ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014 Wysogotowo, dnia 10 stycznia 2014 r. Ι. POSTANOWIENIA OGÓLNE INSOGLAS Andrzej i Karol Woźniak Sp. J. realizuje w ramach Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zatytułowany Wdrożenie systemu B2B optymalizującego proces współpracy pomiędzy INSOGLAS Sp. J. i jej Kontrahentami, pozwalającego na automatyzację procesów oraz optymalizację nakładów materiałowych na realizacje zamówień (POIG.08.02.00-30-081/13). Celem projektu jest opracowanie i wdrożenie systemu B2B, będącego etapem realizacji planu rozwoju firmy. INSOGLAS działa na rynku w obecnej formie od 1995r. Firma rozwinęła się z zakładu szklarskiego świadczącego usługi dla Klientów indywidualnych do producenta szyb zespolonych i dostawcy usługi szlifowania szkła, którego odbiorcami są producenci okien z drewna, PCV i aluminium z całego kraju. Wdrożenie systemu B2B ma usprawnić proces współpracy z kontrahentami, w tym zarządzanie relacjami z nimi, ofertowanie, przyjmowanie i przetwarzanie zamówień oraz rozliczenia i obsługę reklamacji. System B2B ma także współpracować z innymi systemami firmy, w tym systemem do zarządzania produkcją oraz zawierać konfigurator służący do projektowania niestandardowych zabudów wykonanych ze szkła. Dzięki wdrożeniu systemu współpraca INSOGLAS z kontrahentami powinna odbywać się płynniej oraz dawać im dodatkowe korzyści wynikające ze współpracy z firmą Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy dostawy sprzętu komputerowego oraz zaprojektowania, opracowania i wdrożenia systemu B2B w środowisku IBM Notes/Domino. Zostało opublikowane na stronie internetowej www.insoglas.pl. ΙΙ. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM INSOGLAS Andrzej i Karol Woźniak Spółka Jawna ul. Kamienna 6 62-082 Wysogotowo e-mail: k.wozniak@insoglas.pl NIP: 7811008571 ΙΙΙ. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO W związku z realizacją projektu informatycznego mającego na celu wdrożenie systemu B2B składamy zapytanie na następujące jego elementy (dopuszczalne jest składanie ofert na urządzenia o parametrach nie gorszych niż podane poniżej): ETAP I Prace wstępne planowana realizacja od 01.2014 r. do 02.2014 r.
Opracowanie szczegółowych założeń system z uwzględnieniem całkowitej optymalizacji procesów i wydajności systemu. W jej trakcie zostaną określone zostaną szczegółowe wymagania systemowe dotyczące: 1. realizowanych funkcji, z uwzględnieniem zagadnień ergonomii interfejsu użytkownika, architektury rozwiązania, aspektów wydajności i wysokiej dostępności. 2. Opracowanie wymogów sprzętowych koniecznych do budowy środowiska systemowego i użytkowego, a także połączenie wszystkich elementów systemu za pomocą sieci o odpowiedniej przepustowości 3. Opracowanie standardów wymiany danych z klientami. Dostawa licencji modułu wymiany dokumentów handlowych B2B modułu workflow, niezbędnych licencji środowiska IBM Notes/Domino umożliwiających jednoczesną pracę 8 użytkowników lokalnych (pracowników) i nieograniczoną liczbę użytkowników zewnętrznych (partnerów handlowych, klientów), dostawa certyfikatu SSL dla serwera http (o parametrach nie gorszych niż Certum SSL - Commercial). Dostawa serwera aplikacji systemowej o parametrach nie gorszych niż: liczba procesorów 1, procesor Intel Xeon E5-2620, częstotliwość szyny FSB 1333MHz, liczba zainstalowanych dysków twardych 2, minimalna pojemność pojedynczego dysku twardego 300GB, karta sieciowa, lub równoważnych, wraz z licencją serwera Microsoft Windows 2008 i licencjami Symantec Mail Security for Lotus Domino oraz Premium Antyspam dla 8 użytkowników. Dostawa kompletnych stanowisk roboczych o parametrach nie gorszych niż: procesor Intel i5-3470, pamięć RAM 4GB, dysk twardy 500GB, nagrywarka CD/DVD, lub równoważnych wraz z licencją Windows 7 Pro 64 bit oraz monitorem LED o parametrach nie gorszych niż 21'' - 1920 x 1080 FullHD ETAP II Przystosowanie, opracowanie modułów indywidualnych planowana realizacja od 03.2014 r. do 06.2014 r. Wykonanie instalacji, konfiguracja, uruchomienia środowiska systemu (serwer, stanowiska robocze, instalacja oprogramowania, włączenie do sieci LAN i WAN), w tym wdrożenie podpisu elektronicznego. Opracowanie modułów adaptowanych w środowisku IBM Notes/Domino: Moduł zamówień (w tym zdefiniowanie katalogu produktów), pozwalający na tworzenie zamówień online na bazie katalogu produktów Moduł faktur w zakresie umożliwiającym publikowanie faktur dla użytkowników i/lub wysyłkę pocztą elektroniczną Moduł