Załącznik do Zarządzenia Nr 72/2012 Dyrektora ZEO w Krakowie z dnia 15 marca 2012 r. P R O C E D U R A w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi i dostawy realizowane w pionie remontów i inwestycji Zespołu, których wartość nie przekracza wysokości kwoty wynikającej z art.4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych tj. 14 000 euro. 1 Podstawy prawne: - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 113 z 2010 r. poz. 759 ze zm.). - ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. ( Dz. U. Nr 157 z 2009 r. poz. 1240 ze. zm ). - ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ( Dz. U. z 1964 Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, opracowania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów prac budowlanych określonych w programie funkcjonalno - uŝytkowym (Dz. U. Nr 130 z 2004 r. poz. 1389) - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 282 z 2011 r. poz. 1650 ). 2 Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o: Zamawiającym - naleŝy przez to rozumieć Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie, Dyrektorze Zespołu - naleŝy przez to rozumieć Dyrektora Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie lub osobę przez niego upowaŝnioną Głównym Księgowym Zespołu - naleŝy przez to rozumieć Głównego Księgowego Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie lub osobę przez niego upowaŝnioną Zamówieniu - naleŝy przez to rozumieć opłacane przez Zamawiającego roboty budowlane wykonywane przez Wykonawców, Ustawie - naleŝy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 113 z 2010 r. poz. 759 ze zm.), Komórce prowadzącej postępowanie - naleŝy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Zamawiającego odpowiedzialną za przygotowanie i rozliczenie remontów i inwestycji Postępowaniu - naleŝy przez to rozumieć ogół czynności podejmowanych w celu udzielenia zamówienia publicznego o wartości poniŝej 14 000 euro, Robotach budowlanych - naleŝy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane ( Dz. U nr 243 z 2010 r. poz.1623 ze zm. ) zgodnie z art. 2 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych,
2 Usłudze - naleŝy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art.. 2a ustawy Prawo zamówień publicznych Dostawie - naleŝy przez to rozumieć nabywanie rzeczy i praw na podstawie umowy sprzedaŝy, dostawy, o dzieło, najmu, dzierŝawy, leasingu oraz innych umów o podobnym charakterze, Przedmiarze robót - naleŝy przez to rozumieć opracowanie zawierające zestawienie przewidywanych do wykonania robót w kolejności technologicznej ich wykonania, wraz z ich szczegółowym opisem, miejscem wykonania lub wskazaniem podstaw ustalających szczegółowy opis, z wyliczeniem jednostek zestawieniem ilości jednostek miar robót podstawowych oraz wskazaniem podstaw do ustalania cen jednostkowych robót lub jednostkowych nakładów rzeczowych, Wartości kosztorysowej robót - naleŝy przez to rozumieć wartość wynikającą z kosztorysu inwestorskiego stanowiącą podstawę określenia wartości zamówienia, Wartości zamówienia Wartość brutto - naleŝy przez to rozumieć wartość szacunkową zamówienia, ustaloną przez Zamawiającego z naleŝytą starannością - bez podatku od towarów i usług (VAT), - wartość zamówienia powiększona o podatek VAT, Najkorzystniejszej ofercie - naleŝy przez to rozumieć ofertę z najniŝszą ceną albo ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, w szczególności kosztów eksploatacji, parametrów technicznych, funkcjonalności oraz terminu wykonania. 3 Postanowienia ogólne 1. Celem wprowadzenia niniejszej procedury jest zapewnienie zachowania zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania Wykonawców oraz bezstronności i obiektywizmu Zamawiającego, a takŝe wysokiego poziomu wykonania, terminowości robót i usług dla zamówień, których wartość nie przekracza wysokości kwoty wynikającej z art. 4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych tj. 14 000 euro. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego ma charakter jawny, przy zastosowaniu pisemności prowadzonych procedur oraz pisemności zawieranych umów. 3. Przy wyborze Wykonawcy Zamawiający zobowiązany jest do racjonalnego wydatkowania środków publicznych zgodnie z zasadami: celowości, oszczędności i efektywności - określonymi w ustawie o finansach publicznych. 4 Szacowanie wartości zamówienia 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług VAT, ustalone przez Zamawiającego z naleŝytą starannością. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia w sposób szczegółowy naleŝy przestrzegać przepisów art. 32 35 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisów wykonawczych dotyczących metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego. 3. W celu ujednolicenia zasad sporządzania kosztorysów inwestorskich, stanowiących podstawę określenia wartości szacunkowej zamówienia, przyjmuje się następujące nośniki cenowe jako załoŝenia wyjściowe do kosztorysowania: stawka robocizny - 11,00 zł zysk - 10%
3 koszty pośrednie - 60% koszty materiałów - na poziomie średnich cen ustalonych dla województwa małopolskiego, za poprzedni kwartał opublikowanych w cennikach SEKOCENBUD. 4. Naruszeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest dzielenie przedmiotu zamówienia na części lub zaniŝanie jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych lub niniejszym dokumencie. 5. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza równowartości kwoty 14 000 euro, dokonywane są z zachowaniem zasad określonych niniejszą procedurą, z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 5 1. Postępowania o udzielenie zamówienia na roboty budowlane, usługi lub dostawy prowadzone są w oparciu o plan rzeczowo finansowy. 2. Kolejność prowadzonych postępowań winna umoŝliwiać dotrzymanie optymalnego terminu realizacji robót przy uwzględnieniu: 1) charakteru prac, 2) propozycji Dyrektora placówki oświatowej, 3) ograniczenia uciąŝliwości robót w ramach organizacji pracy jednostki i roku szkolnego. 3. Postępowania o udzielenia zamówienia publicznego do 14 000 euro ewidencjonowane są w rejestrze postępowań na dany rok, rosnąco według daty wszczęcia. 6 Przygotowanie dokumentów do wszczęcia postępowania 1. Dla danej roboty budowlanej oraz usługi i dostaw realizowanych ze środków remontowych lub inwestycyjnych kierownik działu remontów i inwestycji ustala pisemnie: 1) inspektora biorącego udział w przygotowaniu zadania odpowiedzialnego za przedmiar lub opis przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości zamówienia oraz sprawdzenie ofert złoŝonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, 2) inspektora nadzoru. 2. W wypadku zadań w ramach, których wykonywane są roboty wielobranŝowe w przygotowaniu oraz nadzorowaniu prac moŝe uczestniczyć więcej niŝ jeden inspektor. 3. Zakres prowadzonych robót w ramach danego zadania, termin realizacji winien być uzgodniony z Dyrektorem jednostki przez inspektora biorącego udział w przygotowaniu tego zadania ( jak stanowi załącznik nr 1 do procedury ) 4. Materiały do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia obejmują: 1) ustalenia wymienione w ust. 1-3. 2) przedmiar robót lub opis przedmiotu zamówienia, 3) kosztorys inwestorski, a w wypadku dostaw i usług inny dokument określający wartość zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. 5. Materiały wymienione w ust. 4 winny zostać dostarczone do działu przygotowania odpowiednio wcześnie w sposób umoŝliwiający terminowe rozpoczęcie realizacji zadań. 6. Zaleca się aby okres złoŝenia kompletnych materiałów do postępowania przed datą rozpoczęcia realizacji zadania wynosił: 1) nie mniej niŝ 7 dni roboczych - dla zamówień w trybie do 9 000 zł brutto 2) nie mniej niŝ 15 dni roboczych - dla zamówień ogłaszanych na stronie internetowej Zespołu. 7. W wyjątkowych wypadkach dopuszcza się skrócenie terminów wskazanych w ust. 5 do odpowiednio 5 i 10 dni roboczych. 8. O zastosowanym trybie prowadzonego postępowania, wynikającym z ustawy prawo zamówień publicznych oraz niniejszego dokumentu rozstrzyga wartość zamówienia.
