FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY ul. Droga Męczenników Majdanka 181 20-325 Lublin tel.: 81 710 19 00, fax: 81 710 19 10 www.fundacja.lublin.pl; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855 L. Dz. FRL/1593/15 Lublin, dnia 11września 2015 roku Znak sprawy: KK/2015/COACH-NW Zapytanie ofertowe Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza do składania ofert w celu wyłonienia wykonawcy na organizację usługi hotelarskiej oraz usługi restauracyjnej dla 10 uczestników 12- dniowego szkolenia. Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny realizująca projekt KOMPETENTNA KADRA - szkolenia i doradztwo dla Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działania 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwa dla przedsiębiorstw, zaprasza do przedstawienia oferty na organizację usługi hotelarskiej oraz usługi restauracyjnej dla 10 uczestników 12-dniowego szkolenia. I Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności. II Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja usługi hotelarskiej oraz usługi restauracyjnej dla 10 uczestników Szkolenie International Coaching Certification I stopnia. Zakres usługi obejmuje: 1. zapewnienie miejsc noclegowych w pokojach dwuosobowych i jednoosobowych w hotelach o standardzie minimum***, 2. zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkolenia (śniadanie, obiad, kolacja oraz zapewnienie przerw kawowych w trakcie szkolenia), 3. zapewnienie 1 sali szkoleniowej dla średnio 12 osób z możliwością pracy warsztatowej dostępnej w terminach realizacji szkolenia (bez ograniczeń czasowych). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: USŁUGA NOCLEGOWA Wykonawca winien zapewnić noclegi dla następującej ilości osób w terminach: a) 5-9.10.2015 10 uczestników, 1
b) 2-6.11.2015 10 uczestników, c) 23-24.11.2015 10 uczestników, w ośrodku, w którym jednocześnie udostępniona będzie sala szkoleniowa. Kryteria jakie powinny spełniać dostarczone noclegi: a) pokoje hotelowe powinny znajdować się w budynku, w którym realizowane będzie szkolenie; b) zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami lub pokojach jednoosobowych z łazienkami, Zakwaterowanie w pokojach 1 lub 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w tym co najmniej 2 pokoje jednoosobowe. Powierzchnia pokoi powinna być nie mniejsza niż powierzchnia określona w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla pokoi 1,2,3 osobowych w hotelach trzy gwiazdkowych. Minimalne wyposażenie pokoi (1, 2 - osobowych): łóżko lub łóżka, nocny stolik lub półka, szafa lub zabudowana wnęka garderobiana, biurko lub stół, krzesło, lustro. wszystkie pokoje powinny posiadać łazienki wyposażone min. w: wannę z baterią i natryskiem lub kabinę natryskową, umywalkę, WC, zestaw ręczników, artykuły higieny osobistej. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. W przypadku niemożliwości podzielenia uczestników do pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. W okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane. Wykonawca zapewni przechowanie bagażu uczestników szkolenia przed zajęciem i po zwolnieniu pokoju. ZAPEWNIENIE SALI SZKOLENIOWEJ WRAZ Z WYPOSAŻENIEM dostępnej w terminach realizacji szkolenia (bez ograniczeń czasowych): a) 5.10.2015 r. 8 godz. (10.00 18.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.30 21.00 b) 4-8.10.2015 r. - godz. 8 godz. (09.00 17.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.00 21.00 c) 9.10.2015 r. - 8 godz. (08.30 16.30) d) 2.11.2015 r. 8 godz. (10.00 18.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.30 21.00 e) 3-5.11.2015 r. - godz. (09.00 17.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.00 21.00 f) 6.11.2015 r. - godz. 8 godz. (08.30 16.30) g) 23.11.2015 r. 8 godz. (10.00 18.00) oraz dwie godz. sesji indywidualnych w godz. 19.30 21.00 2
h) 24.11.2015 r. - 8 godz. (08.30 16.30). Wykonawca zobligowany jest zapewnić w podanych wyżej terminach sali wyposażonej w: ekran do prezentacji multimedialnych, projektor multimedialny, tablicę typu flip chart z papierem, dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie komputerów i projektora multimedialnego, stoły, krzesła dla 12 osób, inne akcesoria niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, np. przedłużacz, pilot, itp. temperatura na sali wynosić będzie min. 18 C maks. 24 C, bezpłatny dostęp do Internetu dla uczestników szkolenia. sala winna być wyposażona w oświetlenie umożliwiające pracę szkoleniową. Ponadto, sala nie może być usytuowana w piwnicy lub suterenie. Toaleta powinna znajdować się na tym samym piętrze co sala szkoleniowa. ZAPEWNIENIE WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA W MIEJSCU REALIZACJI SZKOLENIA OBEJMUJĄCE: 90 śniadań, 120 obiadów, 90 kolacji, 240 przerw kawowych 5.10.2015 r. obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe, 6-8.10.2015 r. śniadanie, obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe, 9.10.2015 r. śniadanie, obiad + dwie przerwy kawowe, 2.11.2015 r. obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe, 3-5.11.2015 r. śniadanie, obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe, 6.11.2015 r. śniadanie, obiad + dwie przerwy kawowe, 23.11.2015 r. obiad, kolacja + dwie przerwy kawowe, 24.11.2015 r. - śniadanie, obiad + dwie przerwy kawowe. Śniadania, obiady i kolacje powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa. Wykonawca zapewni wydanie posiłków jednocześnie dla wszystkich uczestników szkolenia i zapewni obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków. Wykonawca zapewni możliwość zamówienia posiłków wegetariańskich lub innych ze względu na szczególne wymagania żywieniowe. Śniadania winny składać się min. z pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmiska wędlin (co najmniej 3 rodzaje), jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 2 rodzaje), 2 dań na gorąco, kawy, herbaty, masła, cytryny, 3
mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), warzyw (co najmniej 2 rodzaje). Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Obiady winny składać się min. z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 2 rodzaje) Kolacja winna składać się min. z wędliny co najmniej 3 rodzaje, jaj, ryby, deski serów, przystawki 2 rodzaje: sałatki - 2 rodzaje, świeże warzywa - 2 rodzaje, pieczywa (białe, razowe, ciemne), masła oraz napoi (kawa, herbata, cytryna, mleczko, cukier). Przerwy kawowe, winny składać się z: 1. kawy z ekspresu, 2. świeżo parzonej herbaty (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach np. owocowa, zielona, czarna), 3. śmietanki lub mleczka do kawy, 4. wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 5. soków owocowych m.in.: pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka, 6. dodatków: cukru białego i brązowego, cytryny podanej w plasterkach, 7. ciasta (minimum po 2 rodzaje) i ciasteczek kruchych (minimum po 2 rodzaje), 8. serwetek. Serwis kawowy dostępny w trakcie szkolenia i sukcesywnie uzupełniany. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. Miejsce zakwaterowania oraz wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia. Posiłki podawane będą w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej. Posiłki podczas szkolenia powinny być podawane przy stole, z miejscami siedzącymi jednocześnie dla wszystkich uczestników szkolenia na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Menu obiadów i kolacji winny być różne w każdym dniu szkolenia. III Termin wykonania zamówienia: Przewidziany okres realizacji szkolenia: październik-listopad 2015 roku. Szkolenie odbędzie się zgodnie z modelem czasowym: I część kursu - 5 dni (5-9.10.2015 r.), II część kursu - 5 dni (2-6.11.2015 r.), III część kursu - 2 dni (23-24.11.2015 r.) Preferowana lokalizacja miejsca realizacji szkolenia: odległość do 100 km od Lublina. IV Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. V Opis warunków udziału w postępowaniu: W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: 4
1. Posiadają uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego). 2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Nie została otwarta w stosunku do nich likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, a także nie zalegają z opłacaniem podatków, ani składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne (z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu) -Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. 4. Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, prokurenta lub pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań (Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego). Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia. Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do oceny. VI Kryteria oceny ofert: Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria: Cena - 100 % (100 pkt) Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru: C minimalna Cena = ------------------------- x 100 C oferty badanej Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów. VII Opis sposobu przygotowania oferty: W odpowiedzi na zamówienie: 1. Jeden wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając Formularz Oferty Wykonawcy stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego. 4. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. 5. Do oferty należy dołączyć proponowane menu. 6. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 5
7. Kserokopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem, opatrzone datą i podpisane przez wykonawcę. 8. Oferta oraz załączniki muszą być czytelne i złożone w języku polskim. 9. Wszelkie zmiany w tekście oferty lub załączników (przekreślenia, poprawki dopiski) muszą być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 10. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę. 11. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. 12. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 13. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert. VIII Forma, miejsce i termin składania ofert: Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając: a. Znak sprawy: KK/2015/COACH-NW b. dane prowadzącego postępowanie (Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Droga Męczenników Majdanka 181, 20-325 Lublin), c. tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie: KOMPETENTA KADRA - szkolenia i doradztwo dla Fundacji Rozowju Lubelszczyzny, d. dane składającego ofertę (nazwa firmy, adres) a także opatrzyć napisem Nie otwierać przed dniem 28.09.2015 r. Koperty, które nie zostaną oznaczone zgodnie z powyższym opisem, nie będą podlegały ocenie. Miejsce złożenia oferty: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Droga Męczenników Majdanka 181, 20-325 Lublin (Sekretariat). Termin złożenia oferty do dnia: 28.09.2015 r. do godz. 16.00. Wyniki postępowania zostaną zamieszczone na stronie internetowej Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny www.fundacja.lublin.pl w zakładce Zapytania ofertowe. IX Unieważnienie postępowania: Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności: 1. Wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad, 2. W toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy. 3. W postępowaniu doszło do naruszenia zadań określonych w Regulaminie. X Osoby do kontaktów: Magdalena Dąbek Asystent koordynatora tel: + 48 81 710 19 00, e-mail: m.dabek@fundacja.lublin.pl Dorota Grabowska - Koordynator projektu tel: + 48 81 710 19 00, e-mail: d.grabowska@fundacja.lublin.pl 6
Wykaz załączników: 1. Formularz oferty Wykonawcy (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego). 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego). 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego). 4. Inne wymagane dokumenty, o których mowa w pkt. V. 7