reklamacji w zakresie obsługi zgłoszeń dotyczących sprzedawanych produktów Moduł administracji służący do zarządzania poszczególnymi modułami systemu Moduł klientów w zakresie rejestracji klientów, administrowania ich danymi, nadawaniem uprawnień. Opracowanie modułów dedykowanych konfiguratora zabudów indywidualnych, tworzenia ofert online Opracowanie integracji systemu B2B z systemami wewnętrznymi (system fakturowania i magazynowy, system optymalizacji zleceń) Opracowanie integracji z systemami klientów pozwalającej na dostarczanie zamówień klientów w formatach wynikających z używanych przez nich systemów, w tym wdrożenie elektronicznej wymiany danych (standardy EDI, e-mail, www). ETAP III Konfiguracja, zasilenie danymi, uruchomienie systemu planowana realizacja od 07.2014 r. do 09.2014 r.
Konfiguracja modułu administracji. Konfiguracja modułu zamówień. Konfiguracja modułu faktur. Konfiguracja modułu reklamacji. Konfiguracja modułu administracji Konfiguracja modułu klientów. Zasilenie systemu danymi. Szkolenie pracowników z obsługi systemu (2 dni x 8 godzin). Uruchomienie systemu w pełnym zakresie. Analiza po uruchomieniu i dostrojenie systemu. CPV: 72212211-1 Usługi opracowywania oprogramowania dla wzajemnej współpracy platform CPV: 30214000-2 Stacje robocze CPV: 48820000-2 Serwery Wykonawca może zaoferować, krótsze terminy realizacji zamówienia. Wskazane wyżej terminy realizacji zamówienia są terminami maksymalnymi. Ις. WYMOGI W STOSUNKU DO OFERENTA Od wykonawcy wymagane jest: - doświadczenie w zakresie projektowania i wdrażania systemów biznesowych w środowisku IBM Notes/Domino potwierdzone tytułem IBM Business Partner i co najmniej dwoma certyfikatami IBM Certified Application Developer - Lotus Notes and Domino 8.5 - zapewnienie zespołu wdrożeniowego, który składać się będzie co najmniej z: administratora systemu Lotus Domino, analityka systemów informatycznych, programisty, grafika, wdrożeniowca ς. UDZIAŁ PODWYKONAWCY Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawcy, w realizacji zamówienia. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z Podwykonawcy podczas realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie Podwykonawcy, z pomocy których planuje korzystać podczas realizacji zamówienia. Podwykonawcę obowiązują te same wymogi wskazane w pkt. IV zapytania ofertowego co Wykonawcę. ςι. SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Nie jest dopuszczone. ςιι. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna składać się z: formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego, poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii certyfikatów określonych w pkt. IV niniejszego zapytania ςιιι. PRZYGOTOWANIE OFERTY I SPOSÓB OBLICZANIA CENY a. Każdy z Wykonawców składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. b. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. c. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. d. Wykonawca poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN). e. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. f. W ofercie należy podać w złotych polskich cenę netto za dostarczenie całego przedmiotu zamówienia g. Cena całego przedmiotu zamówienia (wszystkich etapów) będzie brana pod uwagę do porównania ofert cena łączna oferty h. Cena łączna oferty rozliczana będzie w okresie realizacji zamówienia w ten sposób, że wykonanie poszczególnych etapów będzie zobowiązywało Wykonawcę do wystawienia faktury za każdy etap wykonanego zamówienia w wysokości: I etap 42,2% ceny łącznej oferty, II etap 38,2% ceny łącznej oferty, III etap 19,6% ceny łącznej oferty +/- zaokrąglenie do osiągnięcia ceny łącznej oferty. i. Cena łączna oferty obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. j. Cena łączna oferty określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom oraz okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy. k. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich. l. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż wycena zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. m. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie. n. Zamawiający oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy. o. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. p. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji prawdziwości podanego w załączniku nr 4 doświadczenia Wykonawcy poprzez wgląd w referencje, potwierdzenia wykonania usługi lub inne dokumenty, które jasno potwierdzają doświadczenie Wykonawcy.
