I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Gminy Kłecko nr 28/04 z dnia 30 czerwca 2004r. Instrukcja określa organizację i zakres działania Archiwum Zakładowego w Urzędzie Miejskim Gminy Kłecko, zwanym dalej Urzędem, termin i sposób przechowywania dokumentacji wytworzonej, bądź gromadzonej przez Urząd, tryb jej udostępniania osobom zainteresowanym oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, a także sposób przechowywania i brakowania dokumentacji nie archiwalnej. 2 Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) dokumentacja rezultat czynności, zebrane dokumenty, akta, świadectwa pisane. Zbiór materiałów o różnym charakterze, które mają znaczenie prawne, dokumentujące działalność i zarządzanie instytucją, 2) dokument każde uwierzytelnione pisemne oświadczenie, posiadające prawnie i kancelaryjnie samodzielny byt, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny lub służące do wykonywania uprawnień, a także zapis, bez względu na jego postać, będący świadectwem jakiegoś faktu, zjawiska, 3) materiały archiwalne akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy, plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego organów, państwowych jednostek organizacyjnych, stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, działalności jednostek samorządu terytorialnego powstała w przeszłości i powstająca współcześnie, 4) dokumentacja niearchiwalna inna dokumentacja, niestanowiąca materiałów archiwalnych, 5) dokumentacja przedarchiwalna całokształt dokumentacji Urzędu, składający się z dokumentacji czasowej i dokumentacji wieczystej. Podlegająca rotacji część, o znaczeniu czasowym, przechodzi na makulaturę, pozostała, przejmowana przez archiwa wieczyste, staje się dokumentacją archiwalną, 6) dokumentacja pisana (tekstowa, aktowa), utrwalona za pomocą znaków (obrazowych, literowych, liczbowych) na takich nośnikach informacji jak: rękopisy, maszynopisy, druki, księgi, akty spraw,

2 7) mapy jeden z rodzajów dokumentacji, obejmujący mapy szczegółowe, topograficzne, przeglądowe, poglądowe (fizyczne, polityczne, geologiczne, klimatyczne, gleboznawcze, gospodarcze) i specjalne, 8) dokumentacja dźwiękowa (mechaniczna), dokumenty zawierające zapis nutowy lub zapis na różnego rodzaju nośnikach np. taśmy magnetyczne, magnetofonowe i wideofonowe, płyty gramofonowe, CD czy DVD, 9) dokumentacja komputerowa (elektronicznego przetwarzania danych), tj. dyski (dyskietki), taśmy, wydruki komputerowe, płyty CD, programy, 10) dokumentacja techniczna (projektowo-kosztorysowa), dotyczy głównie opisu obiektów, planów budynków, urządzeń technicznych. Obejmuje: plany, rysunki, kosztorysy, obliczenia techniczne, opisy technologiczne, harmonogramy, 11) dokumentacja kartograficzno-geodezyjna dokumentacja obejmująca pomiary gruntów, obiektów, wycinki Ziemi i jej pomiary, 12) dokumentacja mechaniczna dokumentacja utrwalona sposobem fotograficznym fonograficznym i elektronicznym, rejestrująca jednocześnie obraz i dźwięk, 3 Materiały archiwalne powstające w wyniku działalności organów Urzędu oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego Dokumentacja gromadzona w Archiwum Zakładowym obejmuje: dokumentację pisaną (aktową, techniczną, kartograficzno-geodezyjną itp.) obrazową, mechaniczną oraz inną dokumentację powstałą w związku z działalnością Urzędu. 2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, dzieli się na: 1) materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego 2) dokumentację nie archiwalną inną dokumentację, w tym nie stanowiącą materiałów archiwalnych. 3. Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na kategorie: 1) A dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne (posiadająca stałą wartość historyczną) 2) B dokumentacja niearchiwalna, z tym że:

3 a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu oraz dla celów kontrolnych, b) symbolem Bc oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę, c) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza pracownik archiwum zakładowego, który może dokonać zmiany kategorii dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 4. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat; po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego. Termin powyższy nie dotyczy materiałów, których gromadzenie i przechowywanie powierzono Urzędowi. 5. Kategorię oraz czas przechowywania dokumentacji określa się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt określonego w załączniku do Instrukcji kancelaryjnej Urzędu. 6. Niniejsza Instrukcja nie obejmuje sposobu postępowania z: a) materiałami archiwalnymi tajnymi, b) księgami stanu cywilnego, c) dokumentacją z wyborów i referendum.

