Regulamin przeprowadzenia postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2015. 1 Regulamin określa zasady przeprowadzenia konkursu i wyboru oferty na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Wojskowych Zakładów Kartograficznych Sp. z o.o. w Warszawie za rok obrotowy 2015. 2 Regulamin został sporządzony zgodnie z Zarządzeniem Nr 34 Ministra Skarbu Paostwa z dnia 29 września 2008 r. w sprawie zasad i trybu wyboru biegłych rewidentów do badania sprawozdao finansowych spółek z udziałem Skarbu Paostwa, zmienionym Zarządzeniem Ministra Skarbu Nr 29 z dnia 23 lipca 2009 r. 3 Wyboru oferty na badanie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2015 dokonuje Pełnomocnik Wspólnika po przeprowadzeniu postępowania mającego na celu zapewnienie wyboru niezależnego i bezstronnego biegłego rewidenta oraz wyboru oferty, której głównymi kryteriami są znajomośd branży, w której działa Spółka i cena usługi. 4 Ustala się następujące warunki i oczekiwania od biegłego rewidenta: 1) Badaniem metodą pełną należy objąd dokumenty z zakresu: a) pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych, b) kosztów i przychodów finansowych, c) rezerw i odpisów aktualizacyjnych, d) wykorzystania funduszy celowych, e) poprawności wydatkowania środków pochodzących z pomocy publicznej. Wyznaczony poziom istotności kwalifikujący do badania metodą pełną dla pozostałych obszarów działalności Spółki wynosi powyżej 3 tys. zł. 2) Biegły rewident jest zobowiązany uczestniczyd w spotkaniach informacyjnych z Pełnomocnikiem Wspólnika przed i po zakooczeniu badania sprawozdania finansowego, oraz o ile zajdzie taka koniecznośd, uczestniczyd w Walnym Zgromadzeniu Wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe Spółki za rok obrotowy 2015 w celu złożenia stosownych wyjaśnieo i informacji, jeżeli przedmiotem obrad są sprawy finansowe. 1
3) Biegły rewident przekaże do wiadomości Pełnomocnika Wspólnika sporządzone dla Zarządu Spółki informacje o problemach w systemie rachunkowości Spółki. 4) Miejscem przeprowadzenia badania jest siedziba Spółki. Biegły rewident nie może wykonywad czynności badania sprawozdania poza siedzibą Spółki, a wszystkie materiały z badania wraz z raportem i opinią przekazuje za pokwitowaniem do kancelarii Spółki. 5 1. Do konkursu ofert mogą przystąpid podmioty, które: 1) Posiadają aktualne zaświadczenie o wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdania finansowego. 2) Złożą oświadczenie o niezależności wobec badanej jednostki oraz o spełnieniu ustawowo określonych warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. 3) Wyznaczą do badania osoby posiadające ważne poświadczenia bezpieczeostwa osobowego, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, opatrzonych klauzulą co najmniej Poufne, wydane na podstawie ustawy z dnia 05.08.2010 r. o ochronie informacji niejawnych. (Dz. U. z 2010 Nr 182, poz. 1228 z późn. zm.) 4) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej sprawne wykonanie badania. 5) Posiadają aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności rewizji finansowej. 6) Złożą w terminie ofertę wraz z wymaganymi dokumentami. Przedłożona oferta powinna byd podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta, zgodnie z załączonymi dokumentami rejestracyjnymi. Pozostałe dokumenty powinny byd przedłożone w oryginale lub poświadczone za zgodnośd przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta. 6 1. Ogłoszenie o konkursie powinno zostad opublikowane w dzienniku ogólnopolskim Rzeczpospolita najpóźniej do dnia 27 listopada 2015 r. 2. W dniu ukazania się ogłoszenia w prasie Zarząd Spółki zobowiązany jest do zamieszczenia na stronie internetowej Spółki ogłoszenia o wyborze biegłego rewidenta oraz regulaminu Pełnomocnika Wspólnika i projektu umowy na badanie sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2015. 3. Oferty należy składad w terminie do 14 dni od daty ogłoszenia w prasie. 4. Oferty zostaną otwarte w terminie do dnia 11 grudnia 2015 r. 5. Termin przekazania opinii i raportu z badania sprawozdania finansowego Spółki ustala się do dnia 26 lutego 2016 r. 2
