Rozpoczynamy pracę z programem PowerPoint należy do programów z pakietu biurowego Microsoft Office. Jest to program do tworzenia grafiki prezentacyjnej, który pomaga w ilustrowaniu omawianych zagadnień. Jest szczególnie przydatny do prezentowania informacji w czasie wykładów i referatów. Gotową prezentację można wykorzystać w czasie omawiania zagadnienia oraz umieścić ją w sieci Intranet lub Internet. Każda prezentacja składa się z wielu oddzielnych slajdów i można ją zapisać jako plik z domyślnym rozszerzeniem.pptx. Uruchamiając program należy wybrać z menu Start Wszystkie programy Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007. Rysunek 1. Okno programu PowerPoint po uruchomieniu Po uruchomieniu programu pojawia się okno zbudowane z następujących podstawowych elementów: wstążki ze wszystkimi narzędziami do pracy z programem (1), okna konspektu slajdów, które zawiera miniatury wszystkich slajdów użytych w prezentacji (2), Strona 1
edytowanego slajdu (3), miejsca na notatki prelegenta (4), paska stanu zawierającego różne przydatne informacje oraz przyciski do zmiany układu wyświetlania slajdów (5). W prawym dolnym rogu ekranu możemy ustalić trzy tryby wyświetlania prezentacji: Rysunek 2. Zmiana wyświetlania widoków slajdów Widok normalny, do edycji slajdów w tym widoku najczęściej tworzy się prezentację (1), Widok sortowania slajdów w tym widoku można zmieniać kolejność slajdów albo wklejać slajdy skopiowane z innej prezentacji (2), Pokaz slajdów od bieżącego slajdu (lub Shift+F5) uruchamiamy pokaz, żeby zobaczyć efekt pracy nad bieżącym slajdem. Aby uruchomić prezentację od pierwszego slajdu należy zaznaczyć ten slajd, a następnie włączyć pokaz slajdów lub nacisnąć klawisz F5 (3). Szablony projektów Program Microsoft PowerPoint udostępnia różnorodne szablony projektów, pozwalające nadać prezentacji wcześniej zaprojektowany wygląd. Ze wstążki narzędziowej wybieramy kartę Projekt. Na wstążce pojawią się motywy (szablony). Rysunek 3. Ustalenie szablonu (motywu) prezentacji Podczas pracy z programem PowerPoint możemy skorzystać także z szablonów znajdujących się na stronie Microsoft Office online. Znajdują się tam różne kategorie szablonów, a każdy slajd zawiera instrukcję, co powinno się na nim znajdować zgodną z tematyką wybranego szablonu. 2 Strona
Wstawianie nowych slajdów Po ustaleniu szablonu można przystąpić do pracy nad prezentacją. Po wykonaniu slajdu tytułowego wstawiamy następny, wybierając ze wstążki Narzędzia główne opcję Nowy slajd. Rysunek 4. Wstawianie nowego slajdu wybór układu W tym miejscu należy wskazać układ kolejnego slajdu. Układ określa sposób, w jaki ułożone są elementy na slajdzie. Zawiera symbole zastępcze, które z kolei zawierają tekst, na przykład tytuły i listy punktowane, oraz treść slajdu lub tabele, wykresy, obrazy, kształty oraz obiekty clipart. Wybór układu slajdu zależy od tego, co chcemy na slajdzie umieścić. Na nowym pustym slajdzie pojawiają się ikony umożliwiające dodanie elementów graficznych lub multimedialnych do slajdu. Po najechaniu kursorem myszki zostaje wyświetlona podpowiedź. Na slajdach umieszczamy listy wypunktowane oraz w razie potrzeby różne obiekty graficzne, filmy i dźwięki. Rysunek 5. Wstawianie zawartości do slajdów Strona 3
