Procedura udzielania zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro 1 1. Użyte w niniejszej Procedurze pojęcia: dostawa, usługa, robota budowlana, kierownik zamawiającego, wykonawca, najkorzystniejsza oferta maja znaczenie wynikające z art. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ustawą. 2. Ilekroć w Procedurze jest mowa o zamówieniu, należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem jest usługa, dostawa lub roboty budowlane. 3. Ilekroć w Procedurze jest mowa o Zamawiającym, należy przez to rozumieć Zakład Lecznictwa Odwykowego dla Osób Uzależnionych od Alkoholu w Czarnym Borze, ul. Parkowa 8, 58-379 Czarny Bór. 2 1. Niniejszą Procedurę stosuje się do wyboru wykonawców opłacanych przez Zamawiającego zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, przy których udzielaniu Zamawiający nie jest zobowiązany stosować przepisów ustawy ze względu na fakt, że ich wartość szacunkowa, obliczona w sposób określony w ustawie, nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro. 2. Niniejsza Procedura nie ma zastosowania do zamówień, których wartość szacunkowa obliczona w sposób określony w ustawie nie przekracza równowartości kwoty 2 000 euro. 3. Niniejsza Procedura nie ma zastosowania do zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 1-7, 10-11 ustawy oraz do zamówień, których przedmiotem są usługi: a) szkolenia pracowników, b) badań lekarskich pracowników, c) publikacji prasowych, d) usług notarialnych. 4. Za zgodą Dyrektora dopuszczalnym jest stosowanie innych procedur niż ta opisana poniżej. W takim wypadku wnioskodawca winien przygotować przygotować uzasadnienie oraz zaproponować sposób prowadzenia postępowania. 3 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, zasady równego traktowania Wykonawców oraz zasady gospodarności. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. 4 1. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się odpowiednio do postanowień art. 32-35 ustawy. 2. Wartość szacunkową wydatku ustala składający zamówienie.
3. Do opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający może używać znaków towarowych i nie musi odwoływać się do kodów CPV. 4. Przed dokonaniem zlecenia zamówienia o wartości określonej w 2 składający zamówienie pracownik ma obowiązek ustalić czy tożsame przedmiotowo zamówienie nie jest realizowane w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego zawartej w trybie ustawy lub czy taka umowa nie została wykonana w bieżącym roku budżetowym. 5. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości wydatków, określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podst. Art. 35 ust 3 ustawy. 6. Wzór formularza Zlecenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. 5 1. Złożony formularz zostaje zweryfikowany pod kątem spełniania wymogów z 4 niniejszej Procedury przez Kierownika Kancelarii i zatwierdzony przez Dyrektora. 2. Jeżeli złożony wniosek spełnia wymogi formalne, zostaje skierowany do Kierownika ds. Inwestycyjnych celem przeprowadzenia postępowania mającego wyłonić wykonawcę zamówienia. 3. Kierownik ds. Inwestycyjnych przeprowadza rozeznanie rynku mające na celu wyłonienie wykonawcy zamówienia, spełniającego możliwie w najszerszy stopniu wymagania opisane we wniosku o udzielenie zamówienia, w szczególności analizuje ceny, jakie oferują wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia. 4. Wymagania ustala się biorąc pod uwagę, że dokonywanie wydatków musi następować w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 5. Zapytania do wykonawców i składane przez nich oferty mogą być kierowane : osobiście, pocztą, faksem, mailem. 6. Zamawiający musi stosować zasadę równego traktowania Wykonawców przekazując zapytanie jednocześnie wszystkim Wykonawcom. 7. Zapytania należy kierować do co najmniej trzech wykonawców, chyba, że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniejsza liczba wykonawców oraz w dacie wszczęcia postępowania upubliczniać treść zapytania ofertowego na stronie internetowej www.zlo.czarnybor.pl i w miejscu publicznie dostępnym (tablica ogłoszeń). 8. Unikać należy kierowania Zapytania do wykonawców, którzy wcześniej wykonali zamówienie dla zamawiającego z nienależytą starannością w szczególności: - nie wykonali zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie, - dostarczyli towary/usługi/roboty budowlane o niewłaściwej jakości, - nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi, - wykonana usługa/dostawa lub robota budowlana obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez zamawiającego.
