INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW. w Gimnazjum nr 1 im. ks. Stanisława Konarskiego w Lublinie

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW w Gimnazjum nr 1 im. ks. Stanisława Konarskiego w Lublinie POSTANOWIENIA WSTĘPNE 1 1. Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad zapewniających sprawne wykonanie prac kancelaryjnych w Gimnazjum nr 1 w Lublinie 2. Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z aktami. 3. Odrębne przepisy regulują tryb postępowania z pismami w sprawach tajnych 4. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają: 1) jednostka organizacyjna Gimnazjum nr 1 w Lublinie 2) organ prowadzący Gmina Miasto Lublin 3) organy nadrzędne organ sprawujący nadzór nad placówką: MEN, Kuratorium Oświaty w Lublinie 4) komórka organizacyjna wewnętrzne komórki placówki, przewidziane w statucie i regulaminie organizacyjnym, 5) komórka macierzysta jest komórka wewnętrzna Gimnazjum nr 1 w Lublinie do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwianie sprawy, 6) kierownik jednostki organizacyjnej dyrektor placówki, 7) referent pracownik bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę pod względem merytorycznym, 8) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych, 9) akta sprawy każde pismo, notatka, fotokopia, plan, wypełniony formularz itp. zawierający dane, które były lub mogą być istotne przy rozpoznawaniu spraw; może to być szereg pism dotyczących tego samego zdarzenia 10) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, które prowadzi się oddzielnie dla każdej pozycji przewidzianej w jednolitym rzeczowym wykazie akt, 11) teczka spraw skoroszyt, segregator, teczka związana służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych spraw (akt) ostatecznie załatwionych, 12) rejestr kancelaryjny specjalna książka przeznaczona do rejestrowania spraw specjalnych lub jednorodnych, występujących masowo, 13) załącznik każda luźna kartka papieru zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego, 14) sekretariat stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna dyrektora i petentów, 15) wpływ każe pismo i przesyłka wpływająca do sekretariatu placówki, 16) data numeryczne zapisywanie daty kalendarzowej; daty kalendarzowe oznacza się cyframi arabskimi z tym, że cyfry 1-9 powinny być poprzedzone zerem, a poszczególne elementy dat powinny być oddzielone od siebie za pomocą dywizów lub odstępów, np.: , bądź też Daty należy wpisywać bezpośrednio po nazwie miejscowości.

2 SYSTEM KANCELARYJNY 2 1. W Gimnazjum nr 1 w Lublinie obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym podziale akt. 2. System ten polega na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącym podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. 3. Korespondencja tajna jest ewidencjonowana osobno. WYKAZ AKT. PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, iż całość zadań można podzielić z punktu widzenia rzeczowego na dziesięć klas głównych (1 rzędu) od 0 do 9. Każda z klas głównych może być dzielona na dalsze 10 klas II urzędu od 00 do 99. Z kolei klasa drugiego rzędu może być podzielona na klasy III rzędu od 000 do 999 itd. 2. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają rzeczowym teczkom akt. 3. Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt komórki dla komórki macierzystej w jednostce macierzystej. 4. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształcaniu ustalonych symboli i haseł wraz z kwalifikacją archiwalną mogą być wprowadzone w porozumieniu z Archiwum Państwowym. 5. Podział akt na kategorie oznacza się następującymi symbolami: 1) symbolem A oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej dokumentację archiwalne, posiadające wartość historyczną, naukową itp., które stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego i są przechowywane wieczyście. 2) Symbolem B oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: - symbolem B z dodaniem cyfr arabskich określających termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym oznacza się akta o czasowym znaczeniu, które mogą po upływie ustalonego okresu przechowywania być przekazane na przemiał, po uprzednim otrzymaniu zgody Archiwum Państwowego., - symbolem Bc oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej, - symbolem Be oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza

3 Archiwum Państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. 6. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych. 7. Akta zakwalifikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła kwalifikacyjnego) można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym, lub inny ułatwiający kompletownie i wykorzystanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych. PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH 4 1. Prace kancelaryjne w Gimnazjum w Lublinie wykonuje sekretariat. 2. Do zakresu czynności sekretariatu należy: 1) przyjmowanie i przedkładanie kierownikowi jednostki organizacyjnej pism zastrzeżonych do jego wglądu lub podpisu, 2) ewidencjonowanie pism z zewnątrz skierowanych imiennie do kierownika jednostki organizacyjnej, 3) rozdzielenie wpływów na poszczególne komórki organizacyjne, 4) wysyłanie korespondencji, przesyłek, 5) Przyjmowanie i nadawanie telegramów, obsługa telefonów, 6) Udzielanie informacji interesantom, 7) Pisanie na komputerze drobnych pism bieżących. OBIEG PISM 5 1. Wewnętrzny obieg pism (akt) powinien być bezpośredni, tzn. pisma (akta) należy kierować wprost do właściwej komórki organizacyjnej pod względem merytorycznym, z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania. \ 2. Zadekretowanie przez dyrektora korenspondencji pozwala na jej powrót do sekretariatu, gdzie zostaje rozdzielona na poszczególne komórki wewnętrzne. WPŁYW DOKUMENTÓW ORAZ OTWIERANIE I SPRAWDZANIE WPŁYWÓW 6 1. Korespondencję odbiera od listonosza (doręczyciela) pracownik sekretariatu. Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat. 2. Pracowni sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) poufnych oznaczonych symbolem Pf adresowanych do dyrektora placówki, 2) przesyłek o charakterze prywatnym imiennie do pracowników. Przesyłki te jak i inne zastrzeżone przez kierownika jednostki organizacyjnej, sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania.

