WISRjto ; tg.oloc ZRZĄDZENIE NR PREZYDENT MIST ZIELON GÓR z dnia ^4 cz«oo.cou2004 r. w sprawie regulaminu Biura Kontroli i udytu Wewnętrznego działającego w Urzędzie Miasta Zielona Góra. Na podstawie 41 regulaminu organizacyjnego stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 216/04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra oraz zgodnie z wnioskiem kierownika Biura zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam regulamin wewnętrzny Biura Kontroli i udytu Wewnętrznego działającego w Urzędzie Miasta Zielona Góra, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikowi Biura Kontroli i udytu Wewnętrznego. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. mgr Bronisława Prętkowska S E K R E T
Załącznik do zarządzenia nr /04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia fco^.y. Regulamin wewnętrzny Biura Kontroli i udytu Wewnętrznego Rozdział 1 Postanowienia ogólne. 1. 1. Regulamin wewnętrzny, zwany dalej regulaminem określa zakres działania Biura, jego strukturę, zakresy czynności i uprawnień pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy. 2. Do zakresu działania Biura należą sprawy określone w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Zielona Góra oraz sprawy powierzone w odrębnym trybie przez Prezydenta Miasta. 3. Do oznakowania akt wydziału używa się symbolu - K. Rozdział 2 Zakres działania Biura. 2. Do zakresu działania Biura należy: 1) planowanie, przygotowywanie, organizowanie i przeprowadzanie kontroli finansowej, kontroli wykonania zadań i audytu wewnętrznego w jednostkach organizacyjnych urzędu, miejskich jednostkach organizacyjnych oraz jednostkach dotowanych przez miasto w zakresie wykonywania przez nie zadań publicznych, a w szczególności: a) procesów gromadzenia i rozdysponowania środków finansowych miasta; b) gospodarowania innymi składnikami mienia miasta i jednostek organizacyjnych urzędu; c) prowadzenia gospodarki finansowej, planowania i wykonywania budżetu; d) przestrzegania zasad i trybu postępowania o zamówienia publiczne; e) funkcjonowania i procedur kontroli wewnętrznej. 2) przeprowadzanie doraźnych kontroli na polecenie Prezydenta Miasta; 3) opracowywanie na podstawie wyników audytu i kontroli: a) wystąpień, zaleceń i wniosków adresowanych do kierowników jednostek organizacyjnych urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych objętych kontrolą i audytem, a w razie potrzeby, także innych dokumentów związanych z realizacją wyników kontroli i audytu; b) informacji i analiz dotyczących przeprowadzonych kontroli i audytu; l
c) propozycji ukierunkowanych na poprawę współdziałania jednostek organizacyjnych urzędu z miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz podmiotami dotowanymi przez miasto na etapie planowania i wykonywania budżetu. 4) nadzorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych i rekomendacji poaudytowych; 5) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej, organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości; 6) koordynowanie działań oraz wspieranie inicjatyw w zakresie działań audytorskich; 7) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań Biura; 8) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania Biura. Rozdział 3 Struktura wewnętrzna Biura. 3.1. W skład Biura wchodzą następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Biura, udytor Wewnętrzny -KI; 2) stanowiska d/s kontroli - K II. 2. Pracą Biura kieruje kierownik, a w razie jego nieobecności pracą Biura kieruje wyznaczony pracownik. Rozdział 4 Zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień. 4.1. Do szczegółowego zakresu obowiązków Kierownika Biura, udytora Wewnętrznego ( K I) należy: 1) programowanie działalności Biura w zakresie kontroli i audytu wewnętrznego; 2) organizowanie pracy Biura; 3) przygotowanie projektów regulaminu organizacyjnego Biura i przedkładanie ich do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta; 4) koordynowanie przygotowywania planów działań kontrolnych; 5) koordynowanie i współudział w przygotowywaniu rocznych planów audytu; 6) opracowywanie programów zadań audytowych; 7) nadzór nad realizacją planów kontroli i audytu wewnętrznego; 8) prowadzenie merytorycznego nadzoru nad pracą osób wykonujących czynności kontrolne; 9) realizowanie zadań audytowych; 10) prowadzenie akt bieżących audytu; 11) nadzór nad właściwą realizacją działań pokontrolnych i poaudytowych; 12) terminowe przygotowywanie sprawozdań z działalności kontrolnej i audytu wewnętrznego; 13) usprawnianie organizacji, metod i form pracy Biura; 14) współpraca z zewnętrznymi organami kontroli (NIK, RIO, kontrola skarbowa);
15) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy oraz zasad wynikających z uregulowań wewnętrznych Urzędu (statutu, regulaminu organizacyjnego, instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, przepisami prawa materialnego i formalnego obowiązującego na danym stanowisku pracy, regulaminu wewnętrznego Biura, działalności kontrolnej i audytu wewnętrznego, przepisów i zasad zabezpieczenia tajemnicy państwowej i służbowej); 16) przygotowywanie ocen i analiz służących usprawnieniu procesów zarządzania w poszczególnych obszarach działalności Urzędu Miasta; 17) podejmowanie i wspieranie inicjatyw szkoleniowych dotyczących pracowników Biura; 18) przygotowywanie opracowań i materiałów zleconych przez Prezydenta Miasta. 2. Do szczegółowego zakresu obowiązków pracowników na stanowiskach d/s kontroli ( K II) należy: 1) przeprowadzanie kontroli kompleksowych, problemowych, sprawdzających i doraźnych; 2) opracowywanie programów i tematyki kontroli; 3) przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych zawierających zalecenia; 4) opracowywanie informacji i analiz na podstawie przeprowadzonych kontroli; 5) współuczestnictwo w ustalaniu planów kontroli; 6) znajomość aktów prawnych obejmujących zagadnienia związane z przeprowadzanymi kontrolami; 7) podnoszenie kwalifikacji zawodowych, udział w szkoleniach; 8) obsługa systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy; 9) wykonywanie niezbędnych czynności wynikających z zastępstwa urlopowego; 10) przeprowadzanie audytu wewnętrznego na indywidualne upoważnienie Prezydenta Miasta; 11) wykonywanie czynności zleconych przez Kierownika Biura. Rozdział 5 Postanowienia końcowe. 5. Integralną część regulaminu stanowią: 1) 2) 3) zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy; jednolity rzeczowy wykaz akt Biura; schemat struktury organizacyjnej Biura. 3
SCHEMT STRUKTURY ORGNIZCYJNEJ BIUR KONTROLI I UDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIST ZIELON GÓR PREZYDENT MIST 1 f i r KIEROWNIK BIUR UDYTOR WEWNĘTRZNY INSPEKTOR KONTROLI INSPEKTOR KONTROLI
Jednolity rzeczowy wykaz akt Biura Kontroli i udytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Zielona Góra SYMBOL HSŁO KTEGORI RCHIWLN 1 II III IV V 0 ZRZĄDZNIE 00570 Odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych 01 ORGNIZCJ 0110 Statut gminy 0111 Regulamin organizacyjny 0150 Uchwały Rady Gminy 0151 Zarządzenia Prezydenta Miasta 03 INFORMTYK 0303 Ustalanie uprawnień dostępu do danych B-5 03060 Biuletyn Informacji Publicznej B-5 07 WSPÓŁDZIŁNIE, KONTKTY 0719 Współdziałanie z własnymi jednostkami BE-5 08 BIUROWOŚĆ, RCHIWUM, BIBLIOTEK 0810 Instrukcje kancelaryjne 0811 Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentów 0812 Jednolity rzeczowy wykaz akt 0816 Rejestr miejskich jednostek organizacyjnych 0850 Wzory formularzy i druków własnych 0862 Inne pieczęcie i stemple-wzory odcisków i ewidencja 09 NDZÓR, KONTROLE, BDN I 0900 Organizacja jednostek kontrolnych BE-10 0901 Książki kontroli B-5 0910 Plany kontroli, inspekcji i lustracji oraz sprawozdania z ich realizacji BE-5 0911 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki 0913 Kontrole wewnętrzne B-5 1 II III IV V HSŁO KTEGORI 09130 Materiały pomocnicze z kontroli wewnętrznych 0914 Kontrole jednostek podległych przeprowadzane przez organy gminy 09140 Materiały pomocnicze z kontroli jednostek podległych RCHIWLN B-5 B-5 0916 Kontrole innych jednostek B-5 0917 Plany i programy audytu oraz ich realizacja 0918 Wyniki audytu, opracowania, wnioski 09180 Materiały pomocnicze 0919 Przepisy prawne dotyczące kontroli, audytu 12 SZKOLENIE PRCOWNIKÓW 1230 Ewidencja szkolonych B-10 13 DYSCYPLIN PRCY, URLOPY, KRY 1310 Karty ewidencji czasu pracy B-10 1311 Listy obecności pracowników B-3 1314 Ewidencja delegacji służbowych B-3 1315 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej B-3