Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wzór Umowa zawarta w dniu.. w Warszawie w wyniku rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), pomiędzy: Skarbem Państwa - Ministrem Zdrowia, z siedzibą w Warszawie przy ul. Miodowej 15, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez: na podstawie pełnomocnictwa, a przedsiębiorcą:. wpisanym do NIP Regon.., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez, a wspólnie zwanych dalej Stronami. 1. 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy polegającego na: a) zarchiwizowaniu dokumentacji niearchiwalnej kategorii B wytworzonej przez Zamawiającego i znajdującej się w siedzibie Ministerstwa Zdrowia, dotyczącej realizacji projektu systemowego pn.: Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów pomostowych, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zwanej dalej dokumentacją ; b) wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął w czwartym stopniu tajności. 2. Wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1 nastąpi w etapach, zgodnie z uzgodnionym pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym harmonogramem prac archiwizacyjnych, zwanym dalej Harmonogramem. 3. Po każdy zakończonym etapie zostanie niezwłocznie sporządzony i podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego spis zdawczo-odbiorczy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1 w terminie do dnia 30 września 2015 r. 1
5. Po wykonaniu całego przedmiotu umowy zostanie podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego protokół odbioru, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej umowy. Umowę uważa się za wykonaną z chwilą podpisania przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru. 2. Niezależnie od obowiązków określonych w niniejszej umowie, Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: 1) właściwej organizacji pracy przy realizacji przedmiotu umowy w sposób nie zakłócający pracy w siedzibie Zamawiającego; 2) przestrzegania przepisów organizacyjnych i porządkowych obowiązujących u Zamawiającego; 3) archiwizacji dokumentacji, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375, z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 30 kwietnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Zdrowia (Dz. Urz. Min. Zdrow. Nr 5, poz. 53, z późn. zm.) oraz Zarządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Zdrowia instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Zdrow. Nr 12, poz. 60). 3. Sposób realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 prawidłowo, z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru wykonywanej przez niego działalności, zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy, ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszej umowy, warunkami określonymi w niniejszej umowie oraz zgodnie z Harmonogramem. 2. Wykonawca oświadcza, że wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 leży w granicach jego możliwości i nie istnieją żadne przeszkody natury technicznej, prawnej ani finansowej, które mogą uniemożliwić wykonanie przedmiotu umowy. 3. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania osób, przy pomocy których wykona przedmiot umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, jak za własne działania i zaniechania. Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem Zamawiającego z tego powodu, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, było następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez jego kooperantów, poddostawców i podwykonawców. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu wszelkich informacji mających wpływ na realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 oraz do niezwłocznego udzielania odpowiedzi na zgłaszane przez Zamawiającego zastrzeżenia dotyczące realizacji przedmiotu umowy. 2
4. 1. Wykonawca oświadcza, że przedmiot umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 będzie wykonywany przez co najmniej trzy osoby, w tym: 1) co najmniej dwie osoby posiadające ukończone studia wyższe magisterskie o specjalności archiwistyka lub zawodowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny II stopnia i posiadające co najmniej roczne doświadczenie w pracy archiwisty; podczas wykonywania prac archiwizacyjnych, każdorazowo będzie obecna w siedzibie Zamawiającego, przynajmniej jedna z wyżej wymienionych osób; 2) co najmniej jedną osobę posiadającą ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia i co najmniej półroczne doświadczenie w pracy archiwisty. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość uczestniczenia w realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 nie więcej niż dwóch dodatkowych osób, nie posiadających wykształcenia i doświadczenia w zakresie archiwizacji dokumentacji, o którym mowa w ust. 1, wykonujących prace techniczne i pomocnicze w ramach przedmiotu umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że upoważni osoby, o których mowa w ust. 1 do podpisywania dokumentów związanych z realizacją przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, w szczególności spisów zdawczo-odbiorczych, protokołów przekazania Zamawiającemu dokumentacji do archiwizacji, protokołu odbioru oraz reprezentowania Wykonawcy na spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego dotyczących postępów w realizacji przedmiotu umowy. 4. W przypadku planowanej zmiany osób, o których mowa w ust. 1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu pisemnie informacje o proponowanej zmianie wraz z podaniem przyczyn tych zmian w terminie, co najmniej na 4 dni robocze przed planowaną zmianą. Zamawiający zaakceptuje taką zmianę wyłącznie wtedy, gdy wykształcenie i doświadczenie proponowanych osób będą, co najmniej na tym samym poziomie, jak osób wymienionych w Ofercie Wykonawcy, zgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 1. 