Wstawianie zawartości do slajdów obejmuje: 1. wstawianie grafiki SmartArt 2. wstawianie wykresu 3. wstawianie tabeli 4. wstawianie obrazu z pliku 5. wstawianie obiektu clipart 6. wstawianie klipu multimedialnego Wstawianie zawartości slajdu Wstawianie i edycja tekstu Aby coś napisać, klikamy myszką na wybranym polu tekstowym, co spowoduje pojawienie się kursora umożliwiającego wprowadzanie tekstu. Jeśli tekst nie mieści się w symbolu zastępczym, program stopniowo zmniejsza rozmiar czcionki i interlinię, aby zmieścił się cały tekst. W programie PowerPoint 2007 można szybko formatować tekst, korzystając z opcji formatowania dostępnych na minipasku narzędzi, który jest wyświetlany automatycznie po zaznaczeniu tekstu. Jest on także wyświetlany razem z menu po zaznaczeniu tekstu i kliknięciu prawym przyciskiem myszy. Równie dobrze można skorzystać z grupy narzędzi Czcionka, która znajduje się na karcie Narzędzia główne. Rysunek 6. Grupa narzędzi Czcionka Przy korzystaniu z projektu slajdów, czcionka jest już odpowiednio sformatowana. Gdyby zaistniała sytuacja, w której musimy dokonać zmiany koloru, rozmiaru lub stylu czcionki, należy przestrzegać pewnych zasad. 1. Wybrana czcionka ma wpływ na to, jak wiadomość będzie odebrana. W przypadku bardziej konserwatywnego grona odbiorców prezentacji lub przekazywania wiadomości poważnych, powinno się wybrać czcionkę tradycyjną, na przykład Times New Roman; do wiadomości o mniejszym znaczeniu, można wybrać czcionkę bardziej zabawną, na przykład Comic Sans MS. 2. Czcionki szeryfowe na przykład Times New Roman ułatwiają czytanie dużych partii tekstu, a czcionki bezszeryfowe na przykład Tahoma i Verdana są bardziej przejrzyste i nadają się lepiej do redagowania tytułów i nagłówków. 3. Aby zapewnić czytelność prezentacji, należy starać się używać kolorów czcionek kontrastujących z kolorem tła. Czcionek pogrubionych i kursywy powinno się stosować tylko do wyróżnień ich częste użycie osłabia efekt wyróżnienia. 4. Czcionki różnią się między sobą charakterem, więc ważne jest ich spójne użycie. Zbyt częsta zmiana czcionek powoduje utratę przejrzystości przekazywanej informacji. W ramach jednej prezentacji nie powinno się używać więcej niż 3 lub 4 różnych czcionek. 4 Strona
Jeśli na slajdzie nie ma przygotowanego pola do napisania tekstu lub chcemy wstawić dodatkowy tekst, to wybieramy Pole tekstowe z wstążki Wstawianie, rysujemy poprzez przeciągnięcie kursora myszki prostokąt na slajdzie i w utworzonym polu wpisujemy tekst. Dodawanie diagramów, tabel i wykresów Rysunek 7. Wstawianie pola tekstowego Kolejnym elementem, który możemy wykorzystać w pokazie slajdów jest diagram. Wstawiamy go wybierając z karty Wstawianie narzędzie SmartArt. Rysunek 8. Wstawianie diagramu Po wybraniu z listy odpowiedniego diagramu i naciśnięciu OK, możemy wprowadzić teksty. Następnie formatujemy diagram korzystając z narzędzi grafiki SmartArt. Wstążka Projektowanie jest dostępna tylko po wybraniu diagramu na slajdzie. Strona 5
Rysunek 9. Tworzenie, formatowanie diagramu Aby wstawić tabelę należy zaznaczyć slajd, na którym ma być zamieszczona. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele należy kliknąć przycisk Tabela, a następnie wykonać jedną z poniższych czynności: przesunąć wskaźnik, aby zaznaczyć odpowiednią liczbę wierszy i kolumn, kliknąć pozycję Wstaw tabelę, a następnie wprowadzić liczby na listach Liczba kolumn i Liczba wierszy. Aby dodać tekst do komórek tabeli, należy kliknąć w wybraną komórkę i wprowadzić tekst. Aby dodać wiersz na końcu tabeli, trzeba kliknąć ostatnią komórkę w ostatnim wierszu i nacisnąć klawisz Tab. Rysunek 10. Wstawianie tabeli Program Office PowerPoint 2007 zawiera wiele różnych typów wykresów i schematów, za pomocą których można przekazywać odbiorcom informacje np. na temat poziomu zapasów wydatków domowych, zmian organizacyjnych w klasie, wyników nauczania i wielu innych zagadnień. Do wstawiania wykresu również wykorzystujemy narzędzia wstążki Wstawianie. 6 Strona
Rysunek 11. Wstawianie wykresu Zanim przystąpimy do tworzenia wykresu, powinniśmy przygotować dane w programie Excel, zaznaczyć je i skopiować do schowka. Po wybraniu typu wykresu pokaże się arkusz kalkulacyjny z domyślnymi danymi usuwamy je i wklejamy ze schowka systemowego własne dane wykres się do nich dostosuje. Po zaznaczeniu wykresu na slajdzie można wybrać na wstążce grupę Narzędzia wykresów i korzystając z zakładek Projektowanie, Układ oraz Formatowanie zarządzać sposobem przedstawiania informacji na wykresie. Wstawianie grafiki i multimediów Rysunek 12. Narzędzia do formatowania wykresów Aby wstawić grafikę do prezentacji należy na karcie Wstawianie w grupie Ilustracje nacisnąć przycisk Obraz. Kolejny krok to zlokalizowanie obrazu, który chcemy dodać do prezentacji, a następnie kliknąć przycisk Wstaw. Rysunek 13. Wstawianie obrazów, zdjęć, rysunków Narzędzie Obiekt clipart umożliwia wstawianie na slajdzie obiektów clipart (gotowych rysunków, filmów, fotografii itp.). Strona 7
Elementy graficzne można wstawiać za pomocą narzędzi WordArt i Kształty, zawierających zestawy gotowych kształtów, które możemy dowolnie modyfikować. Obiekty WordArt to galeria stylów tekstu, które można dodawać do dokumentów pakietu Microsoft Office 2007 w celu uzyskania efektu dekoracyjnego, takiego jak cień lub odbicie tekstu. W programie Microsoft Office PowerPoint 2007 można również przekonwertować istniejący tekst na obiekt WordArt. Tekst obiektu WordArt można zmieniać w taki sam sposób jak każdy inny tekst w kształcie. Aby wstawić taki obiekt, na karcie Wstawianie w grupie Tekst należy kliknąć przycisk WordArt, wybrać styl tekstu WordArt, który chcemy zastosować, a następnie wprowadzić tekst. Rysunek 14. Wprowadzanie obiektu WordArt Można w obiekcie WordArt zmienić wygląd kształtu, jego wypełnienie lub dodać efekty, takie jak cienie, poświaty, odbicia, krawędzie wygładzone, skosy i obroty trójwymiarowe. Aby usunąć obiekt WordArt należy go zaznaczyć, a następnie nacisnąć klawisz Delete. Do prezentacji można dodać także kształty. Dostępne są linie, podstawowe kształty geometryczne, strzałki, kształty równań, kształty schematów blokowych, gwiazdy, transparenty i objaśnienia. W celu wstawienia kształtu na karcie Wstawianie w grupie Ilustracje należy kliknąć przycisk Kształty. Po wybraniu odpowiedniego kształtu (przez kliknięcie), należy kliknąć w dowolne miejsce w dokumencie, a następnie przeciągnąć wskaźnik, aby umieścić kształt. Rysunek 15. Wstawianie kształtów 8 Strona
Narzędzia Film i Dźwięk na karcie Wstawianie służą do dodawania do prezentacji klipów multimedialnych filmów lub muzyki z dysku CD. Można także nagrać dźwięk za pomocą mikrofonu. Formatowanie zawartości prezentacji Formatowanie obiektów tekstowych, zdjęć, rysunków, kształtów, grafiki Narzędzia do formatowania tekstu znajdują się na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka i Akapit. Rysunek 16. Narzędzia do formatowania czcionki i akapitów Można także nacisnąć strzałkę w prawym dolnym rogu panelu Czcionka lub Akapit, co spowoduje pojawienie się okienek dialogowych. Rysunek 17. Okno formatowania akapitu Można także zaznaczyć formatowany tekst, następnie kliknąć na nim prawym klawiszem myszy, co spowoduje wyświetlenie menu podręcznego. Są w nim dostępne wszystkie polecenia formatowania. Rysunek 18. Menu podręczne zaznaczonego tekstu Strona 9
Aby sformatować dowolny obiekt, np. zdjęcie, rysunek, kształt, wykres, należy wskazać go myszką, co spowoduje pojawienie się wstążki do formatowania tego obiektu. Można również zaznaczyć ten obiekt i kliknąć prawym klawiszem myszy wywołując menu podręczne, np. po wstawieniu i wskazaniu obiektu WordArt pojawia się karta Formatowanie do formatowania tego obiektu. Rysunek 19. Wstążka Formatowanie obiektu WordArt Wstawianie hiperłączy Rysunek 20. Menu podręczne obiektu WordArt Na slajdach można dodawać hiperłącza prowadzące do: istniejącego pliku lub strony sieci Web, miejsca w bieżącym dokumencie, nowego dokumentu, adresu e-mail. W celu utworzenia hiperłącza do strony lub pliku w sieci Web zaznaczamy tekst lub obiekt, którego chcemy użyć jako hiperłącza. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze. W obszarze Połącz z klikamy opcję Istniejący plik lub strona sieci Web, a następnie naciskamy przycisk Przeglądaj sieć Web. Lokalizujemy i zaznaczamy stronę lub plik, do których chcemy utworzyć hiperłącze, a następnie naciskamy przycisk OK. 10 Strona
