PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra ZP.271.104.11.2013 RISS 2422131 Zielona Góra, 31 grudnia 2013 r. Zamawiający: INFORMACJA O ZAWARCIU UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Miasto Zielona Góra ul. Podgórna 22, 65-424 Zielona Góra, województwo lubuskie, tel. (+48) 68 45 64 110-111, faks: (+48) 68 45 64 455 NIP: 973 100 74 58 REGON: 970770178 1. Rodzaj zamawiającego: administracja samorządowa 2. Zamieszczenie ogłoszenia: obowiązkowe. 3. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. 4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego: w trybie zamówienia z wolnej ręki o wartości zamówienia mniejszej niż 200.000 euro na usługi prawnicze polegające na wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi i doradztwie prawnym w zakresie zastępstwa procesowego. 5. Przedmiot zamówienia: Usługi prawnicze polegające na: 1) wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi i 2) doradztwie prawnym w zakresie zastępstwa procesowego - świadczone na zasadach określonych w niniejszej umowie. Umowa obejmuje swym zakresem przepisy: 1) prawa cywilnego; 2) ustrojowego prawa samorządowego, 3) samorządowego prawa pracy; 4) prawa administracyjnego; 5) prawa handlowego; 6) prawa zamówień publicznych; 7) finansów publicznych; 8) o rachunkowości; 9) podatków i opłat lokalnych; 10) egzekucji administracyjnej; 11) planowania przestrzennego; 12) Prawa budowlanego; 13) Prawa o aktach stanu cywilnego; 14) Prawa ochrony środowiska; 15) Prawa przewozowego, 16) Prawa wodnego; 17) Prawa geodezyjnego i kartograficznego; 18) ochrony przyrody;
19) odpadów; 20) gospodarki komunalnej; 21) gospodarki nieruchomościami; 22) działalności gospodarczej; 23) ochrony informacji niejawnych; 24) audytu wewnętrznego; 25) transportu zbiorowego; 26) straży gminnych; 27) prawa karnego. ZAKRES UMOWY W ZAKRESIE ZASTĘPSTWA PROCESOWEGO: 1) występowanie - na podstawie udzielonych pełnomocnictw - przed sądami powszechnymi, administracyjnymi, Sądem Najwyższym, Krajową Izba Odwoławczą, Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz innymi organami administracji państwowej i samorządowej z wyłączeniem spraw prowadzonych przez prokuratorię Generalną Skarbu Państwa; 2) występowanie - na podstawie udzielonych pełnomocnictw - w postępowaniu karnym - przygotowawczym i przed sądem - z wyłączeniem występowania w charakterze obrońcy w postępowaniu karnym i w postępowaniu o przestępstwa skarbowe; 3) przygotowywanie skarg, pozwów i wniosków, wystąpień i pism procesowych do sądów i organów administracji w celu wszczęcia postępowania sądowego lub administracyjnego oraz w związku z toczącym się postępowaniem; 4) przygotowywanie odpowiedzi na skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wlkp. i Naczelnego Sądu Administracyjnego z udziałem właściwych komórek organizacyjnych urzędu; 5) występowanie na podstawie udzielonych pełnomocnictw w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym z wyłączeniem egzekucji administracyjnej. ZAKRES UMOWY - DORADZTWO PRAWNE W ZAKRESIE ZASTĘPSTWA PROCESOWEGO: 1. Umowa w przedmiocie doradztwa prawnego w zakresie zastępstwa procesowego dotyczy: 1) potencjalnych oraz prowadzonych spraw osób trzecich innych niż strony umowy, przeciwko Zamawiającemu; 2) potencjalnych oraz prowadzonych przez Zmawiającego spraw przeciwko osobom trzecim. 