5. 1. Wykonawca zobowiązuje się do uzgodnienia z Zamawiającym Harmonogramu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, w terminie do 7 dni od dnia zawarcia niniejszej umowy. W przypadku powstania nieprzewidzianych okoliczności o charakterze organizacyjnym lub technicznym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany Harmonogramu pod warunkiem zgłoszenia zmiany Wykonawcy, w terminie do 5 dni przed planowaną zmianą. 2. Dokumentacja podlegająca archiwizacji będzie przekazywana Wykonawcy etapami zgodnie z Harmonogramem. 3. Wykonawca przed przystąpieniem do archiwizacji dokumentacji w ramach danego etapu zapozna się z jej stanem fizycznym i odbierze ją do archiwizowania zgodnie z Harmonogramem. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia Zamawiającemu, w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia prac: 1) wstępnie zarchiwizowanych, co najmniej trzech teczek jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek; 2) spisów zdawczo-odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, w których zostaną wstępnie zewidencjonowane teczki, o których mowa w pkt 1, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych. 3
5. Po wykonaniu archiwizacji dokumentacji w ramach danego etapu, Wykonawca będzie zgłaszał Zamawiającemu gotowość do odbioru zakończonego etapu w formie pisemnej, z załączeniem spisów zdawczo-odbiorczych, spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie i protokołu odbioru. Wzory spisów i protokołu odbioru stanowią odpowiednio załączniki nr 3-5 do niniejszej umowy. 6. Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu dokumentację na podstawie spisów zdawczoodbiorczych oraz protokołu odbioru sporządzonego w trzech egzemplarzach: dwóch dla Zamawiającego i jednego dla Wykonawcy. 7. Po zgłoszeniu przez Wykonawcę gotowości do odbioru etapu prac archiwizacyjnych Zamawiający dokona weryfikacji poprawności zarchiwizowanej dokumentacji, w terminie do 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia. 8. Rodzaj dokumentacji zarchiwizowanej w poszczególnych etapach musi odpowiadać rodzajowi akt wskazanych w protokole odbioru. 9. Przy realizacji każdego z etapów, Wykonawca wydzieli dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania już upłynął oraz ją zewidencjonuje w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (zawierającym co najmniej: rodzaj dokumentacji, kategorie archiwizacyjną, symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt, daty skrajne akt, opis dokumentacji). Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, których wzór stanowi załącznik nr 5 do umowy, będą przekazywane Zamawiającemu do akceptacji razem z protokołu odbioru. 10. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości świadczonych usług oraz do zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w zakresie archiwizacji dokumentacji. 11. Zamawiający zobowiązany jest zgłosić w protokole odbioru, istnienie zastrzeżeń do realizacji zamówienia, w tym o powstaniu nieprawidłowości w dokonanej archiwizacji, jeżeli stwierdzi, że realizacja przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 nie odpowiada warunkom uzgodnionym przez Strony, w szczególności wskazanym w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz ofercie Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 12. W razie zgłoszenia zastrzeżeń w protokole odbioru, Zamawiający wyznacza Wykonawcy w protokole odbioru stosowny termin, nie dłuższy jednak niż 7 dni, w celu usunięcia stwierdzonych protokołem odbioru nieprawidłowości w dokonanej archiwizacji. Wykonawca zobowiązuje się usunąć nieprawidłowości na własny koszt, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. 6. Płatności 1. Za należyte i terminowe wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, oraz wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie.. zł (słownie:.), w tym VAT, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie będzie obliczane i płatne w transzach, po prawidłowym zrealizowaniu każdego z etapów prac zgodnie z Harmonogramem. 2. Kwota wynagrodzenia za dany etap prac archiwizacyjnych będzie stanowić iloczyn wyrażonej w metrach bieżących ilości zarchiwizowanej dokumentacji w ramach danego etapu prac i podanych w ofercie Wykonawcy cen brutto za 1 metr bieżący. Faktyczna ilość metrów bieżących w stosunku do wskazanej w ofercie Wykonawcy może ulec zmniejszeniu maksymalnie o 25%, co będzie skutkować proporcjonalnym zmniejszeniem wynagrodzenia o kwotę niezrealizowanej ilości metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji. 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w terminie 30 dni od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem ust. 4. 4
