ZP/PN/40/2012 Załącznik nr 7 PROJEKT UMOWY Umowa zawarta w dniu. roku w Warszawie pomiędzy: Instytutem Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, ul. Pawińskiego 5B, 02-106 Warszawa, reprezentowanym przez: Pana Prof. Andrzeja Nowickiego - Dyrektora Instytutu zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a Firmą: reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, Umowa dotyczy realizacji zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego - nr ZP/PN/40/2012 na obsługę logistyczną Konferencji WIRE2012 organizowanej w Krakowie e dniach 3-5 czerwca 2012 roku. 1 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa logistyczna międzynarodowej Konferencji WIRE2012, organizowanej przez Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych Unii Europejskiej IPPT PAN we współpracy z Komisją Europejską w ramach projektu 7 Program Ramowy w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 roku. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zgodny z warunkami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przetargu oznaczonym znakiem ZP/PN/40/2012 jest zawarty w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie powierzonego zadania. 4. Umowa zostanie zrealizowana w dniach 3-5 czerwca 2012 r. 2 1. Całkowity koszt przedmiotu Umowy ustala się na kwotę brutto. PLN (słownie:, 00/100 złotych) zgodnie z ofertą z dnia...2012 r. stanowiącą integralną cześć niniejszej umowy. 2. W kwocie powyższej zawarty jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Kwota podana w ust. 1 niniejszego paragrafu jest ostateczna, nie może ulec zmianie. Strona 1
4. Strony uzgadniają, że zapłata nastąpi przelewem na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, po realizacji przedmiotu umowy opisanego w 1 ust.1 oraz Załączniku nr 1 do niniejszej umowy i podpisaniu przez Strony bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego. 5. Przelew zostanie dokonany w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury. 6. Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego płatnika. 7. Faktury winny być oznaczone numerem niniejszej Umowy. 3 1. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie uprawnienia i certyfikaty wynikające z ustawy o świadczeniu usług turystycznych, niezbędne do organizacji w/w Konferencji. 2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności przy realizacji usług związanych z niniejszą Umową, uwzględniając zawodowy charakter swojej działalności. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość możliwości zmian ilościowych zamówienia w zakresie cateringu najpóźniej 2 tygodnie przed terminem konferencji 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy gości, zmiany terminu pobytu, zmniejszenia liczby gości na 2 tygodnie przed terminem konferencji bez dodatkowych kosztów obciążających zamawiającego. 6. W ciągu 5 dni kalendarzowych liczonych od dnia podpisania umowy wykonawca jest zobowiązany do prezentacji proponowanych modeli plecaków i długopisów spełniających wymagania opisane w Załączniku nr 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru modelu plecaka i długopisu. 4 1. Zamawiający zobowiązuje się do przedkładania informacji i wyjaśnień oraz udzielania innej pomocy, niezbędnej do realizacji zadań wynikających z niniejszej Umowy. 2. Osobami upoważnionymi do kontaktu są: Po stronie Wykonawcy: Tel.. E-mail: Po stronie Zamawiającego: Tel.. E-mail: 5 1. W razie nie wykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, zarówno w całości jak i w części, Zamawiający może obciążyć wykonawcę karami umownymi. 2. W przypadku odstąpienia od umowy z winy wykonawcy zamawiający naliczy karę w wysokości 15% wartości wynagrodzenia określonego w 2 ust. 1 3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, wykonawca naliczy zamawiającemu karę w wysokości 15% wartości wynagrodzenia określonego w 2 ust. 1 4. Kary umowne będą w pierwszej kolejności potrącane z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę i do czego upoważnia Zamawiającego bez potrzeby uzyskiwania pisemnego potwierdzenia. Strona 2
5. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne. 6. W razie wystąpienia zwłoki w płatności za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki. 6 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez Sąd cywilny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania przez strony. 5. Niniejsza Umowa została zawarta w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 egzemplarzu dla każdej ze stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Strona 3
Załącznik nr 1 do umowy nr ZP/PN/40/2012 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Obsługa logistyczna konferencji WIRE2012 organizowanej w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 r. 1. Liczba uczestników: 400 osób 2. Główne miejsce konferencji: Opera Krakowska ul. Lubicz 48 Kraków, 4-5 czerwca 2012 3. Godziny trwania konferencji (wstępnie przewidziane): W dniu 4.06. 2012 w godzinach 10:30-18:30, W dniu 5.06. 2012 w godzinach 9:30-16:30. 4. Wymagania w zakresie cateringu: 1) 4 przerwy kawowe (kawa, herbata, woda, soki, owoce, kruche ciastka, ciasta), 2) 2 lunche (3 zimne przystawki mięsne, 3 zimne przystawki bezmięsne, 2 zupy, 2 ciepłe dania główne mięsne, 2 ciepłe dania główne bezmięsne, 1 ciepłe danie główne wegetariańskie, wybór deserów z kawą i herbatą, napoje), 5. Wymagania w zakresie wyposażenia sal konferencyjnych (sala główna 400 osób, 2 sale 140 osobowe) w trakcie 2 dni konferencji (4-5 czerwca 2012 r.) 1) 2 rzutniki (w 2 salach 140 osobowych) 2) 2 ekrany (w 2 salach 140 osobowych) 3) 3 laptopy (w 3 salach) 4) 3 piloty do zmiany slajdów (w 3 salach) 5) 8 mikrofonów bezprzewodowych dla speakerów (sala 400-osobowa) 6) 8 multifonów na stoły prezydialne (2 sale 140 osobowe) 7) 3 mikrofony bezprzewodowe na widownię w każdej z sal (3 sale) 8) 1 multifon na mównicę w każdej z sal (3 sale) 9) stałe łącze internetowe (3 sale) 10) podglądy dla prelegentów, po 2 monitory LED lub LCD w każdej sali (3 sale) 11) 3 mównice (3 sale), 12) 2 stoły prezydialne z krzesłami dla minimum 8 osób (2 sale 140 osobowe) Strona 4
13) minimum 8 foteli wraz ze stolikami, zamiast stołu prezydialnego (sala na 400 osób) 14) dekoracje sal: po 3 bukiety kwiatowe do każdej z sal 15) wyposażenie i obsługa techniczna biura konferencji (laptop, drukarka, skaner, kserokopiarka) 6. Wymagania w zakresie obsługi technicznej konferencji 1) nagłośnienie (3 sale) 2) oświetlenie (3 sale) 3) obsługa techniczna zamówionego sprzętu 4) dostęp do Internetu (WiFi) w całym obiekcie + łącze symetryczne do transmisji o przepustowości 10 MB 7. Wymagania w zakresie rejestracji wszystkich sesji konferencji - minimum 3 kamery, wraz z transmisją internetową konferencji oraz przygotowanie nagrań sesji w formie gotowej do umieszczenia na stronie WWW 8. Wymagania w zakresie przygotowanie identyfikatorów ze smyczą wraz z projektem graficznym 1) badge plastikowy z dziurką, wielkości około 9 x 6 cm ze wcześniej przygotowanym poddrukiem (full kolor) personalizowany podczas rejestracji w miejscu konferencji (1 kolor) wraz ze smyczą z logiem konferencji w nakładzie 500 sztuk 2) zapewnienie do testowania systemu rejestracji na dwa tygodnie przed konferencją (w dniach 17-18 maja) skanera kodów kreskowych i drukarki do personalizacji Badgy wraz zestawem 20 badgy do testów modele identyczne jak w trakcie rejestracji na konferencję 3) zapewnienie od 3 czerwca 2012 godz. 24.00 do 4 czerwca do godz. 17.30 minimum 4 scanerów kodów kreskowych wraz z 4 drukarkami do personalizacji Badgy plastikowych 4) zapewnienie 4 czerwca 2012 do godziny 16.30 1 scanera kodów oraz 1 drukarka do personalizacji Badgy 9. Wymagania w zakresie tłumaczenia sesji otwierającej konferencję oraz konferencji prasowej (ok. 3,5 h) 1) tłumaczenie z języka polskiego na język angielski 2) tłumaczenie z języka angielskiego na język polski 3) kabiny dla tłumaczy 10. Zamawiający wymaga zabezpieczenie medycznego w miejscu konferencji i podczas kolacji w Wieliczce Strona 5
11. Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy sesji plakatowej - do 25 jednostronnych modułów z oświetleniem. 12. Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy recepcji oraz stoisk targowych: 1) recepcja o wielkości: lada 5x1 m, powyżej każdej lady fryz z napisem (jeden wspólny duży napis RECEPTION), 2 stołki barowe dla obsługi recepcji, półki pod ladami na materiały konferencyjne, gniazda elektryczne (2 sztuki do podłączenia komputerów),stałe łącze internetowe 2) stoiska targowe: wielkości 3m 2 (1,5 x 2 m) wyposażone w ladę, stołek barowy, oświetlenie, gniazdo elektryczne, łącze internetowe (do 23 stanowisk) 13. Wymagania w zakresie dokumentacji fotograficznej: w dniach 3-5 czerwca 2012 (w miejscu konferencji, podczas kolacji w Wieliczce i podczas koktajlu w dniu 3 czerwca) 14. Wymagania w zakresie przygotowania gadżetów związanych z konferencją: 1) druk programu konferencji z notesem jako integralną częścią wraz z projektem i składem, nakład 470 sztuk (format A4, 48 stron, oprawa zeszytowa, papier offsetowy 90 g/m2, druk 4+4; okładka 200g/m2, druk 4+0) 2) plecaki z logo konferencji o wymiarach: wysokość od 35 do 40 cm; szerokość: od 25 do 30 cm; w różnych kolorach (niebieski, czerwony, pomarańczowy, seledynowy), nakład 470 sztuk 3) długopis - obudowa aluminiowa o wymiarach 0,9 x 13,6 cm z wymiennym wkładem, kolor wkładu niebieski, kolor obudowy biały z logo konferencji w jednym kolorze, 470 sztuk 15. Wymagania w zakresie identyfikacji zewnętrznej: 5 plansz do roll-upów typu łezka o wymiarach 85 x 200 cm, informujące o konferencji wraz z projektem i montażem (kasety dostarczy zleceniodawca), 5 plansz do lekkich stelaży o wymiarach 80 x 200 cm wraz z projektem (stelaże dostarczy zleceniodawca) oraz 1 poster konferencji formatu 70 x 100 cm wraz z projektem, na płycie pcv oprawiony w ramę aluminiową z lekkim szkłem 16. Wymagania w zakresie koktajlu w dniu 3 czerwca 2012 r. : w miejscu atrakcyjnym historycznie i turystycznie związanym z tematyką konferencji (nauka, rozwój regionalny), dla 60 osób wraz z cateringiem (przekąski zimne i ciepłe, wino, kawa, dekoracje kwiatowe) 17. Wymagania w zakresie rezerwacji pokoi hotelowych: Rezerwacja 400 pokoi hotelowych dla gości konferencji na 3 noce od 3 do 6 czerwca 2012 r., w tym: 1) 350 pokoi w hotelach 4*,3*,2* dla uczestników konferencji, którzy będą uczestniczyć w konferencji na własny koszt (rezerwacji będzie dokonywał Strona 6
wykonawca w hotelach, których lista zostanie opublikowana na stronie konferencji i polecona uczestnikom) 2) 50 pokoi dla gości honorowych konferencji i speakerów na 3 noce od 3 do 6 czerwca (płaci wykonawca) w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem w hotelu o standardzie czterogwiazdkowym i pięciogwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), zlokalizowanym w centrum Krakowa, w odległości nie większej niż 2 km od obiektu konferencyjnego, zgodnie ze specyfikacją: a) 40 pokoi jednoosobowych w hotelu 4* b) 10 pokoi jednoosobowych w hotelu 5* c) Noclegi będą dotyczyć terminów: 3/4.06, 4/5.06 i 5/6.06.2012 18. Wymagania w zakresie transportu: 1) Transport wszystkich gości konferencji na zwiedzanie i kolację w Wieliczce i z powrotem do Krakowa do miejsc zakwaterowania uczestników konferencji w dniu 4 czerwca 2012 r. (przewidywany przybliżony czas pobytu w Wieliczce: godz.19.00 24.00) 2) Transport VIP z lotniska do hotelu i z miejsca konferencji na lotnisko w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 r. 3) Transport materiałów z siedziby KPK z Warszawy do Krakowa i z powrotem. Strona 7