Zarządzenie Nr 26/09 Wójta Gminy Regimin z dnia 8 maja 2009 roku

Zarządzenie Nr 26/09 Wójta Gminy Regimin z dnia 8 maja 2009 roku w sprawie wprowadzenia zmian w Zarządzeniu nr 50/2008 z 16.08.2008 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont dla budżetu Urzędu oraz gminnych jednostek budżetowych w Regiminie. Działając w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu Państwa, budżetowych jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, (Dz. U. Nr 142 poz. 1020) oraz Ustawy z dn.29 września 1994 r o rachunkowości (Dz.U. Z 2002 r. Nr 76, poz.694 z póz. zmianami) i szczególnych ustaleń zawartych w art.17 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz: - rozporządzenie Ministra Finansów z dn.21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków i opłat nie opodatkowanych należności budżetowych dla organów budżetowych, dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 112,poz.761), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 115.poz 781)zmienionego rozporządzenia Ministra finansów z dnia 23 stycznia 2008 r. (Dz.U. Nr 106 poz.100), w związku z podpisaniem umowy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr UDA- POKL.09.01.02-14-008/08-00 w dniu 06.05.2009r o dofinansowanie Projektu Eduk@cja lepsze w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków EFS wprowadza się dodatkowe zapisy w polityce rachunkowości Urzędu Gminy w Regiminie. 1. Zostaje wprowadzona wyodrębniona ewidencja dla celów projektu poprzez wyodrębnienie dodatkowych kont analitycznych w powiązaniu z już istniejącymi kontami syntetycznymi. 2. W planie kont dla Urzędu Gminy w Regiminie do realizacji projektu ustala się odrębny dziennik Główny pn. Eduk@cja lepsze oraz plan kont zgodnie z załącznikiem nr 1. W uzasadnionych przypadkach będą wprowadzone dodatkowe konta syntetyczne dotyczące wyłącznie projektu. 3. Zasady organizacji rachunkowości, obiegu dokumentów oraz kontroli wewnętrznej w zakresie realizowanego projektu określono w załączniku nr 2 do Zarządzenia 4. Faktury dotyczące projektu oraz inne dokumenty będące podstawą wydatków księgowane są bezpośrednio w koszty w korespondencji z kontem 137 z uwzględnieniem ewidencji na koncie 201 na koniec okresu sprawozdawczego. 1

5. Za dokument będący podstawą do wydatkowania środków przeznaczonych na realizację projektu uznaje się również dowody wewnętrzne w postaci Polecenia Księgowania i Noty Księgowej. Obydwa dokumenty sporządza Księgowy Projektu w sytuacji refundowania wydatków poniesionych z własnych środków z wyodrębnionego rachunku bankowego na którym są środki na finansowanie wydatków związanych z projektem. Polecenie księgowania oraz notę księgową podpisuje Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 6. 2

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Wójta Gminy Regimin nr 26/2009 z dnia 08.05.2009r Plan kont utworzony na potrzeby projektu Eduk@cja lepsze dla Urzędu Gminy w Regiminie DLA PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO I. Konta bilansowe KONTA W UKŁADZIE SYNTETYCZNYM KONTA W UKŁADZIE ANALITYCZNYM NAZWA KONTA 1 2 3 Zespół 0 Majątek trwały 0 13 0 13 Pozostałe środki trwałe O 20 0 20 Wartości niematerialne i prawne Wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo 0 72 0 72 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 080 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) 101 101 Zespół 1- Środki pieniężne i rachunki bankowe Kasa 130 130-02 Rachunek bieżący jednostek budżetowych (WYDATKI) Analityka konta zgodnie z podziałkami klasyfikacji budżetowej wydatków. 137 137 137-01 137-02 137-03 137-04 137-05 137-06 137-07 137-08 137-09 137-10 137-13 137-99 Rachunki Środków funduszy pomocowych (WYDATKI) Analityka konta zgodnie z podziałkami klasyfikacji budżetowej wydatków. Wydatki zadania 1 Wydatki zadania 2 Wydatki zadania 3 Wydatki zadania 4 Wydatki zadania 5 Wydatki zadania 6 Wydatki zadania 7 Wydatki zadania 8 Wydatki zadania 9 Wydatki zadania 10 Wydatki zadania 13 Wydatki pośrednie 137 137-00 Rachunki środków funduszy pomocowych (DOCHODY) Analityka konta zgodnie z podziałkami klasyfikacji budżetowej wydatków. 140 140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki Pieniężne 201 201 Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 223 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 3

