I. Postanowienia ogólne

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie podróŝy słuŝbowych na obszarze kraju pracowników Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach INSTRUKCJA w sprawie podróŝy słuŝbowych na obszarze kraju pracowników Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach stan prawny na dzień 2 stycznia 2009 r. Podstawa prawna: - art. 77 5 1 Kodeksu pracy, - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju. (Dz. U. Nr 236, poz.1990 z późn. zm.) - rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), I. Postanowienia ogólne 1 1. PodróŜą słuŝbową jest wykonanie przez delegowanego pracownika zadania określonego przez pracodawcę (delegującego określonego w 9 ust. 1), w terminie i miejscu określonym we wniosku o delegowanie w krajową podróŝ słuŝbową", zwanym w dalszej części Instrukcji wnioskiem, stanowiącym załącznik nr 2 do Zarządzenia, poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy 1 pracownika. 2. Dojazdy pracownika do miejsca pracy są jego obowiązkiem i na nim ciąŝy obowiązek ponoszenia związanych z tym kosztów. 3. PodróŜ pracownika zatrudnionego w Akademii na stanowisku kierowcy: a) jest podróŝą słuŝbową, gdy zadania powierzone do wykonania są realizowane poza obszarem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę. Obszarem tym jest obszar aglomeracji śląskiej, połoŝony w promieniu 30 km od miejsca garaŝowania, zgodnie z zapisami obowiązującej Instrukcji w sprawie organizacji i funkcjonowania transportu samochodowego w Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach. JeŜeli podróŝ słuŝbowa przekracza 30 km, wyjazd taki jest wyjazdem delegacyjnym i w związku z tym podlega procedurze określonej w niniejszej instrukcji. b) nie jest podróŝą słuŝbową kurs odbywany przez kierowców na trasach, których stałe pokonywanie naleŝy do umówionych obowiązków pracownika-kierowcy (konwojenta), określonych w umowie o pracę lub zakresie czynności, np. dowóz pracowników do ośrodków dydaktycznych zlokalizowanych poza Katowicami. 4. Nie są podróŝą słuŝbową dojazdy pracownika na zajęcia dydaktyczne organizowane w ośrodkach naukowo dydaktycznych zlokalizowanych poza Katowicami. 2 1 Pod pojęciem miejsca pracy naleŝy rozumieć zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejscem pracy jest zatem siedziba Akademii określona w Statucie oraz w umowie o pracę. 2 Zwrot kosztów dojazdu do ośrodków naukowo dydaktycznych zlokalizowanych poza Katowicami reguluje zarządzenie w sprawie dodatkowych wynagrodzeń nauczycieli akademickich; w części: Dodatek specjalny z tytułu prowadzenia zajęć dydaktycznych poza Katowicami

3 1. Z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez Akademię przysługują a) diety b) ryczałty (na noclegi - 7 ust. 2, dojazdy środkami komunikacji miejskiej - 8 ust. 1 i inne) oraz c) zwrot udokumentowanych kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z zastrzeŝeniem 8 ust. 2 lit. c), innych koniecznych wydatków, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 2. Pracownikowi nie przysługują diety oraz zwrot kosztów noclegu, jeśli jest on delegowany w podróŝ słuŝbową do jego miejsca stałego lub czasowego pobytu. II. Diety oraz zwrot kosztów z tytułu podróŝy słuŝbowych na obszarze kraju 4 1. Dieta jest to naleŝność pienięŝna przysługująca pracownikowi z tytułu zwiększonych kosztów wyŝywienia pracownika w czasie podróŝy. 2. Wysokość diety za dobę podróŝy słuŝbowej ustala się według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, o którym mowa w podstawie prawnej niniejszego zarządzenia. 3. Przy obliczaniu diet na obszarze kraju stosuje się następujące zasady: a) jeŝeli podróŝ słuŝbowa trwa nie dłuŝej niŝ dobę i wynosi: od 8-12 godzin - przysługuje połowa diety ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości b) jeŝeli podróŝ słuŝbowa trwa dłuŝej niŝ dobę, za kaŝdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. 