ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Zamawiający: 20-407 Lublin, al. J. Piłsudskiego 15 Zamówienie: Dostawa olejów silnikowych, przekładniowych, maszynowych i smarów oraz płynów eksploatacyjnych dla potrzeb MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie. Zadanie I: Oleje silnikowe, oleje do sprężarek, oleje hydrauliczne, oleje przekładniowe i maszynowe, Zadanie II: Smary, Zadanie III: Oleje specjalne, Zadanie IV: Płyny eksploatacyjne. I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA... 2 II OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA... 4 III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA... 4 IV OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW... 4 V WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU... 5 VI INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW... 5 VII OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI... 6 VIII TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ... 6 IX OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT... 6 X MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT... 7 XI OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY... 7 XII KRYTERIA OCENY OFERT... 8 XIII INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY... 8 XIV ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY... 8 XV UWAGI KOŃCOWE... 8 XVI ZAŁĄCZNIKI... 8 1
, 20-407 Lublin, al. J. Piłsudskiego 15, zaprasza do złożenia oferty na dostawę olejów silnikowych, przekładniowych, maszynowych i smarów oraz płynów eksploatacyjnych dla potrzeb MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie. Zadanie I: Oleje silnikowe, oleje do sprężarek, oleje hydrauliczne, oleje przekładniowe i maszynowe, Zadanie II: Smary, Zadanie III: Oleje specjalne, Zadanie IV: Płyny eksploatacyjne. Zaproszenie do złożenia oferty (zwane dalej Zaproszeniem) ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi późniejszymi zmianami stanowi integralną całość. Wykonawca ma obowiązek dokładnego zapoznania się z treścią Zaproszenia. Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia. I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa olejów silnikowych, przekładniowych, maszynowych i smarów oraz płynów eksploatacyjnych dla potrzeb MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie. Przedmiot zamówienia został podzielony na 4 zadania: Zadanie I: Oleje silnikowe, oleje do sprężarek, oleje hydrauliczne, oleje przekładniowe i maszynowe, Zadanie II: Smary, Zadanie III: Oleje specjalne, Zadanie IV: Płyny eksploatacyjne. Szczegółowy wykaz zamawianych produktów zawiera Załącznik Nr 4 do Zaproszenia. Podane w załączniku nr 4 nazwy własne wyrobów służą wyłącznie dokładnemu określeniu przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza oferty równoważne. Wymagania: 1. Wykonawca musi zobowiązać się do odbioru zużytych opakowań po dostarczanych produktach. Produkty muszą odpowiadać podanym klasom lub wyższym. 2. Produkty muszą być zapakowane w opakowania fabryczne. 3. Do oferty należy załączyć karty techniczne oferowanych produktów oraz karty bezpieczeństwa. 4. W przypadku oferowania produktów równoważnych do wskazanych niżej produktów Wykonawca musi załączyć do oferty dokumenty potwierdzające, iż oferowane wyroby zostały zaakceptowane jako równoważne przez producentów urządzeń, w których mają być one stosowane. 2
Dotyczy to następujących produktów: a) Olej SHELL OMALA nisko pieniący zadanie III poz.38 (opis w rubryce 38 ) b) Olej PEGASUS-MOBIL 710 SAE 40 zadanie III poz. 39. Olej stosowany do silnika gazowego PERKINS. Silnik rzędowy 8 cylindrowy. Paliwo BIOGAZ. Olej typowy do silników gazowych. Pojemność układu 150 L) c) Olej DTE Medium Mobil.-zadanie III, poz. 42. Przeznaczenie oleju: dmuchawa DA650. W przypadku zaoferowania oleju równoważnego wymagana aprobata producenta dmuchaw H. Cegielski Poznań S.A. d) Olej Total Carter EP 150 - zadanie III poz. 44 ( opis w rubryce 44) e) Olej Stihl do mieszanki paliwowej ( zadanie I poz. 11) olej używany do mieszanki paliwowej w silnikach kosiarek STIHL FS450 i FS 500. f) Olej Husqvarna do mieszanki paliwowej -( zadanie I poz. 12) olej używany do mieszanki paliwowej w silnikach kosiarek Husqvarna 250 R i 240 R. W przypadku zaoferowania wyrobów równoważnych Wykonawca musi uwzględnić w ofercie (doliczyć do zapotrzebowania) potwierdzoną przez producenta ilość oleju potrzebnego do płukania instalacji olejowej urządzenia. UWAGA: MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie jest zarejestrowana w Urzędzie Celnym jako podmiot zużywający oleje w procedurze zawieszonej akcyzy i prowadzący w tym zakresie stosowna ewidencję. Zamawiający dopuszcza zakup takich olejów. Warunki dostaw: 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości produktów będących przedmiotem zamówienia (jednakże nie więcej niż o 15%) oraz zmianę ilości zamawianych wyrobów w danym asortymencie w granicach wartości ogółem tego asortymentu. 