Katowice, 20 kwietnia 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 27/04/2015/REP I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej ul. Warszawska 28a/2 40-008 Katowice e mail: malgorzata.jablonska@swr.pl tel. 32 376 75 65 NIP: 631-23-56-974 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej zaprasza do złożenia ofert w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 27/04/2015/REP dotyczące usługi rezerwacji, zakupu i dostarczenia 2 biletów lotniczych na zagraniczny oraz krajowy pasażerski (jeśli dotyczy) przewóz lotniczy w terminie 10-13 maja na trasach: Newcastle Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa Newcastle, Rzym Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa Rzym w ramach projektu PI-PWP REPLIKATOR, o nr umowy UDA-POKL. 07.02.01-24-004/12-01. Projekt finansowany jest w 85% z i w 15% z budżetu państwa. Zamawiający, opisując przedmiot zamówienia, uwzględnił nazwy i kody opisane we Wspólnym Słowniku Zamówień: Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 63512000-1 usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych. Procedura zapytania ofertowego prowadzona jest z zachowaniem zasady konkurencyjności obowiązującej w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu VII Promocja integracji społecznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie śląskim, działanie 7.2. Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, poddziałanie 7.2.1. Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.
Niniejsze zapytanie zostało ogłoszone na stronie internetowej www.swr.pl, na portalu https://www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl i przesłane co najmniej do trzech potencjalnych Oferentów. 1. Zakres przedmiotowego zamówienia obejmuje: a) kompleksową obsługę w zakresie rezerwacji biletów lotniczych, bezkolizyjnej realizacji połączenia: a. na trasie Newcastle - Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa - Newcastle dla jednej osoby oraz na Rzym - Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa Rzym dla jednej osoby, w zakresie wyboru przewoźnika i trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży, rezerwację usługi w najkorzystniejszym cenowo oraz najdogodniejszym pod względem połączeń wariancie, na w/w trasach b) udzielanie bezpłatnego doradztwa w zakresie podróży; c) opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń na określonej przez Zamawiającego trasie. 2. Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia: Zapotrzebowanie Zamawiającego na usługi objęte postępowaniem przewiduje zakup 2 biletów lotniczych na trasie: a) Newcastle - Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa - Newcastle dla jednej osoby dorosłej: Wylot z Newcastle w dniu 10 maja br. przylot do Warszawy tego samego dnia; Wylot z Katowic/Krakowa/Warszawy w dniu 13 maja br. przylot do Newcastle tego samego dnia; Zamawiający dopuszcza maksymalnie 2 przesiadki na każdej z tych tras; b) Rzym - Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa - Rzym dla jednej osoby dorosłej: Wylot z Rzym w dniu 10 maja br. przylot do Warszawy tego samego dnia; Wylot z Katowic/Krakowa/Warszawy w dniu 13 maja br. przylot do Rzymu tego samego dnia; Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na każdej z tych tras; Zamawiający poda dane personalne osób podróżujących w dniu zakupu biletów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby zakupionych biletów oraz dat i godzin podróży, o czym poinformuje Oferenta w dniu podpisania umowy. Ostateczne miejsce wylotu zostanie podane w dniu zakupu biletów lotniczych. Dodatkowe obowiązki Oferenta: a) terminowa realizacja powierzonych zadań, b) współpraca z managerem projektu,
c) informowanie w formie pisemnej lub elektronicznej o występujących problemach w realizacji przedmiotu zlecenia. Opis warunków udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia może się ubiegać Oferent, który: a) Dysponuje odpowiednią wiedzą i umiejętnościami oraz posiada doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych co najmniej 3 lata; b) Zobowiąże się, że przedmiot zamówienia wykona z należytą starannością, w tym zgodnie z zasadami promocji projektów PO KL; c) Jest zdolny do wykonania przedmiotu zamówienia i jest w pełni dyspozycyjny w planowanym terminie wykonania zamówienia, wskazanym w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku konieczności pojawi się osobiście w biurze projektu. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Oferent wyłoniony w ramach zapytania ofertowego będzie wykonywał usługę zgodnie z ustalonym przez Zamawiającego i Oferenta harmonogramem prac. Termin realizacji zamówienia: do 8 maja 2015 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania zastrzeżeń na każdym etapie realizacji umowy i wydania wiążących poleceń co do sposobu wykonania umowy. III. PRZYGOTOWANIE OFERTY I SPOSÓB OBLICZANIA CENY a) Każdy z Oferentów składa jedną ofertę. Oferta powinna zawierać: Załącznik nr 1 formularz oferty, Załącznik nr 2 oświadczenie dotyczące sytuacji ekonomiczno-finansowej nie dotyczy osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, Załącznik nr 3 wzór oświadczenia o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych z Beneficjentem projektu, Aktualny odpis z właściwego rejestru (np. odpis z KRS, który to odpis nie może być starszy niż 6 miesięcy od daty wystawienia, względnie dopuszcza się jego kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem lub elektroniczny odpis KRS pobierany z systemu Ministerstwa Sprawiedliwości) albo zaświadczenie o wpisie w CEIDG zgodne z treścią art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 02.07.2004 r. z późn. zm. o swobodzie działalności gospodarczej dokument wygenerowany ze strony: www.ceidg.gov.pl, W przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa (upoważnienia), niezbędnym elementem takiej oferty jest oryginał, bądź odpowiednio kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem takiego pełnomocnictwa (upoważnienia), b) Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego, c) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę,