2. Umowa w przedmiocie doradztwa prawnego w zakresie zastępstwa procesowego obejmuje: 1) porady prawne, konsultacje oraz sporządzanie opinii prawnych co do celowości wnoszenia pozwów, środków zaskarżenia, zawierania ugód sądowych i pozasądowych; 2) porady prawne, konsultacje oraz sporządzanie opinii prawnych co do zasadności żądań osób trzecich oraz dalszych działań w tym zakresie; 3) porady prawne, konsultacje oraz sporządzanie opinii prawnych dotyczących postępowania karnego - przygotowawczego i sądowego; 4) opracowywanie i opiniowanie projektów porozumień, w tym ugód sądowych i pozasądowych; 5) przygotowywanie stanowisk Zamawiającego będących odpowiedzią na wystawienia osób trzecich; 6) udział w mediacjach i ewentualnych negocjacjach polubownych; 7) współpracę z radcą prawnym zatrudnionym przez Zamawiającego; 8) współpracę z komórkami organizacyjnymi urzędu właściwymi ds.: a) zarządzania drogami- w zakresie windykacji należności z tytułu kar i opłat wynikających z przepisów o drogach publicznych; b) gospodarowania mieniem w zakresie windykacji należności z tytułu użytkowania wieczystego, dzierżawy i najmu nieruchomości, c) budżetu i rachunkowości, podatków i opłat lokalnych, egzekucji administracyjnej - w zakresie windykacji należności budżetowych; 9) współpracę w zakresie badania zasadności i załatwiania skarg, wniosków w sprawach należących do zakresu działania Zamawiającego; 10) uzgadnianie pod względem formalno- prawnym treści rozstrzygnięć administracyjnych Zamawiającego w celu minimalizacji ryzyka procesowego w postępowaniach administracyjnych i sądowo- administracyjnych przed sądami i organami administracyjnymi; 11) konsultowanie pod względem formalno- prawnym projektów rozstrzygnięć administracyjnych i podatkowych Zamawiającego w celu minimalizacji ryzyka procesowego w postępowaniach administracyjnych i sądowo- administracyjnych przed sądami i organami administracyjnymi. 12) współpracę z komórką organizacyjną urzędu właściwą ds. zamówień publicznych w zakresie 2
przygotowywania rozstrzygnięć do składanych przez oferentów środków ochrony prawnej. WYŁĄCZENIA: 1) występowania w charakterze obrońcy w postępowaniu karnym i w postępowaniu o przestępstwa skarbowe; 2) prowadzenie postępowania w zakresie prowadzenia postępowania egzekucyjnego w administracji; 3) sprawy zastrzeżone lub prowadzone przez radcę prawnego zatrudnionego przez Zamawiającego. ZAKRES RZECZOWY KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU 1) DG, DI, DP, DR, EA, FE, KS, OU, PO, SO, USC, WB, ZP; 2) w sprawach karnych- na rzecz wszystkich komórek organizacyjnych urzędu; 3) w czasie nieobecności radcy prawnego zatrudnionego przez Zamawiającego zastępstwo w niezbędnym zakresie w ramach wynagrodzenia wynikającego z umowy. MIEJSCE, DNI I GODZINY ŚWIADCZENIA USŁUG: Wykonawca świadczy usługi prawnicze objęte niniejszą umową, przed właściwymi sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi albo w siedzibie Zamawiającego w dniach i godzinach pracy Urzędu Miasta Zielona Góra. Potwierdzeniem realizacji usług w siedzibie Zamawiającego jest wpis do karty usług osób świadczących pomoc prawną w ustalonym okresie rozliczeniowym. Doradztwo prawne w zakresie zastępstwa procesowego w sprawach karnych jest świadczone w siedzibie Wykonawcy. Wykonawca może ustalić w uzgodnieniu z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego szczegółową organizację doradztwa prawnego w zakresie zastępstwa procesowego, m. in. wyznaczyć dni lub godziny świadczenia usług na rzecz konkretnych komórek organizacyjnych urzędu objętych niniejszą umową. Wykonawca świadczy pomoc prawną wynikającą z niniejszej umowy osobiście lub może powierzyć wykonanie czynności z zakresu przedmiotu umowy, a w szczególności zastępstwa procesowego, osobom trzecim, za których czynności ponosi odpowiedzialność. MATERIAŁY Zamawiający zobowiązuje się do przedstawiania Wykonawcy informacji i dokumentów niezbędnych do wykonania umowy, będących w posiadaniu Zamawiającego. Zamawiający nieodpłatnie udostępni Wykonawcy dokumentację i usługi osób trzecich w zakresie niezbędnym do wykonania umowy, w tym zapewni wysyłkę korespondencji stanowiącej realizację przedmiotu umowy oraz zabezpieczy pomieszczenie do pracy z wyposażeniem, tj. meblami biurowymi, linią telefoniczną i łączem internetowym oraz drukarką komputerową. Zamawiający może zlecić Wykonawcy usługi w ramach umowy ustnie, pisemnie, pocztą elektroniczną, telefonicznie lub faksem. Zamawiający może zlecić Wykonawcy usługi w ramach umowy osobiście lub przez swoich pracowników; pisemnie; pocztą elektroniczną; telefonicznie lub faksem. Wykonawca przygotowuje pisma procesowe w terminach sądowych po uzyskaniu niezbędnych informacji od właściwych komórek organizacyjnych urzędu. Wykonawca prezentuje opinie prawne w zakresie zastępstwa procesowego w terminie do 7 dni roboczych, po uzyskaniu niezbędnych do tego informacji od właściwych komórek organizacyjnych urzędu. W przypadku złożonego problemu prawnego lub ilości przedstawionych problemów termin określony w 15 ust. 3 umowy ulega przedłużeniu w uzgodnieniu z Zamawiającym. ZWOLNIENIE Z ROSZCZEŃ Zamawiający zwolni Wykonawcę ze zobowiązań, które mogą wynikać z roszczeń osób trzecich związanych z naruszeniem ich praw do materiałów, dokumentacji udostępnionych Wykonawcy przez Zamawiającego oraz przystąpi po stronie Wykonawcy do sporów wynikających z podniesienia przeciw niemu takich roszczeń. PRAWA ZAMAWIAJACEGO Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzania stanu wykonania umowy i przedstawiania swoich uwag Wykonawcy. Wykonawca będzie udzielał, na żądanie Zamawiającego, ustnych lub pisemnych informacji na temat 3
stanu spraw Zamawiającego prowadzonych przez Wykonawcę oraz przewidywanych terminów wykonania przez Wykonawcę określonych czynności. W wykonaniu tego zapisu Wykonawca będzie przekazywał wykaz prowadzonych spraw w wersji elektronicznej, co kwartał, w układzie i treści uzgodnionych z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego. Wykonawca przedłoży przed podpisaniem umowy kopię aktualnej polisy obowiązkowego ubezpieczenia zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej radców prawnych (Dz.U. z 2003 r. Nr 217, poz. 2135). W przypadku, gdy termin obowiązywania polisy będzie się kończył przed terminem zakończenia umowy, Wykonawca ma obowiązek przedłożyć Zamawiającemu dokument o kontynuacji ubezpieczenia. WYNAGRODZENIE, WARUNKI PŁATNOŚCI Za wykonanie usług w ramach niniejszej umowy Wykonawcy należy się wynagrodzenie miesięczne w wysokości. zł brutto (słownie:. złotych). Strony ustalają miesięczny okres rozliczeniowy od 16. dnia każdego miesiąca do 15. dnia następnego miesiąca. W styczniu 2014 r. ustala się okres rozliczeniowy od 1. do 15. stycznia 2014 r. Za prowadzenie postępowania sądowego, zabezpieczającego oraz egzekucyjnego Wykonawcy przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w wysokości wynikającej z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, płatne po jego wpłynięciu na rachunek bankowy Zamawiającego. Zamawiający przekaże Wykonawcy do 15 dnia każdego miesiąca wykaz wpłat od dłużników na konto Urzędu Miasta Zielona Góra w poprzednim miesiącu kosztów zastępstwa procesowego i kosztów adwokackich w egzekucji, związanych z prowadzonymi sprawami właściwej komórki organizacyjnej urzędu. W wykazie tym wskazane zostaną przez Wykonawcę należne mu kwoty, na które wystawi fakturę. Płatności będą dokonywane przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze. Zapłata następuje do ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca z zastrzeżeniem że należność za usługi świadczone za okres 16-31 grudnia 2014 r. będzie płatna zaliczkowo na podstawie odrębnej faktury do dnia 