227 227 Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych 228 228 Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych 225 229 225-01 225-02 229-01 229-02 229-03 229-04 Rozrachunki z budżetami Podatki od wynagrodzeń pracowników Podatki od usług z tytułu umowy-zlecenie Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne Składka na ubezpieczenie społeczne płatnika Składka na ubezpieczenie społeczne ubezpieczonego Składka na ubezp. zdrowotne Fundusz Pracy-składka płatnika 231 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami rozliczenie według pracowników 240 240 240-05 240-06 240-99 400 400 400-01 400-02 400-03 400-04 400-05 400-06 400-07 400-08 400-09 400-10 400-13 400-99 Rozdziały: 80195 400-411 400-4118 400-4119 400-412 400-4128 400-4129 400-417 400-4178 400-4179 400-421 400-4218 400-4219 400-430 400-4308 400-4309 400-437 400-4378 400-4379 400-474 400-4748 400-4749 400-475 400-4758 Pozostałe rozrachunki Rachunki bankowe pracowników Potrącenia z tytułu wynagrodzeń rozliczenie według tytułów potrąceń Inne potrącenia Zespół 4 - Koszty rodzajowe i ich rozliczenie Koszty zadania 1 Koszty zadania 2 Koszty zadania 3 Koszty zadania 4 Koszty zadania 5 Koszty zadania 6 Koszty zadania 7 Koszty zadania 8 Koszty zadania 9 Koszty zadania 10 Koszty zadania 13 Koszty pośrednie Koszty wg rodzajów Miejsce powstania kosztów: Urząd Gminy w Regiminie Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na ubezp. społ. od wynagrodzeń Składki na ubezp. społ. od wynagrodzeń - udział krajowy Składki na Fundusz Pracy Składki na Fundusz Pracy Składki na Fundusz Pracy od wynagrodzeń- udział własny Wynagrodzenia bezosobowe Wynagrodzenia bezosobowe Wynagrodzenia bezosobowe - udział własny Zakup materiałów Zakup materiałów Zakup materiałów - udział własny Zakup usług pozostałych Zakup usług pozostałych Zakup usług pozostałych udział własny Zakup usług telekom. telefonii stacjonarnej Zakup usług telekom. telefonii stacjonarnej Zakup usług telekom. telefonii stacjonarnej udział własny Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych udział własny Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji 4

400-4759 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym prog. i licencji udział własny 401 401 Amortyzacja Zespół 6 - produkty 640 640 Rozliczenie międzyokresowe kosztów 750 750 Rozdziały 80195-0928 80195-0929 Zespół 7- Przychody i koszty ich uzyskania Przychody i koszty finansowe 760 760 Pozostałe przychody i koszty Pozostałe przychody 761 761 Pokrycie amortyzacji 800 800 800-01 800-02 860 860 860-01 II. Konta pozabilansowe KONTA W UKŁADZIE SYNTETYCZNYM KONTA W UKŁADZIE ANALITYCZNYM Pozostałe odsetki Środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na finansowanie programów i projektów realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych Zespół 8 -Fundusze, rezerwy i wynik finansowy Fundusz jednostki Fundusz jednostki w środkach obrotowych Fundusz jednostki w środkach trwałych Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy Wynik finansowy NAZWA KONTA 1 2 3 900 900 Konto techniczne do wydatków (Jego wprowadzenie wynika z konieczności zachowania podwójnego zapisu). 905 905 Konto techniczne do wydatków strukturalnych (Jego wprowadzenie wynika z konieczności zachowania podwójnego zapisu). 950 950 Wydatki strukturalne analityka zgodnie z klasyfikacją wydatków strukturalnych 980 980 Plan finansowy wydatków budżetowych Analityka prowadzona zgodnie z klasyfikacją budżetową 981 981 Plan finansowy niewygasających wydatków Analityka prowadzona zgodnie z klasyfikacją budżetową Konta bilansowe ANALITYKA KONT Zespół 0 Majątek trwały 013- POZOSTAŁE ŚRODKI TRWAŁE W UŻYWANIU Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych nie podlegających ujęciu na kontach 011 wydanych na potrzeby realizacji projektów systemowych jednostki, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania ( wyposażenie o wartości określonej w polityce rachunkowości, do kwoty określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych). Struktura konta 013-xx gdzie x oznacza numer kolejny projektu poczynając od 1, 5

072-UMORZENIE POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWALYCH I WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH Konto służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w miesiącu oddania do używania. Struktura konta 072 xx Gdzie x kod oznaczający, czy jest to środek trwały czy wartości niematerialne i prawne x = 01 środki trwałe x = 02 wartości niematerialne i prawne ZESPÓŁ -1 -,,Środki pieniężne i rachunki bankowe 137- Rachunek środków funduszy pomocowych dla dotacji rozwojowych Konto służy do ewidencji środków pieniężnych otrzymanych w walucie polskiej na realizację wyodrębnionych zadań, projektów lub programów, a w szczególności środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, wydzielonych na odrębnych rachunkach bankowych. Na koncie 137 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym zachodzi pełna zgodność zapisów konta 137 między księgowością Ośrodka a księgowością banku. Na stronie Wn konta 137 ujmuje się wpływ środków, a na stronie Ma - wypłaty środków. Konto 137 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pochodzących z funduszy pomocowych na wyodrębnionych rachunkach bankowych. ZESPÓŁ 2-,,Rozrachunki i roszczenia 201 ROZRZCHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI Konto służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Analityka do konta prowadzona jest według przyporządkowania do poszczególnych kontrahentów i przedziałek klasyfikacji dochodów i wydatków. 225 ROZRACHUNKI Z BUDŻETAMI Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z Urzędem Skarbowym. Struktura konta 225 xx gdzie xx kod wg poszczególnych tytułów 225-01 Podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń, 225-02 Podatek dochodowy od osób od usług z tytułu umów zlecenia. 227 - ROZLICZENIE DOCHODÓW ZE ŚRODKÓW FUNDUSZY POMOCOWYCH Konto służy do ewidencji rozliczania zrealizowanych przez jednostkę dochodów dotyczących funduszy pomocowych. W ramach realizowanych projektów systemowych PO KL odsetki bankowe stanowią dochód własny gminy. Księgowania na koncie 227 są prowadzone z uwzględnieniem klasyfikacji dochodów.. 228 ROZLICZENIE WYDATKÓW ZE ŚRODKÓW FUNDUSZY POMOCOWYCH 6

Konto służy do ewidencji rozliczania wydatków dokonanych przez jednostkę ze środków funduszy pomocowych lub innych środków, z których dokonane wydatki podlegają refundacji ze środków funduszy pomocowych. Księgowania na koncie 228 są prowadzone z uwzględnieniem klasyfikacji wydatków. 229- POZOSTAŁE ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE Konto służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Struktura konta 229 -xx gdzie: xx dwucyfrowy kod oznaczający tytuł rozrachunku nadawany według potrzeb: xx = 01 ZUS - składki na ubezpieczenie społeczne pracowników, xx = 02 - ZUS - składki na ubezpieczenie społeczne od pracodawcy, xx = 03- ZUS - składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników, xx = 04- ZUS - składki na fundusz pracy pracowników, Księgowania na koncie 229 uwzględniają klasyfikację wydatków. 231 ROZRACHUNKI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ Konto służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i z innymi osobami fizycznymi z tytułu świadczeń pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy agencyjno prowizyjnej. Struktur konta 231 xx gdzie xx dwucyfrowy kod tytułu rozrachunku: 18 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń koszty bezpośrednie realizowanego projektu, 19 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń koszty bezpośrednie realizowanego projektu (wkład krajowy realizowanego projektu) 28 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń koszty pośrednie realizowanego projektu, 29 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń koszty pośrednie realizowanego projektu (wkład krajowy realizowanego projektu) 240 POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto może być również używane do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych. Struktura konta 240 xx gdzie xx = to tytuł numer rozrachunku gdzie poczynając od 01 do 99 tworzony dla potrzeb rozrachunku księgowych. ZESPÓŁ - 4 -,,Koszty według rodzajów i ich rozliczenie służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczeniach. 400- KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW Konto służy do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość kosztów poniesionych. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860. Ewidencja szczegółowa konta prowadzona jest zgodnie z klasyfikacją budżetową 7

401 AMORTYZACJA Konto 401 służy do ewidencji kosztów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane stopniowo wg stawek amortyzacyjnych. 640 - ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW Konto 640 służy do rozliczenia kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdaczych (rozliczeń międzyokresowych czynnych). Rezygnuje się z rozliczeń międzyokresowych kosztów, nieistotnych co do wielkości wyniku lub kosztów występujących z tego samego tytułu i przechodzących z roku na rok w zbliżonej wysokości. ZESPÓŁ -7-,,Przychody i koszty uzyskania. 750 PRZYCHODY I KOSZTY FINANSOWE Konto służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych. 760 POZOSTAŁE PRZYCHODY I KOSZTY Konto służy do ewidencji przychodów i kosztu ich uzyskania, które nie podlegają ewidencji na kontach 400, 700, 750. Do pozostałych przychodów zalicza się w szczególności przychody z tytułu sprzedaży materiałów, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji, otrzymane grzywny i kary oraz odszkodowania i darowizny. 761 POKRYCIE AMORTYZACJI Konto 761 służy do ewidencji wartości amortyzacji ujętej na koncie 401. W końcu roku obrotowego saldo konta 761 przenosi się na konto 860. Ewidencja prowadzona jest zgodnie z klasyfikacją budżetową. 800 FUNDUSZ JEDNOSTKI Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. 860 STRATY I ZYSKI NADZWYCZAJNE ORAZ WYNIK FINANSOWY Konto 860 służy do bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych oraz na ustalenie na koniec roku wyniku finansowego jednostki. W ciągu roku obrotowego na stronie Wn księguje się poniesione straty nadzwyczajne, a na stronie Ma zrealizowane (wpłacone) zyski nadzwyczajne z działalności operacyjnej. Konta pozabilansowe 900 KONTO TECHNICZNE dla wydatków Konto 900 to konto techniczne. Jego wprowadzenie wynika z konieczności zachowania podwójnego zapisu. 905 KONTO TECHNICZNE dla wydatków strukturalnych Konto 900 to konto techniczne. Jego wprowadzenie wynika z konieczności zachowania podwójnego zapisu. 950 WYDATKI STRUKTURALNE 8

Konto 950 służy do ewidencji wydatków strukturalnych wg klasyfikacji wydatków strukturalnych wprowadzonej rozporządzeniem. Analityka do konta powinna jasno wskazywać obszar i kategorię działania na jakie wydatek strukturalny został poniesiony. 980 PLAN FINANSOWY WYDATKÓW BUDŻETOWYCH Konto służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Konto nie wykazuje na koncie roku salda. 9

Załącznik nr 2 do Zarządzenia Wójta Gminy Regimin nr 26 /2009 z dnia 08.05.2009r Zasady organizacji rachunkowości, obiegu dokumentów oraz kontroli wewnętrznej dla projektu,,eduk@cja lepsze Projekt,,Eduk@cja lepsze realizowany w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego jest pierwszym projektem realizowanym przez Urząd Gminy w Regiminie. W ewidencji księgowej projekt ten jest oznaczony jako projekt numer 1. Zostaje wprowadzona odrębna ewidencja księgowa w obszarze ksiąg rachunkowych realizowanych projektów poprzez założenie nowego dziennika o nazwie tożsamej z nazwą projektu i otwartego rachunku bankowego na potrzeby realizacji projektu,,eduk@cja lepsze. Na rachunku środków funduszy pomocowych dokonuje się księgowań na podstawie wyciągów bankowych. Numer PK nadawany jest automatycznie przez system księgowy. Dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki w ramach projektu znajdują się pod wyciągiem bankowym w momencie ich zapłaty. W przypadku gdy zapłata jest realizowana w m-cu innym niż data wystawienia dokumentu będącego podstawą płatności dokument (fakturę, notę księgujemy w miesiącu wystawienia (lub wpływu) poprzez uznanie konta rozrachunkowego. Numer kolejny dokumentu księgowego jest odnotowany każdorazowo w ewidencji księgowości komputerowej. Wkład krajowy do projektu,,eduk@cja lepsze realizowany jest w dziale 801 rozdziale 80195 paragrafie o czwartej cyfrze równej 9 i realizowany jest z rachunku wyodrębnionego dla projektu. Zmiany w zakresie obiegu i kontroli dokumentów Opracowanie procedur w zakresie kontroli wewnętrznej i zarządzanie projektem. Dokumentację projektową można dzielimy na dwie podstawowe kategorie: 1) dokumentację wewnętrzną tworzoną na wewnętrzne potrzeby danego projektu, niezbędną do dokumentowania działań i rezultatów w nim założonych (np.: ankiety, notatki robocze, sprawozdania ze spotkań itp.) 2) dokumentację zewnętrzną powstającą w trakcie komunikacji jednostki ze światem zewnętrznym i dotyczącą: Podstawowe dokumenty Do podstawowych dokumentów związanych z projektami dofinansowania ze środków Unii Europejskiej należą: 1) wniosek o dofinansowanie projekty, 2) umowa o dofinansowanie projektu, 3) sprawozdanie z realizacji projektu (okresowe, roczne, końcowe), 4) wniosek o płatność, 5) dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (wewnętrzne i zewnętrzne) Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków 10

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków w projekcie są wszystkie dokumenty finansowo- księgowe, na podstawie których ewidencjonuje się koszty w systemie księgowym jednostki realizującej projekt i dokonuje płatności w związku z realizacją tego projektu. W zależności od rodzaju wydatku projektowego, dokumentami potwierdzającymi jego poniesienie są: 1) w przypadku wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych: a) umowa o dzieło lub umowa zlecenie wraz z rachunkiem 2) pozostałe wydatki na zakup usług prawnych, audytorskich, gastronomicznych, promocyjnych czy zakupu towarów (materiałów biurowych, sprzętu) oraz inne opłaty ponoszone w ramach realizacji projektu (czynsze, opłaty za konferencję, uczestnictwo w szkoleniu, prowadzenie rachunku bankowego): a) faktury VAT, b) rachunki, c) polecenia księgowania, d) wyciągi bankowe, e) umowy zawarte z dostawcami usług lub towarów, f) dokumenty przetargowe, jeśli dany wydatek został poniesiony zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie Prawo zamówień publicznych. Dokumenty finansowo - księgowe poukładane są według kryterium rzeczowego (zgodnie z kategoriami budżetowymi we wniosku o dofinansowanie) oraz czasowego, Oryginały dokumentów po opisaniu ich w zakresie kwalifikowalności, zgodnie z wytycznymi przedstawionymi w niniejszym opracowaniu, przekazywane są do księgowości, gdzie podlegają dekretacji i ewidencji w systemie księgowym. Kopie dokumentów dotyczących wydatków poniesionych w związku z realizacją projektu dofinansowanego ze środków UE przechowywane są w odrębnym segregatorze, wyodrębnionym na cele tego projektu, zgodnie z kryterium rzeczowym i czasowym. W celu zapewnienia odpowiedniego dokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem jednostka prowadzi odrębną ewidencję zdarzeń w tym celu założonym Dzienniku Głównym. Jest to niezbędne dla możliwości jednoznacznego określenia poniesionych kosztów, przychodów uzyskiwanych na skutek jego realizacji czy powiązania innych transakcji jakie odbywają się w ramach projektu. Zasady dokumentowania wydatków ponoszonych w ramach projektu Eduk@cja lepsze We wniosku o płatność należy przedstawić zarówno postęp rzeczowy, jak i finansowy projektu. Opisując postęp rzeczowy należy wykazywać rzeczywiście zrealizowane działania w obrębie zadań wskazanych w harmonogramie projektu według stanu na koniec okresu rozliczeniowego. Postęp finansowy realizacji projektu polega na przedstawieniu wszystkich wydatków kwalifikowanych (łącznie z wkładem własnym) poniesionych w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco od początku realizacji projektu. Poniesione wydatki powinny być odpowiednio dokumentowane, zgodnie z przepisami krajowymi oraz opłacone w całości (dotyczy wszystkich wydatków wykazywanych we wniosku o płatność). Dokumenty księgowe powinny być również odpowiednio opisane, aby widoczny był związek wydatku z projektem zgodnie z Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 11

Lp. Rodzaj wydatku Dokument Uwagi 1 Wynagrodzenia osób Rachunek za wykonane zaangażowanych w zlecenie lub dzieło na realizację projektu na podstawie umowy podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło) - przedstawiane we wniosku o płatność z chwilą opłacenia wszystkich składników w pełnej wysokości 2 Składki na ubezpieczenie społeczne płacone przez płatnika od wynagrodzeń personelu zaangażowanego w realizacje projektu - przedstawiane we wniosku o płatność z chwilą opłacenia deklaracji w pełnej wysokości 3 Dojazd uczestników projektu - Koszty organizacji dojazdu zbiorowego cywilnoprawnej - umowa cywilno prawna -deklaracja ZUS DRA - nota księgowa informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - karta czasu pracy (jeśli umowa przewiduje stawkę godzinową) -oświadczenie zleceniobiorcy do umowy zlecenia/dzieło dla potrzeb ubezpieczeń ZUS Deklaracja rozliczeniowa składek na ubezpieczenie społeczne ZUS P DRA Zestawienie wydatków związanych z dojazdem poszczególnych uczestników na zajęcia z potwierdzeniem 12 Rachunek umieszczany we wniosku o płatność za okres w którym zostały odprowadzone ostatnie i wszystkie składniki z nim związane np. wynagrodzenie netto zostało wypłacone w styczniu zaś składki ZUS i zaliczka na podatek w lutym, więc lista płac oraz deklaracja ZUS P DRA wykazywane są we wniosku za luty. W załączniku Nr 1 do wniosku o płatność Beneficjent wykazuje się wynagrodzenie osób zaangażowanych w realizację projektu na podstawie umów cywilnoprawnych w 1 lub w 2 pozycjach: - Zawsze rachunek do umowy cywilnoprawnej (w kwocie kwalifikowanej brutto), - Deklaracja ZUS P DRA (jeśli wystąpiły składki na ubezpieczenie społeczne płacone przez płatnika). Deklaracja wykazywana jest tylko we wniosku o płatność w którym został również przedstawiony dokument z nią powiązany (lista płac, rachunek do umowy cywilnoprawnej). Na podstawie dokumentu Beneficjent wykazuje składki na ubezpieczenie społeczne płacone przez płatnika od wynagrodzeń. We wniosku o płatność jako datę zapłaty należy wskazać datę przekazania składek do ZUS. Należy dołączyć odpowiednie dowody opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne w pełnej wysokości czyli potwierdzające odprowadzenie kwoty wskazanej w poz. IX deklaracji ZUS P DRA. Zwrot kosztów dojazdów dotyczy tylko uczestników projektu, których miejsce zamieszkania jest inne niż miejscowość, w której