4 3. Odbiór i otwieranie przesyłek tajnych regulują odrębne przepisy. 4. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy: 1) nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie, 3) zgadza się ilość załączników z ilością podaną w piśmie. Brak załączników lub przesłanie pisma nie kompletnego, przysłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 5. Sekretariat obowiązany jest dołączyć koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym do wpływów: 1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych i otrzymanych za dowodem doręczenia, 2) dla których załatwienia zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego, 3) w których brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma, 4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego, 5) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty, 6) mylnie skierowanych, 7) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością. 6. Pozostałe koperty nie dołączone do pism przekazuje się na makulaturę. 7. Na pismach wpływających sekretariat wpisuje wpływ z datą otrzymania pisma. 8. Na telefonogramach, teleksach, faxach umieszcza się ponadto godzinę przyjęć oraz nazwisko i stanowisko nadającego i przyjmującego. 9. Wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach i innych drukach. ROZDZIELANIE WPŁYWÓW 7 1. Otrzymaną korespondencję sekretariat przedkłada niezwłocznie dyrektorowi. 2. Dyrektor dekretuje korespondencję i poprzez sekretariat przekazuje do załatwienia komórkom organizacyjnym, umieszczając na piśmie odpowiedni symbol danego działu, a w razie potrzeby również dyspozycję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz skrót podpisu (parafę). Można we własnym zakresie uzgodnić sposób załatwienia oraz skrótowe porozumiewanie się dyrektora z innymi komórkami np.: bp bardzo pilne, T terminowe itd. 3. Dla kontroli załatwienia spraw szczególnie ważnych lub terminowych sekretariat prowadzi podręczny terminarz. O wpisaniu spraw do terminarza decyduje dyrektor oznaczając sprawę literą T termin!. ZAŁATWIANIE SPRAW 8 1. Przy załatwianiu spraw należy stosowa najbardziej celowe i najprostsze formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów. 2. Formy załatwień mogą być ustne, odręczne lub pisemne.

5 3. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy. 4. Załatwienie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii, pisma, w komórce organizacyjnej bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia informując o sposobie załatwienia spraw. 5. Odręcznie należy załatwić: 1) pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach komórki organizacyjnej wysyłającej tj. pism o charakterze informacyjnym, żądania nadesłania akt, ponaglenia itp. 2) pisma, przy których przesyła się akta sprawy do innych komórek organizacyjnych, właściwych pod względem kompetencji do załatwienia sprawy. 6. W załatwianych sprawach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem, lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej karcie papieru dołączonej do danego pisma. 7. Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwianiu spraw wymagających poważniejszego opracowania, gdy sprawy wymagają uprzednich uzgodnień, uzupełnień. 8. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad: 1) umieścić nagłówek (pełną nazwę placówki), 2) w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, 3) adres napisać w pierwszym przypadku, 4) każde pismo oznaczyć znakiem akt i datą, 5) treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami, 6) pod treścią z lewej strony podać ilość załączników, 7) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma należy umieścić adresatów, 8) podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej, 9) w razie potrzeby cechę pilność sprawy zamieszczone pod adresem. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI Pracownik sekretariatu przyjmujący pismo do wysyłki stwierdza na kopii jego wysyłkę oraz: 1) segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego adresata w celu łącznego ich wysłania, 2) wkłada pisma do kopert i adresuje je, zamieszczając stempel firmowy i wpisując znaki pism znajdujących się w kopercie, 3) zakopertowanie przesyłki wpisuje do książki wysyłkowej, 4) przekazuje korespondencję na pocztę. 2. Korespondencję wysyła się listami poleconymi lub zwykłymi. Brak dyspozycji oznacza, że pisma ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 3. Dla udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na przesyłki nadawane za pośrednictwem urzędów pocztowych, ilość oraz wartość znaczków pocztowych powinna być odnotowana w ewidencji pism wysyłanych.

6 POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI I PRZEKAZYWANIE DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Akta ostatecznie załatwione przechowują referenci w teczkach założonych na poszczególne pozycje akt. 2. Wszystkie akta należy przekazać rocznikami do archiwum zakładowego w stanie uporządkowanym. 3. Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego na druku Pn A-30 załącznik nr 1 sporządzonego w trzech egzemplarzach dla kat. A i kat. B. Dwa egzemplarze spisu akt kat. A i B przeznaczone są dla archiwum zakładowego placówki. Ostatecznie egzemplarze spisu przeznaczone są dla komórki przekazującej akta. Spisy zdawczo odbiorcze podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, zdającej akta oraz pracownik archiwum zakładowego. KONTROLA PRACY BIUROWEJ Nadzór i kontrolę czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników placówki sprawuje dyrektor lub osoby upoważnione. 2. Kontrola polega w szczególności na: 1) sprawdzeniu prawidłowości stosowania niniejszych przepisów, 2) prawidłowości prowadzenia rejestrów spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 13 W przypadku likwidacji lub ustania działalności placówki postępowanie z dokumentacją określa 4 Rozporządzenia MNSWiT z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie archiwaliów. (Dz. U. Nr 41, poz. 216 z zm.).

7 Załącznik nr 1 (Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT nr... Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od -do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowyw. akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum Spis odbiorczy Rubryki 7 i 8 wypełnia składnica akt