4 9. Postępowania powyŝej kwoty wynikającej z art. 4 pkt. 8 ustawy tj. 14 000 euro prowadzone są w przez dział zamówień publicznych zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych, na zasadach i trybach ujętych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 10. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniŝej 14 000 euro prowadzone są przez dział ds. przygotowania i rozliczenia remontów i inwestycji i realizowane są w układzie: 1) zamówienia poniŝej 3000 zł brutto, 2) zamówienia powyŝej 3000 zł brutto, a poniŝej 9 000 zł brutto, 3) zamówienia o wartości powyŝej 9000 zł brutto, a poniŝej 14 000 euro. 7 Zamówienia publiczne o wartości poniŝej 3000 zł brutto 1. Dla zamówień, których wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza kwoty 3000 zł brutto, Zamawiający prowadzi negocjacje z jednym Wykonawcą. 2. W oparciu o przedłoŝony przedmiar robót Wykonawca przedstawia Zamawiającemu kosztorys ofertowy. 3. Kwota oferty podlega ustnej negocjacji. 4. W wypadku wynegocjowania innej niŝ przedstawiona w kosztorysie ofertowym kwota oferty, ostateczna wartość zamówienia zostaje potwierdzona podpisem Wykonawcy. 5. Udzielenie zamówienia Wykonawcy następuje w formie umowy ( według wzoru stanowiącego załącznik nr 2. do niniejszej procedury ) i winno zawierać: 1) numer i datę umowy - zgodnie z rejestrem postępowań, 2) nazwę Wykonawcy, 3) przedmiot umowy, 4) termin wykonania, 5) wartość umowy, 6) termin płatności, 7) źródło finansowania, 8) inspektora nadzoru i inne. 8 Zamówienia publiczne o wartości powyŝej 3000 zł brutto i poniŝej 9000 zł brutto 1. Dla zamówień, których wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza kwoty 9000 zł brutto, Zamawiający stosuje pisemne zaproszenie do złoŝenia oferty cenowej do jednego Wykonawcy. 2. Wykonawcą wymienionym w ust. 1 jest Wykonawca zgłoszony przez Dyrektora placówki oświatowej, której dotyczy dane zadanie. 3. O moŝliwości wyboru Wykonawcy Dyrektor placówki winien być poinformowany przez inspektora przygotowującego zadanie w trakcie uzgodnień dotyczących zakresu prac. 4. W wypadku braku propozycji Dyrektora Wykonawca zostaje wytypowany przez inspektora działu remontów i inwestycji. 5. Zaproszenie do złoŝenia oferty cenowej zawiera przede wszystkim: przedmiar robót lub opis przedmiotu zamówienia, terminy realizacji robót, opis sposobu sporządzenia oferty, wymagane gwarancje oraz miejsce i termin złoŝenia i otwarcia ofert. 6. Wraz z zaproszeniem Wykonawca otrzymuje załączniki niezbędne do złoŝenia oferty w danym postępowaniu. 7. Dowód potwierdzający doręczenie dokumentów wymienionych w ust. 4 stanowi w wypadku: 1) odbioru osobistego - pieczątka z podpisem Wykonawcy na egzemplarzu przeznaczonym do akt sprawy, 2) faksu - blankiet nadania faksu, 3) poczty elektronicznej - wydruk potwierdzenia wysłania e-mail. 8. ZłoŜona oferta, po sprawdzeniu przez inspektora biorącego w postępowaniu, podlega ustnej negocjacji. 9. W wypadku wynegocjowania ceny niŝszej niŝ kwota oferty Wykonawca potwierdza powzięte ustalenia w protokole.
