Zarządzenie Nr 0151/123/2008 Burmistrza Miasta Ząbki z dnia 2 grudnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Ząbki. Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się w Urzędzie Miasta Ząbki Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Ząbki, stanowiącą załącznik do zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
Załącznik do zarządzenia nr 123 Burmistrza Urzędu Miasta Ząbki z dnia 2 grudnia 2008 r. INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU MIASTA ZĄBKI Spis treści I. Postanowienia ogólne. II. Podział dokumentacji. III. Organizacja archiwum zakładowego. IV. Cele i zadania archiwum zakładowego. V. Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego. VI. Lokal i wyposaŝenie archiwum zakładowego. VII. Przechowywanie akt. VIII. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego. IX. Układ akt w archiwum zakładowym. X. Środki ewidencyjne w archiwum zakładowym. XI. WypoŜyczanie akt. XII. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. XIII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej bądź jednostki samorządu terytorialnego. XV. Nadzór i kontrola archiwum zakładowego. Załączniki: 1. Opis teczki aktowej. 2. Spis spraw. 3. Spis zdawczo odbiorczy akt. 4. Spis zdawczo odbiorczy dokumentacji technicznej. 5. Wykaz spisów zdawczo odbiorczych. 6. Karta udostępniania akt. 7. Karta zastępcza akt zakładka. 8. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 9. Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 10. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej. 11. Spis zdawczo odbiorczy.
Rozdział I Postanowienia ogólne 1. 1. Niniejsza instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta Ząbki, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności archiwalnych w Urzędzie. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności archiwalnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w archiwum zakładowym. 2. UŜyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy - całą dokumentację, niezaleŝnie od jej formy, która była, jest lub moŝe być istotna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy, 2) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - ocenę jej przydatności dla celów praktycznych, wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej i przekazanie jej na makulaturę, 3) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjnokartograficznej itp. - niezaleŝnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe, 4) dokumentacja niearchiwalna - dokumentację mającą tylko czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy i podlegającą wybrakowaniu po upływie określonych przepisami okresów jej przechowywania, 5) dokumentacja techniczna - ogół dokumentów w formie rysunków, opisów i obliczeń niezbędnych do realizacji projektowanego obiektu, urządzenia, wyrobu lub procesu technologicznego, 6) jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 7) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krąŝek taśmy magnetofonowej i filmowej, dyskietka itp.), 8) klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych, 9) komórka organizacyjna - referat lub samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie Miasta Ząbki, 10) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych, 11) pismo - pisemną formę wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy, 12) referent - pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełoŝonych, 13) roczne daty krańcowe - daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej, umieszczone pod tytułem teczki, 14) spis spraw - formularz słuŝący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w Urzędzie, prowadzony odrębnie dla kaŝdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt, 15) spis zdawczo-odbiorczy akt - formularz słuŝący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, 16) sygnatura archiwalna - znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umoŝliwiający jej zidentyfikowanie; w archiwum zakładowym, składa się z numeru
spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka archiwalna została wpisana, 17) symbol kwalifikacyjny - oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: A dla materiałów archiwalnych oraz B i BE z dodaniem cyfr arabskich, a takŝe Bc dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt, 18) Urząd Urząd Miasta Ząbki, 19) właściwe archiwum państwowe Archiwum Państwowe w Warszawie, Oddział w Otwocku, ul. Górna 7. Rozdział II Podział dokumentacji na kategorie archiwalne oraz okresy jej przechowywania 3. 1. Wytworzona w komórkach organizacyjnych dokumentacja podlega rejestracji i gromadzeniu w akta spraw zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 z 1999 r. poz. 1319, z póź. zm.). 2. Dokumentacja podlega następującemu podziałowi ze względu na wartość archiwalną na: 1) materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, 2) dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiąca materiałów archiwalnych. 4. 1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. 2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym Ŝe: 1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu oraz dla celów kontrolnych - np. "B5", "B25", "B50"; 2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę w trybie uzgodnionym z archiwistą zakładowym i archiwum państwowym; 3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które moŝe dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii moŝe wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
Rozdział III Organizacja archiwum zakładowego 5. Archiwum zakładowe stanowi część Referatu Kadrowo - Płacowego Urzędu i zajmuje się przejmowaniem dokumentacji z komórek organizacyjnych, jej przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 6. Archiwum zakładowe Urzędu przechowuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną wytworzoną w jego komórkach organizacyjnych. 7. Archiwum zakładowe usytuowane zostało w oficynie budynku przy ul. Wojska Polskiego 12. 8. Prawo wstępu do archiwum zakładowego ma archiwista zakładowy lub inna upowaŝniona przez Burmistrza osoba. Rozdział IV Cele i zadania archiwum zakładowego 9. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego naleŝy prowadzenie prac archiwalnych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności: 1) udzielanie komórkom organizacyjnym Urzędu wiąŝących wyjaśnień i pouczeń w sprawie przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, 2) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz sprawdzanie czy jest ona prawidłowo zewidencjonowana w spisach zdawczoodbiorczych, 3) nadawanie przejętym aktom sygnatury archiwalnej oraz prawidłowe ich rozmieszczenie w archiwum zakładowym i właściwe zabezpieczenie, 4) prowadzenie ewidencji posiadanej dokumentacji, 5) sprawdzanie poprawności zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii, 6) udostępnianie dokumentacji, 7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, 8) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zbiornicy surowców wtórnych lub do firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji, 9) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, 10) dbanie o ład i porządek w archiwum. 10. Pracownik archiwum zakładowego odpowiada za prawidłową konserwację zasobów.
Rozdział V Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego 11.1. Pracownik, do którego obowiązków naleŝy prowadzenie archiwum zakładowego, składa Burmistrzowi Miasta Ząbki poprzez swojego przełoŝonego słuŝbowego, coroczne plany pracy archiwum zakładowego uzgodnione z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz coroczne sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego. 2. Sprawozdanie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których oryginał pozostaje w aktach archiwum zakładowego jako kategoria "A", jeden egzemplarz doręcza się Burmistrzowi Miasta Ząbki, a drugi przesyła do wiadomości właściwemu archiwum państwowemu wraz z kompletem spisów zdawczo - odbiorczych. Rozdział VI Lokal archiwum zakładowego i jego wyposaŝenie 12.1. Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym warunkom: 1) nie powinien znajdować się w piwnicy; 2) temperatura pomieszczenia powinna utrzymywać się na poziomie 14-20 o C, dopuszczalne wahania w ciągu doby +2 o C; 3) wilgotność względna powinna utrzymywać się na poziomie 45-60%, dopuszczalne wahania w ciągu doby +5%; 4) punkty świetlne muszą być zamknięte w kloszach i rozmieszczone w przerwach między regałami; 5) okna powinny być zabezpieczone przed szkodliwym wpływem promieni słonecznych na akta oraz kradzieŝą; 6) drzwi archiwum muszą być metalowe, zaopatrzone w odpowiednie dobre zamki oraz plombowane; 7) wytrzymałość stropu powinna wynosić (w oparciu o ekspertyzę budowlaną): a) 500 kg na m 2 dla regału 2,5 m dla regałów stacjonarnych, b) 1000 kg na m 2 dla regałów kompaktowych. 2. Jeden komplet kluczy do archiwum zakładowego przechowywany jest w Biurze Obsługi Interesanta, drugi w Referacie Kadrowo - Płacowym, trzeci w Sekretariacie Burmistrza Miasta Ząbki. 3. Archiwum zakładowe powinno być wyposaŝone w: 1) regały (metalowe), ustawione w sposób zapewniający moŝliwość swobodnego dostępu, z oznakowaniem jakiego rodzaju dokumentację zawierają; 2) drabinkę umoŝliwiającą dostęp do akt na wyŝszych półkach; 3) miejsce do pracy biurowej i udostępniania akt. 4. WyposaŜenie archiwum zakładowego stanowią równieŝ: termometr, higrometr oraz gaśnica proszkowa. 5. W pomieszczeniu archiwum zakładowego obowiązuje zakaz palenia. Rozdział VII Przechowywanie akt 13.1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i w archiwum zakładowym.
2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. Wzór opisu teczki aktowej zawiera załącznik nr1. 14.1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowywane są w archiwum zakładowym. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazują do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownicy wyznaczeni przez kierownika komórki organizacyjnej, w której zostały akta wytworzone. 3. Pracownik, do którego obowiązków naleŝy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, ustala corocznie w planie pracy archiwum termin przekazywania akt spraw ostatecznie załatwionych. Rozdział VIII Przekazywanie akt do archiwum zakładowego 15.1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułoŝenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw (załącznik nr 2); w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę; 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc ; 3) ułoŝenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt; 4) odłoŝenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych; 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie; 6) w odniesieniu do akt kategorii A usunięcie wszystkich części metalowych (spinaczy, zszywek), przesznurowanie całości akt, paginacja (ponumerowanie) w prawym górnym rogu kaŝdej zapisanej strony wyłącznie ołówkiem zwykłym, miękkim i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce. Grubość teczki nie moŝe przekraczać 3cm. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się techniką elektroniczną, osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z kaŝdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Jeden egzemplarz spisu kategorii A pracownik prowadzący archiwum przekazuje do właściwego archiwum państwowego przy sprawozdaniu rocznym z działalności archiwum zakładowego. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 3 - dla dokumentacji aktowej i załącznik nr 4 - dla dokumentacji technicznej. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta, kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta oraz pracownik prowadzący archiwum zakładowe. 16.1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieŝącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
17. Pracownik archiwum prowadzi wykazy spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 5). Jeden egzemplarz spisu z nadanym numerem kolejnym włącza się do zbiorczej teczki spisów zdawczo-odbiorczych, natomiast drugi egzemplarz odkłada do teczki spisów prowadzonej w archiwum zakładowym dla kaŝdej komórki organizacyjnej oddzielnie. 18. W razie stwierdzenia, Ŝe akta nie zostały naleŝycie przygotowane do przekazania, pracownik archiwum zakładowego wstrzymuje ich przyjęcie i domaga się niezwłocznego usunięcia uchybień. W razie odmowy ze strony kierownika komórki organizacyjnej przekazującego akta, pracownik prowadzący archiwum zakładowe powiadamia o tym fakcie swego bezpośredniego przełoŝonego. Rozdział IX Układ akt w archiwum zakładowym 19. W archiwum zakładowym przechowuje się oddzielnie materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. 20. W zaleŝności od konstrukcji regałów moŝna stosować następujące układy akt: 1) pionowy - sposób biblioteczny, według którego układa się ksiąŝki w bibliotece, 2) poziomy - teczka na teczce, księga na księdze, oddzielnie lub w przewiązanej paczce po kilka teczek lub ksiąg. 21. Układając akta na półkach, pracownik prowadzący archiwum zakładowe zwraca uwagę, aby kolejność teczek była zgodna z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczoodbiorczego. Akta powinno się układać na regale od jego górnej części, od strony lewej do prawej. Akta układa się wg komórek organizacyjnych sukcesywnie i w miarę ich napływu. 22.1. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe oznacza przyjęte akta sygnaturą archiwalną. 2. Sygnatura archiwalna, jako trwały element opisu kaŝdej teczki archiwalnej, umieszczona jest w jej lewym dolnym rogu. Składa się ona z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez kolejny numer pozycji numer teczki w tymŝe spisie (np. numer teczki 30/3 - oznacza, Ŝe dana teczka jest umieszczona w spisie nr 30 pod pozycją 3 tego spisu). 23. Pracownik archiwum zakładowego obowiązany jest do ponumerowania w sposób trwały i widoczny wszystkich regałów i półek archiwalnych. 24. Uzupełnienie spisów zdawczo-odbiorczych następuje poprzez wpisanie w rubrykę siódmą spisu miejsca przechowywania akt w magazynie archiwalnym (numer regału i półki). Rozdział X Środki ewidencyjne w archiwum zakładowym 25. Ewidencję archiwum zakładowego stanowią: 1) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (załącznik nr 11),
2) spisy zdawczo-odbiorcze akt (dla dokumentacji aktowej - załącznik nr 3, dla dokumentacji technicznej - załącznik nr 4 ), 3) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 5), w którym pracownik archiwum zakładowego rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze obejmujące akta przekazywane do archiwum zakładowego, 4) karty udostępniania akt (załącznik nr 6), 5) protokoły uszkodzenia lub zaginięcia dokumentacji; przechowuje się je oddzielnie w układzie chronologicznym, 6) spisy dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr 8), 7) spisy dokumentacji niearchiwalnej technicznej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr 9), 8) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 10), z którymi przechowuje się takŝe zgodę archiwum państwowego na ich zniszczenie; spisy te pracownik archiwum zakładowego przechowuje w oddzielnej teczce w układzie chronologicznym, 9) wezwania do przekazania akt do archiwum zakładowego przez komórki organizacyjne. 26. Wszystkie środki ewidencyjne, z wyjątkiem kart udostępniania i wezwań o przekazanie akt, stanowią materiały archiwalne. Rozdział XI WypoŜyczanie akt 27.1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, moŝna wypoŝyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. 2. Akta udostępnia się dla celów słuŝbowych (urzędowych) wyłącznie pracownikom Urzędu oraz na Ŝądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, jak równieŝ dla celów naukowo-badawczych po uzyskaniu na to zezwolenia Burmistrza. 28.1. Akta spraw ostatecznie załatwionych udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym lub wypoŝycza poza jego obręb za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której dane akta pochodzą. Zgodę na korzystanie z akt finansowo-księgowych wyraŝa Skarbnik Miasta. 2. Wydanie akt poza obręb Urzędu następuje wyłącznie za zgodą Burmistrza, na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanej instytucji. 29.1. WypoŜyczanie akt odbywa się na podstawie karty udostępniania akt, którą sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik wypoŝyczający akta, a drugi pozostaje w archiwum zakładowym. Wzór karty udostępniania akt określa załącznik nr 6. Karty udostępniania akt otrzymują kolejny numer w obrębie danego roku kalendarzowego i są przechowywane w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu udostępnionych lub wypoŝyczonych akt. 2. W miejsce akt wyjętych z półki pracownik prowadzący archiwum zakładowe wkłada kartonową zakładkę tzw. kartę zastępczą. Wzór kart zastępczej określa załącznik nr 7. 30.1. Akta powinny być zwrócone w oznaczonym terminie i w nienaruszonym stanie. 2. W przypadku nieoddania akt w oznaczonym na karcie udostępniania akt terminie pracownik archiwum zakładowego składa stosowną informację pisemną swojemu przełoŝonemu słuŝbowemu.
Po bezskutecznym upływie terminu zwrotu dokumentów, uzgodnionym ostatecznie przez kierowników komórek organizacyjnych informacja pisemna przekazywana jest Burmistrzowi przez kierownika komórki organizacyjnej nadzorującego pracę archiwum zakładowego. 3. W przypadku stwierdzenia przez pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, Ŝe wypoŝyczone akta zostały uszkodzone lub zaginęły, sporządza on protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt. Pracownik archiwum zakładowego przedkłada protokół Burmistrzowi. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, oryginał włącza się w miejsce uszkodzonych lub zaginionych akt, natomiast kopię do teczki przeznaczonej specjalnie na ten cel. 31. Udostępnianie akt odbywa się z uwzględnieniem wymagań określonych: 1) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), 2) ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.), 3) ustawą z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.). Rozdział XII Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 32. Wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się komisyjnie po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania w archiwum zakładowym. Podstawą wydzielenia tej dokumentacji są jej spisy zdawczo-odbiorcze. 33. Komisja dokonuje wydzielenia dokumentacji poprzez wykonanie następujących czynności: 1) przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych ze szczególnym uwzględnieniem rubryki kwalifikującej akta na kategorie archiwalne i daty wskazujące termin ich wybrakowania; 2) spisanie akt przeznaczonych do brakowania na formularzu spisu dokumentacji niearchiwalnej (aktowej - załącznik nr 8 lub technicznej - załącznik nr 9) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie w kolejności przeglądanych spisów zdawczo-odbiorczych i pozycji pod jaką akta proponowane do zniszczenia są zapisane. 34.1.Wydzielenia dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia (na makulaturę) dokonuje komisja w składzie powołanym zarządzeniem Burmistrza. W skład komisji wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, w której strukturze jest archiwum zakładowe, archiwista oraz kierownicy lub pracownicy komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu. 2. Komisja na dowód wykonanych czynności, o których mowa w 33, sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z załącznikiem nr 10, podlegający zatwierdzeniu przez Burmistrza. 3. W przypadku wątpliwości i trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej komisja zwraca się z prośbą do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. 35.1. Uzyskiwanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jawnej następuje poprzez złoŝenie wniosku wraz z dołączoną dokumentacją brakowania do właściwego miejscowo archiwum państwowego. 2. Przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia (na makulaturę) następuje po uzyskaniu zgody właściwego miejscowo archiwum państwowego poprzez fizyczne wyłączenie akt z zasobu archiwum zakładowego.
3. Pracownik archiwum zakładowego dokonuje stosownej adnotacji o zniszczeniu dokumentacji w spisach zdawczo-odbiorczych. 4. Dokumentację brakowania pracownik archiwum zakładowego umieszcza w oddzielnej teczce zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Rozdział XIII Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 36. 1. Przed przekazaniem do archiwum państwowego, materiały archiwalne naleŝy uporządkować poprzez podział rzeczowy teczek i prawidłowe ułoŝenie materiałów wewnątrz teczek, ich opisanie, nadanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczenie. 2. Materiały archiwalne powinny być ułoŝone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne, zapisane strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone w prawym górnym rogu kolejną numeracją. 3. Na wierzchniej stronie kaŝdej teczki powinny być widoczne: 1) nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały; 2) znak akt, to jest symbol literowy komórki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny według jednolitego rzeczowego wykazu akt, obowiązującego w Urzędzie; 3) tytuł teczki, tj nazwa hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w Urzędzie i informacja o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce; 4) roczne daty krańcowe, tj. data najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce; 5) sygnatura teczki, tj. numer pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym; 6) symbol kwalifikacyjny materiałów archiwalnych (kategoria A); 7) liczba zapisanych stron w teczce. 4. Materiałom archiwalnym naleŝy nadać właściwy układ, tj. ułoŝyć teczki zgodnie ze strukturą organizacyjną Urzędu, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych, według kolejności symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. 5. Przekazywane materiały naleŝy: 1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych; 2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym; 3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zaleŝności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych. 37. Materiały archiwalne (kategoria "A") przekazywane są do archiwum państwowego przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. Nr 167, poz. 1375.). 38.1. Materiały archiwalne (kategoria "A") przekazuje się do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego, stanowiącego załącznik 11 do niniejszej instrukcji.
2. Spis sporządza się w czterech egzemplarzach. Trzy egzemplarze w wersji papierowej i jeden na nośniku elektronicznym przekazuje się wraz z aktami do archiwum państwowego, czwarty w wersji papierowej pozostaje jako ewidencja archiwum zakładowego. Do spisów zdawczo - odbiorczych naleŝy dołączyć notatkę historyczną dotyczącą dziejów ustrojowych jednostki z okresu wytworzenia dokumentacji. 39. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego ponosi Urząd. Rozdział XIV Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej bądź jednostki samorządu terytorialnego 40. 1.W razie zniesienia komórki organizacyjnej w wyniku likwidacji lub reorganizacji, akta spraw niezałatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przejmuje komórka organizacyjna, która jest następcom prawnym komórki likwidowanej. Materiały archiwalne (kat. A) przekazuje się do archiwum zakładowego, natomiast dokumentację niearchiwalną (kat. B) przekazuje się komórce organizacyjnej przejmującej zadania. 2.W przypadku likwidacji gminy jako jednostki podziału terytorialnego kraju, materiały archiwalne (kat. A) przekazane zostaną do właściwego archiwum państwowego, natomiast materiały archiwalne, niezbędne dla wskazanej w akcie likwidacyjnym jednostki samorządu terytorialnego przejmującej zadania, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia - przekazywane są tej jednostce. Rozdział XV Nadzór i kontrola archiwum zakładowego 41. Nadzór archiwalny nad archiwum zakładowym Urzędu sprawuje właściwe archiwum państwowe. 42. 1.Kontrolę prawidłowego wykonywania czynności archiwalnych mogą przeprowadzać osoby legitymujące się upowaŝnieniem do przeprowadzenia kontroli. 2.Kontrolę mogą przeprowadzać: przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, przedstawiciele właściwego miejscowo archiwum państwowego, audytor wewnętrzny Urzędu oraz przedstawiciele innych organów na podstawie odrębnych przepisów.
Załącznik nr 1 OPIS TECZKI AKTOWEJ......... symbol literowy jednostka i komórka kategoria archiwalna komórki organizacyjna organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt... tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego... (roczne daty krańcowe akt)
Załącznik nr 2 SPIS SPRAW 200.. Rok referent (symbol kom.org.) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) Lp. SPRAWA ( krótka treść) OD KOGO WPŁYNĘŁA znak pisma z dnia wszczęcia sprawy DATA ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwienia)
Załącznik nr 3...... /nazwa jednostki i komórki organizacyjnej/ /miejscowość, data/ Spis zdawczo odbiorczy akt nr Lp. Znak teczki (znak literowy komórki org. i symbol klasyfikacyjny akt) Tytuł teczki Nazwa hasła klasyfikacyjnego wg wykazu akt i rodzaju dokumentacji np. protokoły, sprawozdania, opinie, korespondencja operatywna Daty skrajne od do Kat. akt Liczba teczek / segreg a- torów Miejsce przechowy wania* Adnotacja o zniszczeniu akt lub przekazaniu do archiwum państwowego * 1 2 3 4 5 6 7 8 Przekazujący akta : Kierownik komórki organizacyjnej Przyjmujący akta: (podpis) (podpis)...... Imię i nazwisko (czytelnie) Imię i nazwisko (czytelnie) *Rubryki 7 i 8 wypełnia archiwum
Załącznik nr 4... /pieczątka państwowej jednostki organizacyjnej... i komórki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne/ /miejscowość, data/ Spis zdawczo - odbiorczy dokumentacji technicznej Nr Lp. Numer umowy (zlecenia) Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuł obiektu BranŜa Stadium Ilość teczek (poszytów) Nazwisko projektanta Data zakończe nia projektu Uwagi...... (podpis odbierającego) (podpis przekazującego)
Wykaz spisów zdawczo odbiorczych Załącznik nr 5 Nr spisu Data przejęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta Liczba pozycji spisu Liczba teczek 1 2 3 4 5 6 Uwagi
Załącznik nr 6 KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Nr... **) Pieczątka komórki organizacyjnej Data... 200... r. **) **) Termin zwrotu akt Proszę o udostępnienie* - wypoŝyczenie* akt powstałych w komórce organizacyjnej...... z lat... o znakach... i upowaŝniam do ich wykorzystania* - odbioru* Panią... imię i nazwisko... podpis Zezwalam na udostępnienie* - wypoŝyczenie* wymienionych wyŝej akt....... data podpis pracownika archiwum *) zbędne skreślić **) wypełnia archiwum POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH NA ODWROTNEJ STRONIE akt - tomów... kart.... Data... 200... r. Podpis... Adnotacja o zwrocie akt :...... Akta zwrócono do archiwum..., dnia... 200... r....... podpis oddającego podpis odbierającego
Załącznik nr 7 Karta zastępcza akt - zakładka... Nazwa akt :... Lp. Data wypoŝyczenia Nazwisko i imię wypoŝyczającego akta Akta wydał Termin zwrotu
... ( nazwa i adres jednostki organizacyjnej) S P I S dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Załącznik nr 8 Lp. Nr i Lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z rzeczowego wykazu akt Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne Lp. tomów 1 2 3 4 5 6 7 Uwagi Przewodniczący Członkowie...............
Załącznik nr 9... ( nazwa i adres jednostki organizacyjnej) S P I S Lp. Sygnatura dokum. techn. Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie BranŜ a Stadium Ilość teczek matryc Nazwisko projektanta Data zakończ enia opracow. projektu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Uwagi Załącznik nr 10
... ( nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej... (miejscowość, data) Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków Komisji) : Przewodniczący -... -... Członkowie : -... -... -... -... -... -... -... -... dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, Ŝe stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych Urzędu Miasta w Ząbkach, oraz Ŝe upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji... Członkowie Komisji... (podpisy)......... Załączniki :... kart spisu... pozycji spisu Załącznik nr 11
... (pieczęć państwowej jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne)... (miejscowość, data) Spis zdawczo odbiorczy Nr... Materiałów archiwalnych... przekazywanych do Archiwum Państwowego w... Lp. Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt) Daty skrajne od - do 1 2 3 4 5 Uwagi...... (podpis odbierającego) (podpis przekazującego)