PROCEDURA NR 7.1 TYTUŁ: OBSŁUGA RADY GMINY Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Sekretarz Gminy 28.02.2013 r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy 28.02.2013 r. Obowiązuje od: 01.03.2013 r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Strona: 2 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 1 01.03.2013 r. 2 stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i archiwum 2 01.03.2013 r. 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15
Strona: 3 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES ZASTOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. SPOSÓB POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Przygotowanie i prowadzenie sesji Rady Gminy oraz posiedzeń Komisji 4.3. Dokumentowanie sesji Rady i posiedzeń komisji Rady 4.4. Uchwały Rady Gminy 4.5. Wnioski i opinie Komisji, interpelacje, wnioski radnych 4.6. Czynności kancelaryjne 4.7. Monitorowanie i doskonalenie usług świadczonych na rzecz Rady Gminy 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
Strona: 4 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania w zakresie zapewnienia sprawnej organizacji i funkcjonowania Rady Gminy. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. 1 Osoba odpowiedzialna Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum Zadanie Nadzór organizacją i funkcjonowaniem Rady Gminy. Informuje komórki organizacyjne Urzędu Gminy, jednostki organizacyjne Gminy oraz inne zainteresowane podmioty o terminie sesji Rady Gminy. Przygotowuje zaproszenia / zawiadomienia. Zapewnia warunki techniczne w sali obrad przed i po zakończeniu sesji Sporządza protokołu z każdej sesji. Prowadzi rejestr podjętych przez Radę uchwał i rejestr uchwał prawa miejscowego Przekazuje odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnym i komisjom Ewidencjonuje i rejestruje korespondencję wpływającą i wysyłaną przez Radę i jej Komisje. Prowadzi Rejestr skarg i wniosków. 2 Sekretarz Gminy Prowadzi nadzór nad terminowością przygotowywania i przedkładania materiałów na sesje Rady Gminy oraz posiedzenia Komisji Rady Prowadzi nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi na wnioski i interpelacje 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne a) Podstawowe przepisy prawne: Ustawa o samorządzie gminnym, Statut Gminy Przemyśl, Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Przemyśl, Ustawa o finansach publicznych, Kodeks Postępowania Administracyjnego, Kodeks Wyborczy. b) Sprawną organizację i funkcjonowanie Rady Gminy, jej Komisji zapewnia Referat Organizacyjny stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i Archiwum. c) Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad terminowością przygotowywania i przedkładania materiałów na sesje Rady Gminy oraz posiedzenia Komisji Rady. 4.2. Przygotowanie i prowadzenie sesji Rady Gminy oraz posiedzeń Komisji a) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum informuje komórki organizacyjne Urzędu Gminy, jednostki organizacyjne Gminy oraz inne zainteresowane podmioty o terminie sesji Rady Gminy. b) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum przyjmuje od komórek organizacyjnych Urzędu Gminy, jednostek organizacyjnych Gminy materiały w tym projekty uchwał wraz z uzasadnieniem celem przedłożenia Radzie Gminy.
Strona: 5 c) Zgodnie z listą przygotowaną odpowiednio przez Przewodniczącego Rady Gminy/Przewodniczącego Komisji stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum przygotowuje zaproszenia / zawiadomienia, które rozsyła wraz z materiałami w terminie zgodnym ze Statutem Gminy oraz podaje do publicznej wiadomości informację o zwołaniu sesji Rady poprzez umieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i w BIP. d) Za zapewnienie warunków technicznych w sali obrad przed i po zakończeniu sesji odpowiada stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i Archiwum. 4.3. Dokumentowanie sesji Rady oraz posiedzeń Komisji Rady a) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum odpowiada za sporządzenie protokołu z każdej sesji Rady oraz posiedzeń Komisji Rady według zasad określonych w Statucie Gminy. b) Protokoły jako informacja publiczna są udostępniane do wglądu publicznego zgodnie z procedurą Dostęp do informacji publicznej. c) Przez okres kadencji Rady oryginały protokołów wraz z załącznikami przechowywane są w zbiorach protokołów (odrębnych z sesji Rady, posiedzeń Komisji), w Referacie Organizacyjnym. Po zakończeniu kadencji protokoły przekazywane są do archiwum zakładowego. 4.4. Uchwały Rady Gminy a) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum prowadzi rejestr podjętych przez Radę uchwał i rejestr uchwał prawa miejscowego. Podjęte uchwały są przesyłane wg sporządzonego rozdzielnika do komórek organizacyjnych Urzędu Gminy, jednostek organizacyjnych Gminy do realizacji oraz innych podmiotów zgodnie z obowiązującymi przepisami. b) Uchwały Rady Gminy jako informacja publiczna są udostępniane do wglądu niezwłocznie zgodnie z procedurą Dostęp do informacji publicznej. 4.5. Wnioski i opinie Komisji, interpelacje i wnioski radnych a) Zasady i tryb składania wniosków i opinii komisji oraz interpelacji i wniosków radnych, i udzielania na nie odpowiedzi określa Statut Gminy. b) Przedłożone interpelacje, wnioski i opinie komisji i radnych podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrach wniosków. c) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum niezwłoczne przekazują odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnym i komisjom. Jeden egzemplarz odpowiedzi jest przechowywany w Biurze Rady Gminy przez pracownika ds. obsługi Rady Gminy i Archiwum. d) Sekretarz sprawuje nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi na wnioski i interpelacje. 4.6. Czynności kancelaryjne a) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum ewidencjonuje i rejestruje korespondencję wpływającą i wysyłaną przez Radę i jej Komisje. b) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum prowadzi Rejestr skarg i wniosków. Rejestruje się wyłącznie te skargi, których rozpatrzenie należy do wyłącznej kompetencji Rady. Tryb załatwiania w/w skarg reguluje Regulamin organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Radę Gminy oraz Kodeks postępowania administracyjnego. 4.7. Monitorowanie i doskonalenie usług świadczonych na rzecz Rady Gminy. a) Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy i Archiwum przynajmniej na siedem dni przez planowanym przeglądem systemu zarządzania jakością opracowuje i przekazuje do Pełnomocnika ds. SZJ, sprawozdania zawierające informację o:
Strona: 6 terminowości, liczbie i rodzaju niezgodności, liczbie odwołań, zażaleń i skarg oraz o sposobie ich rozpatrzenia przez właściwy organ odwoławczy. b) Sprawozdania winny zawierać także uwagi/wnioski dotyczące oceny realizacji usług i planowania działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości i dalsze doskonalenie procesu realizacji usług 5. Wykaz załączników. Brak załączników
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego