Wstęp Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio runda selekcyjna 2011 Niniejszy dokument ma na celu pomoc beneficjentom programu Comenius Regio w przygotowaniu raportu końcowego wymaganego artykułem IV i Załącznikiem III Umowy na realizację projektu. Raport końcowy powinien zostać złożony w formie elektronicznej i papierowej do Narodowej Agencji najpóźniej do dnia 30 września 2013, jednak nie wcześniej, niż po zakończeniu realizacji projektu. Raport składany jest elektronicznie w systemie http://online.frse.org.pl Pocztą tradycyjną prosimy wysłać raport na adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa Z dopiskiem Raport końcowy Comenius Regio Raport końcowy ma na celu zapewnienie Narodowej Agencji informacji dotyczących wdrażania projektu. Narodowa Agencja oceni raport, a płatności lub zwroty będą dokonywane po zatwierdzeniu raportu, zgodnie z zapisami umowy oraz zasadami Przewodnika dla beneficjentów 2011, część I Przepisy ogólne rozdział 4E i F. Przy wypełnianiu formularza proszę wziąć pod uwagę informacje, które już Państwo podali w formularzu wniosku. Jeżeli występuje niezgodność pomiędzy tym, co zostało zaplanowane i przeprowadzone, proszę wyjaśnić powody zaistniałych rozbieżności. Należy uważnie śledzić układ formularza i wypełnić wszystkie zawarte w nim pola. Proszę upewnić się, że wszelkie stosowane przez Państwa skróty są przejrzyście wyjaśnione. Raport musi być podpisany przez osobę upoważnioną do zawierania umów w imieniu instytucji beneficjenta. Raport wypełniany jest w języku polskim, oprócz części C Podsumowanie do opublikowania, która wypełniana jest w języku angielskim. Układ raportu końcowego Raport końcowy składa się z czterech części: Informacje ogólne; 1
Część A dotycząca projektu jako całości, której treść należy uzgodnić z partnerami z kraju partnerskiego; Część B dotycząca danego regionu, łącznie z częścią finansową projektu. Ta część nie musi być uzgodniona z partnerami z kraju partnerskiego; Część C podsumowanie przeznaczone do publikacji obejmujące rezultaty, wpływ oraz wnioski płynące z realizacji partnerskiego projektu Comenius Regio jako całości; Partnerzy powinni uzgodnić treść podsumowania. Podsumowanie tej samej treści powinno zostać przesłane do obu Narodowych Agencji; Informacje ogólne W pierwszej części raportu końcowego beneficjent powinien przedstawić informacje dotyczące własnej instytucji i instytucji partnerskich zaangażowanych w projekt. Informacje powinny być aktualne na dzień podpisania raportu końcowego. Oznacza to, że jeżeli wystąpiła zmiana partnera lub zmiana adresu, dane w raporcie końcowym mogą nie zgadzać się z danymi w formularzu wniosku lub raporcie postępu. Część A Część A dotyczy całości projektu. Instytucje z obydwu regionów powinny uzgodnić treść tej części raportu. Taka sama treść części A powinna zostać przedstawiona w raportach końcowych składanych w obydwu Narodowych Agencjach. 1. CELE I WYNIKI PROJEKTU PARTNERSKIEGO 1.1. Cele projektu Beneficjent powinien podać ogólną charakterystykę celów projektu i wyjaśnić, czy te cele zostały osiągnięte (należy odnieść się do pkt. C.3 i C.6 formularza wniosku). 1.2. Działania i rezultaty projektu W tym punkcie należy opisać główne działania wykonane w ciągu 2 lat trwania projektu wraz z głównymi rezultatami, jakie zostały osiągnięte. Jeśli ma to zastosowanie, należy wyjaśnić powody odstępstw od działań i/lub rezultatów planowanych we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I do umowy). 1.3. Podział zadań Beneficjent powinien przedstawić podział zadań między regionami realizującymi projekt. 1.4. Współpraca i komunikacja Beneficjent powinien opisać, czy współpraca i komunikacja (np. wideokonferencje, e-maile, rozmowy telefoniczne, regularna korespondencja, newslettery, wykorzystanie technologii ICT) pomiędzy regionami realizującymi projekt i instytucjami w regionach była odpowiednia i efektywna. 1.5. Wpływ projektu Beneficjent powinien na poziomie europejskim przedstawić wpływ oraz rezultaty współpracy w ramach projektu. Należy wskazać, czy wyniki projektu miały wpływ na różne grupy docelowe, na instytucje realizujące projekt, na społeczność lokalną, na inne organizacje działające w tym samym obszarze tematycznym. 2
Informacje dotyczące wpływu na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym są wymagane w części B i nie należy ich przedstawiać tutaj. 1.6. Europejska wartość dodana Beneficjent powinien przedstawić europejską wartość dodaną projektu, np. czy projekt osiągnął rezultaty, które nie zostałyby osiągnięte poprzez działania prowadzone wyłącznie na poziomie krajowym. Należy wskazać czy projekt wspomógł współpracę europejską w ramach edukacji szkolnej w uczestniczących regionach. 2. EWALUACJA I MONITOROWANIE Należy przedstawić opis metod monitorowania i ewaluacji wykorzystanych w projekcie (częstotliwość oraz zastosowane sposoby zbierania informacji np. kwestionariusze, survey, informacja zwrotna od uczestników działań projektowych). Beneficjent powinien również opisać główne wnioski z monitorowania i ewaluacji oraz zmiany, jakie zostały dokonane w projekcie na podstawie tych wniosków. 3. UPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE WYNIKÓW TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Beneficjent powinien zaprezentować, w jaki sposób upowszechniane były rezultaty projektu (np. produkty, publikacje, konferencje) na poziomie europejskim (poziom krajowy zostanie opisany w części B). Należy również podać, jak w Państwa opinii, rezultaty mogą zostać wykorzystane w innych krajach oraz jeśli dotyczy, jak planują Państwo kontynuować współpracę w ramach projektu. 4. NAPOTKANE PROBLEMY Beneficjent powinien opisać problemy napotkane podczas wdrażania projektu oraz sposoby, w jaki zostały one rozwiązane. Informacje powinny być jak najbardziej szczegółowe, ponieważ może to pomóc w udoskonaleniu działania akcji Comenius Regio w przyszłości. Część B W części B raportu końcowego beneficjent powinien przedstawić wdrażanie projektu na poziomie regionalnym/lokalnym oraz zaangażowanie organizacji partnerskich w regionie. 5. DANE ILOŚCIOWE Podanie poniższych danych ilościowych pomoże Narodowej Agencji i Komisji Europejskiej w uzyskaniu statystyk odnośnie kwestii, których dotyczy projekt. A. Mobilność Beneficjent powinien przedstawić całkowitą liczbę uczestników zaangażowanych w mobilność z własnego regionu. Dane powinny dotyczyć osób z władz regionalnych i lokalnych, nauczycieli, uczniów (jeśli dotyczy) i przedstawicieli pozostałych instytucji partnerskich. Dane powinny również uwzględniać osoby ze specjalnymi potrzebami oraz przedstawiać przekrój według płci osób zaangażowanych w mobilność. W przypadku mobilności osób ze specjalnymi potrzebami, liczba zaangażowanych osób towarzyszących (jeśli dotyczy) również powinna być podana. B. Tematy 3