Rysunek 21. Wstawianie hiperłącza do strony sieci Web Aby utworzyć hiperłącze do slajdu w tej samej prezentacji, należy zaznaczyć tekst lub obiekt, którego chcemy użyć jako hiperłącza. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze. W obszarze Połącz z klikamy przycisk Miejsce w tym dokumencie. W obszarze Wybierz miejsce w tym dokumencie wskazujemy przez kliknięcie slajd, którego chcemy użyć jako miejsca docelowego dla hiperłącza. Rysunek 22. Wstawianie hiperłącza do slajdu w tej samej prezentacji W celu utworzenia hiperłącza do nowego pliku, zaznaczamy tekst lub obiekt, którego chcemy użyć jako hiperłącza. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze. W obszarze Połącz z klikamy przycisk Utwórz nowy dokument. W polu Nazwa nowego dokumentu wpisujemy nazwę pliku, który chcemy utworzyć i połączyć. Aby utworzyć dokument w innej lokalizacji, w obszarze Pełna ścieżka klikamy przycisk Zmień i wskazujemy lokalizację, w której chcemy utworzyć plik, a następnie klikamy przycisk OK. W obszarze Kiedy edytować należy kliknąć odpowiednią opcję, w zależności od tego, czy chcemy edytować plik teraz, czy później. Strona 11
Rysunek 23. Wstawianie hiperłącza do nowego dokumentu Aby utworzyć hiperłącze do adresu e-mail, należy zaznaczyć tekst lub obiekt, którego chcemy użyć jako hiperłącza. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze. W obszarze Połącz z klikamy opcję Adres e-mail. W polu Adres e-mail wpisujemy adres e-mail, do którego chcemy utworzyć hiperłącze lub klikamy adres e-mail w polu Niedawno używane adresy e-mail. Animacje Dodawanie animacji Rysunek 24. Wstawianie hiperłącza do adresu e-mail Animowanie dźwięków, hiperłączy, tekstu, grafiki, diagramów, wykresów i obiektów pozwala zwrócić uwagę odbiorców na ważne punkty i wzbudzić zainteresowanie prezentacją, a także umożliwia sterowanie przepływem informacji. Większość opcji animacji zawiera skojarzone z nimi efekty, które mogą być wybierane przez użytkownika. Te powiązane efekty obejmują opcje odtwarzania dźwięku razem z animacją oraz animacje tekstu, które można stosować do liter, wyrazów lub akapitów (na przykład tytuł wlatujący wyraz po wyrazie zamiast w całości). 12 Strona
Aby dodać animację do obiektu musimy go zaznaczyć, a następnie ze wstążki Animacje należy wybrać rodzaj animacji lub opcję Animacja niestandardowa. Po wybraniu Animacja niestandardowa pojawi się z prawej strony Okienko zadań Animacja niestandardowa, które umożliwia wyświetlanie ważnych informacji o efekcie animacji, w tym jego typie i części tekstowej oraz kolejności względem pozostałych efektów animacji. Nie należy dodawać animacji do tytułu slajdu! Obiektom można dodawać następujące animacje: Rysunek 25. Wstawianie animacji Wejście sposób pojawiania się obiektu na slajdzie podczas animacji, Wyróżnienie sposób animacji obiektu, który już jest widoczny na slajdzie, Wyjście sposób wyjścia obiektu ze slajdu podczas pokazu, Ścieżki ruchu droga, po której porusza się obiekt podczas pokazu, może być narysowana przez autora prezentacji. Każdy z wymienionych podstawowych rodzajów animacji zawiera różne warianty określające szczegółowo sposób animowania obiektu. Do obiektu można dodać kilka animacji w zależności od potrzeby. Można ustawić czas trwania i szybkość odtwarzania animacji, a także kolejność odtwarzania; ustalić kolor obiektu po animacji; ukryć obiekt. Można również zadecydować, czy obiekt pojawi się po tym, jak klikniemy lewym klawiszem myszy, czy też w sposób automatyczny po określonym przez nas czasie (opcja Chronometraż). Stosowanie chronometrażu jest bardzo trudne, jeśli prezentacja jest dodatkiem do wygłaszanego referatu. Rysunek 26. Parametry animacji obiektu na slajdzie Strona 13
