Instytut Doradztwa Sp. z o.o. ul. Cegielniana 6b/2, 30-404 Kraków Biuro Projektu: ul. Zakopiańska 58, 30-418 Kraków ZAPYTANIE OFERTOWE NUMER 8/2014/5.1 Zrównoważona Infrastruktura Szanowni Państwo, W związku z realizacją projektu pod nazwą Zrównoważona Infrastruktura rozwój technologii autonomicznego budownictwa i nowoczesnych rozwiązań automatyki użytkowej realizowanego w ramach działania 5.1 Wspieranie rozwoju powiązań kooperacyjnych o znaczeniu ponadregionalnym osi priorytetowej 5 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, (nr umowy UDA-POIG.05.01.00-00-173/11-01) zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na: Badania przemysłowe i prace rozwojowe mające na celu zastosowanie w budynku AD inteligentnego monitoringu stanu sieci światłowodowej zarówno w terenie jak i pomieszczeniach zamkniętych Data ogłoszenia zapytania ofertowego: Kraków, dnia 26.03.2014r... (podpis zatwierdzającego) 1
SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAPYTANIA OFERTOWEGO I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Instytut Doradztwa Sp. z o.o. ul. Cegielniana 6B/2, 30-404 Kraków NIP 9452023211, REGON 356893545 www.klasterzi.pl, info@klasterzi.pl, tel./fax. 12 2907035 Biuro Projektu: Klaster Zrównoważona Infrastruktura ul. Zakopiańska 58, 30-418 Kraków II. TRYB POSTĘPOWANIA: Postpowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, jawności i przejrzystości w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Niniejsze zapytanie stanowi część z zapytań ogłaszanych przez Zamawiającego w ramach Projektu. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA Przedmiotem zapytania jest przeprowadzenie badań przemysłowych i prac rozwojowych mających na celu zastosowanie w budynku AD inteligentnego monitoringu stanu sieci światłowodowej zarówno w terenie jak i pomieszczeniach zamkniętych na potrzeby realizacji projektu Zrównoważona Infrastruktura rozwój technologii autonomicznego budownictwa i nowoczesnych rozwiązań automatyki użytkowej. Założenia: prace rozwojowe stanowić mają nie więcej niż 25% budżetu oferty. Charakteryzując poszczególne badania należy kierować się definicją zgodną z ustawą o zasadach finansowania nauki, wyniki przeprowadzonych badań w połączeniu z opracowywanym w ramach projektu Systemem Zarządzania Budynkiem, stworzą w przyszłości nowatorski element składowy Autonomicznego Domu, stanowiący złożoną strukturę kontrolno-sterującą, tj. system sterowania automatyką domową i akwizycji danych o stanie obiektu, składający się z zestawu elementów elektronicznych oraz oprogramowania, wyniki przeprowadzonych badań opierać się będą o obliczenia związane z tzw. inteligencją otoczenia (ang. Ambient Intelligence - AMI), tj. uwzględnią pracę środowisk elektroniki, telekomunikacji i informatyki, jako wrażliwych i reagujących na obecność osoby, przy założeniu, że w świecie inteligentnego otoczenia, urządzenia działają wspólnie w celu wspierania ludzi w wykonywaniu ich codziennych czynności życiowych; 2
wyniki przeprowadzonych badań będą własnością Zamawiającego, na którego przekazane zostaną wszelkie prawa autorskie. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania: Cel badań: Głównym celem badań inteligentnego monitoringu stanu sieci światłowodowej jest uzyskanie danych pozwalających na opracowanie metody lub nowego urządzenia, które analizować będzie poziom sygnału transmitowanego łączem światłowodowych, a następnie będzie raportować (przesyłać dane do oprogramowania do gromadzenia i przechowywania danych dotyczących degradacji parametrów łączy światłowodowych) jego zmiany w zależności od kondycji łącza. Badania mają zostać przeprowadzone według poniższego programu badawczego podzielonego na analizę poszczególnych problemów badawczych. Celem określenia budżetu oferty należy kierować się opisanym poniżej programem badań podzielonym na analizę poszczególnych problemów badawczych. Oferent może zaproponować własny, odmienny program badań jednakże program zaproponowany przez oferenta musi prowadzić do realizacji założonego celu badań. Program badań może podlegać modyfikacjom w trakcie realizacji badań o ile zajdzie taka uzasadniona konieczność, jednakże zmodyfikowany program przez oferenta musi prowadzić do realizacji założonego celu badań. Program badań: 1. Badanie wielowariantowych topologii układu pozyskiwania sygnału optycznego do celów monitoringu jakości łącza, pod kątem wyboru najlepiej dopasowanej technologii celem odpowiedzi która z topologii sieciowych i zastosowanych elementów daje największe możliwości pozyskania przesyłu o dużej gęstości energii oraz możliwie małych stratach. Na tym etapie badań należy uzyskać informacje nt. obsługi włókien jedno (SM) i wielomodowych (MM), długość fali (λ), tłumienność (db/km), współczynniki dyspersji chromatycznej (CD) i polaryzacyjnej (PMD), średnica pola modu (μm), moce (mw) i zyski energetyczne przetworników (db). Dla uzyskania wiarygodnych wyników wymaga się aby przebadane zostały co najmniej 5 wariantów topologicznych sieci. Zadanie ma charakter badań przemysłowych. 2. Opracowanie zestawu wytycznych dla metody lub nowego urządzenia. W tym celu zbadać należy komponenty/składniki typowych sieci światłowodowych pod kątem możliwości połączenia ich ze sobą w urządzenie lub metodę. W trakcie badań należy wziąć pod uwagę możliwość zestrojenia/połączenia ze sobą co najmniej następujących składników: nadajnik laserowy, konwerter zasilania Power-Over-Fiber, moduł łączności bezprzewodowej (metoda lub urządzenie powinno mieć możliwość monitoringu stanu sieci w sposób 3
bezprzewodowy), mikrokontroler o niskim poborze mocy, przetwornik analogowo-cyfrowy do pomiaru przesłanej energii. Efektem etapu ma być dokumentacja badawcza której analiza umożliwi opracowanie prototypu. Zadanie ma charakter badań przemysłowych. 3. Sprawdzenie osiągniętych wyników laboratoryjnych poprzez prowadzenie pomiarów długookresowych w terenie. Dokonana zostanie analiza porównawcza wyników uzyskanych w laboratorium z wynikami uzyskanymi z pomiarów wykonywanych w terenie. Dane zbierane będą dwoma metodami: automatycznie przez transmitowanie danych w sposób bezprzewodowy informacje o stanie sieci światłowodowej do oprogramowania do gromadzenia danych, oraz metodą tradycyjną poprzez pomiar reflektometryczny tych samych łącz światłowodowych (celem jest: określenie wiarygodności danych oraz wyznaczenie błędu względnego i bezwzględnego wyników pomiarów). Dane zebrane będą w bazie danych i zawierać będą informacje nt. typu łącza, jego długości, temperatury gruntu, temperatury pracy, oraz głównego parametru transmisyjnego - tłumienności (db/km). Należy przewidzieć instalację przynajmniej 30 punktów pomiarowych. Ekipy do pomiaru w terenie będą wykonywały pomiary raz w tygodniu losowo wybranego odcinka sieci światłowodowej. Zadanie ma charakter badań przemysłowych jak i prac rozwojowych. Każdy z etapów badań musi zostać zakończony opracowaniem stosowanego raportu. Streszczenie wszystkich raportów z badań ma zostać opublikowane w formie artykułu naukowego w czasopiśmie typu OpenAccess. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin rozpoczęcia wykonywania badań: 11.04.2014r. Termin końcowy wykonania badań i podpisania protokołu końcowego: 31.03.2015r. VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: a) posiadają wiedzę i doświadczenie, b) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia ( min. 6 osób). 3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, tj. nie są 4
powiązani z zamawiającym zgodnie z treścią oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przez oferentów zostanie dokonana w oparciu o kompletność i prawidłowość złożonych wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów, jakich żąda zamawiający i zostanie dokonana na podstawie treści tych dokumentów według formuły spełnia/nie spełnia. VII. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW WYMAGANYCH OD OFERENTÓW W CELU POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wraz z ofertą oferent zobowiązany jest do złożenia: 1. wypełnionego formularza ofertowego (zał. nr 1), 2. oświadczenia o braku powiązań osobowych i kapitałowych oferenta z zamawiającym (zał. nr 2), 3. aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Oświadczenie, że oferent posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie realizacji zamówienia. 