REGULAMIN Udzielania przez Szkołę Podstawową im. Jana Baranowskiego w Sławkowie zamówień na dostawy, usługi i wykonywanie robót budowlanych o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 Euro. Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. nr 113, poz. 759 ze zm.) 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. nr 157, poz. 1240 ze zm.) 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na dostawy, usługi i wykonanie robót budowlanych, udzielanych przez Szkołę Podstawową im. J. Baranowskiego w Sławkowie, których wartość nie przekracza 14 000 euro, zgodnie z art. 4 ust. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. 2. Zamawiającym, w rozumieniu Regulaminu, jest Szkoła Podstawowa im. J. Baranowskiego w Sławkowie. 3. Wnioskodawcą w rozumieniu Regulaminu jest kierownik jednostki organizacyjnej Dyrektor szkoły Podstawowej im. J. Baranowskiego w Sławkowie, właściwej ze względu na przedmiot zamówienia. 4. Przeliczenia złotych na euro dokonuje się na podstawie obowiązującego w dniu określania wartości zamówień publicznych rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 5. Wartość zamówień określa się bez podatku od towarów i usług (VAT). 2 Zakupy powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych wydatków oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIENIA 3 Ustala się następujące tryby udzielania zamówienia: 1. Dla zamówień o wartości szacunkowej do 3000 euro netto rozeznanie cenowe. 2. Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej 3000 euro netto i do kwoty nieprzekraczającej równowartości 14 000 euro netto zapytanie ofertowe. 3. Dla zamówień dotyczących szeroko pojętej, obligatoryjnej kontroli technicznej budynku oraz niezbędnej konserwacji urządzeń technicznych, a także awarii, dopuszcza się rozeznanie cenowe z jednym wykonawcą i udzielenie zamówienia. Nie jest wymagana pisemna forma dokonania zamówienia. Podstawą udokumentowania jest opis faktury. 2
4. Dla zamówień dotyczących finansowania szkoleń kadry kierowniczej, nauczycieli i administracji, dokonuje się przeglądu ofert szkoleń z danego zagadnienia, wyboru najkorzystniejszej pod względem zakresu tematycznego i cenowego. Nie jest wymagana pisemna forma tego zamówienia. Podstawą udokumentowania jest opis faktury. PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI 3000 EURO NETTO. 4 1. Podstawę dokonania zakupu dostaw i usług stanowi ustne złożenie zapotrzebowania przez pracownika szkoły do dyrektora. Po akceptacji dyrektora wytypowany przez niego pracownik przeprowadza rozeznanie cenowe rynku (telefonicznie, faksem, osobiście lub za pośrednictwem Internetu) i dokonuje zakupu. Dowodem na prawidłowe dokonanie zakupu jest podpis dyrektora na fakturze sprawdzone pod względem merytorycznym. Z przeprowadzonych rozeznań nie sporządza się protokołu. Dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest szczegółowo opisana faktura z zaznaczeniem celowości zakupu, dostaw i usług. 2. O sposobie przeprowadzania rozeznania decyduje Dyrektor biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówień oraz jego wartość. 3. Zamówienie należy udzielić wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria określone przez zamawiającego, odnoszące się do przedmiotu zamówienia m. in. jakość, parametry, funkcjonalność, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji, terminowość dostaw, bezpłatna dostawa towaru odpowiednim środkiem transportu, itp. PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ KWOTY 3000 EURO NETTO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI 14 000 EURO NETTO 5 1. Podstawą dokonania zakupu, dostaw, usług i robót budowlanych powyżej 3000 euro netto, a szczególnych przypadkach także dla zamówień poniżej tej kwoty, jeżeli 3
wymaga tego interes Szkoły Podstawowej w Sławkowie (np. konieczność określenia terminu realizacji zamówienia, ustalenie szczegółowych warunków itp.) należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert co najmniej dwóch wykonawców zgodnie z zapytaniem ofertowym. 2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się z wykorzystaniem zapytania ofertowego (zał. Nr 1 lub 1a) kierowanego do wykonawców w formie pisemnej, przesłane drogą pocztową, elektroniczną bądź osobiście z podaniem terminu oraz miejsca składania ofert. 3. Zaproszenie do składania ofert obejmuje następujące informacje: - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, - przewidywany termin realizacji zamówienia, - istotne zapisy, które należy uwzględnić w umowie. 4. Dopuszcza się składanie ofert na drukach własnych oferenta. 5. W uzasadnionych przypadkach do wzoru formularza zapytania ofertowego dołącza się wykaz warunków jakie musi spełniać oferent, który chce przystąpić do realizacji zamówienia. 6. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. W przypadku, gdy ofertę złoży tylko jeden wykonawca lub złożone oferty będą przekraczały limit wydatków zaplanowanych na realizację zadania, przewiduje się możliwość prowadzenia rozmów negocjacyjnych w sprawie ceny oferty. 7. Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę oraz spełnił warunki określone w zaproszeniu do składania ofert oraz w szczegółowych wymaganiach ofertowych. 8. Zapytania ofertowe rozpatrywane są przez powołaną przez dyrektora komisję lub wytypowanego przez niego pracownika. 9. Z zapytania ofertowego sporządza się protokół, który przedstawia się Dyrektorowi, a ten poprzez zaparafowanie zezwala na sporządzenie umowy. Wzór protokołu stanowi zał. Nr 2 do niniejszego Regulaminu. 10. W przypadku udzielenia zamówienia w formie zlecenia stosuje się odpowiednio postanowienia 4. ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 6 1. Zakończenie postępowania w sprawie udzielania zamówienia następuje z dniem : a. Zawarcia umowy z wykonawcą; przy czym obowiązek sporządzania umowy pisemnej istnieje, jeżeli ich wartość przekracza równowartość 3000 euro netto, a 4
w szczególnych przypadkach także dla zamówień poniżej tej kwoty, jeżeli wymaga tego interes Szkoły Podstawowej w Sławkowie (np. konieczność określenia terminu realizacji zamówienia, ustalenie szczegółowych warunków, itp.). b. Zawarcia umowy z wykonawcą, któremu udzielono zamówienia w formie zlecenia, c. Podjęcia przez Dyrektora decyzji w sprawie zamknięcia przez zamawiającego postępowania bez wybrania jakiejkolwiek z ofert, d. Podjęcia przez Dyrektora decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli: - nie złożono żadnej oferty, - cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, za wyjątkiem 5 p.6. 2. W przypadku podjęcia decyzji przez Dyrektora w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli nie złożono żadnej oferty lub cena najkorzystniejszej oferty przewyższała kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, dokonuje się zakupu, dostaw i usług zgodnie z 4. 3. Każda sporządzona umowa z wykonawcą przed podpisaniem musi być zaparafowania przez głównego księgowego. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 7 1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień Regulaminu powierza się pracownikom szkoły, którzy dokonują zakupu towarów lub usług. 2. Komplet dokumentów z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w sekretariacie szkoły. 3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20.08.2012 r. 5