5 10. Rozstrzygniecie postępowania stanowi podpisany przez inspektora i pracownika działu przygotowania protokół z negocjacji, jako podstawa do zawarcia umowy. 11. O wynikach przeprowadzonego postępowania i zawartej umowie Dyrektor placówki zostaje poinformowany drogą e-mailową lub faksem przez pracownika prowadzącego postępowanie. 9 Zamówienia publiczne o wartości powyŝej 9000 zł brutto i poniŝej 14 000 euro 1. Dla zamówień, których wartość szacunkowa zamówienia jest wyŝsza od 9000 zł, brutto i nie przekracza kwoty 14 000 euro postępowanie prowadzone jest poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej z przekierowaniem na stronę internetową Zespołu. 2. Przed umieszczeniem ogłoszenia BIP pracownik przygotowujący postępowanie o udzielenie zamówienia zobowiązany jest do telefonicznego uzgodnienia z Dyrektorem jednostki terminu otwarcia ofert oraz ostatecznego ustalenia terminów realizacji zadania. 3. Informacja o terminie otwarcia ofert wymaga pisemnego potwierdzenia w formie powiadomienia wysłanego do Dyrektora jednostki faksem lub drogą elektroniczną. 4. Ogłoszenie o zamówieniu zawiera: 1) nazwę i adres Zamawiającego 2) tryb udzielania zamówienia, 3) przedmiot zamówienia, 4) termin wykonania zamówienia, 5) wymagane gwarancje, 6) informacje o oświadczeniach i dokumentach, które winny być załączone w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, 7) opis sposobu przygotowania ofert, 8) miejsce i termin składania ofert, 9) kryteria wyboru Wykonawcy. 5. Dokumentami wymienionymi w ust. 4 pkt. 6 potwierdzającymi spełnienie warunków udziału w postępowaniu są oryginały lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie takie jak: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niŝ na sześć miesięcy przed upływem składani ofert, 2) wystawione w okresie ostatnich trzech lat referencje świadczące o terminowym i rzetelnym wykonaniu robót remontowych, dostaw lub usług o charakterze ogólnym toŝsamym z przedmiotem zamówienia, o wartości powyŝej 9000 zł brutto kaŝda. Referencje winny dotyczyć co najmniej trzech prac wykonanych w rejonie małopolski, z których minimum jedna winna zostać wykonana w placówce oświatowej z terenu Krakowa i potwierdzona pozytywną opinią kierownika tej placówki, 3) informacja o kierowniku robót i posiadanych uprawnieniach. 6. Załącznikami do ogłoszenia są: 1) formularz oferty, 2) przedmiar robót lub szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia, 3) wzory wymaganych oświadczeń, 4) wzór umowy. 7. Termin składania ofert nie moŝe być krótszy niŝ 7 dni od daty publikacji ogłoszenia. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia Wykonawców ze względu na nieterminowość i nierzetelność wykonywania robót. Rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie naleŝy do Dyrektora Zespołu i nie podlega zaskarŝeniu 9. W wypadku uniewaŝnienia postępowania wynikającego z braku złoŝonej minimum jednej waŝnej oferty lub braku zabezpieczenia finansowego wymagane jest ponowienie ogłoszenia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.
6 Przy dalszej niemoŝności rozstrzygnięcia dopuszcza się powtórzenie postępowania poprzez wystosowanie zaproszenia do co najmniej jednego Wykonawcy z zachowaniem trybu przewidzianego dla zamówień poniŝej 9000 zł brutto. 10 Wyłączenia w udzieleniu zamówienia Dopuszcza się za zgodą Dyrektora ZEO zastosowanie innego trybu udzielenia zamówienia niŝ wymieniony 9. 11 Otwarcie ofert na zamówienia o wartości powyŝej 9000 zł brutto i poniŝej 14 000 euro 1. Otwarcie ofert następuje w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 2. Otwarcia ofert dokonuje Komisja w składzie: 1) przedstawiciel działu przygotowania i rozliczenia remontów i inwestycji, 2) inspektor działu realizacji i remontów i inwestycji biorący udział w postępowaniu, 3) przedstawiciel placówki, której dotyczy dane zadanie remontowe lub inwestycyjne - tj. Dyrektor lub osoba przez niego upowaŝniona, 3. Poza członkami Komisji w otwarciu ofert, ze strony Zamawiającego, moŝe uczestniczyć przedstawiciel Rady Dzielnicy obejmującej placówkę, której dotyczy dane zadanie. 