q. Termin związania ofertą: 30 dni od terminu złożenia oferty. ΙΞ. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Wszelkie pytania związane z przedmiotem postępowania należy kierować drogą elektroniczną, e-mail: k.wozniak@insoglas.pl Ξ. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT Ofertę należy dostarczyć osobiście lub pocztą do siedziby Zamawiającego, albo przesłać na adres e-mail: k.wozniak@insoglas w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania ofertowego, czyli do dnia 17 stycznia 2014 r. W przypadku chęci złożenia oferty w wersji fizycznej dokumenty należy złożyć w wyznaczonym wyżej terminie w godzinach pracy sekretariatu Zamawiającego tj. w godz. 8:00-15:00. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. ΞΙ. ZAKRES WYKLUCZENIA Zakres wykluczenia z niniejszego zapytania ofertowego obejmuje wszystkie podmioty, powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Oferentem, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. ΞΙΙ. OCENA OFERTY Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane będą następujące kryteria: 1. Łączna cena netto oferty waga 40% 2. Termin realizacji przedmiotu zamówienia waga 20% 3. Okres gwarancji w miesiącach waga 20% 4. Czas usunięcia błędu w okresie gwarancji waga 20% Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagi. Oferty oceniane będą punktowo. Łącznie do zdobycia jest 100 pkt. Punkty zdobyte w każdym z kryteriów będę mnożone przez wagę danego kryterium. W trakcie oceny ofert, kolejno rozpatrywanym i ocenianym Ofertom przyznawane będą punkty za powyższe kryteria według następujących zasad:
Nr kryterium: Łączna cena netto oferty Wzór: 1 2 3 4 Liczba punktów = ( Cmin/Cof ) * 100 * waga - Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert - Cof - cena podana w ofercie Termin realizacji przedmiotu zamówienia w tygodniach Liczba punktów = ( T min/t of ) * 100 * waga - T min - najmniejsza liczba tygodni na realizację przedmiotu zamówienia - T of - liczba tygodni w ofercie Okres gwarancji Liczba punktów = ( G of / G max ) * 100 * waga - G max - największa liczba miesięcy gwarancji - G of - liczba miesięcy gwarancji podana w ofercie Czas usunięcia błędu w okresie gwarancji Liczba punktów = (B min/b of ) * 100 * waga - B min - najmniejsza liczba godzin na usunięcie błędu - B of - liczba godzin w ofercie ΞΙΙΙ. OCENA I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ a. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym. b. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa, jest niekompletna (np. brak obowiązkowych załączników lub brak podpisów na obowiązkowych załącznikach), c. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. d. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. e. Oferta musi zostać podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Jeżeli upoważnienie osoby podpisującej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS lub CEIDG) do oferty należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa szczególnego (pełnomocnictwo do złożenia przedmiotowej oferty) podpisany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.
ΞΙς. WYNIK POSTĘPOWANIA a. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta zawierająca największą liczbę punktów. b. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. c. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. d. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, w przypadku gdyby Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert, których oferowana wartość wynagrodzenia przekracza wartość przyjętą w budżecie projektu. W przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu i niepodlegające odrzuceniu oferty, zawierają cenę przewyższającą kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejsze warunki. f. Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej ofert. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, który otrzymał największą liczbę punktów za złożoną ofertę. g. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. h. Złożona oferta musi zawierać oświadczenie osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta o zachowaniu w tajemnicy wszystkich informacji, które uzyskał lub uzyska w związku z postępowaniem ofertowym. Obowiązek zachowania tajemnicy rozciąga się także na wszystkich pracowników Oferenta, który za ich działania w tym zakresie odpowiada jak za swoje własne. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również w przypadku odrzucenia oferty lub każdego innego zakończenia postępowania ofertowego. Naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą Oferenta za wszelkie szkody jakie mogą wyniknąć dla Zamawiającego z takiego tytułu. Ξς. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania ofertowego bez dokonywania wyboru oferty lub unieważnienia Postępowania bez podawania przyczyn. W takim przypadku Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z powyższego uprawnienia. W tym zakresie Wykonawcy zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. Załączniki do zapytania ofertowego: 1.Załącznik nr 1 formularz ofertowy 2.Załącznik nr 2 oświadczenie 3.Załącznik nr 3 oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym