Zakres czynności wykonywanych w ramach usługi: Zarządzanie i administrowanie nieruchomością Poznań, Saperska 32B,C 1. Reprezentowanie Właściciela nieruchomości (SPÓŁKA) : a. reprezentowanie SPÓŁKI przed sądami i organami egzekucyjnymi( w zakresie udzielonych pełnomocnictw), b. reprezentowania SPÓŁKI na zewnątrz przed organami administracji rządowej i samorządowej w sprawach operacyjnych (w zakresie udzielonych pełnomocnictw), c. reprezentowania SPÓŁKI w nie wymienionych powyżej sprawach, w zakresie ustalonym w umowie, poprzez przygotowywanie profesjonalnych pism według własnej wiedzy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, d. opracowywanie i opiniowanie zawieranych, aneksowanych i rozwiązywanych umów na rzecz SPÓŁKI w zakresie obsługi eksploatacyjnej, obsługi technicznej, dostawy mediów - w tym wykonywania przeglądów oraz negocjowanie warunków w/w umów w imieniu i na rzecz SPÓŁKI, zawieranych przez spółki celowe BGKN. e. opracowywanie i opiniowanie zarządzeń i innych aktów prawnych dotyczących funkcjonowania nieruchomości, takich jak: Regulamin Porządku Domowego, Regulamin Parkingu, Instrukcja Techniczna, ABC Wspólnoty Lokatorów, itp.. f. przygotowywanie i zwoływanie zebrań informacyjnych dla Najemców/Lokatorów g. analizowanie potrzeb i przygotowywanie planów rzeczowo finansowych związanych z bieżącą eksploatacją nieruchomości, stanem technicznym nieruchomości oraz możliwościami rozwoju. 2. Obsługa administracyjna nieruchomości: 2.1. Obsługa eksploatacyjna nieruchomości: a. udział w odbiorach nieruchomości: budynku (w tym lokali mieszkalnych i handlowych) od developera, spółdzielni lub innego gestora nieruchomości, gospodarka kluczami, kartami dostępu etc. b. sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia obowiązków administratora nieruchomości, oraz sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego administratora / zarządcy lub właściciela nieruchomości, c. zarządzanie umowami najmu w uzgodnionym zakresie jak: pokazywanie lokali, organizowanie podpisywania umów najmu, przekazywanie lokali Najemcom wraz z wyposażeniem, zarządzanie gospodarką kluczami, organizowanie usuwania usterek, organizowanie przeglądów lokali, rozliczanie opłat eksploatacyjnych i czynszów, kosztów usług dodatkowych itp. d. prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali/ Najemców, w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości, 1 S t r o n a
e. kontrola nad zapewnieniem bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości poprzez nadzór nad zawartymi na rzecz nieruchomości umowami (ochrona, sprzątanie, obsługa techniczna, w tym help-desk), oraz wyszukiwanie innych usługodawców, f. udzielanie każdemu Najemcy nieruchomości, Biuru Obsługi Klienta aktualnych informacji w sprawach dotyczących obsługi administracyjnej nieruchomości, g. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji eksploatacyjnej dotyczącej nieruchomości. h. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem nieruchomości na podstawie umów zawartych przez Właściciela, przekazywanie wniosków i uwag do tych umoów, warunków ubezpieczenia itp. 2.2. Obsługa techniczna nieruchomości: a. organizowanie usuwania usterek gwarancyjnych i pogwarancyjnych na nieruchomości w tym w lokalach mieszkalnych, udostępnienie dokumentacji dot. gwarancji, (cesja praw). b. przechowywanie oraz prawidłowe prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym m. innymi książki obiektu budowlanego, książek dźwigów itp. c. kontrola prawidłowego użytkowania budynku, w tym instalacji i urządzeń w jakie jest wyposażony i przygotowywanie w tym zakresie odpowiednich przeglądów oraz organizowanie napraw w celu usunięcia nieprawidłowości, użytkowników i samej nieruchomości d. kontrola warunków bezpieczeństwa nieruchomości w zakresie ochrony przeciwpożarowej, dróg ewakuacji i przygotowywanie w tym zakresie odpowiednich przeglądów oraz wyszukiwanie firm do wykonania napraw w celu usunięcia nieprawidłowości, e. kontrola nad zapewnieniem zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków, f. kontrola i nadzór nad zapewnieniem bieżącej obsługi technicznej nieruchomości poprzez wyszukiwanie podwykonawców i kontrolę wykonania zawartych na rzecz nieruchomości umów, g. realizacja zadań wynikających ze zgłoszeń Najemców dot. eksploatacji, usterek i innych zdarzeń we wskazanym narzędziu informatycznym, oraz bieżące przekazywanie informacji na wyżej omówione tematy on-line. h. współpraca z brokerem i ubezpieczycielem w zakresie zgłaszania i likwidacji szkód, gromadzenie dokumentacji z tym związanej i przekazywanie jej do Spółki po zakończeniu likwidacji szkody, 2.3. Wsparcie w wynajmie lokali a. Prezentacja lokali zakończone podpisaniem umowy najmu z klientem b. Koordynacja czynności podpisania umowy / aneksu najmu z wybranym klientem, przekazanie dokumentów do zleceniodawcy c. Wydanie protokołem zdawczo-odbiorczym przedmiotu najmu, przekazanie dokumentów do zleceniodawcy 2 S t r o n a