Beneficjent powinien wskazać główne obszary tematyczne, których dotyczył projekt. Należy podać maksymalnie 3 tematy, ułożone w kolejności od najważniejszego (proszę skorzystać z tematów umieszczonych w Załączniku 1). Jeżeli żadna z proponowanych klasyfikacji nie pasuje do Państwa tematu, proszę dodać nowy temat. Ta część umożliwia Państwu uaktualnienie informacji zawartych w formularzu wniosku, jeśli zachodzi taka potrzeba. 6. DZIAŁANIA W RAMACH PARTNERSKIEGO PROJEKTU Należy opisać wszystkie działania podjęte w Państwa regionie łącznie z datą, opisem działania oraz zaangażowanymi partnerami. Jeżeli jakakolwiek inna organizacja brała udział w projekcie, należy również podać nazwę organizacji oraz miasto/kraj, z którego pochodzi. Należy również podać, czy wszystkie planowane działania zostały zrealizowane, a jeśli nie, wyjaśnić, które działania nie zostały zrealizowane i dlaczego. Jeżeli pewne przeprowadzone działania były różne od zaplanowanych na etapie wniosku, proszę wyjaśnić dlaczego. 7. ROZPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE REZULTATÓW TRWAŁOŚĆ Należy przedstawić, w jaki sposób rozpowszechniane były rezultaty projektu na poziomie krajowym/regionalnym/lokalnym (bez uwzględnienia poziomu europejskiego opisanego w Części A). Należy również opisać, jak rezultaty i produkty projektu mogą zostać wykorzystane przez inne organizacje. Jeżeli organizacje z danego kraju uczestniczące w projekcie planują kontynuację współpracy, proszę podać w jaki sposób (nawet jeżeli Państwa plany są ciągle na etapie roboczym). 8. SUGESTIE/ZALECENIA Proszę zamieścić swoje komentarze i sugestie dotyczące udoskonalenia zasad realizowania projektów w ramach akcji Partnerskie Projekty Regio. Część finansowa raportu Przed uzupełnieniem tej części raportu należy uważnie przeczytać tekst umowy na dofinansowanie realizacji projektu oraz zasady sformułowane w Przewodniku dla Wnioskodawców Programu LLP, Część I: Ogólne regulacje, rozdziały 4E i 4F. 9. DZIAŁANIA W ZAKRESIE MOBILNOŚCI Należy podać jakie dofinansowanie mobilności Państwo otrzymali (skala od 4 wyjazdów w ramach mobilności na bliskie odległości, do 24 wyjazdów w ramach mobilności na dalekie odległości). Muszą zostać podane wszelkie różnice pomiędzy planowaną a zrealizowaną liczbą mobilności. Należy przedstawić szczegółowe opisy mobilności odbytych w ramach projektu. Każdy wyjazd należy opisać osobno. Opis powinien zawierać informacje dotyczące organizacji przyjmującej, docelowego miejsca podróży, daty rozpoczęcia wizyty, długości jej trwania oraz liczby osób uczestniczących (jeżeli osoby ze specjalnymi potrzebami brały udział, należy o tym również wspomnieć). Tabela powinna zawierać informacje dotyczące celu podróży, podejmowanych działań oraz wyników tych działań. Powinny zostać przedstawione szczegółowe informacje dotyczące uczestników. Wartość końcowa dofinansowania mobilności zostanie określona przez Narodową Agencję zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku IV do Umowy. 4
10. CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTU NIEZWIĄZANE Z MOBILNOŚCIĄ Beneficjent powinien przedstawić wszystkie koszty niezwiązane z mobilnością poniesione w ramach projektu podczas okresu obowiązywania Umowy. Narodowa Agencja będzie: i) oceniać uprawnienie raportowanych kosztów niezwiązanych z mobilnością według kryteriów wyszczególnionych w art. 14 Warunków Ogólnych Umowy oraz art. X Warunków Szczególnych oraz przepisów finansowych Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2011; ii) weryfikować przestrzeganie limitów wyznaczonych w Załączniku IV do Umowy Uprawnienie kosztów oraz jeśli zajdzie taka potrzeba, odpowiednio zmniejszać koszty zaakceptowane jako uprawnione; iii) weryfikować czy transfery wartości dofinansowania pomiędzy tymi pozycjami (koszty personelu, wyposażenia, podwykonawstwa, pozostałe koszty bezpośrednie) nie przekraczają 10% wartości dla każdej pozycji kosztów uprawnionych z lub do której wykonywany jest transfer; iv) weryfikować, czy nie występuje transfer kwot dofinansowania do/z kwoty zryczałtowanej wyznaczonej w art. III.1.a) Umowy; v) weryfikować czy wniesiony został wkład rzeczowy (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy, Część B przepisy finansowe) vi) weryfikować czy został wygenerowany dochód z racji realizowania projektu (aneks IV Umowy zmniejszenie kwoty dofinansowania), który powinien zostać odliczony od ostatecznej kwoty dofinansowania. vii) weryfikować, czy całkowita wartość dofinansowania dla kosztów niezwiązanych z mobilnością nie przekracza 75% uprawnionych kosztów niezwiązanych z mobilnością, czyli maksymalnie 25000 EUR oraz pierwotnej wartości dofinansowania przyjętej dla kosztów niezwiązanych z mobilnością. NA ograniczy swój wkład do kwoty, która jest niższa spośród dwóch wymienionych. NA zmniejszy końcową wartość dofinansowania jeżeli został wygenerowany dochód z realizacji projektu (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy, Część B przepisy finansowe). Jeżeli końcowa wartość dofinansowania jest wyższa niż płatność początkowa, otrzymają Państwo płatność końcową wyrównującą bilans. Jeżeli jest ona niższa niż płatność początkowa, zostaną Państwo poproszeni o zwrot różnicy do Narodowej Agencji. Część przedstawiająca całkowite koszty projektu niezwiązane z mobilnością składa się z czterech tabel: podwykonawstwo, sprzęt, pozostałe koszty oraz koszty personelu oraz tabeli podsumowującej. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia wszystkich kosztów projektu i uwzględnienia wkładu rzeczowego (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy, Część B przepisy finansowe) W tabeli podwykonawstwo beneficjent podaje poniesione koszty zadania lub usługi zlecone stronom trzecim, nazwę organizacji zajmującej się podwykonawstwem; daty świadczenia usług i koszty. 5
W tabeli wyposażenie beneficjent podaje wszelkie koszty zakupu, wynajmu lub leasingu sprzętu (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F. Część I Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2011). Szczegółowe informacje dotyczące daty zakupu, wskaźnika wykorzystania oraz amortyzacji również powinny zostać przedstawione. W tabeli pozostałe koszty bezpośrednie beneficjent podaje typ pozostałych poniesionych kosztów (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F, Część I Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2011), datę zakupu oraz koszty. Koszty podróży i utrzymania dla osób trzecich (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F Koszty utrzymania i podróży, Część I Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2011) powinny zostać wymienione w tabeli pozostałe koszty bezpośrednie dane dotyczące kosztów podróży i utrzymania (Aneks I przedstawia maksymalne wartości, które nie mogą być przekroczone dla kosztów utrzymania dla roku 2011). W tabeli koszty personelu beneficjent podaje wszelkie koszty personelu instytucji realizujących projekt pracującego bezpośrednio nad projektem. Szczegółowe informacje dotyczące kategorii personelu, dni roboczych i kosztu za dzień pracy również powinny zostać podane. Zastosowanie mają tu zasady dotyczące uprawnienia kosztów personelu wymienione w art. 14.2 Warunków Ogólnych Umowy, a także maksymalne pułapy kosztów personelu zawarte w Przewodniku dla Wnioskodawców Programu LLP 2011. Proszę pamiętać, że VAT jest kosztem nieuprawnionym, chyba że Beneficjent może wykazać, że nie może odzyskać VAT. W takim przypadku konieczne jest udowodnienie takiego stanu rzeczy (art. 14.4 Warunków Ogólnych Umowy, Część B przepisy finansowe). Jeśli Beneficjent może odzyskać VAT, koszty wykazane w pozycjach: podwykonawstwo, wyposażenie, pozostałe koszty bezpośrednie i koszty personelu