2) Zamówienie realizowane będzie partiami w okresie 12 miesięcy od daty podpisania umowy. Ilość i rodzaj produktów w danej partii Zamawiający określi każdorazowo telefonicznie lub faxem. 3) Wykonawca dostarczy zamówione produkty na koszt własny do magazynu Zamawiającego przy ul. Zemborzyckiej 114a w Lublinie maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych od zgłoszenia zapotrzebowania. 4) Zapłata nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty otrzymania faktury wystawionej po bezusterkowym odbiorze towaru 5) Ceny jednostkowe wyrobów przedstawione w ofercie pozostaną niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. 6) Okres przydatności produktów min. 24 miesiące od daty produkcji. 3
II OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia został podzielony na części, w następujący sposób: Zadanie I: oleje silnikowe, oleje do sprężarek, oleje hydrauliczne, oleje przekładniowe i maszynowe, Zadanie II: Smary, Zadanie III: Oleje specjalne, Zadanie IV: Płyny eksploatacyjne. III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wymagany termin wykonania umowy: w okresie 12 miesięcy od daty podpisania umowy. Wymagany termin dostawy danej partii produktów: nie później niż 7 dni roboczych od zgłoszenia zapotrzebowania. Oferty przekraczające ww. terminy realizacji zostaną odrzucone. IV OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) spełniają warunki, dotyczące: 1.1 posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania 1.2 posiadania wiedzy i doświadczenia 1.3 dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 1.4 sytuacji ekonomicznej i finansowej Na potwierdzenie warunków określonych w ppkt 1) Wykonawca musi załączyć dokumenty wskazane w pkt. V. 1- V.2 Zaproszenia. 2) zaoferują wyroby odpowiadające wymaganiom określonym w niniejszym Zaproszeniu, pkt. I Opis przedmiotu zamówienia oraz w Załączniku nr 4 do Zaproszenia. Na potwierdzenie warunków określonych w ppkt. 2) Wykonawca musi załączyć dokumenty wskazane w pkt. V. 3 i V.4 Zaproszenia. Ocena spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie dokumentów załączonych przez nich do ofert wg formuły: spełnia - nie spełnia. 2. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, przedstawiając w tym celu: 1) pisemne zobowiązanie tych podmiotów do zrealizowania części zamówienia, zawierające zakres czynności, które te podmioty zobowiązują się wykonać w przypadku gdy wykonawca wykazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów; 4
2) pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji wykonawcy osób na okres ich udziału w wykonywaniu zamówienia, zawierające także listę osób, które zostaną przez ten podmiot udostępnione w przypadku gdy wykonawca wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu polega na osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów. V WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg załącznika nr 3. 2. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunków. 3. Karty techniczne oraz karty bezpieczeństwa na oferowane produkty. 4. Dokumenty potwierdzające, że oferowane produkty równoważne (dot. pozycji 11,12,38,39,42,44 Załącznika nr 4) zostały zaakceptowane jako równoważne przez producentów urządzeń, w których mają być one stosowane. VI INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem Zamawiającego dokonywanym na bieżąco, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 2. Adres do korespondencji: MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie, 20-407 Lublin, al. J. Piłsudskiego 15 fax +48 81 532 19 10 lub +48 81 532 42 81 wew. 288 e-mail zampub@aqua.mpwik.lublin.pl 3. W przypadku zapytania dotyczącego treści Zaproszenia Wykonawca musi wystąpić do Zamawiającego o wyjaśnienie nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert tj. nie później niż do końca dnia 13.09.2011 r. 4. Treść zapytań i odpowiedzi dotyczących Zaproszenia będzie publikowana na stronie internetowej Zamawiającego. W związku z powyższym należy śledzić ewentualne zmiany na stronie internetowej. 5
VII OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z wykonawcami są: w sprawach merytorycznych: Mirosław Ciesielski Kierownik Działu Gospodarki Materiałowej i Administracji, ul. Zemborzycka 114a, tel. 081 744 36 41 w. 531, 0 603 172 738 w godzinach: 8.00 14.00 w sprawach formalnych: Piotr Kobusiewicz Specjalista, Dział Zamówień Publicznych, Lublin, al. J. Piłsudskiego 15, (budynek B, pok. 119) tel. 081 532 42 81 w. 371, 373 w godz.: 8.00 14.00 VIII TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 45 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres. IX OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 2. Składana oferta powinna być sporządzona na formularzu oferty wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszego Zaproszenia. Oferta oraz wszelkie oświadczenia składane przez wykonawcę powinny być podpisane przez osobę /osoby/ uprawnioną /uprawnione/ do składania oświadczeń woli w jego imieniu. 3. Do oferty należy załączyć aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Pełnomocnictwo do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów załączonych do niej. 5. W przypadku podmiotów występujących wspólnie do oferty należy załączyć pełnomocnictwo (podpisane przez wszystkie podmioty wspólnie występujące), z którego wynika ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania albo reprezentowania i zawarcia umowy w niniejszym postępowaniu. 6. Do oferty należy załączyć parafowany wzór umowy wg załącznika nr 2 do Zaproszenia. 7. W przypadku, gdy wykonawca dołączy jako załączniki do oferty kopie dokumentów, kopie te muszą być potwierdzone za zgodność, przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu. 8. Formularz oferty wraz ze stanowiącymi jego integralną część załącznikami zostanie wypełniony przez wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego Zaproszenia, bez dokonywania w nim zmian. 6
9. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia (maksymalnie na 4 zadania), zawierającą jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez wykonawcę. 10. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym (długopisem lub nieścieralnym atramentem). Jeżeli do oferty dołączane są dokumenty w językach obcych to należy załączyć dodatkowo ich tłumaczenia poświadczone przez Wykonawcę. 11. Wszystkie miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta powinna być złożona w trwale zamkniętej kopercie zaadresowanej do zamawiającego, Dział Zamówień Publicznych, z zaznaczeniem nazwy i adresu wykonawcy, nazwy zamówienia: Dostawa olejów silnikowych, przekładniowych, maszynowych i smarów oraz płynów eksploatacyjnych dla potrzeb MPWiK Sp. z o. o. w Lublinie. Zadanie I: Oleje silnikowe, oleje do sprężarek, oleje hydrauliczne, oleje przekładniowe i maszynowe, Zadanie II: Smary, Zadanie III: Oleje specjalne, Zadanie IV: Płyny eksploatacyjne. oraz z dopiskiem Nie otwierać. 12. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu do składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty musi być opakowane i oznaczone jak w pkt. 11 powyżej oraz dodatkowo opisane ZMIANA OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY. W przypadku ofert zmienianych należy złożyć nową ofertę na cały zakres objęty niniejszym postępowaniem (w przypadku, gdy zmiana dotyczy całej oferty) bądź na jego część (w przypadku zmiany jedynie części oferty pierwotnej należy precyzyjnie określić, której części dotyczy zmiana). 13. Wykonawca ponosi we własnym zakresie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty. X MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie zamawiającego al. J. Piłsudskiego 15 w Sekretariacie w terminie do 20.09.2011 r. do godziny 13.30. 2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych ofert. 4. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w Zaproszeniu. XI OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cenę oferty należy podać w PLN. 2. Cena powinna obejmować całość kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia w zakresie określonym niniejszym Zaproszeniem, z zastrzeżeniem pkt. 4. 3. Oferta oceniana będzie na podstawie ceny netto. 4. Wszelkie prace lub czynności nieopisane w Zaproszeniu a niezbędne do prawidłowego i kompletnego wykonania przedmiotu zamówienia należy traktować jako oczywiste i wliczyć do ceny ofertowej. 7
XII KRYTERIA OCENY OFERT Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował wyłącznie kryterium ceny ofertowej (cena 100%). XIII INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany o miejscu i terminie zawarcia umowy. 2. Oferta wybranego Wykonawcy stanowi integralną część umowy. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. XIV ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Wzór umowy stanowi Załącznik Nr 2 do Zaproszenia. Wykonawca musi załączyć do swojej oferty parafowany wzór umowy jako znak akceptacji jej postanowień. Umowa z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie zawarta na warunkach określonych we wzorze. XV UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków niniejszego postępowania. Zmiany mogą dotyczyć w szczególności przedmiotu zamówienia, złożonej oferty łącznie z ceną ofertową. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przetargu bez podania przyczyn. 3. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 4. W sytuacjach nieopisanych w niniejszym Zaproszeniu mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 5. Niniejsze Zaproszenie będzie stanowić integralną część umowy podpisanej z Wykonawcą, który wygra postępowanie o udzielenie zamówienia. XVI ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz oferty 2. Wzór umowy 3. Oświadczenie 4. Tabela zamawianych produktów. Lublin, dnia (podpisy) 8