otrzymania przez nich refundacji kosztów dojazdu. Dokumenty: -umowa -faktura VAT/rachunek; 4 Zakup sprzętu Faktura, rachunek, dokument potwierdzający przyjęcie na stan (OT, Wpis do ewidencji wyposażenia) 5 Catering Faktura + lista obecności uczestników na zajęciach 6 Materiały szkoleniowe Faktura + lista potwierdzająca odbiór z wyszczególnieniem pozycji odbieranych 7 Ubezpieczenie uczestników projektu 8 Koszty prowadzenia rachunku bankowego i koszty operacji bankowych Polisa ubezpieczeniowa+ lista ubezpieczonych uczestników Wyciąg bankowy -umowa o prowadzeniu rachunku bankowego -dokument potwierdzający zaksięgowanie opłat w ewidencji projektu - wyciąg bankowy potwierdzający opłaty za dokonane operacje lub prowadzenie rachunku bankowego 9 Koszty pośrednie Faktura lub inny dokument realizowana jest dana forma wsparcia. Kwalifikowalne są również wydatki poniesione przez Beneficjenta w związku z organizacją transportu zbiorowego (np. poprzez wynajem minibusa lub autobusu) w sytuacji, gdy nie jest możliwy dojazd uczestników projektu we własnym zakresie lub nie jest możliwy dojazd dostępnymi środkami komunikacji na miejsce szkolenia. Dokumentem poświadczającym dokonanie wydatku będzie w takiej sytuacji faktura wystawiona przez firmę przewozową( przewoźnika)za usługę transportową. Ponadto Beneficjent powinien posiadać listę obecności na zajęciach (z podpisami uczestników). Dokumentem potwierdzającym poniesiony wydatek jest wyciąg bankowy, w ramach którego zsumowana opłata za prowadzenie rachunku bankowego oraz opłat za operacje bankowe przedstawiana jest we wniosku o płatność w jednej pozycji 13

Rozliczane na podstawie ryczałtu lub rzeczywiście poniesionych wydatków* spełniający wymogi dokumentu księgowego odpowiednio opisany (wskazanie kwoty kwalifikowane jw. ramach projektu w rozbiciu na zadania) 10 Sale szkoleniowe Umowa, faktura/rachunek - wynajem sal *wybór wariantu rozliczania kosztów zgodnie z umową POKL.09.01.02-14-008/08-00 z późniejszymi zmianami. Obieg dokumentów finansowo księgowych potwierdzających poniesienie wydatków w projekcie Eduk@cja lepsze Czynność Podmiot Miejsce Sposób Czas Wystawienie Osoba Upoważniony Wystawienie dokumentu Zgodnie z dokumentu upoważniona do podmiot (zewnętrznego lub przepisami prawa potwierdzającego wystawiania wewnętrznego) w związku w tym zakresie. poniesienie dokumentu z ponoszonym kosztem; w konkretnego przypadku dokumentu wydatku zewnętrznego przekazanie go odbiorcy. Akceptacja merytoryczna dokumentu Urząd Gminy w Regiminie Niezwłocznie po otrzymaniu Opisanie dokumentu zgodnie z wytycznymi Weryfikacja formalno - rachunkowa Koordynator Projektu Eduk@cja lepsze Sekretarz Projektu Eduk@cja lepsze Księgowa Projektu Eduk@cja lepsze Urząd Gminy w Regiminie Urząd Gminy w Regiminie Referat finansowo - księgowy Obieg wniosku o płatność Sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym (zgodność z realizowanym projektem) i akceptacja kosztów w nim ujętych Opisanie dokumentu zgodnie z wytycznymi (nr umowy, nr i nazwa projektu, nazwa wydatku zgodnie z budżetem projektu itp..), Kompletowanie dokumentów (w tym załączników niezbędnych do udokumentowania wydatku np. umowy, karty pracy, pokwitowania i inne) Weryfikacja dokumentu pod względem formalnorachunkowym, dekretacja i ewidencja na wyodrębnionym dla projektu księgowym koncie kosztów; dokonanie płatności (przelew) z wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego Niezwłocznie po otrzymaniu W określonych przez prawo i przyjętych przez Urząd Gminy w Regiminie terminach 14