4. Obowiązek powiadomienia o terminie i miejscu otwarcia ofert osób wymienionych w ust. 2 i 3 spoczywa na prowadzącym postępowanie pracowniku działu przygotowania i rozliczenia remontów i inwestycji. 5. Nieobecność na otwarciu ofert właściwie powiadomionego Dyrektora jednostki lub osoby przez niego upowaŝnionej nie wstrzymuje prac komisji i rozstrzygnięcia postępowania. 6. Otwarcie ofert ma charakter jawny i mogą w nim uczestniczyć wszyscy Wykonawcy biorący udział w postępowaniu. 7. Z przeprowadzonego otwarcia ofert sporządzony zostaje protokół wyboru. 8. Kwota najkorzystniejszej oferty moŝe podlegać negocjacji. 9. Protokół wyboru zawiera: 1) numer, nazwę postępowania oraz datę protokołu, 2) imienny skład Komisji 3) listę złoŝonych ofert obejmującą dane Wykonawcy i kwotę oferty, 4) informację o rozstrzygnięciu lub uniewaŝnieniu postępowania, 5) uzasadnienie wyboru, 6) ostateczne ustalenia z przeprowadzonych rokowań przedumownych tj.: kwota przedmiotu zamówienia brutto, termin realizacji, okres gwarancji, 7) podpisy członków komisji, 8) podpis Wykonawcy akceptujący warunki zamówienia w wypadku wynegocjowania ceny niŝszej niŝ kwota oferty. 10. Rozstrzygniecie postępowania następuje z datą podpisania protokołu wyboru przez członków komisji biorącej udział w otwarciu ofert. 11. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostaje umieszczona na stronie BIP Zamawiającego nie później niŝ następnego dnia roboczego po dniu rozstrzygnięcia postępowania. 12. Obowiązek umieszczenia informacji o wyborze spoczywa na prowadzącym postępowanie pracowniku działu przygotowania i rozliczenia remontów i inwestycji. 12 Zasada pisemności i jawności postępowań. 1. Dokumenty i uzgodnienia z przebiegu postępowania mają formę pisemną.
7 2. W zaleŝności od trybu prowadzenia postępowania dokumenty mogą być odebrane: osobiście w dziale przygotowania i rozliczenia remontów i inwestycji, faksem, drogą elektroniczną lub pobrane ze strony internetowej Zespołu. 3. Nie dopuszcza się udzielania informacji, dotyczących postępowania, nie związanych z treścią materiałów przekazanych Wykonawcy lub nie stanowiących wyjaśnień co do kwestii zamieszczonych w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia, łamiących zasady równego traktowania Wykonawców i uczciwej konkurencji. PowyŜszy zapis nie wyklucza udzielenia informacji w zakresie i trybach przewidzianych ustawą o dostępie do informacji publicznej. 13 Zawarcie umowy 1. Dla postępowań powyŝej 3000 zł brutto udzielenie zamówienia Wykonawcy następuje w drodze umowy pisemnej. 2. Podstawę do zawarcia umowy na wykonanie robót budowlanych objętych zamówieniem stanowi protokół wyboru. 3. W zaleŝności od ostatecznego wyniku rokowań przedumownych zawarta umowa ma charakter umowy 1) ryczałtowej - gdy w drodze negocjacji kwota oferty ulega obniŝeniu, 2) kosztorysowej - gdy kwota przedmiotu zamówienia jest zgodna z kwotą oferty. 4. Obowiązujące wzory umów wymienionych w ust. 2 pkt.1 i 2 stanowią załącznik nr 3a i 3b do niniejszej procedury. 5. Projekt umowy wraz z teczką postępowania zostaje przekazany do kontrasygnaty Głównego Księgowego i podpisu Dyrektora Zespołu. 6. Po obustronnym podpisaniu umowy jeden jej egzemplarz wraz z kosztorysem ofertowym zostaje przekazany do działu remontów i inwestycji do uŝytku inspektora nadzoru i stanowi podstawę wprowadzenia Wykonawcy na teren realizacji. 14 Postanowienia końcowe 1. Zamawiający prowadzi i przechowuje przez okres 5 lat dokumentację z udzielonych, na podstawie niniejszego dokumentu, zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14 000 euro. 2. Integralną częścią niniejszej procedury stanowią załączniki Nr 1 Nr 2 Nr 3 a Nr 3 b Uzgodnienia - wzór Zlecenie wzór Umowa ryczałtowa - wzór Umowa kosztorysowa - wzór