5. Oświadczenie, ze Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia ( min. 6 osób). 6. Programu badań dotyczy w przypadku proponowania odmiennego programu badań niż określony w SWZO VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferent przygotuje i złoży ofertę w formie pisemnej, w języku polskim zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZO. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZO. 2. Zamawiający zaleca, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze. 3. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. 4. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej. 5. Każdy oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez danego oferenta więcej niż jednej oferty, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez tego oferenta. 6. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty wariantowej. 7. Ofertę należy przygotować na lub w oparciu o formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji oraz wymagane dokumenty. 8. Zaleca się, aby treść oferty została sporządzona w formie wydruku komputerowego. 9. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 5
10. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane. 11. Zaleca się, aby ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami umieścić w zapieczętowanej kopercie opatrzonej danymi oferenta oraz napisem: oferta na badania przemysłowe i prace rozwojowe mające na celu zastosowanie w budynku AD inteligentnego monitoringu stanu sieci światłowodowej zarówno w terenie jak i pomieszczeniach zamkniętych 12. Oferent może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że zamawiający otrzyma zawiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. 13. Dla uzyskania ważności oferta musi zawierać wszystkie wymagane w specyfikacji dokumenty. 14. Dokumenty, których żąda zamawiający, mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta. 15. Wszystkie wymagane w ofercie dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez oferenta. 16. Oferent konstruując cenę oferty powinien wziąć pod uwagę program badań zgodnie z poniższym zapytaniem. W przypadku proponowania odmiennego programu badań niż określony SWZO należy do oferty załączyć indywidualny program badań. 17. Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Podmioty występujące wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wynikającego z umowy o zamówienie: a) Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. członkowie konsorcjum, przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki cywilnej) są zobowiązani ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy. b) Podmioty występujące wspólnie składają dla każdego partnera z osobna dokumenty wskazane w pkt. VII.2, VII.3 SWZO. Pozostałe dokumenty mogą być składane wspólnie lub przez każdy z podmiotów z osobna, jeżeli oferent wykaże, że podmioty występujące wspólnie, łącznie spełniają wymagania SWZO. c) W przypadku oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia poświadczenia za zgodność z oryginałem winien dokonać Pełnomocnik. d) Jeżeli oferta podmiotów występujących wspólnie została wybrana, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia, podmiot reprezentujący inne podmioty zobowiązany jest do przedłożenia kopii umowy regulującej współpracę tych podmiotów. IX. TERMIN ZWIĄZANIA WARUNKAMI OFERTY Oferent związany jest z ofertą przez okres 60 dni od daty złożenia oferty. X. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Oryginał oferty prosimy dostarczyć lub przesłać na adres Biura Projektu: Biuro Klastra Zrównoważona Infrastruktura, ul. Zakopiańska 58, 30-418 Kraków, osobiście, za pośrednictwem poczty lub kuriera w nieprzekraczalnym terminie do dnia 07.04.2014r. godz. 12:00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 6