Po wybraniu z podręcznego menu Opcje efektu możemy ustalić właściwości animacji. Pojawi się okno dialogowe noszące nazwę wybranego efektu. Rysunek 27. Opcje efektu animacji Na zakładce Animacja tekstu znajdują się opcje umożliwiające zastosowanie dodatkowych, bardzo istotnych dla prezentacji efektów animacji tekstu. Opcja Grupuj tekst pozwala na pojawianie się podczas animacji kolejnych punktów listy w kolejności od pierwszego do ostatniego (lub odwrotnie, jeśli zaznaczymy opcję W odwrotnej kolejności). Można ustawić różne sposoby pojawiania się listy wypunktowanej: według każdego poziomu lub wszystkie poziomy razem. Animacje obiektów widoczne są przede wszystkim podczas pokazu slajdów (podczas projektu można zobaczyć podgląd animacji). Dodawanie przejścia slajdów Program PowerPoint daje nam również możliwość animowania całych slajdów, czyli ustalenia, w jaki sposób pojedynczy slajd, bądź wszystkie slajdy, będą pojawiać się na ekranie. W tym celu na karcie Animacje wybieramy odpowiednią ikonę w panelu Przejście do tego slajdu. Rysunek 28. Dostępne opcje przejście slajdu Do konkretnego slajdu można dodać tylko jeden efekt animacji slajdu. Zaleca się jednak ustalenie takiego samego efektu przejścia slajdu do wszystkich slajdów w prezentacji należy wtedy wybrać przycisk Zastosuj do wszystkich slajdów. Zapisywanie prezentacji Prezentację możemy zapisać na kilka sposobów. Aby zapisać prezentację w domyślnym formacie, wybieramy opcję Zapisz jako typ i wskazujemy typ Prezentacja programu PowerPoint (*.pptx). W przypadku prezentacji otwieranych w tarszych wersjach programu, wybieramy typ Prezentacja programu PowerPoint 97-2003 (*.ppt). 14 Strona
Prezentację można zapisać jako Pokaz programu PowerPoint (*pps i *ppsx). Prezentacja będzie otwierana w widoku pokazu slajdów, zamiast w widoku normalnym. Jeśli chcemy zapisać prezentację w postaci strony internetowej, wybieramy podczas zapisu typ Jednoplikowa strona sieci Web (mht, mhtml) lub typ Strona sieci Web (htm, html). Kilka zasad poprawnej prezentacji Zadbaj o przejrzystość tekstu, musi być on przede wszystkim czytelny. Unikaj ciągłego tekstu i zdań złożonych, używaj czasowników i równoważników zdań. Możesz zastosować zasadę sześciu 6 wierszy po 6 słów lub inną 5 wierszy po 8 słów na slajdzie. Zastosuj czcionkę najlepiej bez szeryfów (Arial, Tahoma, Verdana, Calibri). Dopasuj krój czcionki do tematyki wystąpienia, unikaj pisania zbyt dużej ilości tekstu wielkimi literami (wersalikami). Nie pogrubiaj (bold) wszystkiego. Różnicuj wielkości tytułów, podtytułów, punktów, podpunktów i pamiętaj, że teksty pisane czcionką w rozmiarze 12 i mniejszą mogą być nieczytelne. Unikaj częstych zmian wielkości czcionki. Pamiętaj o zasadach prawidłowej edycji tekstów. Bardzo uważnie ustawiaj czas wyświetlania poszczególnych slajdów i elementów na slajdach, żeby czytający i/lub oglądający, bez wysiłku wszystko zdążyli przeczytać i zauważyć. Nie wprowadzaj zbyt męczącej animacji i ogłuszającego dźwięku. Umiar we wszystkim jest najlepszą zasadą. Korzystając ze zdjęć, filmów, muzyki, zadbaj o prawa autorskie. Umieszczaj w prezentacji swoje dzieła lub to, co znajdziesz w bibliotece własnego oprogramowania, np. cliparty. Pobieraj dzieła innych osób z serwisów, gdzie są podane przez autorów licencje, na jakich można z nich skorzystać, np. http://creativecommons.pl lub http://www.flickrcc.bluemountains.net Pokazywana grafika, np. wykresy, obrazy, ma być wyraźnie widoczna. Wprawdzie odpowiednio dobrany obraz może zastąpić 1000 słów, ale nie pokazuj go wcale, jeśli i tak niewiele na nim widać. Strona 15