nie powinny zawierać VAT. 11. Podsumowanie Zasady ogólne: Beneficjent przedstawia wszelkie koszty faktycznie poniesione podczas okresu trwania projektu oraz konieczne do wdrożenia projektu. Całkowita wartość dofinansowania nie może przekroczyć 45000 euro. Koszty podwykonawstwa nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów uprawnionych projektu, łącznie z kwotą zryczałtowaną dla mobilności. Koszty sprzętu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów uprawnionych projektu, łącznie z kwotą zryczałtowaną dla mobilności. Transfer pomiędzy pozycjami nie przekracza 10% wartości każdej pozycji. Koszty pośrednie realizacji projektu nie są uprawnione do dofinansowania. Część C: Podsumowanie przeznaczone do publikacji Wyczerpujące podsumowanie wyników, wniosków oraz wpływu projektu przeznaczone do publikacji należy opracować według szablonu zawartego w raporcie końcowym. Partnerzy powinni uzgodnić treść podsumowania. Podsumowanie tej samej treści powinno zostać przesłane do obu Narodowych Agencji. Podsumowanie przeznaczone do publikacji w języku angielskim zostanie sformatowane do druku jako samodzielny dokument w wersji papierowej. Podsumowanie powinno być 6
skierowane do szerokiego grona odbiorców, w tym do opinii publicznej. Należy się upewnić czy: Jest ono odpowiedniej jakości, aby możliwa była bezpośrednia publikacja przez Narodową Agencję i/lub Komisję. Jest wyczerpujące i opisuje pracę wykonaną w celu osiągnięcia celów projektu: głównych wyników, wniosków oraz ich potencjalnego wpływu i zastosowania. Należy uwzględnić wszystkie grupy docelowe, w tym decydentów dla których wyniki projektu mogą być istotne. Zapewnia następujące informacje: o Listę wszystkich partnerów z danymi kontaktowymi; o Adres oficjalnej strony internetowej projektu, jeżeli taka jest dostępna; Jakość podsumowania przeznaczonego do publikacji będzie oceniona przez eksperta z Narodowej Agencji z kraju koordynatora projektu, który jeżeli zajdzie taka potrzeba, będzie się kontaktował z koordynatorem w celu poprawienia podsumowania. 7
ANEKS I Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio runda selekcyjna 2011 maksymalne wartości dofinansowania dla roku 2011 (wartości w EUR) kraj nazwa kraju skrót manager kategorie personelu maksymalne stawki dzienne badacz nauczyciel trener personel techniczny personel administarcyjny maksymalne koszty utrzymania stawki dzienne Belgique/Belgie - BE BE 380 325 263 205 232 Bulgaria- BG BG 84 75 58 39 227 Ceska Republika - CZ CZ 138 138 100 72 230 Danmark - DK DK 497 425 346 271 270 Deutschland - DE DE 356 309 248 191 208 Eesti - EE EE 102 94 66 46 181 Ellas - EL EL 280 239 196 152 222 Espana -ES ES 287 258 198 139 212 France - FR FR 423 358 234 179 245 Ireland - IE IE 386 336 280 205 254 Italia - IT IT 568 332 225 187 230 Kypros - CY CY 335 294 182 124 238 Latvija - LV LV 101 82 65 44 211 Lithuania - LT LT 90 77 59 41 183 Luxembourg - LU LU 508 436 353 275 237 Magyarorszag - HU HU 123 108 81 46 222 Malta - MT MT 136 123 96 68 205 Nederland - NL NL 388 339 269 211 263 Oesterreich - AT AT 420 324 241 199 225 Polska - PL PL 130 107 83 61 217 Portugal - PT PT 182 160 118 78 204 Rumania- RO RO 155 119 93 59 222 Slovenija -SI SI 252 227 183 115 180 Slovensko -SK SK 151 122 108 88 205 Suomi - FI FI 374 268 221 185 244 Sverige - SE SE 443 379 312 240 257 United Kingdom - UK GB 412 389 273 197 276 Island - IS IS 460 419 361 232 245 Liechtenstein - LI LI 414 339 263 208 175 Norge - NO NO 529 459 375 283 220 Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra CH 392 322 249 198 254 Hrvatska HR 266 240 193 121 222 Turkey - TR TR 176 112 74 47 220 8