Załącznik nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego nr 34 / 2006 Dyrektora Zakładu Budynków Komunalnych w Czeladzi z dnia 27 grudnia 2006r. ZASADY RACHUNKOWOŚCI W ZAKŁADZIE BUDYNKÓW KOMUNALNYCH I. Rachunkowość naleŝy prowadzić w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym takŝe dokonywać odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, ustalać wynik finansowy i sporządzać sprawozdania finansowe tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów naleŝy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. II. Rokiem obrotowym będzie okres 12 miesięcy od 1 stycznia do 31 grudnia kaŝdego roku kalendarzowego, a okresami sprawozdawczymi będą poszczególne miesiące roku obrotowego. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH. 1. Księgi rachunkowe naleŝy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej. 2. W księgach rachunkowych jednostek naleŝy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciąŝające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŝnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. 3. Księgi rachunkowe otwiera się : 1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, 2) na początek kaŝdego następnego roku obrotowego, 3) na dzień zmiany formy prawnej, 4) na dzień połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek). 4. Księgi rachunkowe zamyka się: 1) na dzień kończący rok obrotowy, 2) na dzień zakończenia działalności jednostki, 3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, 4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, 5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeŝeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, 6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji, 7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok
obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu moŝliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera za równowaŝne z nimi uwaŝa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w w/w formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umoŝliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. 5. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księga główna, 3) zestawienie saldowo-obrotowe, 4) zestawienie obrotów i sald kont, 5) księgi pomocnicze. Księgi rachunkowe prowadzone są przy uŝyciu komputera wykorzystując program Finansowo Księgowy Rekord. Zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane są w formie komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Oprogramowanie umoŝliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. 1) Programy komputerowe wykorzystywane przy tworzeniu dowodów księgowych to oprogramowanie systemów księgowych: Program PŁACE od 02.01.2005 r. wersja 6.1, KADRY od 02.01.2005r. wersja 2.1-listy płac, FK od 01.01.2007 r. wersja 2,1. firmy REKORD Bielsko Biała Program NSARCZ od 10.05.2004 r. wersja 10.610 - faktury VAT sprzedaŝy, kartoteki czynszowe, rozliczenia wody, sprawozdawczość firmy WOI Sp. z o.o. Gdańsk Dekretacja poprzez dokumenty Pk zbiorcze Opisy systemów przetwarzania danych stanowią załączniki w formie ksiąŝkowej. 6. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, są: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (wydruk komputerowy lub zestawienie wyświetlane na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, 3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Zapewniona jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Księgi rachunkowe są drukowane nie później niŝ na koniec roku obrotowego. Za równowaŝne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. 7. Księgi rachunkowe prowadzone są rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŝąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŝeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŝeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, 2
zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeŝeli umoŝliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, 2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umoŝliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieŝąco, jeŝeli: 1) pochodzące z nich informacje umoŝliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niŝ na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niŝ do 85 dnia po dniu bilansowym, 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. 8. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się : 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w pkt 2. DOWODY KSIĘGOWE 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi", a w szczególności: 1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (potwierdzenie dekretacji na Zestawieniu kontrolnym dowodów ). 2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki: - OT - dekretacja na dowodach OT przeniesiona zbiorczo na Pk - LT - dekretacja na dowodach LT przeniesiona zbiorczo na Pk oraz inne dowody księgowe wewnętrzne występujące w zakładzie na zasadach jak wyŝej. Podpis osoby dekretującej na dowodzie Polecenie księgowania. Podstawą zapisów mogą być równieŝ sporządzone przez jednostkę dowody księgowe Polecenie 3
księgowania : 1) zbiorcze - słuŝące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące poprzednie zapisy, 3) rozliczeniowe - ujmujące juŝ dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Podpis osoby dekretującej na dowodzie Polecenie księgowania. 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera za równowaŝne z dowodami źródłowymi uwaŝa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych juŝ w księgach, przy zapewnieniu, Ŝe podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: 1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, 2) moŝliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, 3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, 4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. 4. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeŝeli to moŝliwe, określoną takŝe w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, takŝe datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W przypadku faktur zakupu i sprzedaŝy podpis osoby odpowiedzialnej umieszczono na zbiorczym zestawieniu. 5. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 6. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba Ŝe inne przepisy stanowią inaczej. 7. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby do tego upowaŝnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie moŝna poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 8. JeŜeli jedną operację dokumentuje więcej niŝ jeden dowód lub więcej niŝ jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki kaŝdorazowo wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu dokonując odpowiedniej akceptacji. 4
9. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera naleŝy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. 10. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) datę dokonania operacji gospodarczej, 2) zapisu oraz jego datę, jeŝeli róŝni się ona od daty dokonania operacji, 3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym Ŝe naleŝy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, 4) kwotę i datę zapisu, 5) oznaczenie kont, których dotyczy. 11. Zapisów dotyczących operacji wyraŝonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umoŝliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. 12. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umoŝliwiający ich sprawdzenie. 13. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. DZIENNIK 1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik umoŝliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 2. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umoŝliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 3. JeŜeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to naleŝy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. 4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera zapis księgowy posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a takŝe dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. KONTA KSIĘGI GŁÓWNEJ 1. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. 2. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. KONTA KSIĄG POMOCNICZYCH 1. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 2. Na kontach ksiąg pomocniczych moŝna w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pienięŝnych, jednostki naturalne. NaleŜy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość. 3. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: 1) środków trwałych, w tym takŝe środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, 2) rozrachunków z kontrahentami, 5
3) operacji sprzedaŝy (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych), 4) imienne ewidencji wynagrodzeń pracowników, Za konta ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń uwaŝa się Kartotekę czasowo-płacową 5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych), 6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, 7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. 4. Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników: 1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla kaŝdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pienięŝnych wg FIFO (pierwsze przyszło pierwsze wyszło). ZESTAWIENIE OBROTÓW SALD 1. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŝ na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1) symbole lub nazwy kont, 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. 2. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. SYSTEM OCHRONY DANYCH I DOWODÓW KSIĘGOWYCH Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych. 1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez: - system identyfikatorów, odrębnych dla kaŝdego pracownika, - hasła dostępu. 2. Pracownicy, posiadający upowaŝnienie do przetwarzania danych osobowych, winni posiadać stosowne przeszkolenie zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych. 3. Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w Instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym i postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych oraz wyznaczania obszaru, w którym przetwarzane są dane osobowe. 4. Dowody księgowe, po wpłynięciu do księgowości i zaksięgowaniu, nie mogą być wydawane z komórki organizacyjnej, która przechowuje dowody. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innej komórki organizacyjnej, dokument moŝna udostępnić, ale tylko na miejscu w komórce organizacyjnej, która przechowuje te dowody. 5. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów, itp.) moŝe nastąpić w oparciu o upowaŝnienie organu Ŝądającego, na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki, za pokwitowaniem. 6
6. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach naleŝy przechowywać w segregatorach, ułoŝone w porządku chronologicznym, według rejestrów. 7. W okresie roku sprawozdawczego, dowody księgowe winny znajdować się w Dziale Ekonomiczno - Finansowym, po tym okresie winny być przekazane do archiwum jednostki. 8. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów przekazanych do archiwum jednostki i terminowym przekazywaniem akt na makulaturę, w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami, naleŝy do Działu Organizacyjnego. Archiwizowanie dokumentów księgowych 1. Zasady prowadzenia przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych: 1) zasada grupowania dokumentów do akt - jednorodność tematyczna, 2) zasada kompletowania dokumentów w aktach - układ chronologiczny, 3) zasada oznakowania akt: - symbol literowy komórki organizacyjnej ( dział finansowy ). - symbol cyfrowy akt ( zgodny z instrukcją kancelaryjną ). - numer kolejny (rok np. 7 / 05), 4) zasady przechowywania akt: - akta winny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna. 5) zasada odpowiedzialności indywidualnej: - kaŝdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych czynności. 6) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów: - dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane, zgodnie z zasadami, o których mowa w ppkt. 3. Oznakowany winien być pojedynczy dokument i zewnętrzna strona teczki, w której jest przechowywany. 2. Główny księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt, jak niŝej: 1) akt rachunkowości i finansów, 2) dokumentacji płacowej, 3) dokumentacji inwentaryzacyjnej, 4) dokumentacji majątkowej, 5) dokumentacji podatkowej, 6) dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych, 7) dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej budŝetu ZBK. Przechowywanie akt. 1. W jednostce obowiązują poniŝsze zasady przechowywanie akt: 1) akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym, 2) na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego, 3) na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku; w przypadku, gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań jednostki - przez okres do dwóch lat. 2. Przechowywanie akt w archiwum zakładowym: 1) w celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi archiwum zakładowe, 7
2) akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie roku (w uzasadnionych wypadkach - po upływie dwóch lat), kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy, 3) pracownik, do którego obowiązków naleŝy prowadzenie archiwum zakładowego, po uzgodnieniu z kaŝdym kierownikiem komórki organizacyjnej, ustala termin przekazania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki i samodzielne stanowiska pracy, 4) przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5) spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt; pozostałe egzemplarze pozostają w archiwum. 6) spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 7) spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe. BADANIE i OGŁASZANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH W oparciu o przepisy Ustawy o rachunkowości zakłady budŝetowe nie są wymienione w ustawie o rachunkowości jako podlegające obowiązkowi badania bilansu wobec czego przepisy ustawy o rachunkowości nie mają tu zastosowania. METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW 1. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niŝ na dzień bilansowy w następujący sposób: - środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a takŝe o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, - środki trwałe w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, - rzeczowe składniki majątku obrotowego według cen ewidencyjnych - naleŝności - w kwocie wymaganej zapłaty - zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty - rezerwy - w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości - kapitały (fundusze) własne, pozostałe aktywa i pasywa - w wartości nominalnej. 2. Za cenę nabycia przyjmuje się cenę zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę naleŝną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększoną o obciąŝenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do uŝywania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak teŝ załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniŝona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. JeŜeli nie jest moŝliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaŝy takiego samego lub podobnego przedmiotu. Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu wycenia się w wartości określonej w tej decyzji. 3. Za cenę (wartość) sprzedaŝy netto składnika aktywów przyjmuje się moŝliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę Jego sprzedaŝy, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z 8
przystosowaniem składnika-aktywów.do sprzedaŝy i dokonaniem tej sprzedaŝy, a powiększoną o naleŝną dotację przedmiotową. JeŜeli nie jest moŝliwe ustalenie ceny sprzedaŝy netto danego składnika aktywów, naleŝy w inny sposób określić jego wartość godziwą na dzień bilansowy. 4. Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. 5. Trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duŝe prawdopodobieństwo, Ŝe kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaŝy netto, a w przypadku jej braku - do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. 6. Cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montaŝu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do uŝywania, w tym równieŝ; - nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi róŝnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. 7. Na dzień nabycia lub powstania ujmuje się w księgach rachunkowych nabyte lub powstałe: - zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia - naleŝności i zobowiązania, w tym równieŝ z tytułu poŝyczek - według wartości nominalnej. 8. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki tych aktualizacji odnoszone są na fundusz 9. Umarza się jednorazowo i w całości zalicza w koszty w miesiącu przyjęcia do uŝywania następujące składniki aktywów: - ksiąŝki i inne zbiory biblioteczne, - środki dydaktyczne, - odzieŝ i umundurowanie, - meble - pozostałe środki trwałe ( wyposaŝenie ) oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne uznawane są za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania do uŝywania. 10. Księgi inwentarzowe prowadzi się dla pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych umarzanych, w 100%, których wartość jest nie niŝsza niŝ 500 zł. 11. Bez względu na wartość księgi inwentarzowe prowadzi się równieŝ dla następujących pozostałych środków trwałych: - meble, - sprzęt komputerowy, - drukarki, - monitory, - aparaty fotograficzne - maszyny do pisania, - maszyny do liczenia i kalkulatory 9
- elektronarzędzia - lodówki, odkurzacze - aparaty telefoniczne i inny sprzęt łącznościowy 12. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje jednorazowo, na koniec grudnia kaŝdego roku, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Umorzenie i amortyzację oblicza się od wartości początkowej, występującej w ewidencji jednostki. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje miesięcznie na zasadach jak wyŝej, jeśli stanowią koszt uzyskania przychodu. 13. Nowo przyjęte środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto je do uŝywania i do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie wysokości umorzenia z ich wartością początkową lub, w którym środki trwałe postawiono w stan likwidacji, sprzedano, przekazano nieodpłatnie. 14. Odsetki od naleŝności ujmuje się w księgach na koniec kaŝdego kwartału. 15. NaleŜności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyraŝone w walutach obcych wycenia się nie później niŝ na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. 16. Zakład nie ustala rezerw na świadczenia pracownicze ze względu na nieistotną ich wartość. Nagrody jubileuszowe wypłacane są corocznie na tym samym poziomie - pracownicy zakładu są w róŝnych grupach wiekowych. Podobnie jest z innymi świadczeniami. 17. Ustala się następującą zasadę ewidencji i rozliczania kosztów: - ponoszone koszty ujmowane są na kontach zespołu 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" oraz w zespole 5 - Koszty według typów działalności i ich rozliczenie" - koszty dotyczące dostawy wody i odprowadzanie ścieków podlegają kalkulacji zgodnie z przepisami prawa. 18. Zasady ustalania nadwyŝki środków obrotowych Planowany stan środków obrotowych, czyli aktywa bieŝące netto, na koniec roku nie mogą przekroczyć 1/6 rocznych planowanych na następny rok kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń. Stan faktyczny ustala się następująco: + Stan środków obrotowych na początek roku + przychody naleŝne związane z prowadzoną działalnością - umorzone przychody (jeśli były ujęte w przychodach w latach poprzednich) - suma opłaconych kosztów, zobowiązań i nieponiesionych wydatków na inwestycje finansowane ze środków własnych - podatek dochodowy CIT - stan środków obrotowych na koniec roku Stan środków na początek i koniec roku uwzględnia się zgodnie z planem. Zakład nie planuje kwartalnych wpłat do budŝetu nadwyŝek środków obrotowych. W terminie 15 dni od złoŝenia rocznego sprawozdania finansowego (bilansu) zakład budŝetowy wpłaca do budŝetu nadwyŝkę środków obrotowych. Zakłady budŝetowe korzystające z dotacji nie przekazują do budŝetu wpłat nadwyŝek środków obrotowych. Kwoty naleŝne budŝetowi zakłady potrącają w całości z przysługujących zakładom dotacji za II kwartał lub za dalsze kwartały. 10
19. ZaangaŜowanie wydatków na kontach Zespołu 9 wg planu 11