Przestrzegać zapisów 19 ust. 5 pkt. 5 wyżej wymienionej Instrukcji, - W raportach kasowych dokonywać zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty oraz księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (jednolity tekst: Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), - Wypłaty gotówki z kasy dokonywać na podstawie pisemnych upoważnień, a jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej, zgodnie z zapisami 11 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 3 do ww. Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy. 25. Stwierdzono: Dowód kasowy dotyczący wypłaty gotówki dokonanej w danym dniu nie został ujęty w raporcie kasowym w dniu, w którym faktycznie miał miejsce (str. 64 protokółu kontroli). 7

Księgi rachunkowe prowadzić na bieżąco ujmując w nich wpłaty i wypłaty gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994r. (jednolity tekst: Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 26. Stwierdzono: Na dzień 31 grudnia 2009r. w Urzędzie Dzielnicy Ochota saldo należności firmy RWE STOEN nie zostało uzgodnione poprzez uzyskanie od nich pisemnej informacji o stanie m.in. należności (str. 37 protokołu kontroli). Przestrzegać zapisów zawartych w rozdziale X. Inwentaryzacja i jej udokumentowanie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29.10.2010 r. 27. Stwierdzono: Przyjęte do stosowania dokumenty (rozliczenia podróży służbowych, wnioski o zaliczkę, druki rozliczenia o zaliczki) nie zostały wypełnione zgodnie z ich treścią (str. 27, 28, 34, 35, 63, 64protokołu kontroli). Przyjęte do stosowania dowody księgowe wypełniać zgodnie z ich treścią. IV. W zakresie wykonania budżetu 28. Stwierdzono: - Deklaracja na podatek od nieruchomości, nie zawierała adnotacji o dacie wpływu do organu podatkowego (str. 42 protokołu kontroli). - Na ofertach składanych przez wykonawców brak pieczęci Urzędu Dzielnicy m. st. Warszawy z datą wpływu. Ofert nie ewidencjonowano w rejestrze (str. 77 protokołu kontroli). - Na fakturach, złożonych oświadczeniach majątkowych radnych za 2008r. brak udokumentowania daty wpływu dokumentu do Urzędu (str. 34, 59, 74 protokołu kontroli). Dla celów dowodowych na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji zamieszczać pieczątkę określającą datę wpływu dokumentu do Urzędu. 28. Stwierdzono: W decyzjach ustalających wymiar podatku od nieruchomości, rolnego i łącznego zobowiązania pieniężnego przyjęto powierzchnie gruntów niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków (str. 42, 45 protokołu). Dokonywać czynności sprawdzających w celu stwierdzenia formalnej poprawności składanych przez podatnika dokumentów oraz w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami stosownie do art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). Ponadto dokonując wymiaru podatku przyjmować prawidłowe wielkości gruntów zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.). 8