6. Ostateczny termin zakooczenia pracy biegłego rewidenta ustala się na dzieo odbycia Walnego Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe Spółki za rok obrotowy 2015. 7. Zapłata za wykonanie usługi nastąpi w terminie 14 dni od dnia przyjęcia raportu i opinii przez Pełnomocnika Wspólnika. 8. Dodatkowe informacje o Spółce oferenci mogą uzyskad u Głównego Księgowego pod numerem telefonu (22) 628 23 58, fax (22) 621 90 77 w ciągu 3 dni roboczych od daty ukazania się ogłoszenia. 7 1. Zobowiązuje się Zarząd do przygotowania projektu umowy na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2015, uwzględniającego zapisy niniejszego regulaminu oraz ogłoszenia stanowiącego załącznik do uchwały Pełnomocnika Wspólnika w sprawie wszczęcia postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. 2. Upoważnia się Główną Księgową Spółki do udzielania informacji, o których mowa w 6 ust. 8. 3. Zobowiązuje się Zarząd do zamieszczenia na stronie internetowej Spółki ogłoszenia o wszczęciu postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta oraz regulaminu przeprowadzenia postępowania w celu wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2015, a także projektu umowy w dniu ukazania się ogłoszenia w prasie. 8 Podmiot przystępujący do konkursu składa w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu pisemną ofertę. Oferta biegłego rewidenta powinna zawierad: 1) Informację o biegłym rewidencie, formie prowadzenia działalności, doświadczeniu w badaniu sprawozdao finansowych, z uwzględnieniem jednostek z branży wydawniczej i poligraficznej. 2) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. 3) Dokument wydany przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów o wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdao finansowych. 4) Informację o osobach, które będą przeprowadzały badanie (określenie składu zespołu przeprowadzającego badanie sprawozdania finansowego Spółki z wyszczególnieniem osób posiadających uprawnienia biegłego rewidenta), oraz wskazaniem kluczowego biegłego rewidenta. 5) Poświadczenia bezpieczeostwa osobowego osób, które będą przeprowadzały badanie, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych opatrzonych klauzulą co najmniej Poufne. 3
6) Oświadczenie Oferenta o niezależności wobec badanej jednostki oraz oświadczenia osób przewidzianych do przeprowadzenia badania sprawozdania Spółki o spełnieniu ustawowo określonych warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. 7) Oświadczenie o zobowiązaniu do uczestnictwa w spotkaniach z Pełnomocnikiem Spółki, oraz o ile zajdzie taka koniecznośd, na Walnym Zgromadzeniu Wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe Spółki, jeżeli przedmiotem obrad są sprawy finansowe Spółki. 8) Polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej o wartości nie niższej od określonej w 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdao finansowych (Dz. U. z 2009r. Nr 205 poz.1583). 9) Dokumenty poświadczające doświadczenie w badaniu sprawozdao finansowych, w tym znajomośd branży, w której działa Spółka (poligraficzno-wydawniczej). 10) Cenę netto i brutto za badanie sprawozdania finansowego oraz sporządzenie pisemnej opinii wraz z raportem z badania tego sprawozdania. 11) Wskazanie metod i terminów badania sprawozdania finansowego Spółki: badanie wstępne, badanie ostateczne oraz udział w inwentaryzacji, a także termin przedstawienia opinii i raportu z badania sprawozdania finansowego Spółki. 12) Projekt umowy na badanie sprawozdania finansowego. 13) Harmonogram badania określający metody i terminy prac związanych z badaniem wstępnym, ostatecznym oraz udziałem w inwentaryzacji. 9 1. Ofertę, w formie pisemnej w zamkniętej kopercie z adnotacją Oferta na badanie sprawozdania finansowego Wojskowych Zakładów Kartograficznych Sp. z o.o. za 2015 rok przeznaczona dla Pełnomocnika Wspólnika, należy złożyd do sekretariatu Spółki (za pośrednictwem Biura Przepustek) lub przesład pocztą na adres korespondencyjny: Wojskowe Zakłady Kartograficzne Sp. z o.o. 00-950 Warszawa, Al. Jerozolimskie 97, skr. poczt. 380 w ciągu 14 dni od dnia ukazania się ogłoszenia w prasie. 2. Za datę złożenia oferty uważa się datę wpływu do siedziby Spółki. Oferty złożone po upływie terminu określonego do jego przyjmowania nie podlegają rozpatrzeniu. 3. Postępowanie przeprowadzone zostanie także w przypadku złożenia jednej ważnej oferty. 10 1. Podstawowymi kryteriami wyboru najkorzystniejszej oferty są: 1) Znajomośd branży przez biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe - 70 %. 2) Wysokośd wynagrodzenia za przeprowadzone badanie - 30 %. 4
2. Oferty nie zawierające wszystkich wskazanych w ogłoszeniu dokumentów oraz oferty, które nie spełniają wymagao wskazanych w ogłoszeniu, podlegają odrzuceniu. 3. O wynikach postępowania oferenci zostaną powiadomieni pisemnie lub drogą elektroniczną w ciągu 7 dni od dnia otwarcia ofert. Oferty, które nie zostaną wybrane będą zniszczone. 4. Pełnomocnik Wspólnika zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienia od wyboru oferty, bez podania przyczyny i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych. 11 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy Zarządzenia Nr 34 Ministra Skarbu Paostwa z dnia 29 września 2008 r. w sprawie zasad i trybu wyboru biegłych rewidentów do badania sprawozdao finansowych spółek z udziałem Skarbu Paostwa, zmienione Zarządzeniem Ministra Skarbu Nr 29 z dnia 23 lipca 2009 r. 2. Wszystkie wątpliwości dotyczące interpretacji niniejszego regulaminu rozstrzyga Pełnomocnik Wspólnika. 5