31 grudnia 2014 r. Do faktury o świadczenie usług w ramach niniejszej umowy z wyłączeniem spraw karnych, Wykonawca dołącza potwierdzoną kopię karty usługi zgodnie z 12 ust. 3. WYPOWIEDZENIE, ODSTĄPIENIE OD UMOWY Strony wyłączają możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy w okresie jej trwania, z zastrzeżeniem wypowiedzenia z ważnych powodów, przez które rozumie się: -nienależyte świadczenie przez Wykonawcę umowy, stwierdzone prawomocnym orzeczeniem właściwego organu dyscyplinarnego samorządu zawodowego Wykonawcy oraz utratę przez Wykonawcę prawa do świadczenia pomocy prawnej w myśl obowiązujących przepisów; -niedokonanie przez Zamawiającego płatności należności wynikającej z niniejszej umowy - za 3. okresy miesięczne. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu świadczenia usług do dnia odstąpienia od umowy. UPOWAŻNIENI PRZEDSTAWICIELE STRON 5.1. Upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego jest Sekretarz Miasta Ewa Trzcińska. 5.2. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): - 79110000-8 usługi w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji prawnej. 5.3. Rodzaj zamówienia: Usługa. 6. Zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu: 25 listopada 2013 r. pod numerem 480906-2013 7. Zamieszczenie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie 4
8. Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 300.813,00 zł,. 9. Liczba ofert: 1) otrzymanych: 1; 2) odrzuconych: 0. 10. Informacja o cenie wybranej oferty oraz o ofertach z najniższą i najwyższą ceną: 1) cena wybranej oferty: 369.000,00 zł; 2) oferta z najniższą ceną: 369.000,00 zł; 3) oferta z najwyższą ceną: 369.000,00 zł. 11. Informacje administracyjne: Zamówienie nie dotyczy programu/projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej, 12. Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki: 1) Podstawa prawna: Postępowanie wszczęte zostało w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66 w związku z art. 5 ust. 1 b ustawy pzp; 2) Uzasadnienie wyboru trybu: art. 5 ust. 1b Prawa zamówień publicznych zezwala, aby w przypadku zamówień, których przedmiotem są usługi prawnicze, polegające na wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi lub doradztwie prawnym w zakresie zastępstwa procesowego, lub jeżeli wymaga tego ochrona ważnych praw lub interesów Skarbu Państwa, nie stosować przepisów ustawy dotyczących przesłanek wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia oraz przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki. W praktyce obsługi prawnej Urzędu Miasta znaczący udział mają sprawy, w których występują spory pomiędzy Miastem a stronami trzecimi lub co najmniej zagrożenie powstania takich sporów rozstrzyganych przez właściwe sądy lub inne organy orzekające (m. in.: sądy powszechne, SKO, Wojewodę, WSA, NSA, KIO). Ponadto w Departamencie Rozwoju Miasta oraz Wydziale Podatków i Opłat Lokalnych są realizowane zadania, w których występuje przesłanka ochrony ważnych praw lub interesów Skarbu Państwa (gospodarowanie zasobem nieruchomości Skarbu Państwa przez Prezydenta jako Starostę oraz związane z tym dochody i wydatki). Z powyższych względów dopuszczalną formą udzielenia zamówienia jest zamówienie z wolnej ręki. 13. Informacja o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1) firma: Kancelaria Radców Prawnych M. Woziński, A. Kulisz Spółka Partnerska 2) kod, miejscowość: 65-409 Zielona Góra, 3) ulica, nr domu, nr pokoju: Moniuszki 3; 4) województwo: lubuskie 5) cena wybranej oferty z VAT: 369.000,00 zł. 6) data zawarcia umowy: 23.12.2013 r. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki. imię, nazwisko i podpis osoby uprawnionej 5