XI WW 4191-21/12 S P R A W O Z D A N I E z kontroli Biura Dowodów Rzeczowych Sądu Rejonowego w Żorach przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości Sądu Okręgowego w Gliwicach Janinę Macha w dniach od 03 września do 7 września i do 17 do 21 września 2012r., zgodnie z delegacją Pana Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr 1530-604/12 z dnia 09sierpnia 2012r., w ramach planu pracy na rok 2012. Kontrolą objęto całokształt zadań Biura Dowodów Rzeczowych, za okres od stycznia 2003 do 21 września 2012r. stosownie do wytycznych zawartych w: Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U..Nr 187 z 2002r., poz.1564 z późn. Zm.); Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych(dz.u.nr.38, z 2007r., poz.249)- zwanym dalej Regulaminem sądowym, Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działaniu sekretariatów sądowych oraz innych działówo administracji sądowej( Dz. Urz.Min.Spr. z dnia 31 grudnia 2003 r. z późn. Zm.) zwanej dalej Zarządzeniem M.S.. Zakres czasowy i tematyczny kontroli 1.Sprawy organizacyjne, warunki lokalowe 2.Stan i sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych 3. Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich 4. Wnioski końcowe 1
Wnioski końcowe Mając na uwadze wyniki przeprowadzonej kontroli w zakresie prowadzenia Biura Dowodów Rzeczowych oceniam pozytywnie. Uwagi jakie zawarłam w niniejszym sprawozdaniu w odniesieniu do pojedynczych spraw nie mogą rzutować na ogólnie pozytywną pracę. Z całą pewnością należy zwiększyć wysiłki aby poprawić funkcjonowanie Biura Dowodów Rzeczowych na odcinku sekretariatów Wydziałów. Wskazane również byłoby zmniejszenie zakresu obowiązku pracownikowi Biura. Prowadzenie Biura Dowodów Rzeczowych wymaga realizacji zarządzeń. Wiele czynności, ustaleń wykonywanych jest z urzędu to zaś wymaga zwiększonego nakładu pracownika Biura. W kontrolowanym Biurze Dowodów Rzeczowych na dzień zakończenia kontroli znajdowało się 99 niezlikwiodowanych dowodów rzeczowych. Stanowi to poważny problem. W sprawach zakończonych znajdują się potwierdzenia odbioru dowodów rzeczowych przez uprawnione osoby, względnie znajdują się adnotacje o ich zniszczeniu. Zasadnicze przyczyny dla których niezlikwidowano dowodów rzeczowych, to sprawy w toku, brak spraw zarejestrowanych w poszczególnych wydziałach, lub brak orzeczeń w przedmiocie dowodów rzeczowych. Podjąć niezbędne działania mające na celu likwidację niezakreślonych pozycji odnośnie dowodów rzeczowych w księdze przechowywanych przedmiotów, w szczególności poprzez niezwłoczne przekazywanie akt sędziom referentom w przypadku nie wydania orzeczeń w kwestii dowodów rzeczowych w tych sprawach, w których takowe orzeczenia dotąd nie zapadły. W zakresie prowadzenia Księgi Depozytów, zwrócono pracownikowi Biura szczególną uwagę, na konieczność bezzwłocznego założenia: Księgi depozytów - a aktualnie obowiązującym druku i prowadzenie jej zgodnie z przepisami 78 i 79 zarządzenia M.S. Zobowiązano kierowników poszczególnych sekretariatów do niezwłocznego przedstawiania akt przewodniczącemu wydziału, innemu sędziemu referentowi dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych,, zgodnie z 9 ust.1 pkt 8 zarządzenia M.S. Pracownikowi Biura udzielono wskazówek i instruktażu co do prawidłowego funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych; 1)Dowody rzeczowe wpływające do Sądu przyjmowane są przez pracownika Biura w wyznaczonym do tego celu pomieszczeniu i sprawdzane są przez pracownika Biura w wyznaczonym do tego celu pomieszczeniu i sprawdzane z dołączonymi do nich 2