4. Dieta na obszarze kraju nie przysługuje pracownikowi, który: a) otrzymuje ekwiwalent pienięŝny na wyŝywienie (jeŝeli ekwiwalent jest niŝszy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości naleŝnej diety), b) został oddelegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego lub miejscowości, w której mieści się siedziba miejsca pracy, c) korzystał z bezpłatnego całodziennego wyŝywienia, d) przebywał w podróŝy słuŝbowej trwającej co najmniej 10 dni i z tego tytułu przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (weekend, święta), środkiem określonym przez Akademię, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. 5 1. PodróŜ słuŝbowa powinna odbywać się środkami komunikacji publicznej najkrótsza trasą; bez uzasadnionych powodów nie moŝna trasy przejazdu wydłuŝać. 2. Postanowienia ust. 1 nie dotyczą przejazdów, które są związane z wykonywaniem dodatkowych (łączonych) zadań słuŝbowych zleconych delegowanemu pracownikowi. Przejazd inną trasą wydłuŝającą podróŝ naleŝy uzasadnić na wniosku. 3. Środek transportu, którym powinien odbyć się przejazd określa delegujący na wniosku. Podstawowym środkiem transportu do odbycia podróŝy słuŝbowej jest pociąg II klasy. Przy określaniu środka transportu delegujący powinien kierować się zasadą racjonalizacji kosztów podróŝy, z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem. 2

4. Pracownik nie moŝe dokonać samowolnej zmiany środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu słuŝbowego pod rygorem nierozliczenia kosztów przejazdu z zastrzeŝeniem ust. 5. 5. W przypadkach szczególnie uzasadnionych delegujący moŝe wyrazić zgodę na zmianę środka transportu na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, uzasadniającego zmianę środka transportu np.: odwołania lub awarii pociągu, co uniemoŝliwiałoby dojazd na miejsce w planowanym terminie. 6. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróŝy słuŝbowej jest miejscowość siedziby miejsca pracy (jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony pracownik). W racjonalnie, ekonomicznie i organizacyjnie uzasadnionych przypadkach delegujący moŝe wyrazić zgodę na uznanie miejscowości rozpoczęcia (zakończenia) podróŝy słuŝbowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika 3. 7. Pracownikowi przebywającemu w podróŝy słuŝbowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do przejazdu do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy (weekend, święta) na koszt Akademii. Za przejazd do miejscowości zamieszkania i z powrotem przysługuje zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu słuŝbowego. Za czas pobytu w miejscowości zamieszkania nie przysługują diety ani zwrot kosztów noclegu. 8. Pracownikom BOND, ROND, którzy przyjeŝdŝają do siedziby Akademii w sprawach słuŝbowych zwracane są wyłącznie koszty podróŝy pociągiem II klasy oraz ryczałt na przejazdy komunikacją miejską lub zwrot za bilety komunikacji miejskiej. 6 1. W przypadkach uzasadnionych zadaniami słuŝbowymi, krajową podróŝ słuŝbową moŝna odbyć samochodem niebędącym własnością pracodawcy. 2. Wniosek w sprawie uŝycia samochodu do celów słuŝbowych sporządza zainteresowany (delegowany) pracownik na wniosku o wydanie krajowej delegacji słuŝbowej. 3. Warunkiem wyraŝenia zgody na odbycie podróŝy słuŝbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy jest przedłoŝenie na wniosku uzasadnienia zawierającego: a) analizę opłacalności przejazdu (porównanie z kosztami przejazdu innymi środkami transportu), b) uwarunkowania organizacyjne (czas i moŝliwość dojazdu innymi środkami komunikacji publicznej), c) inne uwarunkowania istotne dla wykonania zadania. Analiza w części dotyczącej kosztów przejazdu jest potwierdzana przez słuŝby finansowo księgowe. 4. Delegujący wyraŝa zgodę na wykorzystanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w podróŝy słuŝbowej (zgodnie z zapisami 9 ust. 1) oraz określa stawkę za 1 km. przebiegu. JeŜeli delegujący nie określi stawki za 1 km przebiegu stosuje się stawkę maksymalną wynikającą z Rozporządzenia, o którym mowa w podstawie prawnej niniejszej Instrukcji. 