Załącznik nr 2 do zaproszenia do składania ofert Wzór umowy Nr /2016 zawarta w dniu 2016 r. pomiędzy Ośrodkiem Pomocy Społecznej z siedzibą w Otwocku ul. Sosnowa 4 (Nr REGON 002156172, Nr NIP 532-13-14-532) reprezentowanym przez: Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Wiesławę Ejsmont zwanym dalej Zamawiającym a z siedzibą Nr REGON Nr NIP Reprezentowanego przez: zwanym dalej Wykonawcą Strony zawierają umowę w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych w związku z art. 4 pkt. 8 powołanej powyżej ustawy o następującej treści: 1 Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy. 2 1. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B): 1) zwykłe ekonomiczne przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, 2) zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, 3) polecone ekonomiczne przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4) polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana będącą przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ja przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii, 5) polecone z poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 7) z zadeklarowaną wartością przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. 8) gabaryt A przesyłka o wymiarach: a) minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, b) maksimum żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.
9) gabaryt B przesyłka o wymiarach: a) minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm, b) maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 2. Wykonawca posiada placówki na terenie miasta Otwocka: 3. Zamawiający będzie dostarczał przesyłki listowe do wyznaczonego punktu Wykonawcy w dni robocze w godzinach od 09:00 do 16:00. Przekazanie przesyłek listowych przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie w imieniu własnym. W każdej sytuacji Zamawiający będzie nadawcą. Zamawiający nie dopuszcza wielokrotności nadań. 4. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę. 5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku rejestrowanych wg kolejności wpisów w książce nadawczej dokonywanych z uwzględnieniem podziału na poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe oraz gabaryt A i B; nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo - wartościowego z uwzględnieniem podziału na wagę przesyłek, gabaryt A i B, krajowe i zagraniczne. Ponadto Zamawiający zobowiązany jest do sporządzenia w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz dla Zamawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy), książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo wartościowego przeznaczonego dla przesyłek nierejestrowanych. 6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie przesyłek listowych bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 7. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. 8. W przypadku gdy przesyłki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania Wykonawca zapewni (dostarczy) Zamawiającemu we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. 9. Nadanie przesyłek przez Wykonawcę, objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru, jeśli nie będzie zastrzeżeń do dostarczonych przesyłek. 10. Wykonawca będzie dostarczał zwrotne potwierdzenie odbioru oraz zwroty przesyłek niedostarczonych wraz z wykazem zwrotów do siedziby Zamawiającego. Wykonawca określi dodatkowo powód niepodjęcia przez adresata przesyłki listowej. 11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia przesyłki listowej. 12. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie
z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm.). 13. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu zamówienia, do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. Ponadto wykonawca musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej przez cały okres wykonywania przedmiotu zamówienia. 14. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 15. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiający, wymaga przestrzegania przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów prawnych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: 1) Skutków nadania pisma (moc doręczenia) w szczególności zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego ( t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm.) - termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, Kodeksem postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2016r. poz. 1822 z późn. zm.) - oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. 2) Skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) w szczególności zgodnie z Prawem pocztowym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113) - potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego. 16. Wykonawca, w przypadku gdy doręczenie przesyłki nie mogło nastąpić z powodu nieobecności adresata, Wykonawca zobowiązany jest pozostawić awizo z informacją tj.: 1) data wizyty doręczyciela, 2) Identyfikator (lub podpis) umożliwiający jednoznaczne ustalenie danych, osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji), 3) informacja wraz z adresem gdzie adresat może podjąć osobiście przesyłkę z podaniem godzin urzędowania. 17. Awizo, o którym mowa w ust. 16 jest ważne 7 dni od daty jego wystawienia. W przypadku, gdy adresat nie stawi się we wskazanym punkcie Wykonawcy po odbiór przesyłki, Wykonawca zobowiązany jest ponownie awizować z zachowaniem zasad określonych w ust. 16. 18. Odbierający pismo potwierdza doręczenie przesyłki listowej zgodnie z zapisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113). Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia przesyłki listowej oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. 19. Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia faktyczna liczba oraz rodzaje nadanych przesyłek listowych może ulec zmianie. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w całości podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w Załączniku do Oferty Formularz cenowy musi być dostępna dla Zamawiającego. 20. Zobowiązania wykonawcy do przestrzegania przepisów dotyczących zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych i zachowania tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego w szczególności: 1) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego,
2) Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016r., poz. 922 z późn. zm.), 3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 1. 21. Przedmiot zamówienia musi być wykonany zgodnie z: 1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113), 2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545.), 3) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1468), 4) innymi aktami prawnymi związanymi z realizacją usług będących przedmiotem postępowania, wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia, oraz, w zakresie nieunormowanym umową, zgodnie z regulaminami świadczenia usług pocztowych zatwierdzonymi przez właściwy organ regulacyjny zgodnie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113) oraz postanowieniami zaproszenia do składania ofert. 3 Przedmiot zamówienia wykonywany będzie w terminie od dnia 2 stycznia 2017 r. do dnia 31.12.2017 r. 4 1. Maksymalne wynagrodzenie jakie zapłaci Zamawiający Wykonawcy z tytułu wykonania umowy wynosi brutto /słownie: /. 2. Obowiązującą formą wynagrodzenia jest wynagrodzenie wynikające z cen jednostkowych określonych w Załączniku Nr 1 do Oferty Wykonawcy Formularz cenowy oraz ilości i rodzaj nadanych przesyłek listowych. 3. Ceny jednostkowe określone w Załączniku nr 1 do oferty Wykonawcy Formularz cenowy zawierają wszystkie koszty związane z realizacją usługi jakie poniesie Zamawiający. 4. Kwota, o której mowa w ust. 1 stanowi maksymalną kwotę do jakiej Zamawiający może zlecać wykonanie usług będących przedmiotem umowy. 5. W przypadku wcześniejszego pełnego wykorzystania kwoty, o której mowa w ust. 1 umowa ulega rozwiązaniu na mocy niniejszego postanowienia bez potrzeby składania przez Strony umowy dodatkowych oświadczeń woli z dniem zapłaty za przesyłkę listową, której wartość wyczerpuje maksymalne wynagrodzenie wynikające z umowy. 6. Wykonawcy nie przysługuje żadne inne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie nieprzewidziane w niniejszej umowie, ani roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonaniem umowy lub usuwaniem wad przedmiotu umowy. 7. Ceny jednostkowe określone w załączniku nr 1 do Oferty Wykonawcy Formularz cenowy za wykonanie przedmiotu umowy nie ulegną zmianie w okresie obowiązywania niniejszej umowy. 8. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego z dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług. 9. Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będą w okresach miesięcznych, w formie opłaty z dołu", w terminie 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego. 10. Należność za wykonanie przedmiotu umowy zostanie obliczona jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej przez wykonawcę w załączniku nr 1 do Oferty Wykonawcy Formularz cenowy za dany rodzaj przesyłki i faktycznej ilości nadanych przesyłek danego rodzaju.
11. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie na konto Wykonawcy nr... 12. Podstawą wystawienia faktur jest: 1) dla przesyłek rejestrowanych książka nadawcza, 2) dla przesyłek nierejestrowanych zestawienie ilościowe nadanych przesyłek listowych wg poszczególnych kategorii wagowych. 13. Jako termin zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 14. Wynagrodzenie, określone w ust. 1, nie będzie podlegało waloryzacji przez okres wykonywania przedmiotu umowy. 5 1. Strony postanawiają, że wszelkie reklamacje, odszkodowania oraz kary wynikłe w trakcie realizacji przedmiotu umowy związane z jego nieprawidłowym wykonaniem, realizowane będą na zasadach i w wysokościach określonych w ustawie z dnia z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113) oraz w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468). 2. Zamawiający ma prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, do wysokości rzeczywiście poniesionych szkód. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kary umownej z przysługującego mu wynagrodzenia 6 1. Zamawiający ma prawo do bieżącej kontroli jakości świadczonych usług oraz ich zgodności z opisem przedmiotu zamówienia. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas wykonywania przedmiotu umowy Zamawiający wykaże nieprawidłowości w formie pisemnej i wskaże termin ich usunięcia. 3. Wykonawca jest zobowiązany zastosować się niezwłocznie do zaleceń Zamawiającego wynikających z czynności kontrolnych, o których mowa w ust. 2. 4. Nie usuniecie stwierdzonych nieprawidłowości we wskazanym terminie może spowodować rozwiązanie zawartej umowy w trybie natychmiastowym z winy Wykonawcy. 7 1. Wykonawca przyjmuje pełną odpowiedzialność za szkody, wyrządzone przez swoich pracowników podczas wykonywania przedmiotu umowy. 2. Wykonawca oświadcza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. 8 1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dotyczące zmiany przedmiotu umowy lub zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy w następujących przypadkach: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy lub świadczenia jednej lub obu stron (jedynie w zakresie wynikającym z tych zmian), 2) z powodu działania siły wyższej, niezależnej od Zamawiającego i Wykonawcy, której nie można było przewidzieć i która nie pozwala na kontynuację prac będących przedmiotem umowy, 3) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu umowy, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron, 4) z powodu wystąpienia okoliczności, których strony nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności,
2. Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy w przypadku wejścia w życie zmiany przepisów w zakresie wysokości podatku od towarów i usług (VAT) mających zastosowanie w czasie realizacji niniejszej umowy. Wówczas wynagrodzenie brutto Wykonawcy za część usług wykonywaną po tym terminie ulegnie stosownym zmianom natomiast wartość wynagrodzenia netto pozostanie bez zmian. 3. O wystąpieniu okoliczności mogących wpłynąć na zmianę przedmiotu umowy lub terminu wykonania przedmiotu umowy Wykonawca natychmiast poinformuje Zamawiającego pisemnie. 4. Zmiany w zakresie nazwy usług, danych Stron, w szczególności ich adresów, przedstawicieli Stron, innych osób wskazanych imiennie w umowie będą dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 9 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy: 1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach: 2) jeżeli zostanie ogłoszona likwidacja firmy Wykonawcy, 3) jeżeli zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy, 4) jeżeli Wykonawca nie rozpoczął świadczenia usługi bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje jej pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie, 5) jeżeli Wykonawca przerwał realizację usługi i przerwa ta trwa dłużej niż 5 dni, 6) jeżeli Wykonawca wykonuje przedmiot umowy w sposób wadliwy lub sprzeczny z umową, a w szczególności z postanowieniami 2 i mimo wyznaczenia mu przez Zamawiającego na piśmie terminu do zmiany sposobu wykonania przedmiotu umowy dalej wykonuje go wadliwie. 2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z podaniem uzasadnienia oraz może być dokonane w terminie 7 dni od wystąpienia przyczyny uprawniającej do odstąpienia od umowy, o których mowa w ust. 1. 10 Osobami odpowiedzialnymi ze realizację umowy są: 1. Ze strony Zamawiającego... tel.... 2. Ze strony Wykonawcy... tel.... 11 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony są zobowiązane przede wszystkim do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego. 2. Reklamacje wykonuje się poprzez skierowanie konkretnego roszczenia do strony. 3. Strona ma obowiązek do pisemnego ustosunkowania się do zgłoszonego przez drugą stronę roszczenia w terminie 30 dni od daty zgłoszenia roszczenia. 4. W razie odmowy uznania roszczenia, względnie nie udzielenia odpowiedzi na roszczenia w terminie, o którym mowa w ust. 3 każda ze stron uprawniona jest do wystąpienia na drogę sądową. 5. Właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 12 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 2. Umowę sporządzono w 2 egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy.
13 Wykaz załączników do umowy: 1) Oferta Wykonawcy wraz z Załącznik Nr 1 do Oferty Formularzem cenowym; 2) Zaproszenie do składani ofert, 3) Książka nadawcza, 4) Zestawienie ilościowe przesyłek. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: