Transakcja - to szereg powiązanych ze sobą działań, których wynikiem jest OS18ro0JllęCle zamierzonych przez strony biorące w niej udział określonych celów handlowych. Transakcja w handlu zagranicznym to działania, które zmierzają do zawarcia kontraktu (umowy kupna - sprzedaży) i jego realizacji. Transakcja obejmuje wiele umów: - kontrakt, czyli umowę podstawową, - umowę między dostawcą a ewentualnym pośrednikiem, - umowę spedycji, -umowę transportu, - umowę ubezpieczeniową, - umowę kontroli ilościowej i jakościowej towaru. Cyklu transakcji - to następujące po sobie fazy grupujące szczegółowe czynności. Wyróżnia się najczęściej trzy lub cztery fazy tego cyklu. Inny jest, podział czynności w warunkach, gdy samo przedsiębiorstwo nawiązuje kontrakt handlowy z partnerem zagranicznym bez jakiegokolwiek pośrednika, a inny, gdy producent dostarcza produkt za pośrednictwem np. przedsiębiorstwa handlu zagranicznego, profesjonalnie zajmującego się eksportem i importem. Cykl transakcji w handlu zagranicznym w warunkach samodzielnego prowadzenia sprzedaży przez producenta: I faza - przygotowanie transakcji: - zebranie informacji na temat ewentualnych nabywców naszych towarów lub ich potencjalnych sprzedawców (pośredników), - badanie rynku (popyt, podaż, dystrybucja), - przesłanie ofert lub zapytań ofertowych ewentualnie materiałów informacyjnych lub reklamowych, - dokonanie porównania ofert i po przeprowadzeniu kalkulacji przesłanie kontroferty, - przeprowadzenie wstępnych rozmów handlowych. II faza - zawarcie transakcji: - zawarcie kontraktu, - zawarcie innych umów, np. z krajowym odbiorcą lub dostawcą, gdy występuje instytucja pośrednika handlowego. III faza - realizacja transakcji handlu zagranicznego: - zlecenie spedycji, - ubezpieczenia, - uzyskanie pozwoleń przywozu lub wywozu (według potrze), - przygotowanie towaru do wysyłki lub przygotowanie się do nadejścia towaru i jego odbioru, - wystawienie stosownych dokumentów, przede wszystkim faktur i zgromadzenia innych koniecznych dokumentów i świadectw (np. sanitarnych), - dostawę lub odbiór towaru, - zapłatę za towar. IV faza - rozliczenie, likwidacja i kontrola transakcji: - ustalenie zgodności dokumentów ze stanem faktycznym, - analiza decyzji podjętych w całym cyklu
transakcji, - archiwowanie dokumentów. Niekiedy wyróżnia się tylko trzy fazy transakcji: I faza: - przygotowanie transakcji, obejmujące czynności związane z doprowadzeniem do zawarcia kontraktu zgodnie z prawem i w sposób ekonomicznie uzasadniony, II faza: - zawarcie transakcji, obejmującej czynności konieczne do zawarcia kontraktu oraz związane bezpośrednio z faktem jego zawarcia, III faza: - wykonanie i likwidacja transakcji, obejmującej czynności niezbędne do zrealizowania i zlikwidowania wzajemnych zobowiązań wynikających z kontraktu. Przebieg transakcji eksportowej Zawarcie transakcji eksportowej może być przedstawione w dziewięciu etapach: 1. Działania marketingowe, zwłaszcza promocyjne, związane z rozpoznaniem rynku. Etap ten obejmuje czynności, które mają na celu najpełniejsze rozpoznanie rynku a także działania marketingowe, które ten rynek identyfikują i ewentualnie kształtują. Pełne rozpoznanie rynku, miejsca na nim, najistotniejszych jego uczestników stwarza większą szansę osiągnięcia sukcesu. 2. Ustalenie rozmiarów i struktury produkcji mogącej być przedmiotem sprzedaży. Etap ten polega na obliczeniu, co i w jakich ilościach, często wymiennie, można sprzedać oraz w jakim okresie i według jakiego harmonogramu. Określa się zdolność produkcyjną (technologiczną) zakładu, następnie uwzględnia realne możliwości zaopatrzenia (kooperacji) i dzięki temu powstaje tzw. poziom wyjściowej oferty sprzedaży. 3. Sporządzenie tzw. kalkulacji wstępnej Etap ten polega na sporządzeniu kalkulacji wstępnej, która obejmuje zestawienie nakładów związanych z produkcją (najczęściej jest to rachunek niepełny) i wyznaczenie ceny wyjściowej do ofert. 4. Sporządzenie oferty eksportowej. 5. Negocjowanie tzw. ostatecznych warunków. 6. Zawarcie kontraktu. Etap ten polega na formalnym zawarciu kontraktu, czyli wyrażeniu woli zaakceptowania warunków umowy i złożeniu podpisów. 7. Realizowanie transakcji eksportowej. Etap ten obejmuje następujące czynności: - ustalenie numeru ewidencyjnego kontraktu, aby cała dokumentacja z nim związana była jednoznacznie identyfikowana, - uzyskanie pozwolenia na wywóz towaru, - przesłanie dostawcy krajowemu zamówienia na towar, - wydanie dyspozycji dotyczącej spedycji (tzw. zlecenia spedycyjnego),
-: ubezpieczenie towaru, - wezwanie importera do otwarcia akredytywy (jeśli taka forma płatności została uzgodniona), - odpowiednie opakowanie towaru, - zapewnienie właściwej jakości eksportowanego towaru, - załadowanie towaru (wysłanie awiza wysyłkowego), - skompletowanie dokumentów umożliwiających zapłatę za niego, 8. Rozliczenie transakcji eksportowej 9. Formalna i rachunkowa kontrola likwidacyjna transakcji. Rodzaje i elementy ofert Oferta - jest to wiążąca propozycja sprzedaży towaru lub świadczenia usługi, z jednoczesnym precyzyjnym określeniem istotnych warunków przyszłej umowy sprzedaży. Oferta jest dokumentem wiążącym, możliwe jest jednak złożenie tzw. oferty niewiążącej. Wówczas należy bardzo wyraźnie zastrzec, że ma ona taki charakter. Zastrzeżenie takie wyraża się specjalnym zwrotem, np.: bez obliga (wówczas oferta ma charakter orientacyjny). I Rodzaj ofert: - oferty wywołane, tzn. oferty żądane przez konkretnego partnera handlowego, zainteresowanego nabyciem określonego towaru lub usługi; są one składane na skutek zapytania, (wyroby gotowe produkowane na specjalne zamówienia). - oferty nie wywołane, przysłane przez składającego je z jego inicjatywy w celu wywołania zainteresowania towarem lub usługą, często efektem takiej oferty będzie złożenie formalnego zamówienia ( handel towarami masowymi). II Rodzaj ofert: - ogólne - to najczęściej oferty nie wywołane, w których nie są zawarte wszystkie warunki. Ulegają one uzupełnieniu dopiero w kolejnej fazie, gdy ofertobiorca prosi o dodatkowe wyjaśnienia i gdy odpowiadamy na dodatkowe jego zapytania. - szczegółowe - to inaczej oferta wywołana. Powinna ona być szczegółowa w takim stopniu w jakim ofertobiorca tego oczekuje. - uzupełniająca - stanowi ona rozwinięcie, wzbogacenie lub dopełnienie oferty ogólnej lub szczegółowej. III Rodzaj ofert: - warunkowe - to oferta, która zawiera warunek, od spełnienia, którego uzależnione jest wejście w życie przyszłej umowy sprzedaży, np. "oferujemy do sprzedaży pod warunkiem uzyskania przez nas licencji eksportowej". - bezwarunkowe - to oferta, która nie zawiera żądnego warunku. Elementy oferty 1. Nazwa firmy, adres i numer ewidencyjny, 2. Nazwa klienta, który skierował zapytanie ofertowe, 3. Baza dostawy, tj. warunki, na jakich nastąpi wysyłka towaru. 4. Warunki płatności, które powinny określić, w jakiej walucie nastąpi rozliczenie między stronami, w jaki sposób i w jakim czasie (terminie) nastąpi zapłata. 5. Termin dostawy, który powinien być realny, dostosowany m. in. do płatności, środka transportu itd.
Wyróżnia się trzy formy wyrażenia terminu dostawy: >- data kalendarzowa, >- okres, w ciągu którego dostawa ma być zrealizowana, >- indywidualny harmonogram dostawy, 6. Nazwa towaru, tj. ustalenie jego rodzaju, gatunku, jakości i ewentualnie kondycji (stanu towaru). O rodzaju, gatunku i jakości towaru mogą informować dołączone do oferty próbki lub wzory, dokumentacja techniczna, rysunki, szkice wymiarowe lub katalogi techniczne. 7. Ilość towaru, którą zwykło się określać w sztukach lub innych jednostkach pomiaru podanych w systemie metrycznym lub calowym. Oddzielnie powinno się określić ciężar brutto i netto. 8. Warunki dodatkowe dotyczące sposobu oznakowania towaru, opakowania i ewentualnie innych elementów towaru. Zmiana warunków oferty jest równoznaczna z jej unieważnieniem Kontroferta - dokument stwierdzający zgodę zawarcia kontraktu na warunkach odmiennych niż zawarte w ofercie. Kontroferta oznacza, niezaakceptowanie warunków zawartych w ofercie i jest rzeczywiście sama w sobie ofertą. Tak więc, gdy otrzymujący kontrofertę przyjmuje ją bez zastrzeżeń, wywołuje to skutek prawny uważa się umowę za zawartą według warunków przedstawionych w kontrofercie. Z chwilą wystąpienia z kontrofertą oferta zasadnicza zostaje zawieszona, tj. przestaje być wiążąca dla oferującego. Przebieg transakcji importowej Import może wynikać z: - samodzielnego zapotrzebowania poszczególnych komórek przedsiębiorstwa składających działowi (sekcji) importu zapotrzebowanie na konkretne wyroby, surowce, półfabrykaty, maszyny, technologie, - świadomego prowadzenia importu na potrzeby zarówno znanych, jak i nieznanych uczestników rynku. - Zawarcie transakcji importowej może być przedstawione w piętnastu etapach: l. Wysłanie do potencjalnych eksporterów zapytania ofertowego z podaniem towaru i ewentualną ilością. 2. Pisemne potwierdzenie otrzymania ofert, dokonanie ich porównania i analizy w celu wybrania najkorzystniejszej. 3. Po wybraniu oferenta podjęcie dalszych negocjacji. 4. Podpisanie kontraktu. 5. Wystąpienie o pozwolenie przywozu, jeśli taki dokument jest wymagany. 6. Poinformowanie dostawcy o uzyskaniu pozwolenia przywozu. 7. Przekazanie zlecenia spedycyjnego oraz innych niezbędnych dokumentów, które są podstawą przewozu towaru, spedytorowi. 8. Ubezpieczenie towaru, jeśli wynika to z klauzuli handlowej kontraktu. 9. Ewentualne otwarcie akredytywy - na żądanie eksportera.
10. Po otrzymaniu dokumentów załadowczych, tj. informacji o gotowości towaru do wysyłki, udzielenie dyspozycji płatniczych bankowi dokonującemu rozliczenia transakcji. 11. Po nadejściu towaru do polskiej granicy celnej podjęcie czynności celnych przez spedytora w imieniu importera. 12. Przeprowadzenie kontroli jakościowej towaru (przed przekroczeniem granicy polskiej). 13. W przypadku wad towaru, usterek, uszkodzeń lub niezgodności dostawy z dokumentami zgłoszenie eksporterowi ewentualnej reklamacji. 14. Ostateczne rozliczenie transakcji importowej oraz przeprowadzenie tzw. kalkulacji wynikowej. 15. Dokonanie kontroli likwidacyjnej. Cykle transakcji importowej FAZA 1- przygotowanie transakcji: - otrzymanie zapotrzebowania na towar lub usługę (lub sprecyzowanie własnej potrzeby), - poszukiwanie zagranicznego dostawcy, - wybór dostawcy w ",,)'!liku prowadzenia analizy i porównania ofert, - ewentualne dodatkowe pertraktacje z wybranym dostawcą, - sporządzenie kalkulacji importowej i złożenie ofert krajowemu nabywcy Geśli jesteśmy pośrednikiem w imporcie), - otrzymanie zamówienia od krajowego nabywcy. FAZA II - zawarcie transakcji: - sformułowanie warunków kontraktu, jego negocjowanie i zawarcie (podpisanie), - uzyskanie pozwolenia przywozu, - wydanie zleceń spedycyjno - transportowych, - potwierdzenie krajowemu nabywcy przyjęcia do wykonania jego zamówienia. FAZA III - wykonanie transakcji: - dopilnowanie terminowości dostawy, - wydanie dyspozycji płatniczych, - nadzór nad prawidłowością wysyłki towaru, - badanie związanych z dostawą dokumentów (faktury, listu przewozowego, dokumentów ubezpieczeniowych itp.) pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, - dopilnowanie zorganizowania i przeprowadzenia odbioru ilościowego i jakościowego, - załatwienie ewentualnych reklamacji, - ostateczne rozliczenie transakcji, - zamknięcie transakcji, sporządzenie jej kalkulacji wynikowej, uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie do jej archiwizowania. KONTRAKTY Kontrakt - to umowa kupna - sprzedaży zawierana z kontrahentem. W przypadku występowania kontrahenta zagranicznego mówimy o kontrakcie eksportowym (importowym). Kontrakt nie może być utożsamiany z czynnościami, lecz formalnie z dokumentem prawnym. Kontrakty mogą być:
- jednodokumentowe, - wielodokumentowe. Kontrakt jednodokumentowy - jest to umowa (dokument), sporządzona najczęściej pisemnie w formie jednego aktu prawnego, w której są zawarte wszystkie prawa i obowiązki stron, tj. warunki wzajemnych świadczeń. Formalnie sporządza się ją przynajmniej w dwóch egzemplarzach, które w obecności stron podpisują obaj kontrahenci. Kontrakt wielodokumentowy - składa się z ofert i zamówienia lub zamówienia i potwierdzenia przyjęcia zamówienia do wykonania. Kontrakt w handlu zagranicznym powinien zawierać następujące elementy: - przedmiot dostawy, - ilość produktu (wielkość usługi), - cenę, - miejsce przekazania towaru, - termin dostawy, - sposób dostawy, - sposób zapłaty za towar (usługę), np. akredytywa dokumentowa, inkaso, clearing, kredyt, - sposób dokonania odbioru towaru, np. odbiór jakościowy towaru. Za nieodłączną część kontraktu uważa się również wszelkie załączniki często wymienione w umowie, np.: - specyfikacje, - opis warunków technicznych, - instrukcje dotyczące opakowania, znakowania, ładowania i inne Elementarni kontraktu, które nie podlegają negocjacjom, są: - nazwy i adresy stron zawierających kontrakt (tzw. podmiotów kontraktu), - numer kontraktu, - data i miejsce zawarcia kontraktu, - podpis stron. Elementy kontraktu, które mogą być przedmiotem negocjacji są: - przedmiot kontraktu, - ilość towaru, - sposób opakowania i oznakowania, - warunki dostawy (formuła handlowa), - cena jednostkowa towaru, - wartość kontrak1:u, - warunki kontraktu, - termin dostawy, - klauzule dodatkowe. Rodzaje kontraktów Występuje wiele kryteriów podziału kontraktów. Do najczęściej stosowanych należą: 1. Warunki, w jakich następuje skontaktowanie się stron, w zależności, od których wyróżnia się kontrakty: - swobodne, tzn. zawierane przez strony na warunkach przez siebie ustalonych, - zawierane w sposób zorganizowany, tj. na giełdach lub aukcjach, w drodze przetargów publicznych oraz na podstawie kontraktów typowych opracowanych przez zrzeszenia branżowe kupców międzynarodowych, zwłaszcza w handlu towarami o charakterze masowym.
2. Termin dostawy: - z natychmiastową dostawą (spot), - z późniejszym terminem dostaw)'. Kontrakt z natychmiastową dostawą nazywane są także kontraktami na miejscu lub kontraktami loco i dotyczą towarów, które w chwili zawierania umowy znajdują się na miejscu sprzedaży na tzw. składzie. Istnieje, więc możliwość obejrzenia i sprawdzenia towaru, a także niezwłocznego odebrania go po zawarciu transakcji. Można także w tej kategorii podziału mówić o kontraktach: - za załadowanie, - na dostarczenie, - na przybycie. 3. Sposób określenia przedmiotu dostawy, gdzie wyróżnia się kontrakty na: - sprzedaż według próbki, stosowaną na rynku surowców masowych, niektórych artykułów spożywczych i przemysłowych, - sprzedaż według opisu, stosowaną wówczas, gdy towary nie nadają się do pobierania z nich reprezentowanych próbek, np. drewno, skóry, kauczuk, - sprzedaż według typu, marki lub nazwy handlowej, stosowaną wówczas, gdy można zastosować identyfikator dla oznaczenia towaru i upowszechniać te towary w drodze promocji, - sprzedaż według bazy, zawartości lub analizy, stosowaną tam, gdzie jakość zależy od zawartości określonych składników, a możliwe jest dostarczenie towaru posiadającego pewne odchylenia jakościowe, co znajdzie wyraz w korekcie cen. 4. Sposób przekazywania ekwiwalentu za towar czy usługę, gdzie można wydzielić kontrakty: - gotówkowe, - kredytowe, - wolnodewizowe - clearingowe, - o specyficznej formie regulowania należności, - kontrakty według sposobu zapłaty (np. akredytywa, inkaso, kredyt na otwarty rachunek). 