w projekcie Eduk@cja lepsze Czynność Sporządzenie wniosku o płatność Weryfikacja i złożenie wniosku o płatność Osoba odpowiedzialna Sekretarz Projektu Eduk@cja lepsze Koordynator projektu Eduk@cja lepsze Wójt Gminy Miejsce Sposób Czas Urząd Gminy w Regiminie Urząd Gminy w Regiminie Sporządzenie wniosku o płatność na specjalnym formularzu w formie elektronicznej i papierowej; załączenie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków Weryfikacja wniosku o płatność pod katem merytorycznym; potwierdzenie za zgodność z oryginałem załączonych dokumentów; Podpisanie i parafowanie wniosku Zgodnie z terminami zawartymi we wniosku i umowie o dofinansowanie projektu. Niezwłocznie po otrzymaniu Wn przypadku wystąpienie nieprawidłowości Sekretarz Projektu Eduk@cja lepsze Zobowiązany jest do usunięcia nieprawidłowości. W tym celu wprowadza poprawki do wniosku o płatność zgodnie z otrzymaną listą weryfikacji wniosku, w terminie wyznaczonym w piśmie informującym o nieprawidłowościach. Koordynator Projektu Eduk@cja lepsze weryfikuje wniosek o płatność pod kątem wprowadzonych poprawek, zgodności usuniętych błędów z otrzymaną lista weryfikacji, potwierdza za zgodność z oryginałem załączonych dokumentów; przedstawia wniosek o płatność do parafowania i podpisania Wójtowi Gminy i ponownie składa wniosek o płatność. Obieg sprawozdania z realizacji projektu Eduk@cja lepsze Czynność Sporządzenie i przekazania sprawozdania z realizowanego projektu Weryfikacja sprawozdania z realizowanego projektu Osoba odpowiedzialna Sekretarz projektu Eduk@cja lepsze Koordynator projektu Eduk@cja lepsze Miejsce Sposób Czas Urząd Gminy w Regiminie Urząd Gminy w Regiminie Sporządzenie sprawozdania z realizowanego projektu na odpowiednim formularzu wraz z informacją finansową na temat przebiegu realizacji. Weryfikacja sprawozdania pod względem merytorycznym (z dokumentami potwierdzającymi osiągnięte rezultaty) i finansowymi (z Zgodnie z umową POKL.09.01.02-14-008/08-00 z dnia 06.05.2009r. Niezwłocznie po otrzymaniu 15

Zatwierdzenie i złożenie sprawozdania Wójt Gminy Koordynator projektu Eduk@cja lepsze Urząd Gminy w Regiminie dokumentacja finansowo-ksiegową) Podpisanie i parafowanie na każdej stronie sprawozdania w formie papierowej; Złożenie sprawozdania w formie papierowej i elektronicznej (płyta CD) osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera. W terminach określonych umową POKL.09.01.02-14-008/08-00 z dnia 06.05.2009r. i wytycznymi w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości i braków Koordynator Projektu dokonuje poprawy sprawozdania zgodnie z zaleceniami i w terminach określonych w wytycznych przez instytucję wdrażającą. Poprawione sprawozdanie należy przedłożyć Wójtowi Gminy do parafowania na każdej stronie sprawozdania i podpisania dokumentu w formie papierowej. Tak poprawione sprawozdanie przekazuje Koordynator Projektu w formie papierowej i elektronicznej (płyta CD) osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera. 16