29. Stwierdzono: W zakresie odsetek naliczanych od zaległości podatkowych: - odsetki od zaległości podatkowych dotyczących podatku od nieruchomości od osób prawnych były naliczane i pobierane bez zaokrągleń, - od nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości i środków transportowych naliczano i pobierano odsetki za zwłokę w zawyżonych lub zaniżonych wysokościach, - od nieterminowych wpłat rat podatku od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych, podatku od środków transportowych od osób fizycznych nie naliczano i nie pobierano odsetek za zwłokę, - naliczano i pobierano odsetki za zwłokę w przypadku, gdy wysokość odsetek nie przekraczała trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez "Pocztę Polską Spółkę Akcyjną" za polecenie przesyłki listowej (str. 42, 43, 44, 47, 48 protokołu). Przestrzegać zapisów wynikających z art. 53, 54, 55, 56, 63, 66 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (jednolity tekst: Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.). 30. Stwierdzono: Część decyzji podatkowych, określających wysokość zobowiązań podatkowych dotyczyła nieżyjących osób fizycznych. Uniemożliwiało to zatem doręczenie takich decyzji podatnikowi (str. 43 protokołu). Pozbawione przymiotu doręczenia decyzje nie powodowały powstania zobowiązania podatkowego art. 21 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, co oznacza, że nie powinny stanowić podstawy do dokonania przypisu w ewidencji księgowej. Dokonywać czynności sprawdzających określonych w art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 31. Stwierdzono: Organ podatkowy dokonał przypisu podatku od środków transportowych w nieprawidłowej wysokości (str. 46, 47 protokołu). Dokonywać czynności sprawdzających w celu stwierdzenia formalnej poprawności składanych przez podatnika dokumentów oraz w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami stosownie do art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). Przypisu podatku dokonywać w wysokości określonej w uchwale Rady m.st. Warszawy. 32. Stwierdzono: Organ podatkowy nie dokonał w ciągu roku podatkowego zmiany wymiaru podatku, pomimo, że z zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej Nr UD-V-WDG-ELE- 6411-73-2-09 z dnia 16.03.2009r. wynika, że od dnia 01.04.2009r. lokal został zajęty pod działalność gospodarczą (str. 44 protokołu). Zapewnić przepływ informacji o nowo rozpoczynanej działalności gospodarczej pomiędzy Wydziałem Działalności Gospodarczej i Zezwoleń a Wydziałem Budżetowo-Księgowym dla Dzielnicy Ochota. 33. Stwierdzono: Z zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej Nr UD-V-WDG-ELE-6411-9-2-09 z dnia 07.01.2009r. wynika, że od dnia 08.01.2009r. w pawilonie Nr 321 na targowisku 9

Banacha rozpoczęto działalność gospodarczą. Organ podatkowy nie wystawił decyzji w sprawie podatku od nieruchomości za 2009r. dla ww. pawilonu (str. 43, 44 protokołu). Podatek od nieruchomości na rok podatkowy od osób fizycznych ustalać w drodze decyzji zgodnie z treścią art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr95, poz. 613 ze zm.). 34. Stwierdzono: Ewidencja szczegółowa do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych" nie była prowadzona według dłużników. Przypisu opłaty za zajęcie pasa drogowego dokonywano w dniu 31.12.2009r. łącznie dla wszystkich dłużników w wysokości wpłaconych kwot (str. 52, 53 protokołu). Ewidencję szczegółową do konta 221 prowadzić według dłużników mając na uwadze treść załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861) oraz z treścią załącznika Nr 5 do Zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. Przypisu opłaty za zajęcie pasa drogowego dokonywać na podstawie wydanych decyzji. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z treścią art. 20 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (jednolity tekst Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). W celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości zapewnić właściwy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy Wydziałem Infrastruktury a Wydziałem Budżetowo-Księgowym. 35. Stwierdzono: Nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków (str. 60, 61, 64, 70 protokołu kontroli). Przestrzegać zapisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). 36. Stwierdzono: Dowody księgowe OT dotyczące zakup mebli biurowych (Faktura VAT Nr 74/2009) zostały wystawione z datą dotyczącą 2010r. (str. 63 protokołu kontroli). Zachować większa staranność przy wystawianiu dowodów księgowych, aby wystawione dowody księgowe były rzetelne, tj. jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, na co wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 37. Stwierdzono: W zakresie krajowych podróży służbowych: - brak wskazania środka lokomocji na poleceniach wyjazdów służbowych, - do rozliczenia kosztów podróży służbowych nie załączono dowody zakupu biletów, - nieprawidłowo naliczono i wypłacono dietę z tytuł podróży służbowej na terenie kraju, - nieterminowe rozliczanie delegacji (str. 64 protokołu kontroli). 10