2.4. Obsługa najemców a. Obsługa telefoniczna 24h/7 dni w tygodniu b. Obsługa bezpośrednia w godzinach pracy c. Organizacja i koordynacja w zakresie zasobów związanych z realizacją zadań w przedmiocie najmu - usterki / uszkodzenia przekazanie dokumentów do zleceniodawcy. d. Organizacja i koordynacja w zakresie zasobów związanych z realizacją zadań w przedmiocie najmu - weryfikacja danych do obsługi skarg / reklamacji przekazanie dokumentów do zleceniodawcy. e. Obsługa bezpośrednia odbiór mieszkania od najemcy oraz uzyskanie podpisu pod protokołem zdawczo-odbiorczym, przekazanie dokumentów do zleceniodawcy 2.5. Obsługa finansowa nieruchomości: a. dokonywanie bieżących rozliczeń eksploatacyjnych i kosztów lokali i nieruchomości (zarówno od strony najemców jak i dostawców), Dostarczenie danych do faktury w szczególności w zakresie opłat eksploatacyjnych oraz licznikowych b. wgląd w prowadzenie ewidencji księgowej przychodów i kosztów dotyczących nieruchomości, zaliczek uiszczanych na pokrycie kosztów, a także prowadzenie rozliczeń z innych tytułów, c. prewencja płatności, udział w monitorowaniu (np. dostarczania do wskazanych przez zleceniodawcę najemców dokumentów typu wezwanie do zapłaty) d. sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur, potwierdzanie ich zasadności oraz przygotowywanie płatności na rzecz dostawców, e. rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i mediów zgodnie z zawartymi umowami najmu, f. przygotowywanie i potwierdzanie dokumentów niezbędnych do dokonania płatności z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość, jeżeli takie występują, g. przygotowywanie i przesyłanie dokumentacji finansowo- księgowej w formie elektronicznej na wskazany w umowie adres oraz w formie papierowej na adres Spółki do 10-go dnia następnego miesiąca, 3. Obsługa techniczna budynków 3.1. Pogotowie techniczne 24 h (help desk) - zapewnienie stałej - 24 godzinnej przez 7 dni w tygodniu - gotowości serwisanta do telefonicznego koordynowania czynności związanych z usuwaniem powstałych awarii i w razie potrzeby dojazd pracownika celem rozpoznania przyczyn i usunięcia awarii - jeśli jest to w jego kompetencjach oraz wynika z zawartej umowy - bądź zabezpieczenia miejsca awarii do czasu jej usunięcia przez właściwe służby techniczne. 3.2. Konserwacja bieżąca nieruchomości W ramach cyklicznych, ustalonych w harmonogramie wizyt na nieruchomości serwisant wykonuje okresowe przeglądy stanu technicznego i porządku na nieruchomości oraz urządzeń stanowiących jej wyposażenie i w zakresie objętym umową usuwa stwierdzone podczas obchodu 3 S t r o n a
usterki lub też zawiadamia odpowiednie służby techniczne o stwierdzonych nieprawidłowościach. 3.3. Usługi remontowo budowlane Pośredniczenie w zakresie pozyskania firm lokalnych w zakresie świadczeń doraźnych lub planowanych usług remontowo budowlanych. 3.4. Prowadzenie i nadzór nad dokumentacją techniczna nieruchomości jak Książka Obsługi Budynku, książki dźwigów i innych urządzeń podlegających nadzorowi organów administracyjnych. 4. Sprzątanie budynków 4.1. Zakres prac porządkowych wewnątrz budynku: a. zamiatanie i mycie klatek schodowych, korytarzy, przedsionków itp., b. zamiatanie piwnic, suszarni i wózkowni (wraz z omiataniem pajęczyn), c. mycie balustrad, d. omiatanie pajęczyn na klatce schodowej, e. mycie bram wejściowych, f. czyszczenie metalowych i innych wycieraczek przed wejściem do klatek schodowych, g. mycie szyb i gablot ogłoszeniowych, h. mycie okien i parapetów na klatkach schodowych, w piwnicach oraz pomieszczeniach ogólnego użytku, i. mycie lamperii, grzejników oraz drzwi do pomieszczeń ogólnodostępnych, j. mycie lamp oświetleniowych na klatkach schodowych, w piwnicach oraz pomieszczeniach, k. dezynsekcja i deratyzacja budynku, tj. rozkładanie trutki na szczury i inne szkodniki, l. okresowe mycie posadzek w garażu, m. organizowanie dodatkowych kontenerów na odpady związanych z przeprowadzkami, świętami ( choinki), innymi wydarzeniami. 4.2. Sprzątanie terenów zewnętrznych: a. zamiatanie chodników, placów i parkingów, b. zbieranie śmieci wokół budynku c. grabienie liści d. czyszczenie chodników oraz opasek wokół budynku z chwastów i traw e. zamiatanie altan śmietnikowych oraz wyznaczonych miejsc z wolnostojącymi pojemnikami i kontenerami na śmieci w okresie zimowym: odśnieżanie chodników i ciągów pieszo-jezdnych oraz posypywanie ich piaskiem f. sprzątanie błota i lodu z chodników i ciągów pieszo-jezdnych, kratek ściekowych zapewnienie ich drożności i czystości g. mycie zewnętrznych lamp, usuwanie grafitti etc., h. przygotowywanie pojemników na odpady do ich opróżniania, okresowa dezynfekcja i mycie pojemników, 4 S t r o n a
5. Pielęgnacja zieleni. a. koszenie i podlewanie trawników, b. przycinanie żywopłotów, c. przycinanie i formowanie drzew i krzewów, d. ochrona chemiczna roślin, e. wiosenne i jesienne prace porządkowe w ogrodzie, f. usuwanie liści, g. zabezpieczanie roślin na zimę, h. całoroczna konserwacja i pielęgnacja oczek wodnych i stawów, i. doradztwo w zakresie pielęgnacji roślin oraz estetycznego i funkcjonalnego zagospodarowania otoczenia, j. inne prace ogrodnicze związane z zakładaniem i utrzymaniem ogrodów oraz terenów zielonych 5 S t r o n a