4 II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE Organizacja Archiwum Zakładowego Urzędu 5 1. Archiwum Zakładowe prowadzone jest przez pracownika Referatu Społeczno Organizacyjnego Urzędu. Nadzór zwierzchni prowadzi Sekretarz Gminy. 2. Do zakresu działania archiwum należy: 1) przyjmowanie dokumentacji od poszczególnych referatów Urzędu, 2) opracowywanie przyjętych materiałów, prowadzenie ich ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych, 3) udostępnianie materiałów zgromadzonych w archiwum, 4) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, 5) inicjowanie brakowania materiałów kategorii B, udział w komisyjnym ich brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Archiwum Państwowego. 3. Obowiązkiem pracownika archiwum jest dbałość o całość i bezpieczeństwo archiwum, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami. 6 Przyjmowanie akt przez Archiwum Zakładowe 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do Archiwum Zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami. Terminy przekazywania akt przez poszczególne referaty określa załącznik nr 1 niniejszej instrukcji. 2. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

5 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy postępowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw. W obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę; 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc; 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu kat; 4) odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych; 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie; 6) w odniesieniu do akt kategorii A przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki, liczby stron zawartych w teczce; 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się: - w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A - w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik Archiwum. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 5. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent zdający akta i pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe. 6. Do akt przekazanych Archiwum Zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej rejestry, ewidencje i kartoteki. 7. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do Archiwum Zakładowego i zarejestrowaniu w ewidencji Archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

6 7 Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym 1. Archiwum Urzędu oznacza przyjęte materiały swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanego przez numer pozycji danego spisu (np. materiały wymienione w spisie nr 40 pod poz. 71 oznacza się sygnaturą 40/70.) 2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum. Drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych referatów. 3. Środkami ewidencyjnymi w Archiwum są: 1) spisy zdawczo-odbiorcze (wzór A30), 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (wzór A31), do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich napływu i nadaje się im kolejną numerację, 3) karty udostępniania materiałów archiwalnych na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia ich poza jego obręb (wzór A32), 4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionych materiałów, 5) dowody zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (wzór A33) i ewentualnie protokoły zdawczo-odbiorcze, 6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej (wzór A34) wraz ze spisami przekazywanych materiałów kategorii B (wzór A33) oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego.

7 8 Sposób przechowywania materiałów w archiwum 1. Dokumentację przechowuje się w magazynie Archiwum Urzędu. Pomieszczenie Archiwum winno spełniać wymogi bhp i p.poż. określone w załączniku nr 2 Instrukcji. 2. Na dokumentację poszczególnych referatów przeznacza się oddzielne miejsce w Archiwum. Z braku miejsca dokumentację należy układać w kolejności jej napływu z różnych referatów w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych. 3. Materiały układa się na półkach bądź pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedne na drugich od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur. 4. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Jedynie mapy o dużych wymiarach mogą być zwinięte na rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach futerałach. 5. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją. 6. W magazynie archiwum powinien być wywieszony szkic sytuacyjny, wskazujący sposób rozmieszczenia dokumentacji. 9 Udostępnianie dokumentacji archiwalnej 1. Archiwum Zakładowe udostępnia dokumentacją dla celów służbowych, a ponadto jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki.

8 2. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej, o których mowa w ust. 1 odbywa się nieodpłatnie, za zgodą kierownika referatu, z którego materiały pochodzą, na podstawie kart udostępniania (wzór A32). 3. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25 lipca 1984 r. w sprawie wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 41, poz. 217), na podstawie zezwolenia wydanego przez kierownika Archiwum Państwowego. 4. Udostępnienie materiałów Archiwum odbywa się w pomieszczeniu biurowym Archiwum, pod nadzorem Sekretarza Gminy lub pracownika Archiwum. 5. W uzasadnionych wypadkach materiały mogą być wypożyczone poza lokum Archiwum na teren pomieszczeń biurowych Urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować (spaginować) oraz sporządzić ich spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz, dokumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki itd.) 6. Poza obręb pomieszczeń zajmowanych przez biura Urzędu nie wolno wypożyczać żadnych materiałów archiwalnych. 7. Poza pomieszczenia Archiwum Zakładowego nie wolno wypożyczać: 1) materiałów zastrzeżonych przez kierownika referatu, który je przekazał, 2) materiałów uszkodzonych, 3) środków ewidencyjnych archiwum. 8. Poszukiwania dokumentacji w Archiwum Zakładowym przeprowadza wyłącznie pracownik archiwum. 9. W miejsce wyjętych z półek materiałów wkłada się kartę zastępczą (wzór A6).

9 10 Odpowiedzialność korzystających za udostępnione materiały 1. Korzystający z dokumentacji Archiwum Zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnianych im materiałów i zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Pracownik Archiwum potwierdza odbiór udostępnionych materiałów na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej dokumenty. 3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanych dokumentach pracownik Archiwum sporządza protokół, który podpisują: 1) pracownik archiwum, 2) wypożyczający materiały archiwalne 3) kierownik referatu, którego pracownikiem jest wypożyczający materiały archiwalne 4) kierownik referatu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie materiałów. 4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w Archiwum Zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi referatu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie materiałów archiwalnych. 5. Kierownik referatu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie materiałów archiwalnych, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej. 11 Wydzielanie materiałów archiwalnych 1. Co roku, pracownik Archiwum Zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia materiałów archiwalnych. Przez wydzielenie materiałów należy rozumieć:

10 1) wyłączenie materiałów archiwalnych kategorii A, podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego, 2) wyłączeniu dokumentacji kategorii B, dla której upłynął okres przechowywania w celu wybrakowania, przekazania na makulaturę lub poddania ekspertyzie (dla akt oznaczonych symbolem BE). 2. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie. Komisja powołana przez kierownika zakładu Burmistrza Gminy, składa się z: Sekretarza Gminy jako przewodniczącego, osoby prowadzącej Archiwum Zakładowe oraz przedstawicieli referatów, których dokumentacja podlega ocenie. 3. Wydzielanie dokumentacji archiwalnej odbywa się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu materiałów, Komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością. 4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych zaliczonych do kategorii A, natomiast ma prawo przekwalifikować dokumentację kategorii B do kategorii A (złożyć wniosek w tej sprawie do Archiwum Państwowego) 5. Z czynności związanych z wydzielaniem materiałów, Komisja sporządza protokół, do którego dołącza się spisy przekazywanych materiałów kategorii A lub B. 12 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 1. Po upływie terminu określonego w 4 pkt 4 instrukcji, Archiwum Zakładowe przekazuje materiały archiwalne kategorii A Urzędu do Archiwum Państwowego w Poznaniu.

11 2. O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych, powiadamia się Archiwum Państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez Burmistrza. 3. Przed przyjęciem materiałów Archiwum Państwowe sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania. 4. Przekazanie odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w terminie i miejscu określonym przez Archiwum Państwowe w porozumieniu z Urzędem. 5. Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek, i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu, zgodnie z 6 pkt 2 instrukcji. 6. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją. 7. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce: 1) nazwy jednostki organizacyjnej (Urząd Miejski Gminy Kłecko), nazwy referatu, w którym materiał powstał, 2) symbolu literowego komórki organizacyjnej (referatu) oraz symbolu klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu akt, 3) tytułu teczki (według rzeczowego wykazu akt), 4) rocznych dat końcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu, 5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie, 6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów kategoria A, 7) liczby stron w teczce.

12 8. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze struktura organizacyjną Urzędu, w ramach referatów według kolejności symboli klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt. 9. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w ust. 2, wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności według poszczególnych referatów, a w obrębie referatów według rzeczowego wykazu akt. 10. Spis zdawczo- odbiorczy sporządza się w 3 egzemplarzach, z których dwa, wraz z nośnikiem elektronicznym (dyskietką) przeznaczone są dla Archiwum Państwowego, a jeden dla Urzędu. 11. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazane materiały. 12. Przekazywane materiały archiwalne należy: 1) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym; 2) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych, 3) spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą Urzędu, referatu oraz sygnaturami teczek. 13. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący. 13 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 1. Dokumentacja nie archiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania podanego w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

13 2. Brakowanie akt przeprowadza się komisyjnie zgodnie z 11 Instrukcji, na podstawie zezwolenia Archiwum Państwowego. 3. Zezwolenie może być: 1) jednorazowe 2) generalne 4. W razie ubiegania się o zezwolenie jednorazowe, do wniosku należy dołączyć: 1) protokół, sporządzony na formularzu PU-A34 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, sporządzony na formularzu Pu-A33a (b) Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 5. Wniosek o wydanie zezwolenia generalnego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiego zezwolenia, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania dokumentacji oraz określenie rodzaju dokumentacji nie archiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu. 6. Urząd przechowuje w Archiwum akta dokumentów brakowania wraz z dowodami przekazania dokumentacji nie archiwalnej na makulaturę lub protokołami zniszczenia.

14 WYKAZ PRZEPISOW PRAWNYCH DOTYCZĄCYCH SPRAW ARCHIWALNYCH 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396). 2. Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji nie archiwalnej (MP Nr 17, poz. 145). 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319, Dz.U. Nr 69, poz. 636 z 2003r.). 4. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porządkowania materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 74, poz. 796). 5. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

15 Załącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego Gminy Kłecko TERMIN PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI PRZEZ POSZCZEGÓLNE REFERATY DO ARCHUWM ZAKŁADOWEGO URZĘDU Lp. 1. Nazwa komórki organizacyjnej Referat Społeczno organizacyjny, gospodarki lokalowej i zdrowia Kierownik/ stanowisko Termin przekazywania Podpis kierownika 2. Referat Planowania i Finansów Referat infrastruktury, gospodarki, kultury i rekreacji Urząd Stanu Cywilnego i ewidencja ludności

16 Załącznik Nr 2 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego Gminy Kłecko INSTRUKCJA BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY ORAZ OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ W ARCHIWUM URZĘDU Pomieszczenie archiwum 1. Pomieszczenie archiwum powinno być suche, jasne, zaopatrzone w mocne drzwi i zamki, posiadać instalację elektryczną i dobrą wentylację. Temperatura powietrza powinna oscylować w granicach O C, a wilgotność powietrza Umeblowanie archiwum powinno składać się z biurek, szaf, stołu do prac archiwalnych, półek, regałów, schodków itp. 3. Półki w magazynie powinny być zbudowane z żelaza lub odpowiednio impregnowanego drewna i dostosowane do wymiarów materiałów archiwalnych. 4. Odstępy między półkami powinny wynosić co najmniej 75 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 15 cm ponad podłogę. Odległość między ustawionymi na ostatniej górnej półce materiałami a sufitem winna wynosić co najmniej 15 cm. Zbiory nie powinny przylegać do ścian. 5. W magazynie nie wolno ustawiać żelaznych piecyków, otwartych grzejników ani palić tytoniu. W archiwum nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. Obowiązki pracownika archiwum 1. Do pracy w archiwum może być skierowany pracownik, który posiada: 1) wymagane kwalifikacje do pracy na tym stanowisku, 2) właściwy stan zdrowia potwierdzony świadectwem lekarskim. Do pracy należy przystępować w stanie trzeźwym i korzystając z odzieży roboczej przeznaczonej do pracy na tym stanowisku. 2. Pracownik zobowiązany jest dbać o całość i bezpieczeństwo archiwum, a w szczególności zabezpieczyć dokumentację przed pożarem, wilgocią, mechanicznym niszczeniem, wpływem niszczących środków i przed szkodnikami.

17 3. W archiwum należy codziennie sprawdzać temperaturę i wilgotność powietrza a wynik pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej. 4. Co najmniej dwa razy do roku w magazynie archiwum należy przeprowadzić gruntowne odkurzanie dokumentacji. Bieżące sprzątanie prowadzić co najmniej dwa razy w tygodniu. Magazyn systematycznie wietrzyć. 5. Podczas pracy pracownik archiwum powinien: 1) przy konieczności sięgania wysoko (np. po akta) korzystać zawsze z odpowiedniej, pewnie ustawionej drabinki lub schodka, 2) nie tarasować przejść i tras ewakuacyjnych, 3) każdy zaistniały wypadek przy pracy zgłaszać przełożonemu a stanowisko pracy pozostawić w takim stanie w jakim wydarzył się wypadek. Po zakończeniu pracy należy: 1) uporządkować stanowisko pracy, 2) zamknąć otwarte okna, wyłączyć oświetlenie i pozamykać wszystkie drzwi w celu uniemożliwienia przepływu powietrza (w razie zagrożenia pożarowego) oraz zabezpieczenia przed kradzieżą. UWAGA! W związku z brakiem dostatecznego oświetlenia dziennego naturalnego, w magazynie archiwum dopuszcza się przebywanie w czasie do 4 godzin w ciągu dnia. Ochrona przeciwpożarowa archiwum 1. Przed objęciem obowiązków archiwisty należy zapoznać się z Instrukcją bezpieczeństwa pożarowego Urzędu Miejskiego Gminy Kłecko 2. Zapoznać się z rozmieszczeniem i obsługą sprzętu gaśniczego (archiwum wyposażone jest w gaśnicę C0 2 ) 3. Zapoznać się z telefonami alarmowymi: STRAŻ POŻARNA -tel. 998, POGOTOWIE RATUNKOWE -tel.999 POLICJA -tel. 997 POGOTOWIE ENERGETYCZNE -tel. 4. Podczas pracy należy: 1) używać urządzeń elektrycznych, 2) nie przechowywać płynów łatwopalnych,

18 3) nie tarasować dojść do sprzętu gaśniczego i wyjścia. 5. W przypadku powstania pożaru należy: 1) zachować spokój i opanowanie 2) zaalarmować głosem pali się! innych pracowników 3) zaalarmować Straż Pożarną i kierownictwo Urzędu 4) pozamykać drzwi i okna 5) przystąpić do gaszenia za pomocą podręcznego sprzętu gaśniczego 6) zorganizować ewakuację dokumentacji 7) podporządkować się rozkazom osób kierujących akcją 6. Za naruszenie przepisów przeciwpożarowych grozi kara grzywny w drodze postępowania mandatowego. Podstawa prawna: - ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz.U. Nr 81 poz.351z póź. zm.) - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 3 listopada 1992r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów i terenów (Dz.U. Nr 92 poz. 460 z póź.zm.)