wykazem. W przypadku zaistnienia niezgodności, a także jeśli dowody rzeczowe są niewłaściwie opakowane, pracownik Biura odmawia ich przyjęcia- jest przez pracownika Biura respektowane. Obecny stan -sekretariat wydziału nie odbiera fizycznie dowodów rzeczowych. 2)Dowody rzeczowe, które wpłynęły do Sądu wraz z pismem wszczynającym postępowanie sądowe (akt oskarżenia, wniosek o ukaranie, pozew, wniosek) lub do sprawy, która już wpłynęła i jej akta znajdują się w Sądzie Rejonowym w Żorach powinny podlegać wstępnej kontroli Przewodniczącego Wydziału obejmującej sprawdzenie ich rodzaju i przydatności w sprawie oraz określenie sposobu i kosztów ich przechowywania. 3)Pracownik Biura powinien otrzymać z Sekretariatu Wydziału kopię wykazu, o którym mowa w 431 ust.4 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku zawierającego wskazania co do zaewidencjonowania przyjętych dowodów rzeczowych( 431.ust.3 na okładkach akt, poza sygnaturą umieszcza się właściwe dla danej sprawy oznaczenia np. dowód rzeczowy lub drz. podaje się numer karty obejmującej wykaz zabezpieczonych lub przechowywanych przedmiotów. Zgodnie z ust.4 w wykazie przechowywanych przedmiotów należy wymienić wszystkie przedmioty przechowywane w aktach sprawy,jak również przedmioty przekazane do depozytu sądowego albo oddane na przechowanie właścicielowi przedmiotu lub innej osobie,)- nie zawsze jest przestrzegany. 4)Pracownik Biura powinien dokładnie oznaczyć dowody rzeczowe poprzez opisanie cech je charakteryzujących w sposób umożliwiający ich bezbłędną identyfikację. Przedmioty przekazane w tej samej sprawie wpisuje się pod jednym numerem. Następnie przedmioty są odpowiednio zabezpieczane i umieszczane we właściwym pomieszczeniu przeznaczonym do przechowywania dowodów rzeczowych. 5)Po zaewidencjonowaniu dowodów w Księdze pracownik Biura przekazuje informację Wydziałowi o numerze pod jakim zostały one wpisane do Księgi jest realizowany. 6.) Do każdej sprawy pracownik Biura powinien prowadzić oddzielną teczkę, którą po wykonaniu orzeczeń co do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie przekazuje Wydziałowi celem wszycia do akt- obecnie wszelka dokumentacja znajduje się w koszulkach, która jest wpięta do segregatorów. 7) Przedmioty znajdujące się w pomieszczeniu, o którym mowa w pkt.4, wydaje się Kierownikowi właściwego Sekretariatu na pisemny wniosek. O wydaniu przedmiotu pracownik Biura czyni stosowną wzmiankę w Księdze- czynność ta jest prawidłowo wykonana. Zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Sądu Rejonowego w Żorach z dnia 11 marca 2011r., Adm.0181-8/11,zobowiązano Kierowników poszczególnych sekretariatów tut. Sądu, do niezwłocznego przekazywania do Oddziału Administracyjnego 3
dowodów rzeczowych,które nie mogą zostać dołączone do akt sprawy, a w przypadku depozytów wartościowych lub depozytów dokumentarnych do Sekcji Finansowej, pkt. IV. Wyznaczono terminy przeprowadzenia okresowych kontroli: - pierwsza w roku kalendarzowym do 30 kwietnia, -druga w roku kalendarzowym do 31 października. Na podstawie dokumentacji znajdującej się w Biurze Dowodów Rzeczowych ustalono, iż ostatnia kontrola przeprowadzona była w miesiącu lipcu br. Wskazane byłoby aby w kontroli sporządzany był protokół. Wyniki z kontroli przedstawiono Pani Wiceprezes Sądu Rejonowego w Żorach, Kierownikowi Oddziału Administracyjnego, a także omówiono wyniki i ustalenia z Zastępcą Kierownika oddziału Administracyjnego, która zajmuje się prowadzeniem Biura Dowodów Rzeczowych, z Kierownikiem sekretariatowi II Wydziału Karnego, z Kierownikiem sekretariatowi III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich, zajmującym się realizacją orzeczeń na poszczególnych odcinkach. Gliwice, dnia 22 października 2012r St. Inspektor ds. biurowości (-)Janina Macha 4
5
6