3 Nie naleŝy utoŝsamiać miejsca zamieszkania z miejscem pobytu pracownika. Miejscem zamieszkania jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu (art. 25 k.c.). Na to pojęcie składają się trzy elementy: miejscowość w znaczeniu administracyjnym, miejsce faktycznego przebywania oraz wola stałego pobytu w danej miejscowości. O miejscu zamieszkania w wyznaczonej granicami administracyjnymi miejscowości decyduje faktyczne w niej przebywanie (por. postanowienie SN z 26 marca 1973 r., I CZ 38/73). Stanowi ono centrum Ŝyciowej działalności danej osoby (por. wyrok SN z 21 listopada 1966 r., II PR 512/66). Mimo Ŝe podobieństwo między miejscowością, w której osoba zamieszkuje (art. 25 k.c.), i miejscowością stałego jej pobytu (art. 6 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności) jest ewidentne, to w świetle przepisów o podróŝach krajowych trzeba je oddzielać. Pobyt moŝe bowiem być czasowy albo stały w zaleŝności od tego, czy przebywanie w niej łączy się z zamiarem pobytu stałego, czy czasowego. O podróŝy słuŝbowej oraz o naleŝnych z tytułu jej odbywania naleŝnościach (dietach, kosztach podróŝy) decyduje to, Ŝe określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania. JeŜeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróŝy słuŝbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania. 3

5. Akademia pokrywa koszty uŝywania samochodu do celów słuŝbowych wynikające z ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w zatwierdzonym wniosku. 6. Przy zastosowaniu maksymalnej stawki za 1 km przebiegu (wynikającej z rozporządzenia, o którym mowa w podstawie prawnej Instrukcji) przy rozliczaniu kosztów za korzystanie z samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w podróŝy słuŝbowej nie przysługuje zwrot opłat dodatkowych takich jak: opłata za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe. 7. Zwrot kosztów za korzystanie z samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w podróŝy słuŝbowej nie przysługuje, jeŝeli pracownik został oddelegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub miejscowości, w której mieści się siedziba miejsca pracy. 7 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub fakturą, przy czym standard hotelu nie moŝe być wyŝszy niŝ ***. 2. Pracownikowi, który w czasie podróŝy słuŝbowej nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłoŝył rachunku, przysługuje ryczałt za kaŝdy nocleg w wysokości 150 % diety. 3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 00 i 7 00. 4. Prawo do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje, jeŝeli osoba wystawiająca polecenie wyjazdu słuŝbowego uzna, Ŝe pracownik ma moŝliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania. 5. JeŜeli pracownik dokonał opłaty z góry za korzystanie z hotelu za kilka dni, a został wcześniej odwołany z podróŝy słuŝbowej ma obowiązek dopilnować zwrotu nadpłaty za niewykorzystane noclegi. 6. Korzystanie z noclegu w miejscowości będącej celem podróŝy słuŝbowej, po zakończeniu czynności słuŝbowych pomimo istniejącego dogodnego połączenia kolejowego, uwaŝa się za nieuzasadnione. 8 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20 % diety na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej a w razie uzasadnionej konieczności równieŝ taksówkami 4, o ile delegujący wyrazi na to zgodę. 2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1 nie przysługuje, jeŝeli pracownik: a) odbywa podróŝ słuŝbową samochodem (słuŝbowym lub niebędącym własnością pracodawcy), b) został oddelegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub miejscowości, w której mieści się siedziba miejsca pracy, c) uzyskał zgodę pracodawcy na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej. III. Obieg dokumentacji związanej z krajowym wyjazdem słuŝbowym 9 1. Decyzję w sprawie wyjazdów słuŝbowych podejmują (zwani dalej delegującymi): a) Rektor w stosunku do wszystkich pracowników, b) Prorektorzy i Kanclerz odpowiednio do przydzielonego zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności, c) Pełnomocnicy ROND i BOND z upowaŝnienia Rektora dla podległych pracowników administracyjnych (na przejazd do siedziby Akademii w Katowicach z zastrzeŝeniem ust. 2 oraz 5 ust. 8). 4 Koszt przejazdu taksówką jest traktowany jako świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika i jest opodatkowane. 4

2. Do podejmowania decyzji w sprawie wyjazdów słuŝbowych w ramach ściśle określonych na ten cel środków Rektor moŝe upowaŝnić kierownika jednostki organizacyjnej Akademii. 3. Podstawą do ubiegania się o delegowanie pracownika w podróŝ słuŝbową krajową jest przedłoŝenie wniosku delegującemu. 4. Wniosek musi posiadać klauzulę zabezpieczenia finansowego potwierdzonego przez kierownika (lub upowaŝnionego pracownika) jednostki realizującej zamówienia publiczne w zakresie podróŝy słuŝbowych. Wypełniony wniosek składany jest w Kancelarii, która drogą słuŝbową przekazuje go Kwestorowi, do potwierdzenia pokrycia środków na podróŝ słuŝbową. Po uzyskaniu potwierdzenia finansowego wniosek przekazywany jest delegującemu. 5. Delegujący podejmuje decyzję w sprawie wyjazdu słuŝbowego, którą potwierdza na wniosku. 6. Zatwierdzone wnioski przekazywane są do Kancelarii, która prowadzi Rejestr podróŝy słuŝbowych" a następnie doręczane do Działu Finansowo Księgowego. Wyciąg z rejestru przekazywany jest systematycznie do Działu Spraw Pracowniczych. 5 7. Kserokopia zatwierdzonego wniosku przekazywana jest delegowanemu pracownikowi i zastępuje standardowy druk polecenia podróŝy słuŝbowej. 6 10 Przed rozpoczęciem podróŝy słuŝbowej pracownik moŝe otrzymać zaliczkę na poczet kosztów podróŝy. IV. Czynności związane z rozliczeniem delegacji słuŝbowej 11 1. Rozliczenie kosztów podróŝy słuŝbowej następuje po odbyciu podróŝy słuŝbowej na podstawie: a) zatwierdzonego Wniosku, b) wypełnionego Rozliczenia wyjazdu słuŝbowego, zwanego dalej rozliczeniem stanowiącego załącznik nr 3 do Zarządzenia wraz z wymaganymi załącznikami potwierdzającymi kaŝdy wydatek, c) oraz rozliczeniu pobranych zaliczek, w terminie 7 dni po zakończeniu podróŝy (zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentów finansowo księgowych). 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 naleŝy przekazać do Działu Finansowo Księgowego Akademii w celu rozliczenia. 3. Zwrot kosztów podróŝy następuje po zatwierdzeniu rozliczenia podróŝy słuŝbowej poprzez przelew na konto osoby delegowanej lub w kasie Akademii. V. Zasady rozliczania podróŝy słuŝbowych w ramach projektów finansowanych ze środków europejskich i innych 12 1. Delegowanie w podróŝ słuŝbową oraz rozliczanie podróŝy słuŝbowych w ramach projektów finansowanych ze środków europejskich następuje zgodnie z postanowieniami niniejszej Instrukcji oraz wytycznych instytucji wdraŝającej do projektu. 2. W ramach projektów finansowanych ze środków europejskich moŝna rozliczyć koszty podróŝy środkami komunikacji zbiorowej i koszty noclegów w hotelach, o ile środki na ten cel zostały przewidziane w budŝecie projektu. Kierunek (cel) podróŝy, miejsce noclegu musi być zgodny z uzasadnieniem kosztów i fiszką projektu. 5 zmiana wprowadzona zarządzeniem 79/08 6 zmiana wprowadzona zarządzeniem 79/08 5

VI. Postanowienia Końcowe 13 1. Wyjazd pracowników na imprezę integracyjną poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Akademii nie jest podróŝą słuŝbową. 7 2. Diety i inne naleŝności za czas podróŝy słuŝbowej są wolne od podatku dochodowego i nie powiększają podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne do wysokości określonej w odrębnych przepisach są przychodami nieoskładkowanymi i nieopodatkowanymi. 3. Zasady odbywania podróŝy słuŝbowej poza granice kraju regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju. (Dz. U. Nr 236, poz.1991 z późn. zm.). 4. W przypadku podróŝy słuŝbowej poza granice kraju do dojazdu do miejsca wyjazdu/odlotu mają zastosowanie przepisy niniejszej Instrukcji. 7 Izba Skarbowa w Łodzi, PB I-3/4117/IN-78/US/2006/AA 6