XI. OSOBA DO KONTAKTU Oferent może zwracać się do zamawiającego o wyjaśnienie dotyczące wszelkich wątpliwości związanych ze SWZO. Dodatkowe pytania i wyjaśnienia prosimy kierować pod nr tel. 122907035 oraz +48601214364 lub adres mailowy rb@klasterzi.pl, do Pana Ryszarda Bruzdy pełniącego funkcję Koordynatora ds. organizacji i kontroli. XII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert: cena 100% 2. Sposób oceny ofert: zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które zostaną określone jako zgodne z wymaganiami określonymi w niniejszej specyfikacji tj.: Oferent spełni warunki udziału w postępowaniu zgodnie z punktem VI oraz dostarczy dokumenty zgodnie z punktem VII i VIII, oferta zostanie złożona w terminie i miejscu zgodnym z punktem X. oferty będą oceniane według jedynego kryterium, którym jest najniższa cena brutto wykonania zamówienia. jako najkorzystniejsza, zostanie uznana oferta z najniższą ceną i otrzyma ona najwyższą ocenę. Pozostałe oferty zostaną ocenione jako iloraz najniższej ceny spośród ofert nie podlegających odrzuceniu i ceny oferty ocenianej. Wynik przedstawiany będzie w punktach. przy ocenie ofert będzie przyznawana Wykonawcom punktacja obliczona zgodnie z poniższym wzorem: P = Cmin/Co x100 gdzie: P - ilość punktów za cenę Cmin - najniższa cena spośród złożonych ofert Co - cena oferty rozpatrywanej punktacja będzie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. do realizacji zostanie wybrana oferta która otrzyma największą ilość punktów. jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. zamawiający przewiduje możliwość negocjacji z Oferentem w sytuacji, kiedy oferta pomimo że została wybrana jako najkorzystniejsza ale przekracza kwotę budżetową przewidzianą na realizację przedmiotu zamówienia. XIII. DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania, unieważnienia go, bez podania przyczyny, co nie będzie podstawą dla oferenta do dochodzenia 7
przeciwko zamawiającemu jakichkolwiek roszczeń lub do wykonania jakichkolwiek uprawnień, zamknięcia postepowania bez dokonania wyboru oferty, zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu, żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania, wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia. 2. W toku dokonywania badania i oceny ofert zamawiający może żądać uzupełnień i udzielenia przez oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty o rażąco niskiej cenie. 4. W przypadku, jeżeli oferent nie złożył uzupełnień i wyjaśnień, o których mowa w pkt. XIII.2, zamawiający może odrzucić ofertę tego oferenta. 5. Zapytanie ofertowe zamieszczone będzie w siedzibie Biura Projektu oraz na stronie www.klasterzi.pl. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczona będzie na stronie www.klasterzi.pl. 6. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, powiadomiony będzie o terminie i miejscu podpisania umowy (w formie telefonicznej lub mailowej). 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadzorowania i kontroli procesu realizacji usługi będącej przedmiotem niniejszego zapytania. XIV. UWAGI KOŃCOWE 1. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty wraz z załącznikami ponosi tylko i wyłącznie Oferent. 2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona przez minimum 3-osobową Komisję powołaną przez zamawiającego, spośród pracowników zamawiającego lub też spoza ich grona. 3. Komisja czuwa nad prawidłowym przebiegiem postępowania: - stwierdza prawidłowość postępowania oraz liczbę otrzymanych ofert, - otwiera i weryfikuje oferty i ustala, które z ofert spełniają warunki określone w zapytaniu ofertowym, odrzuca oferty, które nie odpowiadają warunkom określonym w SWZO, - przyjmuje ewentualne pisemne wyjaśnienia i oświadczenia zgłoszone przez Oferentów na wniosek Komisji, - wybiera najkorzystniejszą ofertę lub stwierdza, że nie wybiera żadnej ze złożonych ofert. 4. Komisja zastrzega sobie prawo do weryfikacji informacji podanych przez Oferentów poprzez żądanie przekazania dokumentów potwierdzających informacje zawarte w złożonych ofertach. 5. Komisja zawiadamia Oferentów o terminie, formie i miejscu składania dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów. 6. Umowa na wykonanie zamówienia zostanie podpisana niezwłocznie po zakończeniu postępowania ofertowego. 7. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz oferty Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z zamawiającym 8