4. Podstawą do przyjęcia i rozliczenia przez Zamawiającego faktury, o której mowa w ust. 3, jest podpisanie przez Wykonawcę i Zamawiającego spisu, o którym mowa w 1 ust. 3, za każdy wykonany etap prac archiwizacyjnych. 5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 zawiera wszelkie należności Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy. 6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze VAT. 7. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 8. W razie wystąpienia zwłoki w płatności za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 7. Ochrona danych osobowych 1. W związku z realizacją przez Wykonawcę przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, Zamawiający jako administrator danych osobowych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Zamawiającego, zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 i 1662) oraz na warunkach opisanych w niniejszej umowie, w terminie do dnia 30 września 2015 r. 2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych, na podstawie ust. 1 nie upoważnia Wykonawcy do dalszego powierzenia innym podmiotom przetwarzania danych osobowych. 3. Wykonawca nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych. 4. Zamawiający umocowuje Wykonawcę do wydawania i odwoływania pracownikom Wykonawcy upoważnień do przetwarzania danych osobowych, powierzonych na podstawie ust. 1, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 i 7 do niniejszej umowy. 5. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przepisów, o których mowa w art. 36-39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z niniejszą umową. 6. Wykonawca w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jak również po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z wykonaniem przedmiotu umowy oraz nie udostępniać ich w jakikolwiek sposób osobom trzecim bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego oraz wykorzystywać je wyłącznie do celów określonych w niniejszej umowie. 8. 1. Wykonawca przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych zapewni środki zabezpieczające zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 36-39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz zasadami wskazanymi w niniejszej umowie. 2. Wykonawca w szczególności: 1) zapewni prowadzenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne służące ochronie tych danych, w szczególności Polityki Bezpieczeństwa Informacji obowiązującym u Zamawiającego; 2) zapewni przechowywanie dokumentów tak, aby zabezpieczyć powierzone do przetwarzania dane osobowe przed: dostępem do nich osób nieupoważnionych do ich przetwarzania, 5
przetwarzaniem z naruszeniem przepisów ustawowych, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; 3) zapewni prowadzenie ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 3. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) ograniczenia dostępu do powierzonych do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie do pracowników posiadających upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wydane przez Wykonawcę; 2) stałego nadzorowania swoich pracowników w zakresie zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych; 3) zobowiązania swoich pracowników do zachowania powierzonych do przetwarzania danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia w poufności, także po ustaniu zatrudnienia u Wykonawcy; 4) trwałego i nieodwracalnego usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych ze wszystkich nośników będących w posiadaniu Wykonawcy, w terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 4; 5) niezwłocznego przekazania Powierzającemu pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi, że Wykonawca nie posiada żadnych danych osobowych, których przetwarzanie zostało mu powierzone, na podstawie 7 ust. 1, po zrealizowaniu postanowień, o których mowa w pkt 4. 9. 1. Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia obowiązków Wykonawcy dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, naruszenia tajemnicy tych danych osobowych lub ich niewłaściwego wykorzystania; 2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Policję lub sąd. 2. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 3. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu lub podmiotowi przez niego upoważnionemu dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, rozporządzeniem, o którym mowa w 8 ust. 1 i niniejszą umową w miejscach, w których są one przetwarzane. 4. W ramach kontroli podjętej na podstawie ust. 3, Zamawiający lub podmiot przez niego upoważniony, mają w szczególności prawo: 1) wstępu, w godzinach pracy podmiotu kontrolowanego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczeń, w których znajduje się zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczeń, w których powierzone do przetwarzania dane osobowe są przetwarzane poza zbiorem danych osobowych; 2) wglądu do wszelkich dokumentów mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii. 5. Wykonawca jest zobowiązany zastosować się do zaleceń Zamawiającego dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, wynikających z kontroli przeprowadzonych na podstawie ust. 3. 6
10. Współpraca Stron przy realizacji przedmiotu umowy 1. W imieniu Zamawiającego, odpowiedzialnym za realizację zadań wynikających z niniejszej umowy jest 2. Do bieżącej współpracy w zakresie prawidłowej realizacji przedmiotu umowy upoważnione są następujące osoby: 1) w imieniu Zamawiającego: -..., 2) w imieniu Wykonawcy: -., 3. Strona może zmienić w każdym czasie osobę, o której mowa w ust. 2, przy czym zmiana taka jest skuteczna wobec drugiej Strony z chwilą pisemnego poinformowania Strony o takiej zmianie. 4. Zmiana osób wymienionych w ust. 2 nie stanowi zmiany niniejszej umowy i wymaga pisemnego zawiadomienia drugiej Strony, zgodnie z ust. 3. 11. Kary umowne 1. W przypadku niewykonania w całości przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust. 1 należnego Wykonawcy w łącznej kwocie za wykonanie całego przedmiotu umowy. 2. W przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 tj. wykonania przedmiotu umowy niezgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, ofertą Wykonawcy lub w przypadku wykonania przedmiotu umowy niezgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym, mowa w 6 ust. 1 należnego za wykonanie danego etapu prac archiwizacyjnych w ramach przedmiotu umowy, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4. 3. W przypadku niewykonania przedmiotu umowy w terminie, o którym mowa w 1 ust. 4, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia w realizacji etapu prac archiwizacyjnych w ramach przedmiotu umowy lub w zgłoszeniu gotowości do odbioru wykraczającego poza Harmonogram. 4. W przypadku stwierdzonych w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w 1 ust. 3 zastrzeżeń Zamawiającego do wykonania danego etapu prac przedmiotu umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust. 1 należnego Wykonawcy za wykonanie danego etapu prac archiwizacyjnych w ramach przedmiotu umowy. 5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z wynagrodzenia, o którym mowa w 6 ust. 1, należnego Wykonawcy za wykonany dany etap prac archiwizacyjnych w ramach przedmiotu umowy. 6. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną, o której mowa w ust. 1-4. 7
12. Dopuszczalne zmiany w umowie 1. Zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, przy czym zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, Zamawiający zastrzega sobie możliwość istotnych zmian postanowień zawartej umowy w sytuacji obiektywnej konieczności wprowadzenia zmiany, w niżej przedstawionym zakresie: 1) zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy uzasadniona przez Wykonawcę lub Zamawiającego, wynikająca z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, a które mają wpływ na termin realizacji przedmiotu umowy (np. spowodowane siłą wyższą ), lub w przypadkach uzasadnionych potrzebami Zamawiającego, 2) zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany ustawowej stawki podatku od towaru i usług (VAT) dla przedmiotu umowy, odpowiednio do wprowadzonej zmiany; 3) zmiany warunków i terminów płatności wynikające ze stopnia wykorzystania środków budżetowych i terminów ich wydatkowania, wynikające ze zmiany w prawie właściwym dla podatków i ceł, które podwyższą lub obniżą cenę przedmiotu zamówienia, co w zależności od rodzaju zmian jakie będą miały miejsce będzie skutkowało obniżeniem lub podwyższeniem ceny jednostkowej przedmiotu zamówienia, 4) zmiany postanowień niniejszej umowy, gdy konieczność ta wynikać będzie z umów, wytycznych, zaleceń, decyzji lub innych dokumentów, którymi strona lub autorem będą instytucje finansujące w zakresie realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; 5) zmiana danych Wykonawcy (np. zmiana siedziby, adresu, nazwy) wynikająca z reorganizacji w ramach prowadzonej przez niego działalności lub wynikająca z przekształcenia podmiotowego po stronie Wykonawcy np. w formie sukcesji uniwersalnej. 2. Wyżej wymienione zmiany mogą być dokonane za zgodą obu Stron, na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy. 13. Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Kodeksu cywilnego, oraz właściwe przepisy prawa dotyczące archiwizacji dokumentacji. 14. Wykonawca nie może przekazać praw (wierzytelności) i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na rzecz osób trzecich bez zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej. 15. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd powszechny, właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 16. 8
Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia przez Strony. 17. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 18. Integralną część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki: 1) załącznik nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, 2) załącznik nr 2 - Oferta Wykonawcy, 3) załącznik nr 3 - Wzór spisu zdawczo-odbiorczego, 4) załącznik nr 4 - Wzór protokołu odbioru, 5) załącznik nr 5 - Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, 6) załącznik nr 6 - wzór Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, 7) załącznik nr 7 - wzór Odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 9
Załącznik nr 3 do umowy... Nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej Lp. Znak teczki Symbol i tytuł teczki według wykazu akt SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR Daty Kat. Liczba skrajne akt tomów od - do Miejsce przechowywania akt w Archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum 10
Załącznik nr 4 do umowy PROTOKÓŁ NR ODBIORU PRAC ARCHIWIZACYJNYCH Komisja odbioru w składzie: 1... przedstawiciel Zamawiającego, 2... przedstawiciel Wykonawcy, Zgodnie z umową z dnia. stwierdza wykonanie archiwizacji następujących ilości akt: Lp. Kategoria akt Ilość (mb) Nr spisu zd. odb. Uwagi W przypadku zastrzeżeń dotyczących realizacji zamówienia wyznaczam Wykonawcy 7 dni na usunięcie nieprawidłowości w niniejszym protokole. 11
Załącznik nr 5 do umowy... Nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE Lp. Nr i lp. spisu zdawczo - odbiorczego Symbol z wykazu Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi 12
Załącznik nr 6 do umowy Wzór UPOWAŻNIENIE Nr do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych Z dniem., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.), upoważniam Pana/nią*.. do przetwarzania danych osobowych, Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia 30.09.2015 r. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* zatrudnienia w Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydania upoważnienia *niepotrzebne skreślić 13
Załącznik nr 7 do umowy ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr.. do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych Z dniem.., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.), odwołuję upoważnienie Pana/Pani*... do przetwarzania danych osobowych. Czytelny podpis osoby upoważnionej do odwołania upoważnienia *niepotrzebne skreślić 14