d) Oferent poda kwotę oferty brutto w polskich złotych (PLN), a płatności odbędą się na zasadach szczegółowo określonych w umowie, e) Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty, f) W ofercie należy podać: koszt całkowity realizacji usługi zakupu biletu na trasie: (1) Newcastle Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa- Newcastle oraz (2) Rzym- Warszawa i Katowice/Kraków/Warszawa- Rzym w złotych polskich (PLN) tj. cenę brutto (wraz z należnym podatkiem VAT jeśli dotyczy) oraz czas trwania podróży, g) Cena oferty obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Oferent podaje cenę z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. W cenie brutto należy uwzględnić podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej na dzień otwarcia ofert stawce (jeśli dotyczy), h) Cena oferty określona przez Oferenta zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom oraz okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy, i) Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług w trakcie obowiązywania umowy, kwota brutto określona w ofercie oraz umowie nie ulegnie zmianie, j) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny wymienionych w lit. f zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, k) Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Oferenta w formie pisemnej w określonym przez Zamawiającego terminie, l) Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Oferenta, m) Zamawiający odrzuci ofertę Oferenta, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, n) Zapłata zostanie dokonana w terminie do 14 dni po otrzymaniu rachunku/faktury pod warunkiem posiadania środków na koncie projektu PI-PWP REPLIKATOR, przy założeniu, iż rachunek/faktura został/a prawidłowo wystawiony/a, o) Przez datę zapłaty rozumie się datę złożenia dyspozycji zapłaty przez Zamawiającego. IV. FORMALNA I MERYTORYCZNA OCENA OFERTY 1) Planowane jest przeprowadzenie oceny formalnej oraz oceny merytorycznej złożonych ofert. a) Ocena formalna będzie polegała na weryfikacji poprawności przygotowanej oferty oraz kompletności wymaganych załączników (ocena według kryterium spełnia/nie spełnia). Następnie
zostanie sprawdzone czy wartość poszczególnych ofert nie przekracza kwoty środków zaplanowanych w budżecie projektu i przeznaczonych na cel sformułowany w zapytaniu ofertowym. Złożenie oferty w kwocie wyższej niż zaplanowana w budżecie projektu skutkuje jej odrzuceniem (ocena według kryterium spełnia/nie spełnia), b) Ocena merytoryczna - drugi etap weryfikacji złożonych ofert, do których zostaną dopuszczone oferty, które przeszły ocenę formalną. W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Oferenta, Zamawiający dokona oceny merytorycznej poprawnych formalnie ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert. KRYTERIUM WAGA (%) CENA OFERTY BRUTTO 65% CZAS TRWANIA PODRÓŻY 35% Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100%=100 pkt.): a) Punkty za kryterium cena oferty brutto zostaną obliczone wg następującego wzoru: Kryterium nr 1 Cena oferty brutto Liczba punktów = (C min /C of) * 100 * waga C min najniższa cena spośród ofert C of cena podana w ofercie Wybór miejsca wylotu należy do Zamawiającego i musi nastąpić z: lotniska w Newcastle, a przylot do Warszawy, następnie wylot z Katowic/Krakowa/Warszawy, a przylot do Newcastle lotniska w Rzymie, a przylot do Warszawy, następnie wylot z Katowic/Krakowa/Warszawy, a przylot do Rzymu b) Punkty za kryterium czas trwania podróży zostaną obliczone wg następującego wzoru: Kryterium nr 2 Czas trwania podróży Liczba punktów = (C min /C of) * 100 * waga C min najkrótszy czas spośród ofert C of czas podany w ofercie.
V. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ a) Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. b) Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa, istnieją powiązania osobowe lub kapitałowe pomiędzy Zamawiającym a Oferentem, o których mowa w pkt. a. c) Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego, d) Ocena ofert ma charakter niejawny. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Wykonawcom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty, e) Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, f) Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny, g) Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach, h) Wybór najkorzystniejszych ofert odbywa się na posiedzeniu komisji powołanej przez Grupę Sterującą. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy Wykonawca nie zawrze umowy, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą,
i) O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem poczty elektronicznej, j) Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Wykonawca, którego Oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą, k) Jeżeli Wykonawca, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę nie będzie zdolny do podjęcia pracy w ramach umowy w podanym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od zawarcia umowy. W niniejszej sytuacji, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą, l) Pozostałe kwestie nieuwzględnione w niniejszym zapytaniu ofertowym reguluje zasada konkurencyjności i obowiązujące na dzień ogłoszenia zapytania ofertowego Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. m) Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania całości zamówienia lub części zamówienia. VI. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Wszelkie pytania związane z przedmiotem postępowania należy kierować jedynie drogą elektroniczną na adres mailowy p. Małgorzaty Jabłońskiej, e-mail: malgorzata.jablonska@swr.pl. VII.TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT Ofertę należy dostarczyć osobiście, pocztą lub kurierem do siedziby Zamawiającego do dnia 6 maja 2015 r. do godz. 08:30. Oferty złożone po ww. terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku dostarczenia oferty drogą pocztową lub kurierem wiążący jest termin dotarcia oferty do siedziby Zamawiającego. VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE a) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty lub unieważnienia postępowania bądź jego części bez podawania przyczyn. W takim przypadku Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego, b) Zapytanie nie jest realizowane w ramach prawa zamówień publicznych, c) Wykonawcy są związani ofertą przez 30 dni kalendarzowych od daty złożenia oferty, d) Ocena ofert dokonana przez powołaną do tego celu komisję jest ostateczna, a Wykonawcom nie przysługuje prawo odwołania, e) Złożenie oferty jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższych zasad. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Wzór formularza oferty, Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia dotyczącego sytuacji ekonomiczno-finansowej nie dotyczy osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych z Beneficjentem projektu.