5. Forma zawarcia kontraktu: - kontrakty zawarte w formie pisemnej, - kontrakty zawarte w formie telegraficznej, - kontrakty zawarte w formie ustnej. Powszechnie obowiązuje pisemna forma zawierania kontraktów. W praktyce międzynarodowej kontrakty zawarte w formie telegraficznej i ustnej są zazwyczaj potwierdzane na piśmie. Dlatego, np. dokument przewozowy powinien zawierać oświadczenie dostarczyciela towaru, że nieodwołalnie wysyła określony w poleceniu sprzedawcy towar odpowiedniej jakości i w podanej ilości na adres nabywcy. Z kolei dokumenty ubezpieczeniowe muszą być tak sformułowane, by upraw mały nabywcę do ewentualnego odszkodowania. Zarówno dokument przewozowy, jak i ubezpieczeniowy mogą być zbywalne na rzecz osób trzecich i są zwykle wystawiane jako papiery wartościowe. Trzeci z dokumentów podstawowych, tj. faktura handlowa, nie jest papierem wartościowym, mimo iż szczegółowo precyzuje przedmiot umowy kupna-sprzedaży. W praktyce ma miejsce podział dokumentów na: 1) zwyczajowo stosowane w kontrakcie, 2) związane z zapłatą za towar, tzw. dokumenty finansowe, 3) obejmujące zakończenie i rozliczenie kontraktu. Pogrupowanie dokumentów według rodzaju transportu.
1. W transporcie morskim: kwit sternika, konosament, czarter, nota bukingowa. 2. W transporcie kolejowym: międzynarodowy kolejowy list przewozowy, wtórnik, ceduła przewozowa, poświadczenie odbioru. 3. W transporcie samochodowym - międzynarodowy samochodowy list przewozowy. 4. W transporcie lotniczym - lotniczy międzynarodowy list przewozowy. 5. W transporcie poprzez pocztę - recepis pocztowy. 6. W transporcie żeglugowym śródlądowym - żeglugowy list przewozowy zwany konosamentem żeglugi śródlądowej. Weksel trasowany - (ciągniony, trata) jest to dokument, w którym wystawca - trasant poleca innej osobie - trasatowi - zapłacić w oznaczonym terminie określoną sumę pieniężną na rzecz lub na zlecenie wymienionej w wekslu osoby zwanej remitentem (pierwszy właściciel weksla, pierwszy indosant). Czek - jest to pisemny dokument sporządzony na specjalnym blankiecie zawierającym bezwarunkowe polecenie wypłacenia przez bank (trasata) z rachunku wystawcy (trasanta) określonej kwoty pieniężnej okazicielowi lub osobie wymienionej w czeku (remitentowi). Z chwilą wystawienia czek staje się samodzielnym środkiem płatniczym, niezależnym od danej transakcji. Akredytywa (dokumentowa) - jest to pisemne zobowiązanie banku importera do zapłaty bądź do zabezpieczenia środków finansowych przeznaczonych na zapłatę pod warunkiem przedłożenia przez eksportera prawidłowo wypełnionych dokumentów do otwartej akredytywy w terminie jej ważności. Akredytywa jest dla eksportera korzystną formą zabezpieczenia płatności, gdyż za zapłatę otwartej akredytywy odpowiada bank, który ją otworzył, jak również bank, który ją potwierdzał. Faktura proforma faktura prowizoryczna. dokument mający formę faktury handlowej, który nie jest jednak dokumentem finansowym. faktura proforma uzupełniona terminem ważności może być rozsyłana i traktowana jako oferta. Clearing forma bezdewizowych rozliczeń zagranicznych. polega na potrąceniu przez kraje, które zawarły odpowiednią umowę międzypaństwową wzajemnych wymaganych w tym samym czasie należności i zobowiązań (dostawy towarów muszą się równoważyć) i w skutek tego ich wierzytelności umarzają się choć umorzenie to będzie zawsze następowało do poziomu wierzytelności niższych. Inkaso polega na wydaniu określonego przedmiotu przez osobę/instytucję pośredniczącą, wskazanej przez zleceniodawcę/podawcę osoby trzeciej (płatnikowi) po pobraniu od niej określonej kwoty pieniężnej lub po spełnieniu przez nią innego warunku. w międzynarodowych obrotach handlowych inkasa są wymienione w kontrakcie dokumenty, a instytucjami pośredniczącymi są głównie banki.
1/1 1/1
1/2 1/2
1/4 2/4
3/4 4/4
1/2 2/2