- Przestrzegać zapisów 19 ust. 5 pkt. 15 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy, będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29.10.2010r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy, zgodnie, z którym polecenie wyjazdu służbowego sporządzane jest w jednym egzemplarzu i musi zawierać: numer, imię i nazwisko, stanowisko, cel i datę podróży, miejscowość oraz określenie środka lokomocji. - Przestrzegać zapisów 19 ust. 5 pkt. 8 ww. Instrukcji, zgodnie z którym do dokumentu rozliczenie zaliczki, polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenie delegacji zagranicznej dołącza się źródłowe dowody zakupu - opisane, sprawdzone i zatwierdzone. - Diety naliczać z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). - Zobowiązać pracowników Urzędu, aby dokonywali rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia, zgodnie z zapisem 8a ust. 2 ww. rozporządzenia. 38. Stwierdzono: Nieprawidłowo naliczono i wypłacono dietę z tytułu podróży służbowej zagranicznej (str. 64 protokołu kontroli). Zobligować pracownika do zwrotu niesłusznie pobranej części diety z tytułu podróży służbowej zagranicznej. Przy naliczaniu diet z tytułu odbywania podróży służbowych zagranicznych, czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczyć przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju zgodnie z zapisami 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z.2002r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). 39. Stwierdzono: W przypadku przetargu Wymiana stolarki drzwiowej, posadzek, roboty malarskie, wymiana instalacji elektrycznej i hydrantowej w Gimnazjum nr 17 przy ul. Powstańców Wielkopolskich 4 (oznaczenie sprawy 3411-27-09) przedłożono pismo w sprawie powołania komisji przetargowej z dnia 06.05.2009r., którym ustalono skład komisji do postępowania przetargowego pt. Wymiana instalacji wod-kan, c.o., remont łazienek, roboty poinstalacyjne w Przedszkolu nr 100 przy ul. Częstochowskiej 16/18 w Warszawie. Na piśmie dokonano korekty poprzez naklejenie nazwy przedmiotu zamówienia dotyczącego Gimnazjum Nr 17 (str. 77 protokołu kontroli). Korekt podobnych pomyłek pisarskich dokonywać poprzez skreślenie nieprawidłowych zapisów i wprowadzeniu nowych parafować przez uprawnione osoby. V. W zakresie mienia komunalnego 40. Stwierdzono: Środki trwałe zostały zaklasyfikowane w podziale rodzajowym jedynie w zakresie danej grupy (str. 93, 94 protokołu kontroli). 11

Przestrzegać zasad i zapisów zawartych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z 2010r. Nr 242, poz. 1622 ze zm.), zgodnie, z którymi podział klasyfikacyjny środków trwałych obejmuje grupy, podgrupy i rodzaje. 41. Stwierdzono: Nieterminowe wprowadzenie na majątek Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy zakończonych inwestycji, dokonanych zakupów inwestycyjnych oraz zakupów środków trwałych o niskiej wartości (str. 62, 63, 72, 75, 95 protokołu kontroli). Wnioskuje: Przestrzegać zapisów art. 20 ust.1 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (t.j. Dz. U. z 2009r. Nr152, poz. 1223 ze zm.) zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości zapewnić właściwy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy komórką merytoryczną a Wydziałem Budżetowo-Księgowym. 42. Stwierdzono: Dowody przyjęcia środka trwałego OT nie spełniają wymogów określonych w Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo księgowych m.in. brak numeru i daty przyjęcia środka trwałego oraz stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez m. in. wskazania kont (str. 72, 73, 95 protokołu kontroli). Przestrzegać zasad określonych w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz zapisów zawartych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy, będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29.10.2010 r. w rozdziale IV. Zasady funkcjonowania i kontroli dowodów finansowo-księgowych w 8. Zasady sporządzania dowodów księgowych. 43. Stwierdzono: Najemcy lokali mieszkalnych, które zostały przeznaczone do sprzedaży nie zostali zawiadomieni na piśmie o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym im pierwszeństwie w nabyciu tej nieruchomości (str. 78, 79 protokołu kontroli). W przypadku zbywania lokali mieszkalnych kierować do ich najemców zawiadamia na piśmie o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym im pierwszeństwie w nabyciu tej nieruchomości (j.t. Dz. U. z 2010r. Nr 102, poz. 651). 44. Stwierdzono: Zawarto umowę dzierżawy nieruchomości określając kwotę czynszu dzierżawnego wg stawki niezgodnej z celem dzierżawy (str. 85, 86 protokołu kontroli). Umowy dzierżawy nieruchomości do trzech lat zawierać zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Nr 3355/2006 z dnia 30 marca 2006 roku Prezydenta miasta stołecznego Warszawy w sprawie zasad wydzierżawiania na okres do trzech lat, nieruchomości miasta stołecznego Warszawy i nieruchomości Skarbu Państwa, dla których organem 12

reprezentującym właściciela jest Prezydent m. st. Warszawy, zmienionego Zarządzeniem Nr 3671/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku Prezydenta miasta stołecznego Warszawy, ustalając kwotę czynszu dzierżawnego zgodną z celem dzierżawy i w/g stawek określonych w załączniku Nr 2 do powyższego Zarządzenia. 45. Stwierdzono: Wykaz lokali użytkowych przeznaczonych do najmu wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Dzielnicy Ochota na okres 14 dni, wykaz nie zawierał informacji dotyczącej terminu zagospodarowania nieruchomości oraz terminu wnoszenia opłat za najem (str. 89, 90, 91 protokołu kontroli). Wykaz lokali przeznaczonych do najmu sporządzać i podawać do publicznej wiadomości zgodnie ze wskazaniami zawartymi w art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (j. t. Dz. U. z 2010r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). 46. Stwierdzono: Arkusze spisu z natury od nr 1 do 167 dotyczące inwentaryzacji przeprowadzonej według stanu na dzień 31.12.2006r.nie zawierają podpisu osoby sprawdzającej (str. 102 protokołu kontroli). Przestrzegać zapisów zawartych w rozdziale IV Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m.st. Warszawy będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29.10.2010 r. VI. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień 47. Stwierdzono: W zakresie ewidencji prowadzonej na kontach 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń osobowych i bezosobowych pracowników, 232 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych osób fizycznych niebędących pracownikami i 247 Rozrachunki z tytułu sum depozytowych i innych : - rozrachunki z tytułu diet dla członków obwodowych komisji wyborczych ewidencjonowano na koncie 231, - rozrachunki z tytułu umów zleceń zawartych z pracownikami ewidencjonowano na koncie 232, - rozrachunki dotyczące wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy Nr WOD/16/2009 zaewidencjonowano na koncie 247 (str. 104, 105, 106 protokołu kontroli). Ewidencję księgową na kontach prowadzić zgodnie z treścią załącznika Nr 5 do zarządzenia Nr 145/2011 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 19.01.2011r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. 48. Stwierdzono: Ewidencja diet dla członków komisji wyborczych prowadzona na koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń osobowych i bezosobowych pracowników nie odzwierciedla stanu faktycznego (str. 104, 105, 106 protokołu kontroli). Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób określony w art. 24 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (t. j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 13

49. Stwierdzono: - Miesięczne wynagrodzenie za roboty związane z opróżnianiem koszy ulicznych zostało wypłacone niezgodnie z zapisami określonymi w umowie zawartej w dniu 06.01.2009r., - Wynagrodzenie za usługę zostało wypłacone w terminie niezgodnym z zapisami określonymi w zleceniu nr WIR 52/2009 z dnia 04.05.2009r. (str. 61, 74 protokołu kontroli), - Umowę Nr WOD/48/2009 z w dnia 05.05.2009r. zawarto na kwotę 1955,50zł, wypłaty za wykonaną pracę określoną umową dokonano w kwocie 1.995,50zł, tj. niezgodnie z warunkami określonymi w umowie (str. 105 protokołu kontroli). Przy wypłacie wynagrodzeń przestrzegać zapisów określonych w zawartych z kontrahentami umowach. VII. Rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi 50. Stwierdzono: Brak potwierdzenia dopełniania obowiązku przekazania podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów, wydatków oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu (str. 109 protokołu kontroli). Do celów dowodowych zachować potwierdzenie przekazania podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu mając na uwadze 8 uchwały Nr XLVI/1422/2008 Rady m. st. Warszawy z dnia 18 grudnia 2008r. w sprawie przekazania dzielnicom m. st. Warszawy do wykonywania niektórych zadań i kompetencji m. st. Warszawy. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Burmistrz Dzielnicy Ochota (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy), - Główny Księgowy. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak 14

Do wiadomości: Rada Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy Rada m. st. Warszawy 15