6 1. Zamówień udziela się Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę 2. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań opisanych w wniosku o udzielenie zamówienia. 3. Złożone przez Wykonawców oferty podlegają uzupełnieniom jeżeli nie zawierają wszystkich elementów wyszczególnionych w zapytaniu w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Jeśli Wykonawca nie uzupełni oferty w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego spowoduje to nie przyjęcie oferty w postępowaniu i jej odrzucenie 4. Kierownik ds. Inwestycyjnych sporządza każdorazowo protokół zamówienia. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury. 5. Protokół zamówienia wraz z załącznikami przedstawia się kierownikowi jednostki celem zatwierdzenia i podpisania umowy z wybranym Wykonawcą. 7 1. Po zatwierdzeniu wyboru oferty przez Kierownika Zamawiającego podejmuje się dalsze czynności w celu zawarcia umowy o zamówienie, zgodnie z procedurami obowiązującymi u Zamawiającego, chyba że specyfika przedmiotu zamówienia wymaga odmiennych postanowień. Zawarcie umowy z Wykonawcą kończy postępowanie o udzielenie zamówienia. 2. Umowa o zamówienie wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 3. Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję w sprawie zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert. 4. Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty, b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowania zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. c) podjęcia przez Kierownika Zamawiającego decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny. 5. W przypadku, gdy w kolejno prowadzonych postępowaniach nie złożono żadnej oferty Kierownik Zamawiającego może zawrzeć umowę po negocjacjach tylko z jednym Wykonawcą. 8 1. Wszystkie czynności Kierownika ds. Inwestycyjnych może przeprowadzić Kierownik Kancelarii, wówczas formularz Zlecenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro zatwierdza Dyrektor. 2. W przypadku zamówień, których przedmiotem są ubezpieczenia analizy w celu wyboru najkorzystniejszej oferty dokonać może firma zewnętrzna np. biuro ubezpieczeniowe pod warunkiem przestrzegania zapisów niniejszej Procedury. 3. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy wyłoniony zgodnie z niniejszą Procedurą wykonawca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań, gdy zachodzi pilna potrzeba dokonania zamówienia na skutek zaistniałych okoliczności, których nie
można było przewidzieć, zamówienie realizowane będzie na podstawie notatki służbowej, sporządzonej przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację zamówienia. Notatka służbowa zatwierdzona przez Dyrektora, stanowi załącznik do faktury lub rachunku. 9 W sprawach nie ujętych niniejsza Procedurą mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. Czarny Bór 17.10.2007 wersja 08, z dnia 24.06.2014 r.
Załącznik nr 1 do Procedury udzielania zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro ZLECENIE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 30 000 EURO. (pieczątka komórki organizacyjnej) (miejscowość, data). (znak sprawy) Przedmiotem zamówienia jest Szacunkową wartość zł.. euro.. Wartość zmówienia została ustalona w oparciu o kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych, wynoszący... Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu na podstawie (podkreślić właściwą): a) cen rynkowych przedmiotu zamówienia -... (podać źródło) b) analizy wydatków z ubiegłego roku, c) w odniesieniu do dostawy/usługi poprzednio realizowanej z uwzględnieniem prognozowanego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, d) kosztorysu inwestorskiego, e) (podpis kierownika komórki organizacyjnej) ZATWIERDZAM DYREKTOR
Załącznik nr 2 do Procedury udzielania zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro FORMULARZ DOKUMENTUJĄCY POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 30 000 EURO (pieczątka komórki organizacyjnej) (miejscowość, data) (znak sprawy) W związku ze zleceniem postępowania zatwierdzonym w dniu.., którego przedmiotem jest dostawa/usługa/robota budowlana (niepotrzebne skreślić) (podać nazwę przedmiotu zamówienia) Zaproszono do złożenia oferty potencjalnych wykonawców: (podać nazwy i adresy) 1.. 2.. 3.. 4.. 5.. W ustalonym terminie wpłynęły oferty od następujących Wykonawców: (podać nazwy i adresy): 1. 2. 3. 4. 5. W wyniku przeprowadzonej analizy ofert zdecydowano, że przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone:... Za cenę... Słownie:... Dokonanie wydatku zostało/nie zostało poprzedzone zawarciem pisemnej umowy nr z dnia. Określającej warunki realizacji zamówienia.. (podpis osoby sporządzającej). (podpis kierownika)