ZAPYTANIE OFERTOWE Skrivanek Sp. z o.o. ( Organizator Postępowania ) zaprasza do udziału w postępowaniu przetargowym na wybór Oferenta, który będzie realizował usługę polegającą na zapewnieniu wyżywienia dla uczestników szkoleń oraz zapewnieniu sali szkoleniowej na 10 dni szkoleniowych w ramach projektu Planuj wykonaj sprawdź działaj, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Postępowanie ma charakter niepubliczny. Postępowanie prowadzone będzie na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz., 93 z późn. zm.) oraz niniejszego zapytania ofertowego, w związku z realizacją przez Organizatora Postępowania projektu Planuj wykonaj sprawdź - działaj, numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.05.02.01-00-035/09-00. 1. Organizator Postępowania: Skrivanek Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Podlaska 12, 20-304 Lublin. www.skrivanek.pl E-mail: zarząd@skrivanek.pl Telefon: 081/ 470 99 50 Fax: 081/ 470 99 03 2. Definicje Ilekroć w niniejszym Zapytaniu ofertowym jest mowa o: 1. Oferencie należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o zawarcie Umowy w ramach Postępowania; 2. Organizatorze Postępowania należy przez to rozumieć spółkę Skrivanek Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie, 3. Postępowaniu należy przez to rozumieć niniejsze postępowanie przetargowe prowadzone przez Spółkę w przedmiocie: usługa polegająca na zapewnieniu wyżywienia dla uczestników szkoleń oraz zapewnieniu sali szkoleniowej na 10 dni szkoleniowych w ramach projektu Planuj wykonaj sprawdź - działaj. 4. Zapytanie ofertowe należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe; 5. Umowie należy przez to rozumieć umowę o treści wskazanej w Załączniku nr 2 niniejszego zapytania ofertowego; 3. Przedmiot Postępowania Przedmiotem niniejszego postępowania jest usługa zapewnienia wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych na potrzeby szkoleń na 10 dni szkoleniowych w ramach Projektu, realizowanych w obrębie miasta Gdańska. Szkolenia będą odbywały się w trybie dwudniowym od 7 do 8 godzin dziennie (8 godzin lekcyjnych oraz przerwy). Oferent otrzyma dokładny harmonogram szkoleń, uwzgledniający terminy realizacji szkolenia i czas trwania każdego z nich.
W ramach oferty Oferent jest zobowiązany zaproponować: 1. Zapewnienie wyżywienie dla każdego z uczestniów szkoleń oraz dla trenerów w każdym dniu szkolenia. Wyżywienie uczestników i trenera obejmuje: - zapewnienie 2 przerw kawowych w miejscu szkolenia, na których uczestnikowi przysługuje świeżo parzona gorąca kawa i herbata, dodatki do kawy i herbaty, jakimi jest cukier, mleko, cytryna oraz woda mineralna gazowana i niegazowana, świeże ciastka, serwis gastronomiczny (zastawa, przygotowanie i sprzątanie); - przygotowanie, dostarczenie i podanie obiadu w formie ciepłego posiłku. Podanie obiadu powinno odbywać się w miejscu zapewnionym przez Oferenta, znajdującym się w odległości nie większej niż 300 metrów od budynku, w którym zlokalizowane jest miejsce szkolenia. Obiad powinien obejmować 2 dania ciepłe (zupa i drugie danie), soki, wodę mineralną gazową i niegazowaną, a także serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa oraz przygotowanie i sprzątanie). 2. Wynajem sali szkoleniowej na każdy dzień szkolenia. Wynajem sali szkoleniowej obejmuje: - zapewnienie sali szkoleniowej wraz z pełnym wyposażeniem i sprzętem niezbędnym do przeprowadzenia danego szkolenia, w szczególności stołów i miejsc siedzących dla wszystkich uczestników, dostępu do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienie oświetlenia sztucznego, klimatyzację/ogrzewanie, ekranu, tablicy typu flipchart, pisaków oraz podłączenia urządzeń typu rzutnik multimedialny, laptop. 3. Liczba uczestników na szkoleniu: średnio 20 osób oraz jeden trener (razem średnio 21 osób). 4. Planowane szkolenia w ramach Projektu: Nazwa szkolenia Liczba godzin obejmujących szkolenie Liczba dni jednego szkolenia Liczba dni wszystkich szkoleń Integracja grup samooceny 16 godzin 2 dni 10 dni 5. Okres realizacji szkoleń: do 18 marca 2011r.; 6. Obszar realizacji szkoleń: Gdańsk. Organizator postępowania oświadcza przy tym, że wybranemu Oferentowi zleci usługę wyżywienia i wynajmu sali szkoleniowej na 10 dni szkoleniowych w ramach Projektu. Organizator wymaga podania ceny jednostkowej za wyżywienie wszystkich uczestników szkolenia za jeden dzień szkoleniowy i wynajem sali szkoleniowej na jeden dzień szkoleniowy. Przedmiot Postępowania został szczegółowo określony w Umowie stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Warunki udziału w postępowaniu. Części zamówienia. Oferty wariantowe. a. Oferent musi posiadać doświadczenie w realizacji usług określonych w Przedmiocie Postępowania umożliwiające realizację usług zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. b. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Wymagane dokumenty Oferent jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą (na wzorze zawartym w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania) następujące oświadczenia i dokumenty: a. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie 10 niniejszego zapytania ofertowego; b. Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych; c. Wykaz usług zrealizowanych przez Oferenta w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert w przedmiocie zbliżonym do przedmiotu zamówienia, z podaniem projektu POKL, w ramach którego była realizowana usługa, dat wykonania i odbiorców. Oferent może wskazać w ramach spełnienia przedmiotowego warunku również osobno realizowane usługi zapewnienia wyżywienia i osobno usługi zapewnienia sali szkoleniowej (po dwie usługi z każdej kategorii). 6. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Oferentami Osobą upoważnioną ze strony Organizatora Postępowania do kontaktowania się z Oferentami jest: Bożena Szumacher, tel.058/ 307 45 16; 609 839 000, e-mail: bozena.szumacher@e-skrivanek.pl 7. Oferta a. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i oznacza ją jako OFERTA. b. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zostać w pełni wypełniona. c. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. d. Ofertę złożoną po terminie Organizator Postępowania zwróci bez otwierania. e. Oferent wypełni pozycje cenowe zawarte w formularzu ofertowym, podając oferowaną kwotę netto oraz kwotę brutto.
f. Wszelkie cła, podatki i inne należności zostaną uwzględnione przez Oferenta w kwocie oferty. g. Oferent poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN). Płatności odbędą się w polskich złotych (PLN) na zasadach szczegółowo określonych w Umowie. h. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, a każda strona ponumerowana u dołu strony i zaparafowana lub podpisana przez osobę (osoby) umocowaną(e) do złożenia podpisu w imieniu Oferenta. i. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Organizator Postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Termin związania ofertą a. Złożona oferta powinna zawierać 60 (sześćdziesięcio) dniowy termin związania ofertą. b. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. c. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. Złożenie ofert a. Oferta zostanie zapakowana do opakowania z wyraźnym oznaczeniem jako OFERTA. Opakowanie zostanie zaklejone lub zalakowane oraz oznaczone w następujący sposób: Adres Organizatora Postępowania: Skrivanek Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie, przy ul. Podlaskiej 12 Przedmiot Postępowania: usługa polegająca na zapewnieniu wyżywienia uczestników szkoleń oraz zapewnieniu sali szkoleniowej w ramach projektu Planuj wykonaj sprawdź - działaj. Nie otwierać przed godziną 10:00, dnia 14.02.2011 r. b. Na opakowaniu zostanie dodatkowo podana nazwa i adres Oferenta, co umożliwi zwrot nienaruszonej oferty w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofanie. c. Organizator Postępowania nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie lub otwarcie oferty w przypadku nie oznakowania lub nie opieczętowania oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego
10. Termin i miejsce złożenia ofert. Wszystkie oferty w zaklejonych lub zalakowanych kopertach oznaczonych zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego muszą być dostarczone pod adres: Skrivanek Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, 20-304 Lublin, ul. Podlaska 12, do dnia 14 lutego 2011 r., do godziny 10:00 B. Otwarcie ofert nastąpi w dniu ich złożenia. 11. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej A. Ocena ofert ma charakter niejawny. Organizator Postępowania dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym. B. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, c) Oferent nie zgodził się na poprawienie przez Organizatora Postępowania oczywistej omyłki pisarskiej w treści oferty, d) Oferent nie wyraził zgody na przedłużenie okresu związania ofertą na zasadach określonych w pkt. 8 niniejszego zapytania ofertowego, e) Jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa. C. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Organizatorowi Postępowania. D. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. E. Oferent może nie później niż w terminie składania ofert, zastrzec niejawność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. F. Organizator Postępowania może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Organizatorem Postępowania a Oferentem negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie zmiany w jej treści. G. Organizator Postępowania jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 2 dni od dnia
zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu. H. Organizator postępowania jest uprawniony do wezwania Oferenta do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów wymaganych do złożenia wraz z ofertą. 12. Kryteria oceny ofert Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane zostaną następujące kryteria: 1. Oferta merytoryczna, tj. w przypadku wyżywienia rodzaj menu i forma oraz sposób podania, w przypadku sali szkoleniowej lokalizacja (bliskość do Urzędu Miejskiego w Gdańsku) i dostępność komunikacyjna (możliwość dojazdu różnego rodzaju środkami transportu komunikacji miejskiej) dla uczestników szkolenia 40 % punktacji (max. 40 pkt) 2. Cena: a. Za dzień wyżywienia wszystkich uczestników szkolenia - 30% punktacji (max 30 pkt); b. Za dzień wynajmu jednej sali szkoleniowej - 30% punktacji (max 30 pkt); Każda najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 30 pkt w ramach poszczególnych podpunktów, pozostałe wg zależności: C=(Cn/Co)*30 gdzie Cn cena oferty najkorzystniejszej w poszczególnych podpunktach Co cena oferty rozpatrywanej w poszczególnych podpunktach. Łącznie Oferent może otrzymać w tym kryterium max. 60 pkt. 13. Wynik a. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta zawierająca największą liczbę punktów. b. Jeżeli Organizator Postępowania nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Organizator Postępowania może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Organizatora Postępowania ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. c. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. d. Do oceny ofert dodatkowych stosuje się odpowiednio punkt 13 ust. b. i 13 ust. c niniejszego zapytania ofertowego.
e. Organizator Postępowania jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 14. Zawiadomienie o wybraniu zwycięskiej oferty Przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania zawiadomi pisemnie wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty. 15. Podpisanie Umowy Podpisanie Umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 1 dzień od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze Umowę w wyznaczonym miejscu i terminie. 16. Umowa Umowa zostanie zawarta z Oferentem, który otrzymał największą liczbę punktów za złożoną ofertę. W Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania zawarty jest wzór Umowy, którą Oferent powinien zaakceptować i potwierdzić stosownym oświadczeniem pisemnym zawartym w ofercie. Załącznik nr 2 - wzór umowy stanowi integralną część zapytania ofertowego. 17. Unieważnienie Postępowania a. Organizator Postępowania zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia Postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia Postępowania bez podawania przyczyn. b. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora Postępowania w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w punkcie 1 powyżej. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. 18. Załączniki Załączniki do zapytania ofertowego: 1. Załącznik nr 1 - Formularz oferty; 2. Załącznik nr 2 - Wzór umowy;